アウトソーシングとは？ 活用事例や導入を成功に導くポイント、注意点を解説！ 委託企業の選定ポイントも紹介

働き方改革・人材不足といった背景から、限られたリソース・人材の中で、いかに企業の利益を上げるかが現代の企業が解決すべき一つの課題といえるでしょう。そのような中で、自社のコア事業への注力やコスト削減、業務効率化を目的として「アウトソーシング」というサービスの需要が高まっています。
今回は、業務効率化や生産性の向上においてアウトソーシングはどのような役割を果たすのか、アウトソーシングのサービスの内容とその具体例を踏まえた導入事例、委託企業の選定ポイントを紹介します。アウトソーシングを検討中の方、情シスご担当者におすすめです。

アウトソーシングとは、社内の一部の業務を外部へ委託することを指します。「外部委託」とも呼ばれ、例えば社内で使用するシステムの開発や運用を委託したり、業務の一部を切り出して専門会社に任せたりなど、今日ではあらゆる領域でアウトソーシングが行なわれています。
人材不足で、コア業務・ノンコア業務の対応でひっ迫していたりする企業であれば、アウトソーシングサービスを導入することはとても有効的といえます。

アウトソーシングは、様々な委託形態があります。まずは4つの代表的なアウトソーシングについて説明しましょう。

BPOとは、企業の業務プロセスを一括して外部の企業に委託する形態のことです。単一業務を一時的な期間だけ外部に委託するのではなく、企画・設計から効果分析まで一括で委託し、委託先の外部企業が、自社部門の一部のように機能するのが特長です。
例えば、企画設計・業務プロセス構築・実行までBPO委託業者に主導権があるため、業務設計や人材配置などを受託先が自由に決定します。BPOを導入することで、組織の売り上げに直結する「コア事業・コア業務」に人材やリソースを集中して充てることが可能なため、一括して依頼できます。

BPOとアウトソーシングの違いについて下記ブログ記事でも解説していますので、併せてご参考ください。
▼BPOとアウトソーシングの違いを徹底比較！ サービスのポイントを解説

BPOの業務例も詳しく解説しております。
▼BPOサービス対象の業務例は？ 委託メリット、アウトソーシング先の選定ポイントも解説

社内にシステムエンジニアを抱えていない企業が行うシステムインテグレーションも、発注企業からシステム開発や運用を専門に請け負うサービスであるため、一種のアウトソーシングといえるでしょう。
クライアントの発注内容に応じて、ソフトウェアやアプリの開発、コンサルティングなどを行う企業を「SIer（システムインテグレーター）」と呼びます。
Slerによって、メーカー系・外資系・コンサル系など得意とする業務があるため、選定の際はその点も考慮するとよいでしょう。

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▼情シス業務はアウトソーシングできる？ 対応範囲や委託先の選定ポイントを解説

人事や経理といった間接部門をシェア（共有）することで経営のスリム化を図るシェアードサービスも、アウトソーシングのひとつです。

グループ企業やホールディングス企業など、事業所ごとに存在する総務部・人事部・情報システム部などのコーポレート機能を集約させ、業務効率化と企業全体の管理体制を目的に行います。業務に必要な設備やオフィススペースをそれぞれで設ける必要がなくなり、人件費だけではなく設備費のコスト削減にもつながります。

総務のアウトソーシングについて詳しく解説した記事をご用意しております。
▼総務アウトソーシングとは？ メリット・デメリット、導入の注意点を紹介

クラウドソーシングとは、「Crowd（群衆）」と「Sourcing（調達）」を合わせた言葉であり、インターネットを用いて不特定多数の請負業者・個人に対して発注するアウトソーシングの形態です。一般的に、アウトソーシングの委託先は企業が対象でしたが、「業務を依頼したい企業」と「仕事を受けたい個人」がオンライン上でマッチングするWebサービスが増えており、注目を集めています。

WEBデザインやプログラミング、ライティングや経理業務など、多様な分野で活用されており、基本的にオンラインで完結し、手軽に特定の業務を発注できる点が特長です。
多くの場合、マッチングで使用するプラットフォームの使用料が発生します。

アウトソーシングは業務を外部に委託するという点で、「業務委託」と呼ばれることもあります。
一方、人材を活用するという意味であれば「人材派遣」もアウトソーシングと類似に思われる用語です。ここではこの2つの明確な違いについて解説いたします。

業務委託の場合、事業者が外部の第三者と契約を結び、特定の業務を委託することを業務委託といいます。業務委託では、どれも業務を受けた受託者が自己の裁量で業務を遂行します。

一方人材派遣は、仕事の発注元（派遣先）が派遣社員に対して指揮命令の権限を持っており、派遣社員は派遣元である人材派遣会社と雇用契約を結んだ上で、派遣先企業の指示に従い業務を遂行します。この指揮系統の違いが業務委託と人材派遣の違いといえるでしょう。

そのため、業務委託で契約を結んでいるにも関わらず業務を発注した事業者が就業時間の指示や人員配置の指定を行うと、偽装請負とみなされる恐れがあるので、この点も併せて注意しましょう。

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▼アウトソーシングと人材派遣の違いを比較！ それぞれのメリットと選ぶポイントを解説

業務委託には「請負契約」「委託契約」「準委託契約」の3つの形態があり、それぞれ依頼できる内容が異なります。
「請負契約」の場合、仕事の完成の対価として報酬を支払います。一旦納品した仕事に欠陥（瑕疵）があれば請負業者が責任を負う瑕疵担保責任があるため、システム設計やWEBデザインの依頼の場合はこの契約を結ぶことがほとんどです。
一方、給与計算や事務処理などの単純作業を行う場合は瑕疵担保責任が発生しない「準委託契約」を結び、業務の処理の対価として報酬を支払います。
「委任契約」は裁判の弁護や不動産契約といった法律行為を委託する際に用いられる契約です。

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▼BPO、業務代行、派遣の契約形態の違いとは？ アウトソーシングで留意すべきポイントを解説

ここまでアウトソーシングの概要や契約形態などを説明してきました。では、なぜ今アウトソーシングを導入する機能が増えているのでしょうか？
注目されている背景や理由を紹介いたします。

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▼BPOサービスを依頼する会社の選び方と導入のメリットを解説

帝国データバンクの調査（2021年7月）では、企業の約4割が正社員の「不足」を訴えています。少子高齢化の影響もあり、熟練の職人や即戦力となる人材の育成は、多くの企業が抱える課題といえるでしょう。
アウトソーシングで定型化された業務を外注すれば、社内の1人当たりの業務量を減らせるため、人手が足りてない業務をフォローすることが可能です。定型業務を1か所に集約し効率化を狙えるため、アウトソーシングが注目されるようになりました。

人材不足と合わせて企業の課題になっているのが、働き方改革への対応でしょう。
従来の労働現場における「長時間労働」「労働人口減少」「正規・非正規雇用の格差」といった課題を解決するため、誰もが働きやすい環境に導くために複数の法案が施行されています。
例えば、時間外労働の上限時間が明記されたことで、長時間労働を是正する動きが強くなりました。しかし、そうなると限られた時間の中で成果を上げなければなりません。そこで限られた社員がコア業務に集中できるよう効率化を図るため、一部の業務を専門性のあるアウトソーシングすることが必要となるのです。
こういった働き方に対する柔軟な変化も、アウトソーシングの需要に影響を与えているといえるでしょう。

近年企業では、予測不可能な緊急事態に対応するための行動指針や、緊急時のマニュアルを取りまとめた事業継続計画の策定が求められています。地震などの自然災害や、感染症の流行、大規模なシステム障害は、企業の経営活動に深刻なダメージを与える危機です。そのような状況を想定し、万が一発生した場合でも業務を遂行できるよう対策を立てることが、企業の信頼性確保に不可欠となっています。

アウトソーシングを実施できるように企業の体制を整備することは、「業務の標準化」を推し進め、属人的になってしまっている業務スタイルからの脱却につながります。事業継続性の面でもアウトソーシングが注目されているのです。

アウトソーシングを利用すべきケースとはどのような場合でしょうか？
いくつかのパターンに分けて紹介します。

年末調整や採用活動の開始時など、ある時期に限定して定型業務が発生する場合や、オフィスの引っ越しといったイレギュラーによって業務が圧迫される場合など、業務量のキャパシティを超えたときは人的リソースが必要となるでしょう。
キャパシティが越えてしまう分を、アウトソーシングをうまく活用し負担を軽減することで、業務の遅れを防止できます。

日々の入力作業や入力データのチェック・データ格納などといったコア業務以外の事務処理作業が大量に発生している場合や、また複雑な業務や効率化が図れてない業務の場合は、アウトソーシング活用を検討するべきだといえます。
社員の残業時間削減を期待できたり、効率的な業務運営を学んだり、また特定の社員による業務の属人化・固定化を防止できたりと、様々なメリットがあります。

定型業務処理のため自社でスタッフを雇用しているが、人件費がかさんでいるという場合には、アウトソーシングとの費用対効果における判断が必要です。
例えば、繁忙期と閑散期の状況に合わせたアウトソーシングの活用を行えば、コストの適正化を図ることができます。また、人件費だけではなく、そこに付随する設備費用なども見直すきっかけとなるでしょう。

自社で行ってきたバックオフィス業務について見直しの必要性が感じられる場合や、そもそも人材が不足している場合は、一部または統括的にアウトソーシング導入の検討を図る好機です。
専門業務に特化した事業者への委託により、社員が片手間に処理するのと比べて作業精度が大幅に向上します。他にも、処理速度が向上し短期間で業務遂行できることで、企業運営全域が円滑になるでしょう。

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▼バックオフィス業務とは？ アウトソーシングのメリットや委託のポイントを紹介

ここではテクバンに依頼されたアウトソーシングの成功事例を紹介いたします。様々な業種のお客様をご支援している中で、今回は情報通信業における事例の紹介です。

業務システム開発・システムインテグレーション事業を展開するA社のマーケティング部門では、数字の分析やリード獲得など、より深いマーケティング活動を重視したいと考えつつも、企業の中心であるコーポレートサイト運用に追われていることが課題となっていました。また、業務も属人化しておりコーポレートサイト業務における品質にばらつきがあるという状況が続いていました。
このような課題に対し、コーポレートサイト運用のマニュアル作成からルール策定をアウトソーシングで依頼することで、工数を削減し業務適正化を実現。コーポレートサイトに関する業務の負担を分解し、リスク低下にも貢献しました。

この事例ついては、以下のお役立ち資料で詳細な情報を掲載しておりますので、ぜひダウンロードしていただければと思います。
【事例】属人化している業務をアウトソース。フローやマニュアル整備で業務の安定化

これまで主なメリットや事例などを挙げてきましたが、一方で以下のようなデメリットも存在するため注意が必要です。

• 社内にノウハウが蓄積されない
• 情報漏えいのリスク
• 費用対効果が一致しない場合も

それぞれ分けて解説しましょう。

アウトソーシングでは、外部の技術やノウハウを使用することでコストを削減できる反面、社内に知識やスキルを蓄積できないためその業務に対応する人が少なくなり、やがてノウハウの空洞化が起こる可能性が発生します。
例えば、新しいシステムの導入を一括して委託した場合、自社の従業員はその導入方法の知見を得る機会を失います。こうなってしまうと今後新たに導入する際も、委託業者に頼む必要があるでしょう。
そのためどの業務でも、アウトソーシングするべきか内製化するべきか、慎重な吟味が必要です。

アウトソーシングでは、事業で必要となる個人情報や財務情報といった機密情報を取り扱う業務を委託することもあります。
情報を共有する企業・ヒトが増えるほど、比例してこれらの機密情報が漏えいしてしまうリスクが高まるため、細心の注意が必要です。アウトソーシングを利用する際は、情報漏えいリスクに備えたセキュリティ体制について、一度見直すことをおすすめします。

人件費の削減を目的にアウトソーシングを行ったとしても、外注先への委託費用は必ず発生するため、費用対効果について事前に検討する必要があるでしょう。また、準備期間や移行におけるコストといった初期コストも含めて考えなくてはなりません。さらには委託先の選定にミスマッチがあり、社内で対応するよりも時間が長くなってしまった場合は、結果としてコストがかさむ恐れがあります。

こうした事態に陥らないために、どの程度の期間で移行コストを回収することができるのかの検討を必ず行いましょう。

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▼アウトソーシングにデメリットはある？ 導入における注意点を簡単に解説

アウトソーシングのデメリットについて解説してきました。しかし、アウトソーシングはきちんと準備をして導入すれば、デメリットの部分を補う以上のベネフィットを得ることができます。ここでは、どのように導入をおこなうべきかのポイントについて解説をします。

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▼アウトソーシングについて徹底解説！ サービスやメリットを知ろう

アウトソーシングというサービスは無形サービスであるため、導入における効果がはっきりとわからない場合があります。そのため導入前には、まずは何のためにアウトソーシングを導入するのか、また結果的にどのような状態になればアウトソーシングの導入が成功といえるのかという、導入目的や成功のイメージを明確に持つことが大切です。
委託したい業務の範囲や将来的な依頼範囲拡大の可能性なども含めて、以下の観点で要件を整理しましょう。

• 現状の業務の課題を整理
• 課題における解決策を整理（人員の増加なのか？ノウハウを得ることなのか？）
• 直近の課題ではないものの、問題がある業務も併せて検討

また投資するコストにおいても、ランニングコストだけでなく初期コストも含めて移行にかかる費用をすべて算出し、コスト回収ができるかも検討することが重要です。

アウトソーシングサービス企業は、それぞれ得意な分野があります。例えば、システム開発のBPOを発注する際、幅広いシステムの導入・構築に対応できる企業があれば、特定のシステム導入・構築のみに特化している企業もあります。委託する業務によっても得手不得手な分野は異なるため、求めるサービスでの実績があるかどうかを確認しましょう。

また、依頼先の企業規模も重要な判断基準です。特に着目するべきなのが人員規模です。
例えば、規模が数千名単位の企業が、少人数の企業に対してBPOを発注してしまっては要求するリソースに応えられないといったミスマッチが起こりうるでしょう。
このようなことを避けるために委託先の企業規模が最適なのか、見極めが必要です。

委託内容によっては、企業が保有する個人情報や機密事項をアウトソーシングサービス企業にも共有する場合があります。そのため、委託する業者の信頼性や認証資格の取得状況、セキュリティ品質基準などを確認し、安心して委託化できるかを判断しましょう。自社の依頼状況や、自社のコンプライアンスに合わせた企業を選択することが望ましいといえます。

具体的には、適切に個人情報を取り扱っていることを示す「プライバシーマーク」を取得している事業者や、情報セキュリティマネジメントシステム規格として規定される「ISO/IEC27001」とその日本語訳である「JIS Q 27001」に適合した事業者が安心といえます。また、個人との契約であっても、秘密保持契約（NDA）を結ぶことで機密情報の漏えいリスクを下げることができます。

アウトソーシング委託先に業務を任せっきりにしてしまうと、納品されたものが自分たちの要求に対応できていないという事態に陥ることもあります。また、多くのミスが発生し作業が二度手間となってしまい、アウトソーシング本来の効果を実感できない可能性もあります。
そのような事態を回避するためにも、アウトソーシング導入後は従来と比べて業務にどのような変化が出たのか、当初の目的は達成されたのか、何か大きなトラブルが発生していないかといった点を把握した上で分析し、改善へと繋げることが大切です。
自社では行えない高度な領域や専門的な分野のアウトソーシングであっても、連携を密にとることで業務進捗の管理だけでなく、自社へのノウハウや知見の蓄積につながります。

アウトソーシングを行うことで、人的リソースの解消や専門業務における品質の安定化や業務改善を望めます。そのため、人材不足やノウハウ不足といった課題があればアウトソーシングを活用することは、良い解決案の一つといえるでしょう。
課題解決のためには、委託先企業の選定も重要です。効果が見えづらいサービスであるからこそ、自社と併走してくれる良きパートナーを総合的に判断していきましょう。

テクバンでは、様々な業務課題を解決するアウトソーシングサービスをご提供しております。社内の状況に応じて最適なプランをご提案いたしますので、お気軽にご相談ください。

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