情シス業務はアウトソーシングできる？対応範囲や委託先の選定ポイントを解説

「情報システム」は日々の業務で必要な情報と従業員や顧客データといった機密情報の記録・処理・保存など、大量の情報を扱う仕組みのことを指しますが、その仕組みを整備し、その運用・管理業務を担うのが、IT情報システム部門、通称「情シス」です。

情シスは担当業務が多岐にわたり、人材不足や業務負荷がかかりやすいことが現場では大きな課題になっています。
その解決策のひとつとして“アウトソーシング”の活用が注目されています。
しかし、企業の情報資産を保護し、ITインフラを管理するといった企業の根幹を支える情シス業務を外部に委託することはできるのでしょうか？

結論から言えば、情シス業務はそのほとんどがアウトソーシング可能です。

本記事では、IT情報システム部門が抱える情シス業務をアウトソーシングする場合のメリット・デメリット、委託可能な範囲や委託先の選び方、アウトソーシングを成功させるポイントなどを詳しく解説します。

情シス業務をアウトソーシングするメリット

情シス業務をアウトソーシングすることで、以下のようなメリットが得られます。

情シス担当者の負担を軽減できる
採用コストや教育費を削減できる
IT知識やIT人材を安定的に確保できる
業務の属人化を防止できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.情シス担当者の負担を軽減できる

情シスの業務範囲は幅広く、ビジネスの拡大や事業の多角化に伴ってその業務内容も多様化しており、担当者の負担は年々増加傾向にあります。
また、企業規模の大きい会社であれば「情報システム部」として部署が設立していることが多いですが、中小企業の場合コア業務と兼任して情シス業務を行うのは珍しくありません。

そこで、問い合わせ対応や運用・保守など負担の大きいノンコア業務をアウトソーシングすることで、情シス担当者の負担を軽減できます。

担当者は注力すべきコア業務に集中することができ、結果的に業務の効率化や業務品質・生産性の向上にもつながります。

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2.採用コストや教育費を削減できる

情シス担当者には幅広いITスキルや知識が求められますが、そのような優秀な人材を採用したり育成したりするには、求人広告費や面接にかかる人件費、入社後の研修費など多額のコストや労力が発生します。

アウトソーシングであれば、IT知識のある専門業者が対応するため、人材採用や育成をしなくても効率的に業務を任せることができます。

委託先への外注費用は発生しますが、採用費や人件費と比べて大幅なコスト削減が見込めます。コスト面の問題も解消できるでしょう。

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3.IT知識やIT人材を安定的に確保できる

少子高齢化が進行するとともに国内の労働人口は年々減少し、中でもITエンジニアは慢性的に不足しているため、専門的な知識を持った優秀な人材を確保するのは困難です。

アウトソーシングして外部から優れた人材を確保することができれば、こうした課題の解決を期待できます。

専門業者がパートナーとなることで、ITの知識や専門性の高い最新情報を常に社内へ取り入れられることも大きなメリットです。また、システムに関する問い合わせや社内で発生したトラブルにもすぐに対応してくれるため安心です。

4.業務の属人化を防止できる

昨今の情報システム部門は、限られた人員で運用しているケースが多いかと思います。

すべての情シス業務が特定の担当者に任せっきりになり、業務がブラックボックス化・属人化してしまうと、突然担当者が退職したり、長期間休職したりした場合に別の担当者が同じ業務をこなせない事態が発生してしまいます。

アウトソーシングは、委託することで業務内容やフローが明確化されるため、こうした属人化のリスクを回避できます。

定期的な業務報告や情報共有を行うことで引き継ぎもしやすくなり、業務の継続性を高め、不正防止にもつながるでしょう。

情シス業務をアウトソーシングするデメリット

情シス業務をアウトソーシングするメリットをご紹介しましたが、デメリットがあることも認識しておきましょう。
以下は情シス業務をアウトソーシングする場合の主なデメリットです。

委託前に準備が必要
社内にノウハウや知見が蓄積しない
適正価格の見極めが難しい

それぞれ詳しく見ていきましょう。

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▼ITアウトソーシングの概要やメリット・デメリット、導入ポイントについて解説！

1.委託前に準備が必要

アウトソーシングは、企業の業務効率化やコスト削減に大きなメリットをもたらす有効な手段です。しかし、業務を委託する前には、しっかりとした準備が必要です。単に外部に業務を任せるだけでは、期待する成果は得られません。

まず、現在の業務全体を詳細に分析し、どの業務がアウトソーシングに適しているか、またどの業務をアウトソーシングすることで最大の費用対効果が得られるかを見極める必要があります。いわゆる「業務の切り分け」です。この作業は簡単に見えるかもしれませんが、実際には多くの時間と労力を要する重要なプロセスです。そのため、この段階で多くの企業が挫折し、アウトソーシングを導入できずに非効率な業務を続けざるを得ない状況に陥っています。

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2.社内にノウハウや知見が蓄積しない

業務を外部に委託するため、社内にノウハウや知見が蓄積しにくくなります。

社内からの問い合わせをどのような方法で解決したか、トラブル発生時にどんな原因が考えられるか、解決手段はあるかなど、それらのナレッジはすべて委託先に蓄積されていきます。

トラブルが発生し自社で解決しなければいけない場合や、将来的に内製化を考えている場合などに備え、あらかじめ対策しておく必要があります。

例えば、以下のような対策を行い、デメリットを補うことができます。

社内FAQを構築する
トラブル発生時のマニュアルを作成する
業務を丸投げせずに、業務内容を把握・管理する人員を社内に配置する
定例会を実施し、情報共有を徹底する

3.適正価格の見極めが難しい

社内にITについての専門知識を持つ人がいなければ、対応業務に対する費用が適正なのかを判断することは困難でしょう。適正な費用感がわからず、相場よりも高い費用で委託してしまい、無駄なコストが発生してしまう可能性もあります。

スキルや対応範囲はアウトソーシング先の企業によって様々であり、いざ蓋を開けてみたら費用対効果が悪くなってしまうこともあるため注意が必要です。

対策として、アウトソーシングする前に委託会社と委託を希望する業務について、必ず詳細なすり合わせを行います。適正金額を見極めるために、予算上限をあらかじめ設定した上で、各社から見積りをとってサービス内容と価格を比較検討するといいでしょう。

情シス業務のアウトソーシング可能な範囲

情シス業務のアウトソーシング可能な業務は多岐にわたります。具体的にどんな業務をどこまで対応してくれるのか、ここではアウトソーシング可能な主な業務を4つ紹介します。

1.PC管理・設定

社内で利用するPCなどIT機器の調達、初期設定を行うキッティングから、メンテナンス、バージョンアップ管理、廃棄などの業務に対応します。

新入社員が入社する際など、決められたスケジュールの中で大量のPCを手配し、すべてをキッティングするのは非常に負担が大きい作業ではないでしょうか。

そのような作業をアウトソーシングすれば、最新のPCやOSの知識を持ったプロが、安定した品質でスピーディーに作業を進めてくれます。

また、セキュリティ対策などの細かい設定や、スマホやタブレットといったPC以外のデバイスも対応が可能です。

テクバンでは、デバイスの調達から廃棄までサポートしています。
「キッティング代行」「レンタル/リースPC」「ユーザーサポート」「資産管理」「動作検証対応」など、コストと効率性のバランスから、お客様の環境に最適なIT資産管理を実施します。
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2.サーバー／ネットワーク構築・保守

サーバー／ネットワーク環境の新規構築から、監視、アップデート、メンテナンスなどの保守を任せることができます。また、トラブルや障害、故障が発生した際にも対応してくれます。

オンプレミスやクラウドを問わず、社内インフラを構築・管理し、社員が快適に業務を遂行できる環境を整えることは、情シスの非常に重要な役割のひとつです。しかし、サーバー／ネットワーク環境の保守業務は、夜間・休日に限らず常に監視が必要です。その上、障害が発生すると対応に時間がかかってしまうケースもあり、他の業務に大きな支障を与えてしまうこともある非常に負担の大きい業務でもあります。
アウトソーシングしてこうした業務をすべて任せることで、担当者はコア業務に集中できるのです。

テクバンでは、「システム運用マネジメント」サービスをご用意しております。
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3.ヘルプデスク

主に、PC・タブレット操作やソフトウェア、サーバー、プリンタなどIT関連製品の使い方やトラブルなどシステム全般に関する問い合わせに、電話やメール、チャットなどで対応する業務です。

ヘルプデスク業務は、突発的に生じることが多く予測しにくいため、リソースの分配も難しく、情シスの悩みの種ともいわれています。

アウトソーシングすることで、専用の問い合わせ窓口を開設し、情シスに代わって問い合わせに対応してくれます。

契約内容によっては、その他FAQ作成やマニュアル作成、新人研修でのPC関連のレクチャーなども対応してくれる場合があります。
テクバンでもTechvan Support Centerサービスをご用意しており、お客様のニーズにカスタマイズしたサポートが可能です。
ぜひ一度ご相談ください。

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▼ヘルプデスク業務をアウトソーシングして情シスの業務負担を軽減！メリット・デメリットがまるわかり

4.企画・開発

社内のシステム全体を企画・開発する業務も外注化可能であり、昨今アウトソーシングを希望する企業も増えてきました。

具体的には、顧客管理システムなど業務を効率化するシステムの導入について企画・開発を行う、または既に導入している基幹システムを、社内の要望や環境の変化にあわせて変更・改善を行うなど、システム開発や環境構築が可能です。

しかし、企業において非常な重要な役割を持つ企画という上流工程を、外部の会社にすべて丸投げするのはおすすめしません。委託先の言うままになってしまい、結果的に無駄なIT投資が発生するリスクがあるからです。

アウトソーシングする場合は、委託会社のノウハウや知見を活かしたコンサルティングとしての役割を依頼するのがいいでしょう。会社全体のシステムの見直しや課題の洗い出し、候補になる製品の調査、見積りレビューなど、広い視野を持つ専門家ならではの意見を取り入れた企画・開発を進めることができます。

情シス業務のアウトソーシング先の選び方

情シス業務のアウトソーシング需要に伴い、情シスに特化したアウトソーシングサービスを提供する企業も年々増えています。では、アウトソーシング先は何を基準に選定すればいいのか、ここでは選定する際に意識すべきポイントを解説します。

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1.希望する業務に対応しているか

情シスのアウトソーシングサービスを提供している企業でも、対応可能な範囲・分野は各社によって様々なため、必ず専門分野は何か、どこまで対応できるのか、フル常駐は可能かなどを事前に調べて確認しておく必要があります。

2.導入実績はあるか

安心して任せられるかどうかは、企業が一般提示している実績が重要な判断材料になります。
一般提示している導入実績の中に、自社と同じ業種、同じくらいの企業規模で、同じような業務内容の実績があるかどうかをHP、もしくは見積り前の打ち合わせなどで確認するといいでしょう。

依頼したい業務内容と対応実績が近ければ、適切なサポートを受けられる可能性が高いです。

3.料金は明確か

アウトソーシングサービスは、業務内容や対応件数など各社によって料金設定が異なります。複数社から見積りを取って、より明確な料金設定をしている業者を選ぶのがいいでしょう。料金が不明瞭な業者と契約してしまうと、依頼内容に必要のないサービスが含まれていて思わぬコストが発生してしまう可能性もあります。

中には基本料金とは別に、イレギュラーな案件を対応するたびに追加費用が発生する料金設定になっている場合もありますので、あらかじめどんな場合に追加費用が発生するかよく確認しておきましょう。

アウトソーシングを成功させるポイント

アウトソーシングの効果を十分に発揮させるために、事前に注意しておく点があります。情シス業務のアウトソーシングを成功させるため、押さえておくべきポイントをご紹介します。

1.自社の課題を明確にしておく

アウトソーシングをする前に、自社の情シス業務をすべて洗い出し、負担になっている業務は何か課題を洗い出したり、外注したい業務と内製したい業務を切り分けたりしておく必要があります。

課題を明確にせず、とりあえず対応に困っている業務をアウトソーシングした場合、かえって内製するよりもコストや工数がかかってしまうという事態になる可能性もあります。

あらかじめ現状の課題を整理しておくことで、委託業者への業務の引き継ぎがムーズになり、委託後の効果の比較もしやすくなります。

しかし、この課題の洗い出しや業務の切り分けがうまく進まず、アウトソースまでに時間がかかる、アウトソースに漕ぎ着けても、なかなか成果が出ないといったお悩みを持つ組織は実に多いものです。
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2.長期的な計画を立てておく

アウトソーシングをする際は、将来の目標や今後の戦略について長期的な計画を立てておくといいでしょう。

現在はアウトソーシングで業務を委託していても、将来的に内製化する予定であれば、先述の通り、委託先からノウハウや知見を吸収しておく必要があります。

また、アウトソーシング先にも目標を共有しておくことで、プロの視点でよりよいビジネス体制や効率化された業務の仕方などを提案してもらえます。

アウトソーシング先の会社に自社のビジネスを理解してもらい、協力して取り組むパートナーとして良好な関係を築くこともできるでしょう。

3.トラブル発生時の対応を明確にしておく

情シス業務には、IT機器の故障やシステムのトラブル対応などが日常的にあります。
そうしたイレギュラーな業務が発生した場合の対応や報告手段、追加費用などはあらかじめ明確にしておきましょう。トラブル発生時は、いつ誰にどのような手段で報告するか、夜間や休日の場合はどうするかなど、詳細な取り決めを行っておくとスムーズな運用を実現できます。

また、委託先に機密情報を提供することもあるため、セキュリティリスクにも備えておく必要があります。

委託先の情報セキュリティに対する取り組みをチェックすることも大事ですが、機密保持契約の内容を事前にしっかりと確認し、セキュリティ面の取り扱いや取り決めも明確にしておきましょう。