kintoneの顧客・案件管理｜営業活動に役立つ機能を紹介

営業担当が抱える顧客情報や案件情報はどのように管理されていますか？ 各自が管理していては二重対応や属人化のリスク、そして進捗状況が見えずその都度確認が必要になるなど、非効率な業務を強いられます。

kintoneは顧客情報や案件情報を一元管理し、効率的な営業活動を実現する機能を備えています。
本記事では、kintoneの顧客管理・案件管理できるアプリについて、その特徴と事例をご紹介します。

kintoneは、「アプリ」と呼ばれる業務システムを作成することで、業務改善を実現するビジネスプラットフォームです。
ドラッグ＆ドロップの簡単操作でアプリを作成し、開発工数もかけずにすぐに使用できるメリットがあります。

一から自由にアプリを作成できますが、アプリのひな型である「サンプルアプリ」があらかじめ用意されているため、こちらを利用することも可能です。サンプルアプリのテンプレートをそのまま使ったり、デザインやアプリの設定を変更したりといった使い方があります。

kintoneのサンプルアプリについて、関連記事をご用意しております。
▼kintoneのアプリは無料で使える？ おすすめのサンプルアプリをご紹介

顧客・案件情報の管理としてkintoneは最適です。

営業メンバーが各自で顧客情報を管理していては、二重管理や属人化を生む原因となります。また、情報共有も適切になされていない場合、同じ顧客に複数の営業メンバーが出向き、二重対応してしまう可能性もあるでしょう。
営業側で二度手間になるだけではなく、顧客には情報共有が適切にされていないことが明らかになり、信用を失ってしまう恐れもあります。これでは効率的な営業活動とはいえません。

kintoneはデータベースとしての機能をもっているため、アプリに顧客情報を登録して一元管理化が可能です。登録した情報を簡単にメンバー間で共有できます。

また案件管理として、kintoneでガントチャートを作成したり、プロジェクトの工数管理アプリを利用したりと、スムーズな案件進行に役立てられます。

人材紹介派遣業で全国に支店を持つA社。
kintone導入前までは各支店で異なるツールを使用していたため、支店間の情報共有ができない問題がありました。

そこで、kintoneを導入し、支店・部門の垣根なく効率的な情報共有を実現しました。属人化や二重管理がなくなったことで、顧客に対しても適切な営業活動が可能になったのです。
また、各メンバーがどのような営業活動を行っているかkintoneに記録することで、営業活動の分析も行えるようになり、効率的な営業管理にもつながりました。

顧客管理をkintoneに移行し、業務改善に成功した事例を紹介しています。ぜひダウンロードして、ご参考にしてください。
【事例】点在する顧客情報をkintoneでデータベース化。横展開できるCRMに構築

営業メンバーが個人で活動していると、案件全体の進捗把握のためには、メンバーそれぞれに確認する必要があります。また、営業担当者に確認したところで担当者は多忙なため、リアルタイムで状況を把握することは難しいでしょう。
さらに、個人の活動をヒアリングして進捗管理できたとしても、それらの情報の追加・変更やグラフ化には作業負荷がかかります。

kintoneは、クラウドサービスのためリアルタイムに情報を反映・共有でき、各部署が状況に応じた対応を柔軟に行うことが可能です。
各担当者が管理していた情報や、顧客とのメールのやりとりもkintoneに集約できるため、案件全体の進捗が明確になります。

染物業を営むB社では、事業拡大に伴い複数部署を抱える態勢となったことで、企業全体のプロジェクト・タスクの把握が困難な状況になりました。
そのため、正確な見積もりを出せず、急ぎの注文にも対応できないといった課題を抱えていました。

そこで、kintoneに販売管理システムを導入したところ、プロジェクト・タスク状況をリアルタイムで可視化できるようになりました。
部署間で隔たりがなくなったため、各部署で協力態勢が生まれ、大幅な業務改善につながったのです。

関連記事をご用意しております。
▼kintoneの標準機能で販売管理ができない理由と解決方法を紹介

せっかく案件管理システムを導入しても、入力効率が悪く手間がかかるようでは現場の担当者に使ってもらえないでしょう。
そういった状況を改善すべくシステム改修しようにも、外部業者への委託が必要となると時間もコストもかかります。これではシステム導入のメリットは得られません。

kintoneでは、ITに詳しくない現場部門の人でもドラッグ＆ドロップの簡単操作でアプリの作成やカスタマイズ、設定の変更ができます。
非エンジニアでも手軽にアプリを作成できるため、外部業者に委託する必要がなく、管理コストの低減にもつながります。

電力関連のサービスを営むC社では、顧客管理をExcelで行っていましたが、入力ミスの多さや大量データ管理の煩雑さが課題となっていました。
また、ITに詳しいエンジニアが不足しており、これらの問題を解消するためのシステム改善もできない状態でした。

そこで、kintoneを導入したところ、プログラミングスキルのない非エンジニアの社員でも、業務に合ったアプリの作成やカスタマイズをスムーズに行えるようになりました。
自社開発することで顧客情報の管理コストは大幅に低減し、社内にアプリ開発のノウハウも蓄積できました。さらに、データの分析も可能となり、効果的な施策が打てるようになったのです。

kintoneでの顧客管理について、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneで顧客管理をするメリットや方法は？ 注意点も詳しく解説

最近では業務のコミュニケーションに、メールだけでなくSNSやビジネスチャットツールを利用する方も多いでしょう。
しかし、複数メンバーが関わる案件においては、全員が正しく情報を把握することが難しい面もあります。特に必要な情報を、チャットのログをたどって確認するのには時間がかかります。

kintoneには、ファイルや日々のやりとりなどの必要な情報を集約できる「ポータル」機能があります。そのため、どの部署からでも情報を一目で確認でき、円滑なコミュニケーションが可能です。

デリバリーサービスを展開するD社では、社内に点在していたコミュニケーションツールをkintoneに一元化。

議題ごとに社内のコミュニケーションの場を整理し、「スペース」を作成しました。スペースは参加メンバーや公開範囲を設定することで、メンバーが必要な情報にアクセスしやすくなるメリットがあります。

また、アプリ内のコメント欄で担当者とコミュニケーションできるため、データに紐づいたやりとりを行えます。コメント機能を利用して部署間で情報を共有することで、属人化や確認漏れを防ぎ、集計作業の削減にも成功しました。

スペースについて、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneのスペースをカスタマイズする方法とは？

個別にExcelで情報を管理している場合は、Excelにアクセスしないと情報は確認できません。
ひとつのExcelファイルに情報を集約している場合、同時に複数人で作業できないだけではなく、情報量が多くなるとパフォーマンスも低下するため、ファイルを分割するなどの対応が必要です。

クラウドサービスであるkintoneは、インターネットに接続できれば誰でもどこからでも利用できます。複数人で同一データを同時更新することも可能であり、リアルタイムに情報が反映されます。

マーケティング支援を行うE社では、個人情報や機密情報をExcelで管理していました。
Excelでのデータ管理は、データ量が増えるとファイル容量が重くなり、作業がしづらくなるばかりでなく、複数人が同時に更新できないといった課題がありました。

kintoneを導入したことで、複数人がクラウド上で作業できるようになり、効率化を実現。それまでかかっていたデータ集計作業のコストを大幅に削減しました。

また、今まで使用していたExcelデータをkintoneに読み込ませるだけで、手軽にアプリ化できる特長もあります。
近年Excelからの脱却を目指し、kintoneへ移行する組織が増えてきているのです。

関連記事をご用意しております。
▼kintoneでファイル管理！ メリット・デメリット、活用ポイントを解説

既存システムとスムーズなデータ連携ができれば、データ移行せずとも柔軟なデータ活用が可能になります。

kintoneは、マーケティングオートメーション（MA）ツールやファイル管理サービス、名刺管理サービスなど、様々なクラウドサービスとの連携が可能です。
なお、外部システムとの連携には「スタンダードコース」を契約し、kintone開発者ライセンスへの申し込みが必要となります。

スタンダードコースの詳細は、下記記事をご覧ください。
▼kintoneのスタンダードコースとは？ 機能や月額料金、ライトコースとの違いを解説

不動産事業を手掛けるF社では、部署ごとに異なる方法で顧客情報を管理していました。そのため、同じ情報を複数回入力する手間や、データとして管理する項目が異なるなど、データ連携がスムーズに行えていなかったのです。

そこで、kintone上で顧客IDに紐づけてデータを連携する仕組みを構築し、顧客情報入力の手間の削減やリアルタイムのデータ把握を実現。それまでデータ入力に費やしていた時間を大幅に削減することに成功しました。

今回ご紹介した事例はどれも、kintoneの特長を生かしてそれぞれ抱えていた課題の改善に成功しており、業種問わず様々なケースで業務の効率化を実現できます。
自社の業務課題を改善したいとお考えの方は、kintoneの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

※本記事の内容は2022年5月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。