kintone の顧客・案件管理｜営業活動に役立つ機能を紹介

営業担当が抱える顧客情報や案件情報はどのように管理されていますか？ 各自が管理していては二重対応や属人化のリスク、そして進捗状況が見えずその都度確認が必要になるなど、非効率な業務を強いられます。

kintone は顧客情報や案件情報を一元管理し、効率的な営業活動を実現する機能を備えています。本記事では、kintone の顧客管理・案件管理できるアプリについて、その特徴と事例をご紹介します。

営業メンバーが各自で顧客情報や案件情報を管理していては、二重管理や属人化を生む原因となります。また、情報共有もなされていないため、同じ顧客に複数の営業メンバーが出向き、二重対応してしまう場合もあります。
営業側で二度手間になるだけではなく、顧客には情報共有が適切にされていないことが明らかになり、信用を失ってしまう可能性もあります。これでは効率的な営業活動とはいえません。

kintone は、どのアプリを使用してもデータが共通のデータベースで一元管理されるため、登録した情報を簡単に共有できます。

人材紹介派遣業で全国に支店を持つA社。導入前までは各支店で異なるツールを使用していたため、支店間の情報共有ができない問題がありました。これを kintone の導入により、支店・部門の垣根なく、効率的な情報共有が実現できました。属人化、二重管理がなくなったことで顧客に対しても適切な営業活動が可能になったのです。

営業メンバーが個人で活動していると、案件全体の進捗を見るためにはメンバーそれぞれに確認する必要があります。また、営業担当者に確認したところで担当者は多忙なため、リアルタイムで状況を把握することができません。
さらに、個人の活動をヒアリングして進捗管理できたとしても、それらの情報の追加・変更やグラフ化には作業負荷がかかります。

kintone は、クラウドサービスのためリアルタイムに情報を共有でき、各部署が状況に応じた対応を柔軟に行うことが可能です。各担当者が管理していた情報や、顧客とのメールのやりとりも kintone に集約できるため案件全体の進捗が明確になります。

染物業を営むB社では、事業拡大に伴い複数部署を抱える態勢となったことで、企業全体の状況把握が困難になり、正確な見積もりを出せず、急ぎの注文にも対応できないといった課題がありました。

そこで kintone に販売管理システムを導入したところ、状況をリアルタイムで可視化することができました。部署間で隔たりがなくなったため、各部署で協力態勢が生まれ、大幅な業務改善につながったのです。

せっかく案件管理システムを導入しても、入力効率が悪く手間がかかるようでは、現場の担当者に使ってもらえないでしょう。そういった状況を改善すべくシステム改修しようにも、外部業者への委託が必要となると時間もコストもかかります。これではシステム導入のメリットは得られません。

kintone では、ITに詳しくない現場部門の人でもドラッグ＆ドロップの簡単操作でシステムの作成やカスタマイズ、設定ができます。作り方は簡単なため、外部業者に委託する必要がなく、システムの管理コストの低減にもつながります。

電力関連のサービスを営むC社では、顧客管理をそれまで Excel で行っていましたが、入力ミスの多さや大量データ管理の煩雑さが課題となっていました。また、ITに詳しいエンジニアが不足しており、これらの問題を解消するためのシステム改善もできない状態でした。

そこで kintone を導入したところ、プログラミングスキルのない非エンジニアの社員でも業務に合ったアプリの作成やカスタマイズを画面上でスムーズに行えるようになりました。自社開発することで顧客情報の管理コストは大幅に低減し、社内にアプリ開発のノウハウも蓄積できました。さらに、データの分析も可能となり、効果的な施策が打てるようになったのです。

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最近では業務のコミュニケーションに、メールだけでなくSNSやビジネスチャットツールを利用する方も多いでしょう。しかし複数メンバーが関わる案件においては、全員が正しく情報を把握することが難しい面もあります。特に必要な情報を、チャットのログをたどって確認するのには時間がかかります。

kintone には、ファイルや日々のやりとりなどの必要な情報を集約できる「ポータル」機能があります。そのため、どの部署からでも情報を一目で確認でき、円滑なコミュニケーションが可能です。

デリバリーサービスを展開するD社では、社内に点在していたコミュニケーションツールを kintone に一元化。議題事に社内のコミュニケーションの場を整理し、やりとりが可視化されました。部署間で同じ情報を共有することで属人化や確認漏れもなくなり、集計作業の削減にも成功しました。

個別に Excel で情報を管理している場合は、Excel にアクセスできなければ情報を確認できません。ひとつの Excel ファイルに情報を集約していた場合、同時に複数人で更新できないだけではなく、情報量が多くなるとパフォーマンスも低下するため、ファイルを分割するなどの対応が必要です。

クラウドサービスである kintone は、インターネットに接続できれば誰でもどこからでも利用できます。複数人でデータを同時更新することも可能であり、リアルタイムに情報が反映されます。

マーケティング支援を行うE社では、個人情報や機密情報を Excel で管理していました。Excel の場合は管理するデータ量が増えると更新が困難になるばかりでなく、複数人が同時に更新できないといった課題がありました。

kintone を導入したことで複数人がクラウド上で作業できるようになり、作業の効率化を実現。それまでかかっていたデータ集計作業コストの大幅な圧縮に成功しました。また、今まで使用していた Excel のデータも kintone に読み込ませるだけで手軽にシステム化できました。

既存システムとスムーズなデータ連携ができれば、データ移行せずとも柔軟なデータ活用が可能になります。

kintone は、マーケティングオートメーション（MA）ツールや、ファイル管理サービス、名刺管理サービスなど、様々なクラウドサービスとの連携が可能です。

不動産事業を手掛けるF社では、部署ごとに異なる方法で顧客情報を管理していました。そのため、同じ情報を複数回入力する手間や、データとして管理する項目が異なるなど、データ連携がスムーズに行えていなかったのです。

そこで kintone を導入し顧客IDに紐づけてデータを連携することで、顧客情報入力の手間の削減やリアルタイムなデータの把握を実現。それまでデータ入力に費やしていた時間を大幅に削減することに成功しました。

今回ご紹介した事例はどれも、kintone の特徴を生かしてそれぞれ抱えていた課題の改善に成功しています。このように、kintone は業種問わず様々なケースで作業の効率化を実現できます。
自社内の業務課題を改善したいとお考えの方は、kintone の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

※本記事の内容は2022年5月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。