kintoneとデータを連携！ その種類と方法を解説

kintoneは、コストと時間が負担となる大掛かりなシステム導入をせずとも、業務の効率化を推進するシステムを構築したり、簡単な操作だけで業務アプリを作成したりできると、評判のビジネスプラットフォームです。

資金や人員のリソースが限られる中小企業にも評判の高いkintoneは、標準機能を拡張させることで、さらに活用の幅が大きく広がります。例えば、kintoneと他の外部サービスを連携させて利用することも拡張機能のひとつです。

そこで、kintoneにおける様々なツール、サービスとのデータ連携の方法や、kintoneアプリ同士のデータ連携のやり方について解説します。

kintoneの連携に関して、他にも記事をご用意しています。ぜひご参考にしてください。
▼kintoneのアプリ間連携を活用して業務効率化を実現しよう

kintoneは単体でも業務効率を加速させることができますが、ビジネスの現場で多く使われているシステムやツールと連携すれば、データを有効活用したり、ワークフローに組み込み、業務効率を圧倒的に上げたりできるため、ポテンシャルが高いビジネスプラットフォームといえます。

しかし、基本機能の利用に留まり、kintoneの機能を拡張していない、宝の持ち腐れ状態のビジネス現場も多いようです。これは非常にもったいないこと。

では、kintoneを他のツールやデータ連携するとどんなメリットがあるのでしょうか。

kintoneは効率的にファイル管理できることが特長です。
様々な外部サービスと連携させることで、散らばりがちなデータをすべてkintoneで一元化し、データ間の紐づけや共有がしやすくなります。

また、限定した関係者のみに共有できる「スペース（空間・場）」の中で、セキュアなファイル共有やコミュニケーションを行えます。ファイル管理の際、kintoneのスペース機能も積極的に活用したい機能のひとつです。

スペース機能の詳細については、下記記事をご参考にしてください。
▼kintoneのスペースをカスタマイズする方法とは？

kintoneにデータ連携させると、それぞれの顧客情報を反映したメール送信が圧倒的にしやすくなります。
一斉送信メールの宛名を自動挿入することはもちろん、トリガー条件を設定した自動メール送信も可能。さらにファイル添付もできるため、効率的なPRメール送信にも活用できそうです。

メールサービスとして、マイクロソフト社の「Outlook」を導入している企業も多いのではないでしょうか。kintoneとOutlookを連携させれば、kintone上でメールの送受信ができます。
メールをkintoneに取り込むことで、例えばkintoneの「プロセス管理機能」を使用したステータスの管理ができるなど、他のkintoneアプリとの連携がしやすくなります。
Outlookとの連携方法については、こちらをご覧ください。

kintoneのメール連携サービスについて、下記記事にて解説しています。
▼「kMailer」でkintoneからメールを送信！ メール連携サービスをご紹介

アナログで行われていた申請業務（ワークフロー）を、kintoneの導入で自社の承認フローに合わせつつ、一元管理化・効率化できたという企業は多いかもしれません。
さらには、kintone標準のワークフロー機能ではカバーできないような複雑なワークフローも、外部ツールと連携すれば構築が可能です。

kintoneの拡張機能には、コールセンター向けのクラウド型コールセンター/CTI（Computer Telephony Integration）システムがあります。

このシステムとの連携によって、着信と同時にkintoneで記録されている顧客情報を自動的に表示したり、「クリックトゥコール機能」により番号をプッシュする動作が省けたりなど、多様なコールセンター業務の効率化を図れます。
また、外部のブラウザ電話システムとkintoneの顧客データを連携できるツールも提供されています。

kintoneに蓄積されたデータを自動的に請求書へ反映し、作成することが可能です。いちいち顧客の詳細情報を入力する手間が省けるため、作業の時間短縮につながります。

また請求書だけでなく見積書も同様、kintone内の顧客データ・商品情報を反映できたり、契約時や受注・発注時に役立つ電子署名との連携ツールにより契約業務もkintone上で一気通貫に行えたりするのです。

さらに詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼kintoneで請求書作成から管理ができる？ 活用ポイントを紹介

kintoneの標準機能で行う帳票印刷では、画面で見たままのレイアウトで出力されてしまうことがデメリットでした。
しかし、これも外部システムやプラグインを連携させることで、見積書や請求書などの帳票印刷はもちろん、これら以外に配送伝票や指定伝票への印刷なども可能となります。

ビジネスにおいてスケジュール管理は必須事項。そこで、kintoneと外部カレンダーを連携することをおすすめします。

kintone上にスケジュールを登録・更新することで、外部カレンダーにも自動連携することができるからです。スケジュール管理がスムーズになることに加え、kintoneのアカウントがない社外の人にもスケジュール共有が可能になります。

kintoneのスケジュール管理について詳しい記事をご用意しています。ぜひご覧ください。
▼kintoneのカレンダー表示機能｜便利なプラグインも紹介

kintoneと外部のクラウド会計システムとの連携により、営業管理や売上管理、会計、決済、入金管理までの一連の会計処理をつなげることができるため、滞りを避けられます。

例えば、クラウド会計ソフトとして「freee」は有名な会計ソフトですが、kintoneとの連携で、営業管理から会計処理まで一気通貫で行えるようになります。
kintoneとクラウド会計ソフトとの連携については、こちらの解説資料をご参考にしてください。

運用中のWebサイトとkintoneを連携させることで、大きなメリットを得られます。

例えば、kintoneで修正したデータをWebサイト上に自動反映させることが可能なため、更新の手間を省きます。
また、Webサイトで受けた顧客問い合わせやアンケートの回答情報もkintoneに直接保存して、一括管理できます。kintone内の顧客情報と連携させたデータ分析を行えば、施策の幅が広がるでしょう。

kintoneの活用の幅を広げる連携方法は、次の2つがあります。

• kintoneアプリ間でデータ連携する方法
• 外部システムをkintoneに連携させる方法

まず、比較的取り組みやすいkintoneアプリ間でデータ連携する方法を紹介します。この方法では、3つの機能を活用します。
これらは各機能で特徴があるため、目的に応じた使い分けが必要です。それぞれ解説します。

1. ルックアップ機能で行う
   同じ情報をアプリごとに何度も入力することは非効率です。例えば、顧客情報をすでに別のアプリで管理している場合、そこからデータをコピーして活用できれば手間が省けます。kintoneのルックアップ機能とは、そのように他のアプリに登録されているデータをコピーできるものです。

   具体例を挙げれば、「注文管理アプリ」に「商品管理アプリ」を参照するルックアップを設定すると、「商品管理アプリ」から商品情報を取得して「注文管理アプリ」に必要なデータをコピー可能になります。手入力に比べると時間短縮になり、入力ミスも減らせ、正確なデータを反映できるでしょう。

2. アプリアクションで行う
   

   アプリアクション機能とは、指定したアプリにレコードのデータを転記できるkintoneの機能です。

   ルックアップ機能と違うポイントは、コピー元のアプリに設定すること。またレコードのデータを同じアプリに転記できることもアプリアクション機能の特徴となっています。

   例えば、注文管理アプリで毎回お客様の情報を手入力している場合、すでに別のアプリで管理している顧客リストから転記するようなことが可能です。

3. 関連レコード一覧機能で行う
   

   関連レコード一覧は、レコード詳細画面に「条件に一致したレコード」を一覧表示できるkintoneの機能です。別のアプリ、同じアプリどちらのレコードも表示できます。

   例えば、顧客データと案件データを別々に管理しているとき、顧客に紐づく案件データをまとめて確認したい場合などに大変便利です。
   関連レコードの詳細をチェックする場合は、ワンクリックで参照先レコードにジャンプできるため、わざわざ画面を切り替えて検索する必要がありません。また、参照先のレコードを更新すると、関連レコード一覧のデータも更新されます。

続いて、外部システムのデータをkintoneに連携させる方法を紹介します。これには次の2つの方法があります。

1. kintone APIで行う
2. サードパーティのデータ連携ツールで行う

すでにあるAPI連携サービスやサードパーティのデータ連携ツールを利用すると、個別に開発するよりも低コストで抑えられるメリットがあります。導入設定の手間が省け、素早く実装できることも利点です。

kintone開発について、関連記事をご用意しております。
▼kintoneを自社で開発するメリット・デメリットについて解説

様々なビジネスシステムは、他の外部システムとの連携を強化していることが多いようです。

そのため、自社で運用中のツールにkintoneとのAPI連携機能が用意されているか、あるいはカスタマイズ対応としてkintone APIを活用した連携に対応している場合もあり、一度確認してみましょう。

またkintoneにはパートナー企業という、サイボウズ公認の協力企業があり、kintone導入前後のユーザーをサポートしています。テクバンもkintoneのパートナー企業です。一度問い合わせしてみることも一案です。

kintoneのAPI機能について、下記記事にて詳細を解説していますので、併せてご参考にしてください。
▼kintoneのAPI機能で外部システムと連携する

kintoneの拡張性の特長として、サードパーティのデータ連携ツールが多数用意されていることが挙げられます。
現在、kintoneと連携可能で代表的なツールやシステムを紹介します。

• Amazon Connect（アマゾン社）
• Excel／Power Automate（マイクロソフト社）
• Googleカレンダー／Googleマップ／Googleコンタクト（グーグル社）
• LINE WORKS（ラインワークス社）
• Sansan（サンサン社）
• Slack（スラック・テクノロジーズ社）
• SmartHR（スマートエイチアール社）
• 勘定奉行（オービックビジネスコンサルタント社）
• クラウドサイン（弁護士ドットコム社）
• kViewer（トヨクモ社）

サードパーティ製品との連携について、詳しい記事をご用意しています。ぜひチェックしてみてください。
▼kintoneのExcel連携方法は？ 事例や拡張機能をご紹介
▼kintone連携サービス「kViewer」でできることや活用例を紹介
▼kintoneと他サービス・システム間でデータ連携する方法を解説！

kintoneは外部ツールやアプリ間でデータ連携を行うと、業務の効率化やデータの有効活用が見込めます。しかし、自動的に効率化が進むわけではありません。kintoneの外部連携・データ連携を成功させるには、連携する目的とゴールを明確にすることが大切です。

そこで連携を実施する前に検証すべきポイントを紹介します。

1. 連携システムとワークフローを検証する
   

   kintoneと連携できる外部システムは様々あるため、期待したほど効果が得られないということもあるかもしれません。これを避けるため、以下のポイントで事前検証してみるといいでしょう。

   • まず業務内容と流れを整理する
   • 業務フローを実際の状態とタイミングで確認する
2. 費用対効果を事前検証する
   

   kintoneとのデータ連携は即時連携できるもの、できないものがあり、さらには即時連携すると新たなコストが発生してしまう場合も。そのため、コストを抑えて適切にデータ連携させるために、いつ連携させるのかを必要性を事前に確認しておきましょう。

3. セキュリティ面の検証
   

   連携を考えるとき、顧客情報やセンシティブな情報など機密性の高いデータを適切に管理できるか、データ連携の流れとセキュリティ面の検証が必須です。

   効率化のために進めたデータ連携によって情報漏えいを引き起こしては元も子もありません。まず、機密データを安全に扱えるか、セキュリティ面を最優先に検討することが重要です。

ここまで、kintoneはビジネスの現場で使われている外部システムやデータを連携させることで活用の可能性が広がる、ポテンシャルが高いビジネスプラットフォームという認識をしていただけたと思います。

kintoneの機能を存分に生かすために、どんなデータを連携させるべきか社内のデータや業務フローを一度見直してみてはいかがでしょうか。

「どんなデータをkintoneと連携させるべきか整理できない」「もっとkintoneの機能性を高めたい」という場合、kintoneのパートナー企業に一度相談してみてもいいかもしれません。
テクバンもパートナー企業のひとつ。社内で様々な連携要望が錯綜している、kintoneの導入効果が分からないなどのお悩みがありましたら、あらゆるご提案が可能なテクバンにご相談ください。
テクバンのkintone支援サービスとは？

※本記事の内容は2023年1月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。