BPOサービス対象の業務例は？ 委託メリット、選定ポイントも解説

近年、様々な業界で人手不足が深刻化しています。この対策として、自社のコア事業への注力やコスト削減、業務の効率化を図るため、「BPO」を導入する企業が増えています。
また、その流れと連動するように、BPOの対象となる業務も様々な分野に広がりつつあります。

この記事では、BPOの導入を検討している企業担当者に向けて、BPOの基本から、アウトソーシングやBPRとの違い、BPOの対象となる業務や、発注する企業の選定ポイントについて紹介します。

まずは様々な企業が業務をBPOに依頼するようになったその背景について、BPOとはどういうサービスなのかを踏まえながら、解説していきましょう。

BPOとは、「Business Process Outsourcing（ビジネス プロセス アウトソーシング）の略であり、業務の企画から実施に至るまで、業務におけるプロセスをまとめて継続的に委託するのが、BPOの特徴になります。

BPO自体はアウトソーシングの一例であるといえます。BPOとアウトソーシング、この二つの言葉の主な違いは、委託業務の範囲と委託期間です。
単一業務を一時的な期間だけ外部委託するアウトソーシングに対して、BPOは企画・設計から効果分析まで一括で委託し、委託先の外部企業が、自社部門の一部のように機能します。
そのため、一般的にBPOの場合は、企画設計・業務プロセス構築・実行までBPO委託業者に主導権があります。
BPOとアウトソーシングの違いについては以下のブログ記事でも解説しております。
▼BPOとアウトソーシングの違いを徹底比較！ サービスのポイントを解説

BPOと似た言葉に、業務本来の目的達成に向けて、業務・組織・戦略を再構築することを意味する「BPR（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）」があります。
こちらはBPOとは違い、業務単位や部署単位を超えて組織全体を俯瞰することによって、組織体制そのものの健全性を高め、業務課題の解決を行う経営戦略を表します。

BPOの市場規模は年々拡大しつつあります。
市場拡大の背景にあるのが、人手不足の深刻化や働き方改革の推進です。

自社にノウハウがない専門性の高い業務やノンコア業務を継続的に外部委託することで、業務品質を向上させ、コア業務に集中する環境を整えることができます。
例えば、企業成長のため、DX（デジタルトランスフォーメーション）を進めようとしても、社内にIT人材がいないといった場合、どのような打ち手が考えられるでしょうか。
これから新規採用活動や社内で人材育成を進めても、大幅に時間を要します。さらに、DX人材を確保できたとしても、退社リスクは永遠に存在し、なくなることはありません。結果として、経営資源を無駄遣いすることになりかねないのです。

このことから企業同士の競争が激化する中、限られた社内リソースをどのように配分して売上向上を目指すのか？ といった経営課題の解決策として、BPOが注目されていることがわかります。

また、業績や財務状況は良好なのに倒産や廃業した企業が年々増加傾向にあるというニュースを耳にしたことはないでしょうか。これは人手不足が影響しているといわれています。
現時点でリソース不足に陥っていないものの、今後起こりうる人材不足の可能性に対し、今から備えておくという企業もあり、今後も需要とその対象業務はますます増えていくでしょう。

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▼ITアウトソーシングのメリット・デメリット、注目される背景や導入ポイントを解説

BPOに業務委託をする場合、その契約形態は業務の遂行や成果物によって対価が発生する業務委託契約（請負契約または準委任契約）です。
人材派遣とは違い、委託先である企業が労働者に指揮命令を行うことで業務が遂行され、発注元の企業から労働者へ直接指揮命令を行うことはありません。逆に、発注元の企業が直接指揮命令を持つような契約だと、偽装請負という違法行為になるので注意が必要です。

請負契約と、準委任契約の違いは以下の通りです。

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▼BPO、業務代行、派遣の契約形態の違いとは？ アウトソーシングで留意すべきポイントを解説

では、BPOで委託できる具体的な業務を紹介していきましょう。
以下で紹介する業務からわかる通り、幅広い業務がBPOの対象となっており、それに伴って、BPO業者も様々なジャンルの企業が存在しています。

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▼BPOサービスを依頼する会社の選び方と導入のメリットを解説

採用業務は応募書類の管理、選考対応、採用通知、その他内定者の採用までのフォローなど業務が多岐にわたります。
特に選考対応は、応募者一人ひとりの志望動機を確認し、面接を何件もこなすため人的リソースと専門性が必要な業務です。このような業務もBPO業者に一括して任せることが可能です。

また、人材を新しく採用すれば給与や福利厚生費などの人件費がかかります。間接部門は積極的に人材を入れることが難しい部署でもあるため、簡単にリソースを増やすことはできません。このような状況でBPOをすれば、より適正なコストでリソースを得ながら効率的に採用を行えます。

例えば、備品や名刺の管理、郵便物の対応、出張時の各種手配といった総務部の比較的簡易的な作業は、BPOに適しているとされています。また経費、伝票記帳、請求書発行、売掛金・買掛金管理、支払処理など専門性の高い経理部門の業務も依頼が可能です。

またこれらの人材を確保することが困難な比較的新しい企業の場合、BPO業者に依頼することで、業務のノウハウを得ることができるといったメリットもあります。

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▼総務アウトソーシングとは？ メリット・デメリット、導入の注意点を紹介

事務における定型業務以外にも、規模の大きいオフィスをもつ企業の顧客対応や、オフィスに届いた荷物の受け取りや開封、仕分けといった事務業務もBPOの対象となる業務です。
実際、来客応対や電話の取り次ぎまで一括でBPO業者が対応している大企業は多数存在しています。また、オフィスに来客した人の情報を管理して、社内に報告するサービスなどもあります。
これらのサービスを活用することで、人材の適正配置の推進を行えます。

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▼事務をアウトソーシングするメリットや導入時の注意点などを紹介

情シス部門は、幅の広い業務に加え少人数体制のケースが多いため、リソース不足に陥りやすい部署です。
そのため近年では、情報システム部門のBPOニーズも高まっています。端末調達からキッティング、Webサイトの制作や運営、アプリ開発、システム運用、サーバー管理など様々な業務を委託することが可能です。
ITシステムやデータベースの設計、開発を委託することで、知識がなかったり、リソース不足だったりしても導入できるのがBPOの強みです。

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▼情シス代行を解説！ そのメリットと注意点とは？

データの活用が重要視されるようになり、そのニーズに対応するようにデータ処理業務を専門とするもBPO業者も増えております。
最近はBI（ビジネスインテリジェンス）ツールが徐々に浸透し、ハードルが低くなったといわれているデータ処理ですが、SQLなど高度な技術が必要な場合もあるため、自社だけでは対応できないということもあるでしょう。
このような業者に依頼することで、企業が集めた情報のスキャニングやデータ入力、集計から分析などのデータ処理を代行することが可能です。

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近年では、さらに営業事務やマーケティングといった、会社の利益に関わる業務もBPOに委託できる業務として扱われています。
営業事務であれば、アポイントの獲得から提案段階の営業サポート、請求処理までの定型的な業務といった幅広い業務を切り出し、依頼することが可能です。幅広く、細かい業務を委託することで、営業部門の大きな生産性向上を見込めます。

また、マーケティング業務であれば、顧客管理や情報発信、レスポンス分析などを専門業者が引き受けることで、ターゲットへの販売促進に貢献します。
さらに、従業員が新入社員へ教育を行う必要もないため、人材育成にかかる時間や労力がかかりません。

ここではBPOサービス企業を選ぶときに失敗しないための、選定基準について解説いたします。次のポイントを自社の状況と照らし合わせて選定することが重要です。

BPOサービス企業は、それぞれ得意な分野があります。自社に不足している知識や技術を専門性の高いサービスで補うことが可能です。

例えばシステム開発のBPOを発注する際、幅広いシステムの導入・構築に対応できる企業があれば、特定のシステム導入・構築のみに特化している企業もあります。また委託する業務によっても得手不得手な分は異なるため、求めるサービスでの実績があるかどうかをチェックしましょう。
その企業の専門領域については、お役立ち資料や導入事例などをもとに事前に調査することも重要です。

依頼先の企業規模も重要な判断基準です。特に、着目するべきなのが人員規模でしょう。例えば規模が数千名単位の企業が、少人数の企業に対してBPOを発注してしまっては要求するリソースに応えられないといったミスマッチが起こりうるでしょう。このようなことを避けるために委託先の企業規模が最適なのか、見極めが必要です。

また企業規模の大きいBPO事業者は、対応可能な業務範囲が広く、様々な業務を一括で委託できるというのが一般的な特長です。スモールスタートで依頼を行い、徐々にBPOの発注範囲を広めるといった方法も考えられるので、始めから企業規模が大きく、多くの業務を委託することができる事業者を選ぶと安心といえるでしょう。

委託内容によっては企業が保有する個人情報や機密事項をBPO事業者にも共有する場合があります。しかし、これらの情報が漏洩すれば、重大なインシデントとなり、企業の信頼に影響します。
最近では、委託先の従業員が顧客情報を持ち出したという報道は珍しくなくなってきました。
そのため委託する業者の信頼性や、認証資格の取得状況、セキュリティ品質基準などを確認し、機密情報をしっかり保護しているか、安心して委託できるか、判断しましょう。

具体的には、適切に個人情報を取り扱っていることを示す「プライバシーマーク」を取得している事業者や、情報セキュリティマネジメントシステム規格として規定される「ISO/IEC27001」とその日本語訳である「JIS Q 27001」に適合した事業者が安心といえます。
自社の依頼状況や、自社のコンプライアンスに合わせた企業を選択することが望ましいでしょう。

BPOは長期的に最適な運用が行われることで業務効率化が図られ、コストの削減につながることがメリットです。適切な予算を確保し、予算に対して最適なソリューションを提供してくれる会社を選びましょう。その選定基準としては、以下のポイントを基準となります。

• 委託検討先の提案が長期的な運用となっているか
• 想定外のリスクが発生した時の対応を見込んだ費用か
• 必要以上のサービスになっていないか
• 自社が求めている業務の品質を保つことができるか
• 費用の内訳について根拠を持って説明できるか

費用対効果が期待できるBPO事業者を選ぶことはもちろんですが、単に安ければよいというわけではありませんので、安心して業務を委託できる事業者かどうかは十分な見極めが必要でしょう。

委託先であるBPOサービス事業会社とは、長期契約を結ぶことが前提となります。BPO化を検討している業務の内容が、どこまで対応可能か、あわせて導入までのスピード感についても、事前に確認しましょう。

例えば、「英語でのやりとりは可能か？」「24時間365日の対応、休日・夜間の対応が可能か」といったイレギュラーに対する対応や、開始時期に人員が揃えられるかなどのスケジュールにおける柔軟な対応なども判断することは、良きパートナーを見極めるためには大切なポイントです。

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▼BPO事業者選びのポイントを解説！ 対象業務と活用メリットは？

ここまで、BPO委託先の選定ポイントについて解説してきました。しかし、BPOが初めての場合や、委託を行いたいが何から手を付けていいかわからない、自社の業務のどの部分を外部へ委託できるかわからないといった様々な悩みを抱えている企業がほとんどであると思います。

そこでおすすめなのが、現在の業務の可視化や、的確な業務の切り分けをサポートするBPOコンサルタントにお任せすることです。BPOにおける専門家であるBPOコンサルタントであれば、企業が抱える課題の解決策を提案・実施し問題解決へと導いてくれます。

BPO自体の効果を最大限発揮できるようベストな提案してくれるので、導入に悩んでいる場合、まずはBPOコンサルタントに相談してみるのがいいでしょう。

BPOコンサルタントについて、詳しい記事をご用意しております。
▼BPOコンサルタントとは？ 最適なアウトソースを実現

最後に、テクバンが提供するBPOサービスについてご紹介します。
委託された業務を通じて関係を深めながら、目標とするゴールへお客様とともに到達できるパートナーとなるサービスの特徴を3つほどご紹介します。

テクバンでは経理や総務など様々な現場のデスク作業代行や業務改善を実現するために、まずはお客様としっかりコミュニケーションを取りながら、現状把握、内容整理、運用の定義、実行、改善の流れを丁寧にヒアリングします。
常駐や持ち帰り対応といった様々なサポート形態を選べるので、柔軟な対応が可能です。
お客様の社内状況や予算、業務内容、またご要望に応じて最適なBPOプランを提案することで、業務効率化に貢献します。
テクバンとはどんな会社？

社内で活用しているシステム利用方法の改善や業務フローの可視化により、お客様が抱える課題を根本的に解決いたします。
また、社内にナレッジが蓄積されるように情報共有を行い、従業員のスキル向上に寄与します。
これによりシステムや業務環境、人員に関する根本的な問題を解消していくことで、経営基盤の強化を図ることが可能となります。

テクバンは、様々な製品を取り扱うマルチベンダーとしての側面を持っております。このノウハウと豊富な知識やナレッジを活用することで、専門性の高い支援内容を提供することが可能です。
また、経理や人事、総務など様々な業務のサポート経験も豊富にあるため、幅広い業務をカバーできるのも特徴のひとつです。
ぜひ一度お気軽にご相談ください。
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最後にBPO導入により、業務効率化に成功したA社の事例を紹介いたします。

Webサイト運用業務が属人化しており、マニュアルやフロー整備も進まない中、日々の業務を進行していたA社。
外部委託するにも、業務が未整備のまま投げることもできないため、整備の段階から委託できるベンダーを探していました。そして……。

サービスの選定から課題解決までの流れを以下の資料にて、紹介しております。
ぜひダウンロードの上、ご活用なさってください。
【事例】属人化している業務をアウトソース。フローやマニュアル整備で業務の安定化

業務の企画から実施に至るまで、業務におけるプロセスをまとめて継続的に委託するのがBPOの特徴です。
そのため、会社の選択こそがBPOへの業務委託の成功を左右するといっても過言ではないでしょう。
自社に合った良いパートナー選びのためにも、依頼する業務における専門性、依頼するコスト、企業規模などをきちんと整理しておくことが大切です。

またテクバンでは、様々な業務課題を解決するヘルプデスクやBPOサービスをご提供しております。
社内の状況や予算に応じ、BPOプランを最適化してご提案いたしますので、お気軽にご相談ください。
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