バックオフィス業務とは？ アウトソーシングでDX促進も！委託メリット、ポイントを解説

昨今、人員不足や働き方改革推進を背景に、多くの企業が業務改善と生産性向上に取り組んでいます。
その業務改善のターゲットとして注目されているもののひとつが「バックオフィス」です。企業で必ず発生するバックオフィス業務は業務の幅が広いことから、いち早く業務効率化すれば、コスト削減も見込めるからです。
そして、業務改善の方法として、アウトソーシングを選択する企業が急増しています。

本記事ではバックオフィス業務の概要や重要性とともに、アウトソーシングするメリットや業者を選ぶ際のポイントなどについて紹介します。
バックオフィス業務を効率化したい、アウトソーシングする際に気を付けるポイントを知りたい、という方の参考になれば幸いです。

バックオフィスとは、営業部門などと異なり、直接利益を生み出す機会のない職種や業務のことです。
組織内でバックオフィスと呼ぶ業務は多岐にわたりますが、具体的には、以下のような部門が主なものです。

• 総務
  従業員が円滑に働けるように、労働環境やオフィスの整備を行うなど組織全体に関わる業務を行います。
  具体的な業務は、備品管理・社内規定作成・名簿や組織図の作成などです。

• 経理
  企業の利益や資産などを管理する役割を担っています。
  給与計算・年末調整・予算管理・請求書発行・入金確認などです。

• 人事/労務
  人材を確保するために従業員の採用や育成を行い、様々な部署と関わる部門です。
  採用活動・人事計画・職場環境の整備・人事異動、退職手続き・労務管理などです。

• 情報システム
  企業のネットワークやIT機器の管理、システムの運用などを行っています。
  セキュリティ対策・基幹システムの運用、保守などです。

• 法務
  企業の法律や司法に関する事務業務を行う部門です。
  知的財産権の管理・契約書のリーガルチェック・法的トラブルへの対応などです。

• 事務
  主にデータ処理や他の部門の業務をサポートし、広範囲にわたり業務を行うポジションです。
  データ入力・ファイリング・来客対応・電話、メール対応などです。

このように、企業活動を行う上でバックオフィス業務は必ず発生するため、バックオフィス部門は欠かせない存在なのです。

バックオフィスと反対の意味で使われるフロントオフィス。直接顧客とやり取りをしたり、消費者に届ける商品・サービスに関わったりなど利益に直結する部門のことを指します。企業の売り上げに貢献する、顧客の満足度を高めることを期待されており、一般に効率化が難しい業務といわれています。
以下が主にフロントオフィスと呼ばれる部門です。

• 営業
  営業活動を行い、自社の商品やサービスを案内して売買契約を締結することを目標としています。
  提案、プレゼン・見積書作成・納品、請求作業・顧客の継続的なケアなどです。

• マーケティング
  商品やサービスの販売や利用促進のために市場調査や分析などを行う部門です。
  市場調査・分析・企画などです。

• カスタマーサービス
  顧客の問い合わせに回答し、課題解決のサポートを行う部門です。
  問い合わせ対応（注文の受付、クレーム対応）・社内へのフィードバックなどです。

バックオフィスは、企業を円滑に運営するために必要不可欠な業務です。バックオフィスといえば、誰にでもできる業務というイメージから軽視されることがあります。
しかし、バックオフィスのサポートなくしては、フロントオフィスで利益を生み出すことは難しいでしょう。例えば、営業と事務の関係です。事務の従業員が営業資料や見積書、納品書などを作成することで営業担当者は顧客の対応に集中できます。
このように、バックオフィスの業務が滞ってしまうと企業活動の妨げになってしまうため、企業の運営に関わる非常に重要な役割を担っているのです。

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企業にとって欠かせないバックオフィスですが、多くの課題に悩まされているようです。以下ではバックオフィスが抱える主な課題を解説します。

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代表的な課題といえるのが業務負担です。バックオフィスの業務の幅は広く、様々な業務を抱えています。しかし、フロントオフィスに比べ十分な人材が割かれていないことが多く、人材不足に陥りやすいのです。またフロントオフィスの従業員がバックオフィス業務を兼任しているケースも珍しくありません。
そのため、本来注力すべきコア業務に専念できない状況なのです。

押印作業やファイリングなど書類を扱うことが多いバックオフィス。いまだにハンコ文化が残っている企業も多く、申請書は紙ベースで印刷や回覧押印による承認といったオフィスにいないと対応できない業務が残っています。
このようにアナログな作業が多いと、オフィス外で業務を行うことが難しく、業務効率の低下やリモートワークが定着しないといった問題も生じます。

株式会社オロが2023年11月10日～2023年11月11日に事務系（バックオフィス系）会社員1,040名に対して行った調査でも、バックオフィス業務において、約３割の回答者がレガシーシステムから脱却できていない実態が明らかになっています。

主に経理や情報システムなどは、専門的な知識やスキルが必要な業務を対応しています。
多忙な担当者はマニュアルの作成に手が回らず、不在時に対応できない、退職時にうまく引き継げないといった状況に陥ってしまいます。
このように属人化してしまうと、ミスや不正が発覚しにくいという課題も発生するため注意が必要です。

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アウトソーシングを利用することでどのような効果があるのでしょうか。ただ負担の軽減が見込めるだけでなく、様々なメリットがあります。
以下では、アウトソーシングから得られる主な6つのメリットを紹介します。

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バックオフィス業務をアウトソーシングすると、IT化を促進するメリットが期待できます。

バックオフィス業務に関する専門知識と経験を有し、最新のIT技術を取り入れていることが多く、自社では導入が難しい最新技術をいち早く取り入れることができます。また、導入後の運用・保守も任せられるため、自社でIT部門を抱える必要がなくなり、人件費や時間的なコストを削減できます。専門知識を持った人材による効率的なIT導入・運用がかなえられます。

アウトソーシング事業者は、業務プロセスの分析・改善に精通しており、バックオフィス業務を標準化・効率化することができます。また、ITツールを導入することで、自動化やデータ分析が可能になり、さらに業務効率が向上します。

アウトソーシングすることで、バックオフィス部門にかかる固定費を削減できるでしょう。
自社に新たな人材を雇用すれば、給与という固定費が発生します。給与だけではなく、福利厚生費や管理費、各種手当、退職金といった人件費はすべて固定費として計上されます。
また、自社の従業員では退職による業務継続のリスクを考えなければなりません。退職した従業員の穴を埋めるため新しく採用する必要があり、採用費や研修費などコストがかかってしまいます。
そこで、企業の状況に合わせてアウトソーシングを利用する態勢を構築し変動費にすれば、人件費を柔軟にコントロールできるようになります。
このように固定費を変動費化することで、固定費の削減を実現できるのです。

そもそも、バックオフィス業務のアウトソーシング費用は比較的安価といえます。そのため、トータル的に考えればアウトソーシングした方が安定稼働可能で、企業の利益向上につながる可能性があるのです。

ノンコア業務といわれるバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、時間に余裕ができ担当者の負担を軽減できます。
その結果、生産性が向上し、専門的な判断が必要な業務や難易度が高い業務の遂行など、企業の利益につながるコア業務へ注力できるようになるのです。
また、バックオフィス部門と他の業務を兼務している担当者の場合は、本来の業務に時間を割けるようになり売り上げの向上や自社の成長に貢献できるでしょう。

アウトソーシングを請け負う業者は、業務のプロフェッショナルです。特定の業務を専門としていることが多いため、専門的な知識と高いスキルを有しています。
依頼した業務の品質は高くスピードも速いため、自社で行うよりも業務効率が格段に向上する可能性が高いのです。また、業者とのやり取りの中で業務のノウハウを吸収すれば、自社での活動に生かせます。
このように、自社だけで業務を進めるよりも精度が高く効率的な運用が可能なのです。

アウトソーシング事業者の多くは、情報漏洩などのセキュリティリスクを熟知しており、高度なセキュリティ対策を導入しています。自社でセキュリティ対策を行うよりも、専門業者に任せることで、より安全な環境で業務を行うことが期待できます。

バックオフィス業務のアウトソーシングを成功させるためには、以下の点に注意する必要があります。

IT化で効率化できる業務と、そうでない業務を明確にする必要があります。
しかし、多くの組織が課題の洗い出しや業務の切り分けに苦労し、アウトソーシングまでに時間がかかる、または成果が出にくいという悩みを抱えていると聞きます。

テクバンでは、こうしたお客様をサポートする「Techvan Management Center」サービスを提供しています。
このサービスでは、豊富な経験を持つスタッフが業務全体を整理し、迅速に課題を特定して、アウトソーシングで効果を出すための具体的な改善策を提案いたします。これにより、コスト効率を高め、トータルな業務最適化を実現します。
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アウトソーシング事業者との連携体制を構築し、情報共有を徹底する必要があります。また、自社内にもアウトソーシング業務を管理する担当者を置くことが必要です。

テクバンでは、アウトソーシング後の効果検証レポートのご提出はもちろん、ナレッジ・情報共有のために定期的にお打ち合わせをさせていただくことで、業務をブラックボックス化させません。
課題の解決とともに、部門コスト削減やDX推進など経営視点のゴールをお客様と共有しながら、業務の最適化を図ります。
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ここまでバックオフィス業務における課題やアウトソーシングすることのメリットなどを紹介してきましたが、いざ委託先を探すとなると様々な業者があり選定作業がなかなか進まないと悩む方もいるでしょう。
以下では、外部の業者を選ぶ際のポイントを紹介します。

自社の業務を委託する際に、業者がどの範囲まで対応してくれるのか確認しましょう。業務の対応範囲があいまいなままでは、自社の業務をどこまで委託するのか定まらず、委託元の企業でもスムーズな業務遂行ができません。加えて、契約範囲外の業務が発生して依頼できなくなるケースもあります。

情報漏えいのリスクに備え、十分なセキュリティ対策を行っているかチェックしましょう。
自社の業務を外部の業者に委託する場合、取引先や顧客の情報、自社の機密情報といった重要な情報を共有することになります。こうした情報が漏えいしてしまうと、社内のみならず取引先企業の運営にも影響を与えてしまいます。
また、顧客から損害賠償を請求されたり、業務の一時停止や情報漏えいの対策費用が発生したりするなど利益の低下も考えられ、社会的信用を失ってしまうのです。
こうした最悪の事態を招かないためにも、セキュリティ対策は重視しましょう。セキュリティポリシーや、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証、Pマーク（プライバシーマーク）の取得の有無などで、業者のセキュリティ対策への取り組みを確認できます。

アウトソーシング先を選定する際は、業者の導入実績の豊富さを重視することも大切です。外部の業者のノウハウやスキルによりアウトソーシングの質が左右されてしまいます。
実績が豊富ということは、サービスの質がよく顧客満足度が高いという証明になるため、業者を見極める基準にするのがおすすめです。
また、導入実績が豊富であれば様々な企業で多くの経験を積んだことでスキルアップし、ナレッジが蓄積されているとも考えられます。こうした観点からも経験豊富な業者を選択することが重要なのです。
導入実績については、Webサイトに掲載されている導入事例や、業者の担当者に相談するなどして確認しましょう。

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バックオフィス業務のアウトソーシングは、IT化を促進し、業務効率を向上させる有効な手段です。IT化とアウトソーシングを組み合わせることで、企業は競争力を強化することができます。
アウトソーシングを検討する際には、メリットとデメリットをよく理解した上で、自社にとって最適な方法を選択することが重要です。

今回解説したように、バックオフィス業務なくして企業活動は成り立ちません。
バックオフィスの業務を効率化することで、フロントオフィスの業務改善につながり、さらには企業の生産性向上を見込めます。
バックオフィスの効率化を考えているのであれば、アウトソーシングもひとつの手段です。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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