すでに当たり前となった「業務代行」ですが、昨今では業務代行の種類が多様化しています。社内で負担となっている様々な業務を外部へ委託することで、業務効率化や品質向上を見込めるでしょう。
本記事では、業務代行の概要やメリットとともに業務代行に依頼できる業務や代行サービスの種類を紹介します。
業務代行に興味がある、どのような業務を業務代行に依頼できるかわからない、という方の参考になれば幸いです。
業務代行サービスとは？
業務代行とは、特定の業務を代行するサービスのことを指します。
業務代行の対象となる業務は経理、人事、事務など多岐にわたります。外部のサービスを活用することで、社内のリソースにゆとりができ業務効率の向上が可能です。また、即戦力を確保したことにより品質向上や生産性アップも期待できます。このように、業務代行を依頼することで企業が抱える様々な課題を解消できるのです。
企業が抱える業務課題
コスト削減や組織の健全化を図る企業では様々な課題を抱えています。以下では、企業が抱える主な業務課題を紹介します。
ノンンコア業務が多い
バックオフィス部門の課題として多いのが、ノンコア業務に圧迫され本来取り組むべき業務にリソースを割けないということです。
ノンコア業務は季節による変動が大きく、社員の入退社や年末調整の手続きなどの業務は繁忙期ともなればコア業務を圧迫してしまいます。また、定期的に作業が発生し人手で処理することが多いため、ノンコア業務とはいえ、コストがかかっているのです。
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採用が難しい
リソースが足りないからといって新たな人員の採用もそう簡単にはできません。なかなか応募が来ない、自社に適した人員なのか見極めが難しいといった課題があります。またせっかく採用しても、すぐに辞めてしまうと再度採用面接を行わなければいけないため、採用活動に頭を悩ませる企業は多いでしょう。
属人化している業務がある
特定の従業員が業務を進め、その従業員以外は業務の詳細や進捗がわからなくなってしまう状態を属人化といいます。
業務が属人化すると、ブラックボックス化しノウハウが偏ってしまうため、ナレッジが蓄積されません。さらに、退職や休暇により担当者が不在の場合、うまく引き継ぎが行えず業務効率が下がります。加えて、自社の製品やサービスの売り上げに影響し、深刻な問題へと発展する場合もあるため注意が必要です。
業務代行を依頼するメリット
業務代行を依頼することで、業務負担が軽減する以外にも様々なメリットを得られます。以下では3つのメリットを紹介します。
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1.コア業務に専念できる
社内のリソースをより重要な業務に充てられるようになり、コア業務に専念できます。
企業では、日常的に発生するノンコア業務よりも、利益を生み出し組織の成長に直結するコア業務に人員を割きたいと考えています。しかし、ノンコア業務は業務量が多く、担当者はコア業務に注力できない状況に陥ってしまいます。そこで、ノンコア業務を業務代行に依頼することでリソースに余裕ができ、コア業務へ専念できるようになるのです。
2.採用や教育コストの削減が可能
採用や従業員教育にかかる無駄な人件費を削減できます。
新しく人員を入れようとすると、求人広告の掲載費や、求職者との面接の手間がかかります。また、新入社員への研修や業務のレクチャーなど教育コストも必要です。そこで、業務代行を依頼することで、社内に新たな人員を補充する必要がなくなりコスト削減が実現できるのです。
3.自社の弱点を強化できる
専門知識を持つ代行業者に依頼することで、高度なスキルやノウハウなどを社内に取り入れることが可能です。それにより、今まで弱点となっていた部分を補えるようになり、業務の品質向上も見込めます。
業務代行はどのような業務が適しているのか
近年、業務代行サービスは多様化しているといっても、企業で行うどのような業務でも請け負っているわけではありません。適した業務と適さない業務が存在します。以下では、業務代行に適している業務のタイプを解説します。
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短期間、低頻度の業務
新卒採用業務や確定申告、年末調整など短期間かつ低頻度な業務は代行に適しています。また、資料やリスト作成など突発的に発生するような作業も依頼しやすい業務です。
専門知識やスキルが不要な定型業務
基本的に顧客と関わらないバックオフィスと呼ばれる部署の業務は、業務代行可能です。データ集計や書類のファイリングなど専門知識が不要で、定常的に発生する業務が適しているとされています。
高度なスキルや専門知識が必要とされる業務
システム管理や英語対応が必要な業務など高度なスキルが必要な業務も、業務代行サービスに最適です。法務に関する作業や決算賞与、年末調整業務などの専門知識が必要とされる業務もプロに委託することでより効果的な活動ができるでしょう。
業務代行の業務の種類を紹介
業務代行には様々な種類があります。対応業務を絞り専門知識を持つプロフェッショナルがサポートを行うため、自社で対応するよりも高い効果を得られるでしょう。以下では、業務代行で委託可能な業務の種類を具体的に紹介します。
人事労務
人事労務担当が行う日常業務や、細かく専門性の高い各種手続きなどを代行してくれます。
- 入退社管理
- 社会保険手続き
- 給与計算
- 福利厚生管理
- 従業員（個人情報）管理
このように、法律、会社規定に基づいた事務的な作業が多いため、専門知識のあるプロに任せるのもおすすめです。
コールセンター
社内で行う電話対応やコールセンターの業務は業務代行できます。コールセンター代行で対応してくれる業務は、主に2種類に分けられます。
- インバウンド業務
受電対応の業務です。主に、端末の操作方法の問い合わせや、製品に対する相談・クレーム、通販の受注などがあります。
- アウトバウンド業務
発信対応の業務です。アンケート調査や商品の営業、支払いの督促業務などがあります。
コールセンター代行には、こうした電話対応以外にも、SNSやチャットで対応可能なサービスや24時間365日対応可能なサービスなどがあります。
経理
社内の経理業務を外部へ委託することができます。経理代行に似た記帳代行と異なり、経理業務全般を委託できます。経理業務は煩雑で業務の範囲も広く、以下のような業務があります。
- 請求書発行
- 経費精算
- 入金管理
- 決算業務
- 年末調整業務
このように専門知識を持っていないと難しい業務が多い経理。そこで、専門知識を持つ会計事務所や税理士事務所、経理代行専門会社に委託することで効率化が図れます。
事務・受付
事務業務は、資料作成やファイリングといった一般事務業務から、受付業務や窓口業務を行う専門事務があります。事務代行では、こういった幅広いバックオフィス業務の代行が可能です。
- 一般事務
在庫管理/発送業務/ファイリング/電話・メール対応/名刺入力/資料作成アンケートの入力・回収
- 専門事務
見積書・請求書作成/スケジュール管理/翻訳・バイリンガル業務/来客対応/法務に関する業務
業務の専門性が重要になってくるため、事務代行サービスを利用する際はどの業務を委託するのか明確にする必要があります。
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営業・発注
自社で行う営業活動を外部へ委託できます。委託元の営業活動のスタイルや販売する製品・サービスによって対応内容は異なります。
- テレアポの代行
- 営業組織や戦略構築
- 商談への同行
- 商談や交渉代行
- 顧客へのアフターフォロー
サービスによっては、営業だけでなく営業コンサルタントのようなサポートを受けることも可能です。外部に委託することで、自社だけで営業するよりも高い営業効果を得られる可能性があります。
業務代行で負担を軽減
業務代行を活用すれば、従業員の負担を軽減し部門内の業務効率化を図れます。
外部のリソースを利用することで自社のリソースを十分に活用できるため、業務改善だけでなく結果として収益の向上が見込めるでしょう。
業務代行には様々な種類や業者があるため、自社の課題を明確にしたうえで、依頼先を見極めることが重要です。
