kintoneは使いにくい？ 評判や口コミ、メリット・デメリットを解説

サイボウズ社が提供しているkintone（キントーン）は、自由度の高い独自アプリの作成やデータの一元管理・分析、申請・承認フローをはじめとするワークフローシステムの構築、メンバー間のコミュニケーションなどが行える業務改善プラットフォームです。
利用費用は安価ながら、多様な活用方法があるツールとして、近年多くの組織で利用されています。実際に、kintone上で自社独自のアプリを作成し、業務効率が進んだという組織も多いようです。

しかし「kintoneは使いづらい」というSNS上のコメントなど一部マイナスの口コミを見て、検討中で導入をためらっているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本記事では、kintoneの概要や導入メリット・デメリット、そしてkintoneの使い勝手が悪いといわれるポイントと、その対策を紹介します。

kintoneでは「アプリ」という業務システムを構築することで。業務の効率化や生産性の向上を実現します。

kintoneの特長は、アプリ開発に本来は必要なプログラミングをはじめとするIT知識が不要で、一覧表示された項目（フィールド）をドラッグ&ドロップのシンプル操作で、直感的にアプリを作成できる点にあります。作成したアプリは、後から修正・更新したり削除したりすることが可能です。

他のツールと比較して、非IT部門のメンバーでも利用しやすく、現場の目的や要望にあわせた「使えるアプリ」をノーコードで担当者が素早く作成できる点が魅力のひとつです。さらにカスタマイズにも柔軟に対応しています。
kintoneがあれば、わざわざ専門業者にアプリ開発を依頼しなくとも、仕事の生産性を高めるアプリが手に入ります。

また、一度作成したアプリを社内共有することで、これをベースに各部署が必要な改良を加えれば、よりスピーディーなアプリの作成と業務改善が実現するというメリットもあります。

そして、kintoneで管理できる業務の幅は広く、プロジェクト・案件管理やファイル管理、勤怠管理や受発注管理、顧客管理など様々な分野で使用されています。
kintoneで行える管理業務について、詳しくはこちらの記事で説明しています。
▼kintoneで勤怠管理するメリットは？ 導入手順やアプリの例も紹介
▼kintoneでのスケジュール管理設定方法と活用ポイント
▼kintoneでどこまでできる？ タスク管理のメリットとおすすめプラグインを紹介
▼kintoneの顧客・案件管理｜営業活動に役立つ機能を紹介
▼kintoneで予実管理！ 作成手順や活用方法をわかりやすく紹介
▼kintoneでファイル管理！ メリット・デメリット、活用ポイントを解説

kintoneの代表的なライセンスプランである「スタンダードコース」は1ユーザーあたり月額1,800円で、1,000個までのアプリ作成、500個までのコミュニケーションスペース作成、ユーザー数×5GBまでのディスク容量を利用可能です。開発・カスタマイズやプラグインの導入などに対応しているため、スタンダードコースの契約がおすすめです。
機能は縮小されますが、「ライトコース」ならスタンダードコースと同様のディスク容量で、1ユーザーあたり月額1,000円とより少ない費用で利用できます。

また、利用人数が1,000名以上となる企業や大規模利用を希望する企業向けに「ワイドコース」が2024年秋から提供されています。利用人数が1,000名を満たし、たくさんのアプリを利用したい・大量のデータをkintoneで管理・集計したいという企業は、ワイドコースを検討するとよいでしょう。

kintoneの利用プランについて詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼kintoneの料金は高い？ プラン別費用について解説
▼kintoneのスタンダードコースとは？ 他のコースとの違いを解説

kintoneは非常に汎用性が高く、様々な業種・職種・業務で利用できますが、kintoneの導入によって得られるメリットには具体的にどのようなものがあるのでしょうか。
ここでは主なメリット5つを紹介します。

kintoneはクラウドサービスのため、ライセンス契約から時間をかけず、スムーズに利用をスタートできます。通常、システムの導入やアプリ開発を行うには、機器を準備し、ネットワークに接続、OSやプログラムのインストールなどのインフラ環境整備が必要です。
しかし、kintoneはすべてがクラウド環境にそろっており、簡単かつ迅速に導入が可能です。

Excel（エクセル）からの脱却を目指し、kintoneに移行した事例も多く存在します。既存のExcelファイルを利用して、kintoneアプリを作成することも可能なため、既存業務のkintone化も少ない負担で効率的に対応できるでしょう。

前述した通り、通常のアプリ開発は自社で開発環境を構築する必要があります。

オンプレミス（サーバー機器などのハードウェアおよび業務用アプリケーションなどのソフトウェアを、使用者の管理する施設内に設置して運用する方法）であれば、機器類の購入や設置場所の確保など多大なコストがかかるでしょう。クラウドサーバーを契約する場合でも、kintoneの利用料より大きなコストがかかる可能性もあります。
さらに、自社内で環境構築を行う場合には、IT知識を持ったエンジニアが必要になり、人件費もかさみます。

一方、kintoneであれば、これらの環境構築にかかるコストや機器類を稼働させるランニングコスト、運用を行う人件費などのコストが不要です。
他のクラウドツールと比べても、比較的安価なコストでkintoneは運用できるため、費用対効果を高められるツールだといえます。

kintoneはイチから作成しなくとも、アプリのテンプレートが公開されています。これは「サンプルアプリ」と呼ばれるもので、自由に活用できます。

さらに、日本の多くの企業でkintoneは利用されていることから、自社に必要な要件のアプリの作成事例を探しやすいです。
また、インターネット上には公式のヘルプサイトやデベロッパー向けコミュニティのみならず、個々のユーザーが発信している便利な使い方までナレッジが豊富にあるため、課題やトラブルが発生しても、解決の糸口が見つけやすい点は大きなメリットです。

加えて、様々なサードパーティがkintoneのプラグイン（拡張機能）を提供していることも利用しやすい点といえます。
法人向けのプラグインの多くは無料ではなく有料である場合が多いものの、自動アップデートや問い合わせサポートにも対応しています。定型業務を自動化するプラグインも多く提供されているため、kintoneを利用する前にどんな種類があるか、確認してみてはいかがでしょうか。

サンプルアプリやプラグインについて、詳細は下記記事をご覧ください。
▼kintoneのアプリは無料で使える？ おすすめのサンプルアプリをご紹介
▼【2024年11月】無料版kintoneプラグインのおすすめをご紹介！

様々な場所で多くのメンバーが利用し、コミュニケーションを行うクラウド型のビジネスツールには、高いセキュリティ機能が求められますが、kintoneはその点も安心です。
kintoneは、2要素認証や接続IPアドレス制限、アクティビティログによる監視や細かいアクセス権設定など、セキュリティリスクに備える適切な機能を複数備えているからです。

kintoneのみならず、サイボウズ社が提供しているクラウド製品は政府認定クラウドサービスです。政府が利用する上で求めるセキュリティ要件を満たしたサービスの証であり、安全性が高いといえるでしょう。また、国際標準化機構が発行している「ISMS認証」という情報セキュリティ規格も保有していることも信頼できるポイントです。

kintoneのセキュリティ機能について詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼kintoneのセキュリティは安心？ 製品の各種機能と設定を解説

kintoneはインターネットに接続できる環境さえあれば、時間や場所に関係なく、社内で作業するのと同じようにkintoneを利用できます。営業職や施工管理の現場職など、社外で勤務することが多い職種でも場所を問わず利用できる点はメリットといえます。

また、近年ではリモートワークの導入も増えています。リモートワークを導入したものの、社内とリモートワークの社員との連携がうまくとれていないとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
kintoneであれば、社内・社外、時間や場所に縛られずに利用できることに加え、充実したコミュニケーション機能により、業務に関連する社員同士の連携や情報共有がしやすくなります。

kintoneの導入には様々なメリットがある一方で、気を付けなければならないデメリットも存在します。
ここでは、kintone のデメリットを3つ解説します。

kintoneの大きな魅力は、IT知識が不要で誰でも簡単にアプリ作成が行えることですが、それがかえってアプリを乱立させ、管理が煩雑になる状況を招く場合があります。
社員のそれぞれ個人が好き勝手に複数のアプリを作ると、類似するアプリがたくさん存在してしまい管理する手間が増えるだけでなく、どのアプリを使っていいかわからないといった運用面でも問題が生じます。

また、アプリを作成した人が異動や退職などで不在となった場合、誰もアプリのメンテナンスを行わなくなり、次第に使われないままの不要アプリがたまっていく状況にも陥りかねません。
アプリの作成ルールについて事前に定め、アプリ作成を担当する部署や責任者を選定しましょう。kintone利用者に、kintoneアプリの運用方法について必ず周知を徹底するようにしましょう。

アプリの乱立を防ぐ方法について、下記資料にて解説しています。ぜひダウンロードして参考にしてください。
kintoneアプリの乱立を防ぎ効率的に活用

kintoneはアプリの作成こそ簡単に行えますが、アプリ同士やメールなどの外部システムと細かい連携をする場合、サポートなしでは対応が難しくなります。また、JavaScriptうやAPIを利用したシステム連携を行う場合には、さらに専門的なIT知識が必要です。

細かい連携を行わなければいいと考えていても、社内の問題をkintoneで解決するにはシステム連携が必要になるケースがあります。また、システムとの連携を考慮せずにアプリを作成すると、作ったはいいものの、使えないアプリが乱立する状況に陥る可能性もあるでしょう。

外部サービスとの連携を簡単に実現するプラグインも提供されているため、kintoneでシステム連携する場合は、プラグインの利用がおすすめです。しかし、プラグインの機能では足りなかったり自社独自のカスタマイズが必要になったりする場合には、kintoneパートナー企業のサポートを受けることをおすすめします。

kintoneパートナー企業について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼kintoneのパートナー企業を活用してみよう！

kintoneはユーザー数ごとの月額課金制で、1ユーザーあたりのコストは安価ですが、やはり利用規模が大きくなるとコストも増えます。また、プラグインを利用している場合は、kintoneの利用料に加えてプラグインの利用料もかかります。

プラグインは便利ですが、あれもこれもとプラグインを追加していくと、知らず知らずのうちにコストが膨らんでしまうかもしれません。導入当初は低コストだったものの、規模が拡大するにつれ、思わぬコスト増も懸念されます。kintoneを利用する際は、かけられるコストと照らし合わせて利用部署を絞りつつ、プラグインもコストパフォーマンスを十分に考慮して導入を検討しましょう。

kintoneの利用プランをどう選ぶべきか、詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼kintoneプランの選び方は？ 機能・月額料金を比較、解説！

kintoneを利用しているユーザーの多くは、kintone導入によって様々な成果が得られたと評価している一方、一部からはkintoneは「使いにくい」という声や意見も挙がっています。

ここでは、kintoneが使いにくいと言われる理由の原因と対策をまとめます。

kintoneは、PCだけでなくスマホやタブレットなどのモバイル端末にも対応していますが、PC版の画面とモバイル端末の画面では、表示や操作方法が一部異なります。PCではできるのに、モバイル端末ではできないことも複数あるため、注意が必要です。

この対策として、kintoneを利用する際には、アプリ作成はPC、スマホでは入力や閲覧をメインで行うといった役割分けをするといいでしょう。PCの大きな画面で行うほうが細かいカスタムもできるため、おすすめです。

モバイル端末でkintoneを使う際の注意点について、詳細はこちらのページをご覧ください。

kintoneのデメリットでも解説した通り、kintoneは利用規模が大きくなるほどコストがかさみやすい点には注意が必要です。
作成できるアプリ数や利用できるディスク容量には限りがあるため、一部のユーザーが気ままにアプリを作り過ぎたり、ディスク容量を使い果たしたりすると、よりコストがかさむ原因になります。中小規模の運用であれば問題は出にくいかもしれませんが、大人数で運用する場合には特に注意が必要です。

また、プラグインを導入する場合も、利用する部署やユーザーなどで利用範囲を絞り、必要な部署のみに限定するほうがコストパフォーマンスはよくなるでしょう。

業務改善に役立つアプリを作成するためには、kintoneの各機能やJavaScriptなどの専門知識が重要です。前述のように、kintoneは汎用的な類の情報であればインターネット上に多数のナレッジが公開されていますが、複雑で高度なシステム連携に関してはあまり公開情報がありません。

kintoneが公式で公開しているTipsやマニュアルは分かりやすい一方で、専門的な情報までは網羅されていないため、ユーザー自身で問題を解決できるスキルがなければ難しいでしょう。

自分たちでkintoneを使いこなせるか不安な場合は、外部の支援サービスの利用も検討してみることをおすすめします。

kintoneはあらゆる業務の効率化を実現するツールですが、kintoneを利用したことがない人が自社の環境にkintoneが向いているかどうかの判断をするのは、少し難しいかもしれません。

例えば、顧客管理システム（CRM）を導入する目的で、kintoneを検討するとします。kintoneを導入してもすぐに顧客管理システムの機能を使えるわけではありません。なぜならkintoneは、自分たちでアプリを作成したりプラグインを導入したりすることで業務システムを構築していくツールのため、初期設定の段階で業務システムは装備されていないのです。そのため、今すぐに顧客管理システムを使いたいと思っている組織には、kintoneは不向きだといえるでしょう。

顧客管理システムだけでなく、営業支援システム（SFA）としてもkintoneは活用されています。システムの構築までに時間を確保でき、かつ今後も定期的に機能を拡張していこうと考えている組織には、kintoneは最適なツールです。

関連記事をご用意しております。
▼Salesforceとkintoneどちらを選ぶ？ おすすめの利用シーンも解説

テクバンでは、必要十分の機能に絞ったSFA "KOREYOI" on kintoneを提供しています。シンプルでわかりやすい構成を実現しながら、今後の要件拡大にも対応できる拡張性・柔軟性を備えています。

一般的なSFAは高機能が故に、ランニングコストも高額になる傾向です。使用していない機能があれば持て余すことになり、コストパフォーマンスは低くなってしまうでしょう。
そこで、ランニングコストを抑えつつSFAとして必要な機能だけがそろった "KOREYOI" on kintoneは、既存SFAのコスト面の問題を解消するサービスです。

以下の資料にて、 "KOREYOI" on kintoneの導入事例を紹介しています。ぜひダウンロードの上、参考にしてみてください。
【事例】❝KOREYOI❞ on kintoneで始めるコスト削減とSFA機能のカスタマイズ

ここまでkintoneの概要や導入メリット・デメリット、そしてkintoneが使いにくいといわれるポイントと対策を紹介しました。使いづらさを感じる原因としていくつかの要因がありますが、対策を講じてkintoneを利活用しましょう。

kintoneは、リモートワークや外出時の利用にも向いており、時間や場所に縛られずにアクセスできる点や、高いセキュリティ対策を講じているツールのため、不正ログインや権限以上の広範囲アクセスなどによる情報漏えいのリスクを抑えて利用できる点もメリットです。

ただし、kintoneアプリで細かくシステム連携するには、ある程度のIT専門知識が必要です。アプリの管理が煩雑になりやすい点や、アプリ同士や外部連携のハードルが高い点、利用規模が大きくなるとコストがかさみやすい点には注意しましょう。

着実に業務効率化を実現できるアプリ開発やシステム連携には、サイボウズ社が認定したパートナー企業による開発・導入支援のサービスがおすすめです。テクバンも公式パートナーとしてkintone運用の効率化や、業務改善効果の最大化をサポートしていますので、ぜひお気軽にご相談ください。

※本記事の内容は2025年3月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。