kintoneのアプリ間連携を活用して業務効率化を実現しよう

サイボウズ社が提供している業務改善用クラウドサービスkintoneでは、ノンプログラミングで作成できるアプリという機能があります。業務や業種など目的ごとにサンプルアプリが多数用意されているため、簡単に業務アプリを作成できます。また、より高度なアプリを作成したい場合は、アプリ間やシステム間でデータ連携することも可能です。

今回はアプリ同士のデータ連携方法と、データ連携に使えるおすすめのプラグインを紹介いたします。

サイボウズ社が提供しているkintoneは、プログラミングの知識がなくても業務効率化が実現可能なビジネスアプリを作成できる業務改善用クラウドサービスです。ここでは、アプリについて簡単に解説をいたします。

kintoneの「アプリ」とは、自社の業務に合わせて作成･活用できる業務システムのことです。これにより「顧客台帳」「請求一覧」「案件管理」といった、従来Excelで管理していたそれぞれの業務をkintone内で管理することが可能です。アプリ自体は複雑なコードを使用せず、ドラッグ＆ドロップだけでアプリを作れる他、すぐに使うことができるサンプルアプリも豊富に用意されています。やりたかった業務を簡単に実現できることから、kintoneは多くの非IT組織にて導入されているクラウドサービスとして評価されているのです。

kintoneのアプリについて知りたい場合は、以下のブログ記事もご一読ください。
▼kintoneのアプリとは？ 作成方法やサンプルを解説

kintoneのアプリは、主に3つの作成方法が存在します。

• アプリをはじめから作成する
  一から作成する場合、kintoneのトップページの「アプリ」欄にあるプラスボタン［∔］アイコンをクリックし、作成画面からパーツを組み合わせて作成します。この場合、ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作のみでノンプログラミングによるアプリ作成が実現します。
• サンプルアプリを活用して作成
  「サンプルアプリ」というアプリのひな形を利用してアプリを作成することも可能です。あらかじめ部署・業種別に100以上のサンプルアプリが多数提供されているので、そのまま使うだけではなく、デザインや設定をカスタマイズして自社に合わせたアプリに編集するのも一つの手でしょう。
• カスタマイズによる作成
  もしお手持ちのExcelやCSVファイルなどがある場合、読み込ませることでアプリを作成できます。より自社の業務に合ったアプリを開発するなら、APIやJavaScript、プラグインを利用することもおすすめといえます。APIを使えば、自社ですでに活用している基幹システムと連携させ、より詳細なデータと紐づけることや、JavaScriptで細かい設定や動作を組み込むことも可能です。

kintoneのアプリ同士を連携し、データを共有することで案件情報の二重入力といった無駄な工数を削減することができ、大幅な業務改善を実現します。ここでは、どのようにアプリ同士を連携するのか、その方法について解説していきます。

ルックアップ機能とは、別のアプリに登録されている情報を呼び出し、「一覧の中から該当する情報を選択する」「そのほかの必要情報を一括でコピーしてくる」ことができる機能です。「参照先のデータをそのままコピーできる機能」と言い換えるとわかりやすいでしょう。

Excelなど従来の管理方法では「別のファイルや紙資料を確認して手入力で転記」という処理が必要でしたが、この機能を使えばこれらの工数削減や入力漏れを防ぐことができます。

例えば、kintoneの案件管理アプリで顧客情報を入力する際、ルックアップの参照先として顧客管理アプリを設定しておけば、案件管理アプリで取引先の会社名を入力するだけで、住所やメールアドレスなどの顧客情報をまとめて自動取得（コピー）できるようになります。

ルックアップ機能については以下のブログで詳しく設定方法なども解説しておりますので、ご確認ください。
▼kintoneのルックアップ機能とは？ 使い方や利用メリット、設定方法を紹介

アプリアクションとは、元のアプリから特定のアプリに「一部のデータを連携した状態で新規レコード作成画面を開く」機能です。これを活用すれば、指定したアプリにデータをコピーできます。

例えば、注文管理アプリで毎回お客様の情報を手入力している場合、アプリアクションを設定することで、すでに別のアプリで管理している顧客リストに転記が可能となります。またレコード入力の際も、アプリアクションを設定した顧客アプリからワンクリックで注文管理アプリを開けるため、該当の顧客情報が自動入力された状態で注文情報の登録を行えます。

関連レコード機能とは、レコード詳細画面に「条件に一致した他アプリ・同アプリのレコード」を一覧表示する機能です。「そのレコードと一緒に確認したい情報」を集約することで、例えば「顧客管理アプリで該当顧客に関連する案件や履歴の一覧を表示する」といったデータ連携が可能となります。こちらの設定も、「関連レコード」フィールドを配置して条件と表示したい項目を指定するだけなので、設定は簡単といえるでしょう。

プラグインとは、kintoneの機能を拡張してくれる追加システムのことです。帳票プラグインや、カレンダープラグインなどが有名ですが、アプリ間のデータ連携を行うものも多数用意されています。

プラグインを活用することでアプリ間のデータ連携を実現することができますが、特におすすめのプラグインがkrewDateです。ここでは、データの集計や可視化、自動処理など、kintoneの標準機能にはない能力を発揮するkrewDateについて簡単に解説をします。

krewDataはkintoneの機能を拡張するプラグインで、データ集計に強みがあります。大量のデータ処理や集計作業の自動化を実現し、手作業で行っていた集計作業の自動化だけでなく、kintoneアプリ間をまたいだ集計や外部連携データの収集もkrewDataでは可能です。

kintoneアプリにはそれぞれに独立したデータが格納され、kintoneの標準機能では各アプリ間をまたいだデータの集約はできません。しかしkrewDataを使えば、複数のkintoneアプリから必要な情報を自動収集し、1つのデータベースとしてまとめることが可能です。

例えば、営業チームが営業成績を管理するkintoneアプリと、製造チームが生産管理を行うkintoneアプリがあり、各アプリにはそれぞれのデータが格納されているとき、krewDataを使うことで両方のアプリから収集した情報の一元化が可能になります。また、アプリと外部のデータベースとのデータ連携機能もあり、外部のデータベースから取得したデータをkintoneアプリのデータに自動的に同期させるなど、よりデータ連携を簡易化することができます。

krewDataについてより詳しく知りたい場合は、以下ブログ記事内でも詳しく紹介しております。こちらも併せてご確認ください。
▼krewData × kintone で仕事効率UP！ 大量のデータ集計も自動化できる機能とメリットとは？

ここまで、kintone内のアプリ連携について解説してきました。最後にkintoneと外部ツールの連携方法についてご紹介します。kintoneは外部ツールとの連携により、活用の幅が広がりますので、ぜひご参考にしてください。

kintoneは様々なビジネスシステムとAPIを活用してデータ連携することが可能です。自社で運用中のツールがkintoneとのAPI連携機能が用意されている場合であれば、これを活用するのが一番でしょう。

一方でAPIを活用した連携はAPIドキュメントを基に開発する必要があるので、注意が必要です。知見のある社内エンジニアやSIerに委託する必要がでてきますので、非エンジニアだけの組織だとデータ連携が困難といえるでしょう。テクバンでは、API連携の支援も行っているので、ぜひご相談ください。

kintoneでは、様々な企業からデータ連携ツールが多数リリースされています。すでに開発されているAPI連携サービスやサードパーティーのツールを利用すれば、外部に委託せずとも自社で対応が可能なのでリソースをかけずに連携を実現することができます。また、API開発における教育コストの省力化にもつながり、結果としてデータ連携にかかるコストを抑えることができます。

外部ツールとの連携については、以下のブログ記事でも紹介しています。
▼kintoneにおけるデータ連携ツール活用のメリットとは？ おすすめのツールも紹介
▼kintoneと連携できるサービスは豊富！ その種類と方法を解説

kintoneアプリ同士を連携することで、案件情報の二重入力といった無駄な工数を削減することができ、大幅な業務改善を実現します。アプリを活用することで、よりkintoneによる業効率化を実現できるので、ぜひ一度お試しすることをおすすめします。

またアプリ作成に不安があったり、技術的に対応が難しかったりと、自社での対応が難しい場合は積極的にサポート企業による支援を活用することをおすすめします。テクバンであれば、お客様の要望に合わせた最適なアプリ作成を支援いたしますので、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

※本記事の内容は2023年7月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。