業務を可視化するメリットとは？ 具体的な進め方とステップを解説！

「業務可視化」とは、業務プロセスを見える化し、現状を正確に把握することで改善点を明確にする手法です。現代のビジネス環境において、業務の可視化は生産性向上や効率化の鍵となっています。
本記事では、業務可視化の定義からメリット、具体的に進める方法、そして留意点を解説し、業務改善に役立つ情報を網羅してお伝えします。

業務可視化とは改めて解説すると、企業や組織におけるさまざまな業務プロセスを見える形にすることです。どの業務がどのように進行しているか、そして各業務にかかる時間やコストを把握できるようになります。業務効率の向上や問題点の早期発見のため、業務の可視化は重要です。

業務可視化の目的は、業務プロセスの透明性を高めること。業務の進行状況や問題点を迅速に把握できるようになり、具体的な改善方法を検討することで、業務の効率化やコスト削減が実現します。
また、業務の担当者だけでなく、経営陣や他の部門との情報共有がスムーズになり、可視化されたデータを基に全社的な視点による業務の最適化が可能となるのです。
このように業務可視化は、持続可能なビジネス運営を支えるための基盤ともいえるでしょう。

業務可視化は、業務標準化の基盤です。まず、業務の流れを可視化することで、各プロセスの課題やボトルネックを特定できるからです。この情報を基に、最適な業務フローを設計し、業務の標準化を進めます。
そして、標準化された業務フローに従うことで、従業員間のばらつきを減少し、品質を向上させます。以上のプロセスを通じて、全体的な業務効率が向上します。

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▼業務標準化の目的とメリットとは？ 進め方の実践フレームワークも解説

業務可視化のメリットは非常に多く、ここでは主要な3つの点について解説します。

業務を可視化することで、個々のタスクが明確になり、生産性が向上します。
各社員が何をすべきかを明確に理解できるため、無駄な時間を減らすことができるのです。その結果、全体の生産性が飛躍的に向上するため、チーム全体のパフォーマンスが上がり、目標達成が容易になるといえます。

業務を可視化することで、業務の効率化が進みます。
各タスクの優先順位が明確になるため、重要な仕事を効果的に進めることができます。そして、業務フローが見える化されることで、無駄な手間を省き、全体の効率が上がるのです。
次に、問題点が早期に発見されるため、対策が迅速に行えるでしょう。これにより、連携が強化され、業務全体がスムーズに進行。さらに、リソースの適切な配分が可能になり、業務の均衡が取れるため、組織全体の効率が向上します。

業務を可視化することで、個々の作業量を正確に把握できます。これにより、社員一人ひとりの負担が均等になり、無理なく仕事を進めることができるのです。
また、過不足なくタスクを割り振ることが可能になるため、業務の進行がスムーズになります。さらに、作業量を定量的に評価できるため、適切なフィードバックを与えることで、業務や組織運営が効率的になるでしょう。

DX（デジタルトランスフォーメーション）は、ITやデジタル技術を活用して業務全体を革新する取り組みですが、業務可視化は、DXの推進にとって不可欠な取り組みです。可視化を通じて現状の問題点や改善点を明確にできるからです。

業務可視化することは、DXの成功の前提です。
繰り返しになりますが、業務を可視化し、現在の業務プロセスを詳細に把握することが、DXの施策立案に重要な役割を果たします。業務の可視化によって、現状プロセスを分析して非効率な部分を特定し、デジタル化を実施することになるのです。
つまり、業務可視化はDXの基盤であり、業務の効率化や新しいビジネスモデルの創出を促進するのです。

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▼DXの進め方とは？ スムーズにプロセスを推進できる6つのステップとポイントを徹底解説

業務可視化を正確に進めることは、組織のパフォーマンス向上につながります。そこで、業務可視化の進め方をステップにわけて解説します。

最初のステップは、現状の業務プロセスを詳細に記録することです。業務の流れ、担当者、および使用するツールなどを明確に把握します。
また、時間やコストなども記録しておくことが重要です。この記録作業を徹底することで後の分析がスムーズに進み、業務全体の現状がより正確に把握できるでしょう。

業務フローをわかりやすく図示することは、可視化の基本です。
まず、業務の始まりから終わりまでの流れをステップごとに書き出します。これを図やフローチャートに変換すると、具体的な業務の流れやタスクの関係性が明確になります。また、担当者ごとの役割や責任も一目でわかるようになるでしょう。
そして、全員が同じ理解を持つことができるため、業務の一貫性を保ち、各段階で発生する問題点やボトルネックも可視化しやすくなるでしょう。

これらのプロセスを経ることで、次のステップであるデータ分析と見える化がスムーズに進みます。

次に行うのは、データ分析です。
収集したデータの整理によって、気づかなかった問題点やボトルネックが浮かび上がることが期待されます。
さらに、過去のデータと比較することで、業務の推移やトレンドも把握できるでしょう。
データ分析ツールには、Excelや専門的なBI（ビジネス・インテリジェンス）ツールなどがあります。これらのツールを使うことで、データの見える化が効率的になります。データの視覚化により、関係者全員が同じ情報を共有しやすくなり、コミュニケーションを円滑に行う助けになるのです。このようにデータの分析は、改善点や対策の策定に役立つ重要なステップです。

最後のステップは、改善点の特定と対策です。可視化されたデータを基に、業務プロセスのどこに問題があるか明確にし、ボトルネックや無駄な手順、重複作業などを洗い出し、効率的な対策を講じます。
対策の実施には、ツールの導入やフローの見直し、人員配置の変更など具体的なアクションプランを作成します。
その後、対策の効果を定期的に評価し、必要に応じて再度改善を行います。改善の循環を続けることで、業務の最適化が図られ、長期的なパフォーマンス向上が期待できるでしょう。

有効なツールを使うことは、どのような業務でも生産性向上と効率化に寄与しますが、業務可視化も同様です。
また、アウトソーシングを活用することにより、専門業務を外部に任せることで、内部のリソースを効率的に配分できるようになります。

プロジェクト管理ツールは、チーム全体の業務進行を円滑にするための重要なツールです。プロジェクトのスケジュールやタスクの進行状況をリアルタイムで把握可能になるのはもちろん、チームメンバー間のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を容易にします。
さらに、タスクの割り当てや進行状況を視覚的に確認できるため、デッドラインに対する意識づけが高まるでしょう。プロジェクト管理が効率化され、全体の生産性向上につながります。

具体的なプロジェクト管理ツールにはBacklogやkintoneアプリなどがあります。
kintoneのアプリについて詳しくは「kintoneでプロジェクト管理すると進捗管理・情報共有がスムーズ！ おすすめアプリ・プラグインも紹介」をご覧ください。

データ分析ツールを導入することで、企業は膨大なデータから有益な情報を抽出できます。
データの集計や解析が迅速に行えるため、意思決定のスピードが格段に上がります。そして、過去のデータを分析することで、将来のトレンドや課題を予測可能になり、事前に対策を講じられるようになります。
そして、データのビジュアル化も容易なため、データ分析の専門家以外でも結果を簡単に理解できるようになり、課題共有がスムーズに進みます。
具体的なデータ分析ツールにはマイクロソフト社が提供するPower BIなどがあります。

アウトソーシングは、専門的なタスクを外部に委託することで、内部リソースを有効に活用する方法です。まず、専門知識が必要な分野の業務を専門家に任せることで、質の高い成果物が期待できます。
また、内部スタッフはコア業務に集中できるため、生産性が向上します。さらに、アウトソーシングはコスト削減にも寄与します。定期的な雇用ではなく、必要なときにだけ依頼できるため、人件費の最適化が図れ、企業運営を効率化します。

テクバンでは、業務標準化をはじめ、特に情報システム部門が抱える課題解決のコンサルタントを行う「TECHVAN Management Center」サービスがあります。
本サービスでは、経験豊富なコンサルタントがIT情報システム部門の現状から課題を抽出し、優先順位を見極めた業務標準化とこれに伴うアウトソーシングの構想を策定。課題の解決とともに、部門コスト削減やDX推進など経営視点のゴールをお客様と共有しながら、業務標準化による業務効率化と生産性向上を実現させます。
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次に業務可視化が生産性向上に与える影響について、確認していきましょう。

業務可視化を行った際の影響として、ある製造業のケースを紹介します。
この企業では、紙ベースでの業務管理を行っていましたが、デジタルツールを導入することで、業務の進行状況をリアルタイムに可視化できるようになりました。
ボトルネックとなる作業が明らかになったことで、問題点を迅速に解消し、全体の生産効率を20%向上させることができたようです。

業務可視化は、短期的な効果だけでなく、長期的な生産性向上にも寄与します。
一つの例として、データの蓄積が挙げられます。可視化ツールを使って収集したデータは、将来的な意思決定において貴重な資産となります。このデータに基づいて、より正確な予測や改善策を打ち出すことが可能になるからです。

業務可視化による短期的効果も見込めます。
例えば、新しいプロジェクトの立ち上げ時には、業務の可視化が即座に役立ちます。プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握できるため、迅速な意思決定が可能です。
また、問題が生じた場合、即座に対応するためのデータや情報があるため、遅延を最小限に抑えることが期待できます。

この記事では、業務効率化、コスト削減、品質向上などの課題解決に向けて「業務可視化」する手順に加えて、メリットや留意点などについて解説しました。
業務可視化は、業務プロセスを見える形にすることで、無駄な作業やボトルネックを特定し、生産性向上と効率的な業務運営を可能にして、事業成長の実現を促します。
また、業務可視化は業務標準化の基盤となり、DXの元になる取り組みです。組織全体のパフォーマンスを向上させることができるでしょう。
ぜひ業務可視化を通して、さらなる生産性向上と事業成長を目指しましょう。