kintone で請求書作成から管理ができる？ 活用ポイントを紹介

請求業務は閑散期・繁忙期の違いこそあれ、毎月発生する定型業務です。定型業務とはいえ、ミスがないよう慎重に行う必要があり、対応にかかる手間は少なくないでしょう。

そこで、kintone を利用して請求書の作成・発行・管理を行う方法を解説します。kintone で請求業務を行うメリット・デメリットやおすすめプラグイン、活用ポイントなども紹介しています。ぜひ請求業務の効率化や楽で正確な請求業務のルール化を目指してみてください。

kintone（キントーン）はサイボウズ社が提供しているクラウドサービスで、アプリ開発に必要なIT知識がなくても、簡単に業務用のアプリを作成できるなど、業務の効率化に欠かせないプラットフォームです。

現在 Excel などで作成している請求書も kintone に読み込めば、Webブラウザ上で請求書を作成することが可能。しかも、読み込んだファイルは複数人で共同編集・管理もできます。

現在、紙書類の請求書を発行していて、送付先にはFAXや郵送で対応、という企業もあるでしょう。これが kintone なら、電子データとして請求書の作成・発行・管理をWeb上で一貫して行い、請求業務のIT化を実現できます。
また、kintone には多様なプラグインが用意されており、請求書の自動発行、自動メール送信など、さらに 業務の自動化・効率化を図れます。

kintone では請求書作成のほか、請求に関連する一連の業務も行えます。実施可能な業務の具体例は以下の通りです。

• 請求書の発行（PDF印刷）
• 請求書のメール送信
• 請求業務のプロセス管理
• 案件管理
• 請求書のデータ集計

kintone では、あらかじめフォーマットを作成しておいた請求書アプリに情報を入力するだけで請求書を作成し発行できます。発行した請求書はPDFに出力し、相手方にメール送信すれば、FAXや郵送の手間が省けるでしょう。
kintone はプロセス管理や顧客管理（CRM）、案件管理などでも利用可能です。発行した請求書のデータはレポート機能を使って集計ができるため、集計したデータを基に業務改善への分析も可能となります。

これらの業務は、プラグインや外部システムとの連携を活用すれば自動化も可能です。業務効率化だけでなくヒューマンエラー対策にもなり、kintone で請求書発行を行う際には、あわせてプラグインの利用も検討してみると良いでしょう。

その他、便利なプラグインについて、下記記事で紹介しています。ぜひ、こちらも参考にしてみてください。
▼kintone でガントチャートをプラグイン｜設定方法と使用例
▼kintone で名刺管理｜アプリやプラグイン連携を紹介
▼kintone のカレンダー表示機能｜便利なプラグインも紹介

kintone を活用した請求書作成には、様々なメリットがあります。ここでは主なメリットを5つ紹介します。

kintone の請求書発行アプリを使用すれば、情報を入力するだけで簡単に請求書の作成・発行ができます。発行した請求書のデータは自動保存されるため、過去のデータを検索して参照することも可能です。

さらに案件管理表などに紐づければ、案件ごとにデータを集めることができ、各案件別のデータも把握しやすくなります。

先に紹介した通り、kintone にはレポート機能が搭載されており、発行した請求書のデータをリアルタイムに集計しグラフ化・可視化できます。Excel などで請求書の作成を行っている場合には、別途集計作業を行う必要がありますが、kintone では集計にかかる時間を大幅に削減できます。
グラフでわかりやすく可視化できるため、業務改善や収益性アップ、分析のしやすさなどにもつながります。

kintone にはプロセス管理機能があります。このプロセス管理機能を併せて利用すれば、請求業務において「作成中」「送付済み」「処理済み」「データ集計済み」などといった、ステータスの管理が可能です。
プロセスを見える化すれば、タスクの抜け漏れ防止や進捗状況の把握など、円滑な業務の進行につながるでしょう。

下記記事で、kintone のプロセス管理について紹介しています。ぜひご参考ください。
▼kintone のプロセス管理｜基本設定と通知機能・ワークフローの設定例

kintone はコミュニケーション機能も充実しており、kintone には「スペース」と呼ばれる kintone 上である参加メンバーのみがアクセスできる空間があります。自由に参加メンバーや利用アプリを選べるため、kintone アプリ内のデータを活用しながら社内情報共有やコミュニケーションが図れます。
また、同じ業務を行っているチームメンバー内だけでなく、協力会社など外部への一斉連絡も可能なため、外部連携やコミュニケーションの場として有効でしょう。

メンションやコメント機能を使って、特定の相手に漏れなく情報共有ができます。スペース内でやり取りした内容も見える化されるため、ナレッジの共有や掲示板としての用途にも活用するのも良いでしょう。

kintone は非常に柔軟なツールのため、APIやプラグインなどを駆使してシステムと連携すれば、様々な業務を自動化できます。
例えば、請求書の作成・発行を案件に紐づけ、案件ごとに送付先のメールアドレスを設定し、メールサーバーと連携すれば、請求書の作成・発行時、送付先のメールアドレス宛に自動でメールを送信することも可能です。

ただし、kintone を利用したシステム連携には、いくつかのデメリットも存在します。次項で詳しい解説をします。あわせて参考にしてください。

kintone で請求書作成業務を行えば様々なメリットが得られることを解説しましたが、一方で3つのデメリットも存在します。

kintone をより有効活用するために、様々な企業が kintone 用のプラグインを提供しています。無料で利用できる便利なプラグインも存在する一方、法人向けのプラグインは有償が多いようです。
便利だからと、あれもこれもとプラグインを追加した場合、思わぬコスト増で負担が大きくなる可能性があります。

プラグインを利用する際は、コストパフォーマンスをしっかりと見極めた上で、必要なものに絞って利用しましょう。

kintone はIT部門でない社員でも簡単にアプリの作成が行えることが最大のメリットですが、メールの自動送信などシステムと高度に連携する仕様を組み込む場合には、プログラミングに関するIT知識が必要です。
例えば、メールの自動送信には kintone 以外にメーラーやメールサーバーの設定が必要になります。プラグインで簡単に設定できるケースもありますが、どのような流れでメールが送信されるのかシステム側を理解していなければ、メールの誤配送など思わぬインシデントに発展する恐れもあります。

IT知識に不安がある状態で高度なシステム連携を行う場合には、外部の支援サービスの利用も検討しましょう。

既存の業務を kintone に移行する際には、少なからず業務フローの変更や社員への利用方法のレクチャーなどが発生します。一気に業務の移行を開始すると、社員の混乱を招き、業務の停滞も懸念されます。

既存の業務を kintone に移行する際には、少しずつ時間をかけて移行していくようにしましょう。また、移行期間内は業務効率が落ちることを見越し、業務の閑散期などを狙っての移行がおすすめです。研修会などを行うことで、社員のIT教育の向上にもつながります。

kintone では様々な請求書作成プラグインが提供されています。ここでは3つのプラグインをピックアップし、機能や費用などを紹介します。

「請求管理ロボ」はSFA/CRMと会計をつなぐ請求・集金クラウドサービスで、請求業務の電子化・自動化を実現します。kintone 上で情報を一元管理でき、Salesforce などのソリューションとも連携可能です。そのため、SFA/CRMと連携した効率的な管理を行うことができます。
請求管理ロボ の導入成果として、とある企業の事例をご紹介します。

T社では、月のおよそ3分の1の時間がアナログな請求業務にとられており、すべてが手作業のため正確性にも欠ける状態でした。

請求管理ロボ 導入後は、ワンクリックで請求書の作成や送付ができるようになり大幅に工数を削減、リアルタイムで売上管理ができるダッシュボード機能により、営業担当者ごとの売上や取引先ごとの入金履歴も把握できるようになったといいます。

請求管理ロボ の参考価格は、月間請求書発行件数100件までのプランで初期費用300,000円（税抜）、月額費用50,000円（税抜）です。請求業務の業務効率化・生産性向上を図る際に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「BtoBプラットフォーム請求書× kintone」は請求書の受け取り・発行を電子化する BtoBプラットフォーム請求書 と kintone をシームレスに連携するプラグインです。
請求書の発行時には kintone に入力したデータが BtoBプラットフォーム請求書 に連携され、自動で請求書発行ができます。逆に請求書の受取時には、BtoBプラットフォーム請求書 から kintone にデータが連携されます。

BtoBプラットフォーム請求書× kintone の参考価格はプラグイン料金300,000円、保守料金75,000円（年間）です。BtoBプラットフォーム請求書 の導入を検討している、既に利用している場合に役立つでしょう。

「販売9+」は、販売から請求管理まで、販売に関連する9つの業務をまとめたプラグインです。販売の基本業務をまとめたパッケージになっているため、販売関連業務をまとめて kintone に移行する場合に利用しやすいでしょう。

販売9+ の参考価格は月額費用18,000円、ライセンス登録料50,000円です。別費用にはなりますが、オンライン対面開発やJavaScriptによる追加開発も提供されているため、自社にあわせた独自カスタマイズも可能です。

最後に、kintone で請求業務を行う際のポイントを2つ紹介します。活用ポイントをおさえて、請求業務の効率化に取り組んでみてください。

kintone の標準機能だけでも請求業務は行えますが、大幅な業務効率化を図るにはやはりプラグインを利用した方が手間がかからず利便性も高くなります。プラグインをうまく活用すれば、ワンボタンで請求書の作成から送付までを完了させることも可能です。

kintone で請求業務を行う際には、ぜひプラグインの利用も検討してみてください。

kintone では様々なプラグインが提供されていますが、プラグインはある程度パッケージ化された製品です。自社の業務体系にあわせて、より高度で柔軟なカスタマイズを行いたいという場合には、kintone の支援サービスの利用を検討しましょう。

支援サービスでは kintone の利用方法についてサポートを行っているところもあるため、kintone の操作に慣れていない方でも安心です。

今回は、kintone を利用して請求書の作成・発行・管理を行う方法を解説しました。

kintone を利用すれば、IT知識がなくても簡単に請求書作成アプリを作成して、情報を入力するだけで簡単に請求書を作成できます。また、請求書の発行（PDF出力）やメール送信、請求業務のプロセス管理、案件管理、請求書のデータ集計などが可能で、プラグインを利用すれば自動化が実現します。
一方で、プラグインや支援サービスの利用にはコストがかかる、高度な連携にはIT知識が必要になるなど注意が必要です。しかしながら、kintone を最大限に活用できれば、請求業務の大幅な業務改善につながります。

ぜひ、本記事で紹介したポイントを押さえ、請求業務の効率化を目指してみませんか。

※本記事の内容は2022年5月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。