事務をアウトソーシングするメリットや導入時の注意点などを紹介

業績は順調なのに「求人広告を出しても、人が集まらない」といったお悩みを持つ企業は多く、人材不足を補う必要に迫られて、人材派遣や業務委託といったアウトソーシングの活用が多くなっています。
情報テクノロジーの進歩は人材不足の解消につながるイメージですが、実は企業のDX推進も、アウトソーシングを活用する企業が年々増加している要因です。

限られた社内リソースで企業を運営してくためには、業務負担の軽減、生産性向上を目的にしたアウトソーシングは欠かせません。
そこで、アウトソーシングで委託する業務として、まずおすすめできるのが事務業務です。
事務職は定型業務や反復業務といった単純作業が多いのが特徴で、アウトソーシングに向いています。

本記事では、事務作業をアウトソーシングするメリット・デメリットをご紹介します。事務作業をアウトソーシングして負担を軽減したい、アウトソーシングする業者を選ぶポイントがわからないという方は、ぜひ当記事をご参考になさってください。

アウトソーシングは、社内で対応できない業務を外部に依頼することを指します。
アウトソーシングは、社内の人員不足によりコア業務に注力できない、ノンコア業務に本業が圧迫されているという企業に最適です。
ノンコア業務は事務作業など単体では利益を生まない業務ですが、コア業務のサポートに必要不可欠であり組織を運営するために重要な業務です。
リソース不足やコスト削減などによって社内では対応しきれない業務が発生した場合、社内のリソースはコア業務へ集中させ、ノンコア業務をアウトソーシングしましょう。
その結果、業務が改善し効率化された部門では、限られた社内のリソースをコア業務に充てることが可能になるのです。

アウトソーシングすることで、業務効率化が図れる事務業務は様々です。
以下5つの一般的な事務業務では、どのようなことが依頼できるのか、例を挙げて解説します。

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一般事務部門では以下のような業務をアウトソーシングできます。

• 社内資料の作成
• 郵便物の仕分けや発送対応
• ファイリングやデータ入力
• 見積書作成
• 顧客情報の管理
• 備品管理
• スケジュール管理

部署を限定せず、会社のバックオフィス業務全般を担う一般事務はカバーする業務の幅が広く、繁忙期には手が回らないといった問題が発生します。
負担となっている事務業務をアウトソーシングすることで、優先度の高い業務へ時間を割くことができます。

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経理部門では以下のような業務をアウトソーシングできます。

• 請求書の作成
• 記帳業務
• 経費精算
• 給与の振込代行
• 年末調整書類の確認
• 決算書の作成

アウトソーシングできる事務業務でも毎日発生する業務や、毎月、毎年など各業務でサイクルが異なります。その中で特に負担となっているのが日々行う、経費の精算や管理、会計ソフトへ記入する記帳業務、給与の振り込みといった定常業務です。
この他にも例えば、年度末に会計事務所とのやり取りしなければならない場合もあるでしょう。

こうした定常業務をアウトソーシングして負担を軽減する、または複雑な業務を専門家へアウトソーシングして効率化を図るなど、様々な活用方法があります。
経理の事務業務をアウトソーシングすることで、企業の経営判断に必要な資料作成のような重要な業務へ時間を割くことが可能になります。

総務部門では以下のような業務をアウトソーシングできます。

• 備品管理
• 社員名簿の作成
• 組織図の作成
• 議事録の作成
• 社内規定の作成

総務事務では単純な業務が多いですが、幅広い業務を担っています。備品整理や補充などオフィスの環境整備や、文書管理など、従業員が働きやすい環境をサポートしています。
また、企業によっては人事関連のアシスタント業務や社長秘書業務、突発的なイベントにも対応することが多いようです。
総務での業務が滞ってしまうと、従業員への負担も大きくなるため、効率化が必要な場合は上記業務のアウトソーシングが最適です。

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営業事務部門では以下のような業務をアウトソーシングできます。

• メールや電話対応
• データ入力やデータ整理
• 営業資料の作成
• 提案書や企画書の作成
• 見積書や納品書の作成
• 顧客リストの管理
• リード獲得のための情報収集

顧客と直接接する営業担当者のサポートをする営業事務。見積書や契約書の作成、資料の作成といった事務作業の側面からバックアップすることで、顧客対応で多忙な営業担当者がスムーズに業務できます。
しかし、リソース不足により営業担当者自身で事務作業も行っている場合もあるでしょう。こうした事務業務をアウトソーシングすることで、資料・書類作成に充てていた時間を有効に使うことができ、営業活動に専念できるようになります。

病院・クリニックでも、医療事務のアウトソーシング活用が注目されています。医療部門では以下のような業務をアウトソーシングできます。

• 受付
• 会計業務
• 診療報酬請求業務
• クラーク業務
• 医師事務作業補助

医療・福祉業界が抱える課題に「離職率の高さ」があります。医療事務も同様で、スタッフが定着しづらく、入れ替わりが激しいようです。
一般事務とは異なり、医療事務には医療に関する専門的な知識が求められます。病院・クリニックを円滑に運営するには、一定以上のスキルを備えた医療事務スタッフの確保が不可欠でしょう。

そこで、対応できる専門企業へアウトソーシングすれば、医療事務業務を安定して行うことが可能となります。

これまで、アウトソーシングできる事務作業について紹介しましたが、次は具体的なメリットについて解説します。

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事務業務の中からノンコア業務をアウトソーシングすることで、担当者は時間に余裕ができるため本来注力すべきコア業務に集中できます。事務業務では、少ない人材リソースで非生産業務といわれるノンコア業務の対応に日々追われており、担当者の負担が大きいことが課題とされています。
アウトソーシングすることにより、社内の人材リソースの効率的な人員配置が可能でより効果的に活用できます。その結果、組織の運営に関わる重要な業務や、難易度の高い業務に対応することが可能になります。さらには、人材教育や業務フローの見直しに時間を活用することもできるのです。

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アウトソーシングは、知識や経験豊富なスペシャリストが業務を代行するため、高品質なサービスの提供が期待できます。
社内の少ないリソースで事務作業を行っている場合、時間と労力をかけて行うため担当者の負担は大きく、作業自体の質が下がってしまうこともあります。そこで、アウトソーシングすることにより、事務作業の専門家がノウハウを生かして効率よく対応できます。品質とともに作業量も増えるため、生産性の向上も見込めます。

事務作業を社内のリソースだけで賄う場合、採用活動や教育を行うためには多額の人件費がかかります。
採用コスト、入社後の教育費用、派遣やアルバイトの管理コスト、さらに社会保険料や福利厚生などに費用が必要になってきます。また、人員を雇用するにあたりかなりの労力も要します。

しかしアウトソーシングすることで、人件費の削減を実現できるのです。外部へ委託することで採用コストをかけずに、効率的な人員配置が可能です。外注費用は掛かりますが、長期的に考えると人件費を抑えられてコストカットが見込めます。

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アウトソーシングにはメリットだけでなく、もちろんデメリットもあります。
しかし、デメリットを理解しておくことで実際に導入した時のズレが最小限に抑えられるはずです。次項では、デメリットをご紹介します。

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委託先が業務を代行するにあたり、委託元の情報提供が必要です。
多くの事務作業では、従業員や顧客の情報、経営戦略、資産状況など企業の機密情報を取り扱うため、万が一、情報漏えいした場合は信用問題に関わり大きな損害が発生します。
そうした被害を出さないためにも、コンプライアンスやセキュリティ要件を厳しくチェックしましょう。アウトソーシング先の情報セキュリティに関する評価の調査も重要です。
また、情報漏えいの可能性を考慮し、業務内容を精査し比較的被害が少ない業務をアウトソーシングするという手もあります。

アウトソーシングを検討していても、委託先のサービス形態によっては対応していない場合があります。例えば、夜間、休日の電話対応のアウトソーシングを考えていても、委託先では9時～18時までの電話対応しか契約できないというケースです。
柔軟に対応してもらえればよいですが、契約したプランに含まれていなければ追加料金をしはらう可能性もあります。
このように何でも依頼できるわけではなく、対応不可能、または追加料金がかかる場合もあるのです。

外部のスタッフが業務を代行することで、自社の従業員のスキルが向上しないというデメリットがあります。自社で対応が難しい業務すべてをアウトソーシングしてしまうと、業務に触れる機会がなくなり成長機会を喪失してしまうため、従業員が育成されません。従業員にスキルがないと、アウトソーシングを辞めて内製化した際にノウハウや知識がなくスムーズな運用が難しくなってしまいます。
そのため、事務作業は従業員を育成して内製化するのか、アウトソーシングして業務効率化を図るのかを見極めた上で、アウトソーシングを検討しましょう。

それでは、実際にアウトソーシングを検討した際にどういったポイントを注意すればよいのか。初めてアウトソーシング先を選定する際は、不安になることも多いでしょう。以下では、アウトソーシング時の注意点を紹介します。

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デメリットでも紹介したように、アウトソーシングでは、委託先のスタッフに自社の機密情報を提供するため、情報漏えいのリスクが高まります。
被害を出さないためにも、データを最大限に保護し情報漏えいのリスクを限りなく低くするために、機密情報の保護が重要です。アウトソーシングをする際には、秘密保持契約書を締結し、情報漏えいや重大なインシデントが発生した場合の対応をあらかじめ相談しておくことが大切です。
そうすることで、迅速な対処が可能になり比較的被害を最小限に抑えられます。また、社員への教育やプライバシーマークの取得など守秘義務がしっかりしている委託先を探しましょう。

業務をアウトソーシングする際には、委託先の作業範囲を明確にすることが重要です。
どの業務を社内で行うか、どの業務をアウトソーシングするのかといった業務の切り出しを行ったうえで、業務フローを明確化する必要があります。明確にせずアウトソーシングを進めると、双方で認識がずれてしまい、作業がこぼれてしまったり、致命的なミスが生じたりします。
そこで業務フローを明確化することで、委託先では業務のどこからどこまでを担当すればよいかといった業務範囲を把握しやすくなります。その結果、お互いに抜け漏れなく、スムーズな業務が可能になるのです。
委託先と密なコミュニケーションをとり良好な関係を築くことで、こまめに業務のすり合わせや情報共有を行えるでしょう。

事務作業のアウトソーシングの概要やメリット、デメリットについて解説しました。

事務は単純な定常業務が多いといえど、企業活動を続ける上で必要な役割を担っています。日々の業務に追われる中で、ノンコア業務をアウトソーシングすることで業務効率化され、生産性や品質の向上が見込めます。

近年、アウトソーシング市場の広がりにより、様々な業者やアウトソーシングサービスが存在します。初めて委託する場合、そもそもどのようにアウトソーシングを進めればよいか不安でしょう。
アウトソーシングについて悩みや課題がある方は、経験豊富な専門家に相談してみるのもひとつの手です。

テクバンも様々なアウトソーシングサービスを提供しています。
人手不足やデスクワークの業務改善でお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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