情シス代行を解説！ そのメリットと注意点とは？

常に人的リソース不足に悩まされているといわれる情報システム（情シス）部門。情シス部門ではシステム企画などレベルの高い課題を与えられながらも、PCキッティングや社内ヘルプデスクなど、手間のかかるノンコア業務も担っているため、いくらこなしても時間が足りていないのが実情でしょう。常に業務に忙殺されているため、やる気を維持することが難しくなり、情シス部門のメンバーが定着しないという課題もあります。
このような課題を解消するために有効なのが、情シス部門の業務を代行するサービスの活用です。
本記事では、情シス業務代行サービスではどんなことをしてもらえるのか、情シス代行サービスを活用するメリット、そして、活用前に確認しておきたいポイントについて解説します。

情シス部門が抱える課題は多岐にわたりますが、一言でいえば、多すぎるビジネスニーズに対して、不十分なリソースでしか持たせてもらえない部門といえるでしょう。

そこで、情シス業務代行サービスについて解説する前に、改めて情シス部門の現状と抱える課題について考えてみましょう。

情シス部門は社内ヘルプデスクやセキュリティ対策など、常に対応しなければならない役割を担い、重要な課題に対峙しています。
例えば、機密情報の保護、データ侵害の予防、及びセキュリティ対策の実施と更新は、情シス部門にとって重要な責任です。
このように情シス部門は重要な役割を担っているものの、直接は事業利益につながらないノンコア業務が多いことから、非収益部門と見なされるケースもあるようです。これは情シス部門にとって非常に悩ましい課題です。
重要度の高いITシステム企画といったコア業務に取り組みたいと考えているのに、社内から寄せられるIT関連の問い合わせや誰かが対応しなければならないノンコア業務に時間を侵食された上、生産性が低いとみられるからです。
ある意味、“シャドーワーク”化しているともいえるでしょう。

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情シス部門はITやシステムに関連するすべての業務を請け負うため、その業務範囲は広すぎるといえるでしょう。
例えば、ITシステムや機器に障害が発生すれば緊急対応を求められ、3～4月には社員の異動や入社が増えるため、PCキッティングやアカウント登録・削除作業は膨大に。また、定常業務の上にシステム改修や調達、急を要するセキュリティ対策などが積み重なる場合もあります。

情シス部門で人材不足が常態化している組織は多いといわれています。もともと世の中にIT人材が少ないところに、先ほど紹介した対応範囲の広さから業務過多となり、成長の実感が持てず、仕事で実現したい夢も霧散してしまうでしょう。
このように貴重なIT人材が疲弊して辞めていくという、負のスパイラルが続いているのです。

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こういった情シス部門の課題を解決する策のひとつとして、情シス業務代行サービスの活用があります。このサービスは情シス業務の一部を代行するもので、主に以下の代行サービスがあります。

• 社内ITヘルプデスク代行
• システム構築業務代行
• 保守運用業務代行

活用するなら、どの代行サービスが自社にマッチするかを検討できるよう、それぞれ詳しく解説します。

テクバンでは、特に情報システム部門が抱える課題解決のコンサルタントを行う「TECHVAN Management Center」サービスがございます。
本サービスでは、経験とノウハウ豊富なコンサルタントが、情シス部門の現状から課題を抽出し、どの業務で代行サービスを活用すると費用対効果が高いかといった優先順位を見極めたアウトソーシングの構想を策定。
課題の解決とともに、部門コスト削減やDX推進など経営視点のゴールをお客様と共有しながら、アウトソーシングを実現させます。
ご相談をいただいてから最短1か月で支援開始可能です。
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情シス部門が担っていた社内ITヘルプデスクの業務を代行します。
従業員が業務用で使うPCやスマホなどのデバイス、そしてソフトウエアやシステムの操作方法や問題についての問い合わせに対応したり、また、リモートワークで使っているPCの場合、遠隔操作で問題に取り組んだりします。

テクバンでは、社内ヘルプデスクやIT資産管理といったノンコア業務を代行する「TECHVAN Support Center」サービスを提供しております。実績とノウハウが豊富のため、安心してお任せください。
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ビジネスに欠かせないITインフラの構築業務を代行します。
ITインフラ構築には経験や知識、リソースが必要なため、情シスの中でも専門性の高い業務といえるでしょう。また、最新情報を取り入れながら検討し提案してもらえるため、組織にとって最適なITインフラ構築がなされます。

テクバンでも、ITの最新情報と長年培ってきた経験やノウハウ・知識から、安全で組織の環境に最適なITインフラ構築のプランをご提案いたします。導入支援から導入後の運用支援まで、一貫してサポートいたしますので、安心してお任せください。
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情シス部門の業務の中でも負担の大きいシステム保守運用を代行するサービスです。
システムやネットワークの運用・監視は企業にとって重要な業務です。システムの障害範囲によっては顧客にまで影響が及ぶ場合もあり、絶対に避けなければならないもの。それには保守運用業務が適切に行われていなければなりません。

テクバンでは経験豊富なITエンジニアが、お客様のサーバーとネットワークを年中無休で監視する「システム運用マネジメント」サービスを提供しております。お客様のシステム環境に合わせた、最適な保守運用・監視プランをご提案いたしますので、コスト面での最適化を図ります。
あらゆるトラブルの芽を摘み、システムの安定稼働を守るテクバンの保守運用・監視サービスに、安心してお任せください。
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情シス業務代行サービスの利用で得られるメリットは、情シス部門の業務負担軽減にとどまりません。組織全体に様々な効果をもたらします。その一例を紹介します。

まず、メリットの1点目は情シス部門がコア業務に専念できるようになることです。
年度末から新年度のはじまりは新入社員が多く、組織体制の変更による社員の異動が多い時期のため、PCやアカウントのセッティング作業の業務がどうしても増えます。しかしそのような場合であっても、本来やらなければならないコア業務はおろそかにはできません。
このような繁忙期や人手不足の際に、ノンコア業務を情シス代行サービスに任せられれば、情シス部門は重要度の高いコア業務に専念することが可能です。
貴重な社員を生産性向上の取り組みに注力させることができます。

テクバンの「LCMサービス」では、キッティング代行・レンタルPC・ユーザーサポート・資産管理・動作検証対応など、多岐にわたり、IT資産管理を支援いたします。
お客様のIT資産を一元管理することで情シス部門の業務負担を軽減し、PCやスマホの運用を適切に管理することで、セキュリティの向上を図ります。
また、代行サービスではなく、組織内でIT資産管理を効率化したいとお考えの場合、IT資産管理ツール導入もご提案いたします。
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情シス業務の代行サービスでは、業務に精通した専門性の高いプロ人材があたります。このため、従来、社内の人材で行ってきた品質より高い成果を上げることが期待できます。
例えば、ノンコア業務でもプロは各社での代行業務で培ってきたノウハウを持ち合わせているため、業務過多だった社内人材では気づかなかったタスクを拾い上げ、その後のトラブル抑制につながったというケースもあります。

繰り返しになりますが、情シス業務の代行サービスでは専門の人材が業務にあたります。そのため、導入コストが気になるという企業もあるでしょう。しかし、代行サービスではノンコア業務を単純に任せるだけでなく、ミスなく作業効率を上げるための仕組みづくりも依頼できます。
例えば、社内で1時間かけて行っていた業務を、代行サービスではほんの15分でミスなく完了させることができれば、効率化が格段に高まります。これが積み重なり、長期的にはコスト削減につながるのです。

一人何役もこなしていた情シス部門の人材は、多忙な状態が日常的になっていることで、未来像が描けず、意欲を下げて辞めていきます。
この環境を改善させることができるのが、情シス業務代行サービスです。
代行サービスの導入によってノンコア業務を切り離し、社内人材がコア業務に余裕をもって取り組めれば、情シス部門の意義とプライドを感じて、定着につながるでしょう。

また、情シス業務代行サービスを活用すると、究極的には自前で情シス担当者を雇用する必要がなくなります。
育成する時間もコストも不要で、求める品質で対応してもらえるため、採用や育成に悩むことがありません。

これまで解説してきたように、情シス業務代行サービスを活用することで、企業は大きなメリットを得られます。ただし、このメリットを享受するには代行サービスを依頼する前に、確認すべきポイントがいくつかあります。この注意点について解説します。

まず、情シス業務代行サービスを依頼の前に、その範囲を社内で細かく認識合わせしておきましょう。メンバー間で業務の棚卸しをして、細かいタスクや対応してほしい点を明確にしていきます。
その上で、どの業務で具体的にどんなことを任せたいのか、事前に代行サービス事業者と書面を交わして確認し合うと安心でしょう。
事前に依頼範囲を明確にすることはトラブル防止と品質管理にも役立ちます。こちらが依頼内容に沿ったものと思っていた業務に対し、イレギュラー対応として追加料金が発生するというようなトラブルを防ぎます。

しかし、多くの組織が課題の洗い出しや業務の切り分けに苦労し、アウトソーシングまでに時間がかかる、または成果が出にくいという悩みを抱えていると聞きます。

テクバンでは、こうしたお客様をサポートする「Techvan Management Center」サービスを提供しています。
このサービスでは、豊富な経験を持つスタッフが業務全体を整理し、迅速に課題を特定して、アウトソーシングで効果を出すための具体的な改善策を提案いたします。これにより、コスト効率を高め、トータルな業務最適化を実現します。
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情シス業務代行サービスを導入後は、その品質管理を定期的に行うようにしましょう。
このためには事前に作業内容と要求品質を明確に提示して、品質チェックリストなどの確認手段を用意しておく必要などがあります。
例えば、SLA（サービス・レベル・アグリメント）を取り交わすなどです。SLAはサービスの品質を明確にし、サービスの提供者・受領者の双方で取り交わすものです。

情シス業務代行サービスを導入前に、トラブル発生した場合の対応策についてもお互いに認識合わせを行い、これを明示しておきましょう。
特にセキュリティインシデントは一度発生すると、組織はもちろん顧客に対しても深刻な影響を与えてしまいます。これを阻止するため、あらゆるトラブルに対する善後策を検討して、決定しておきましょう。

情シス業務を部分アウトソースすることで得られるメリットは多く、特に情シス部門がコア業務に専念することが可能になり、部門全体の生産性を高めることにもつながります。また、情シス業務代行サービスは長期的にもスポット的にも導入できるため、臨機応変に活用できそうです。
しかし、現在の情シス部門では時間的な余裕がなく、どの業務が負担になっているか、どの業務をアウトソースして任せれば生産性向上につながるかといった検討が難しい場合は、テクバンが必ずお役に立ちます。
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テクバンの情シス業務代行サービスとは？