kintoneで請求書作成から管理ができる？ 活用ポイントを紹介

請求業務は閑散期・繁忙期の違いこそあれ、毎月発生する経理の定型業務です。定型業務とはいえ、ミスがないよう慎重に行う必要があり、対応にかかる手間は少なくないでしょう。

そこで、kintoneを利用して請求書の作成・発行・管理を行う方法を解説します。kintoneで請求業務を行うメリット・デメリットやおすすめプラグイン、活用ポイントなども紹介しています。ぜひ請求業務の効率化や楽で正確な請求業務のルール化を目指してみてください。

kintoneの使い方や基本機能については、下記記事をご覧ください。
▼kintone（キントーン）の仕組みとは？ 使い方や機能について徹底解説！

請求書の作成や管理において、どのような問題が発生しやすいでしょうか。主に、以下の2つが挙げられるでしょう。

• 請求書の作成に手間と時間がかかる
• 請求書の管理が煩雑になりやすい

取引先が多くなるほど、請求書の作成業務には手間と時間がかかります。帳簿を参照して合計金額を算出したり、最新の取引先の情報（住所・担当者名など）を調べてから記入したりなど、それだけでも負担となるでしょう。
さらに、手作業での入力となると、誤字や入力漏れなどヒューマンエラーは付き物です。請求金額を間違えて送ってしまうと、企業間での信用問題にもつながりかねません。

また、請求書や契約書、領収書などは「証憑書類」に該当し、法律によって一定期間の保存が義務付けられています。2024年1月1日から電子帳簿保存法において、電子取引でのデータ保存が完全義務化となり、請求書のデータとして保存しなければなりません。請求書を適切に管理できていないと「保存場所がわからない」「過去の請求書を参照できない」といった問題が発生します。
請求書の保存場所の可視性を高めるためにも、検索機能のあるデータベースシステムの構築が求められています。

紙やExcel（エクセル）を使って請求書を作成している組織は未だ多いようですが、請求書作成・管理サービスを導入することで、業務の効率化やヒューマンエラーの防止、適切な管理につながるため、請求書作成業務が多い組織にはおすすめです。

kintoneを活用した請求書作成には、様々なメリットがあります。ここでは主なメリットを4つ紹介します。

• 簡単に請求書が作成できる
• 請求書のメール送付まで完結できる
• 請求業務のプロセスを見える化できる
•  プロジェクトやチーム内でコミュニケーションがとれる

請求書作成アプリの各フィールドに情報を入力するだけで簡単に請求書の作成・発行ができます。発行した請求書のデータは「レコード」として保存されるため、過去のデータを検索することも可能です。

さらにkintoneには、アプリ間の連携を可能にする機能があります。
例えば「ルックアップ」機能では、請求書に取引先の情報を記入する際、すべての顧客情報を登録してある「顧客マスタ」アプリから該当のデータを参照して自動で反映します。ワンクリックで反映できるため、入力の二度手間をなくせます。

ルックアップについては、下記記事をご覧ください。
▼kintoneのルックアップ機能とは？ 使い方や利用メリットを紹介

kintoneで作成した請求書を取引先に送る際、kintone上で直接メールを送信できたら便利ではないでしょうか。標準機能ではメールの作成・送信機能はありませんが、kintoneをカスタマイズしたりプラグインを導入したりすることで実現できます。

請求書はkintoneで作成してPDFに発行し、他のメールソフトで送付する、という方法でも十分に請求書作成業務は行えます。しかし、業務で利用するツールは1つに集約したほうが業務は効率化します。
取引先へのメール送付まで一貫してkintoneで行いたい場合は、メールソフトとの連携や専用プラグインの導入を検討してみましょう。

関連記事をご用意しております。
▼「kMailer」でkintoneからメールを送信！ メール連携サービスをご紹介

kintoneには「プロセス管理機能」があります。プロセス管理機能を利用すれば、請求業務において「作成中」「送付済み」「処理済み」「データ集計済み」などといった、ステータスの管理が可能です。
プロセスを見える化することで、タスクの抜け漏れ防止や進捗状況の把握など、円滑な業務の進行につながるでしょう。

下記記事にて、kintoneのプロセス管理について紹介しています。ぜひご参考にしてください。
▼kintoneのプロセス管理｜ワークフローの設定例を紹介

kintoneはコミュニケーション機能も充実しています。レコード詳細画面からチャット形式でコメントを残すことができ、データに紐づいた連絡や相談が可能です。
また、「スペース」と呼ばれるkintone上で指定された参加メンバーのみがアクセスできる空間があります。自由に参加メンバーや利用アプリを選べるため、kintoneアプリ内のデータを活用しながら社内情報共有やコミュニケーションが図れます。
同じ業務を行っているチームメンバー内だけでなく、協力会社など外部への一斉連絡も可能なため、外部連携やコミュニケーションの場として有効でしょう。

メンションやコメント機能を使って、特定の相手に漏れなく情報共有ができます。スペース内をナレッジの共有や掲示板として活用するのも良いでしょう。

関連記事をご用意しております。
▼kintoneのスペースをカスタマイズする方法とは？

kintoneで請求書作成業務を行えば様々なメリットが得られることを解説しましたが、一方で、3つのデメリット・注意点も存在します。

• プラグインの導入にはコストがかかる
• メール自動送信などの高度機能にはIT知識が必要
• 既存の業務から移行するための時間がかかる

kintoneをより有効活用するために、様々な企業がプラグインを提供しています。無料で利用できる便利なプラグインも存在する一方、法人向けのプラグインは有償が多いようです。便利だからと、あれもこれもとプラグインを追加した場合、思わぬコスト増で負担が大きくなる可能性があります。
プラグインを利用する際は、コストパフォーマンスをしっかりと見極めた上で、必要なものに絞って利用しましょう。

また、プラグインの利用には「スタンダードコース」以上の契約が必要です。ライトコースをご契約の方は、プラグインを利用できないためご注意ください。
各プランの詳細については、下記記事にて解説しています。
▼kintoneプランの選び方は？ 機能・月額料金を比較、解説！

kintoneは、IT部門でない社員でも簡単にアプリの作成を行えることが最大のメリットですが、メールの自動送信などシステムと高度に連携する仕様を組み込む場合には、プログラミングに関するIT知識が必要です。

例えば、メールの自動送信にはkintone以外にメーラーやメールサーバーの設定が必要になります。プラグインで簡単に設定できるケースもありますが、どのような流れでメールが送信されるのかシステム側を理解していなければ、メールの誤送信など思わぬインシデントに発展する恐れもあります。
IT知識に不安がある状態で高度なシステム連携を行う場合には、ベンダー企業の支援サービスの利用も検討しましょう。

既存の業務をkintoneに移行する際には、少なからず業務フローの変更や社員への利用方法のレクチャーなどが発生します。一気に業務の移行を開始すると、社員の混乱を招き、業務の停滞も懸念されます。

そのため、少しずつ時間をかけて移行していくようにしましょう。また、移行期間内は業務効率が落ちることを見越し、業務の閑散期などを狙っての移行がおすすめです。研修会などを行うことで、社員のIT教育の向上にもつながります。

kintoneで請求書を作成するには、請求書作成アプリとその他に必要となるアプリがあります。それぞれ解説していきます。

アプリの作り方は、3つの方法があります。

• 一から自分で作る
• サンプルアプリを利用する
• ExcelやCSVファイルを読み込む

kintoneアプリはドラッグ＆ドロップの簡単操作で作成できます。請求書に必要な項目を入力するためのフィールドを選択します。フィールドは「文字列」「日付」「ラジオボタン」などを選べますが、請求書の作成には「テーブル」フィールドが便利です。フィールドの種類については、こちらのページをご参考にしてください。
テーブルフィールドについては、下記記事にて解説しています。
▼kintoneのテーブル（表）とは？ 機能のメリット・デメリットや活用方法を紹介

kintoneにはアプリのひな型である「サンプルアプリ」が無料で提供されており、アプリストアから必要なアプリを選んで追加できます。そのまま使うことも、一部設定を変更して使うこともできるため、請求書作成アプリに使えそうなサンプルアプリを探してみてもよいでしょう。

もしExcelで請求書を作成しているならば、そのExcelファイルをkintoneに読み込んでアプリを作ることも可能です。フィールド名（項目名）とフィールドタイプを選択し直せば、簡単にアプリを作成できます。

アプリの作成方法について詳細を確認したい方は、こちらの記事をご覧ください。
▼kintone（キントーン）のアプリ作成例が知りたい！ 使い方やサンプルアプリを紹介

請求書作成アプリには、以下のようなフィールドを設定するとよいでしょう。必要に応じて追加・削除してください。

• 請求日
• 登録番号（インボイス事業者）
• 取引先名
• 総売上額（税別・税込）／総消費税額
• 入金額
• 繰越金額
• 今回の請求金額
• 請求明細テーブル

これらの項目を、次項で説明する各アプリからルックアップで参照し、請求書作成アプリに自動で反映するように設定する仕組みです。

先述したルックアップ機能を使って、請求書に必要な情報を記載するために、その他のアプリからデータを参照します。
請求書に必要なアプリは以下の通りです。

• 顧客管理アプリ
  顧客管理アプリでは、「締め日」の登録を行いましょう。請求書の締め日と顧客情報を紐づけるためです。取引内容によっては会社名などが被ることがあるかもしれないため、顧客の基本情報が集約された顧客管理アプリが必要となります。
• 売上管理アプリ
  売上管理アプリでは、日々の売上を登録します。この情報が請求書の請求明細として転記されるため、誤りがないように気を付けましょう。売上管理アプリに、顧客情報と紐づけるためのルックアップ、明細登録を行うテーブル、テーブル内の数値を計算する項目の3つを設定してください。
• 入金管理アプリ
  入金管理アプリでは、取引先からの入金情報を登録します。入金日・入金額に加え、ルックアップで顧客情報を取得しましょう。

kintoneでは様々な請求書作成プラグインが提供されています。ここでは以下3つのプラグインと連携サービスをピックアップし、機能や費用などを紹介します。

• 請求管理ロボ
• BtoBプラットフォーム 請求書× kintone
• プリントクリエイター

「請求管理ロボ」はSFA/CRMと会計をつなぐ請求・集金クラウドサービスであり、請求業務の電子化・自動化を実現します。kintoneと連携することで顧客管理から案件管理、見積り、請求まで一貫して業務の一元管理が可能です。Salesforceなどのソリューションとも連携可能なため、SFA/CRMと連携した効率的な管理を行うことができます。

請求管理ロボの導入成果として、とある企業の事例をご紹介します。T社では、月のおよそ3分の1の時間がアナログな請求業務にとられており、すべてが手作業のため正確性にも欠ける状態でした。
請求管理ロボ導入後は、ワンクリックで請求書の作成や送付ができるようになり大幅に工数を削減。リアルタイムで売上管理ができるダッシュボード機能により、営業担当者ごとの売上や取引先ごとの入金履歴も把握できるようになったといいます。

請求管理ロボの参考価格は、初期費用400,000円～、月額費用90,000円～です。請求件数によって月額費用が異なる場合があります。
詳細の金額が知りたい場合は、公式ページから問い合わせてください。請求業務の業務効率化・生産性向上を図る際に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「BtoBプラットフォーム請求書×kintone」は、請求書の受け取り・発行を電子化するBtoBプラットフォーム請求書とkintoneをシームレスに連携するプラグインです。
請求書の発行時には、kintoneに入力したデータがBtoBプラットフォーム請求書に連携され、自動で請求書発行ができます。逆に請求書の受取時には、BtoBプラットフォーム請求書からkintoneにデータが連携されます。ワンクリックで請求書の作成・受取業務がリアルタイムで可能に。

BtoBプラットフォーム請求書× kintoneの参考価格は、プラグイン料金300,000円、保守料金75,000円（年間）です。請求書作成業務を自動化させたい組織におすすめのプラグインです。

「プリントクリエイター」は、kintoneアプリ内の情報を引用して帳票を作成・出力できるプラグインです。
現在使用している書類のフォーマットをそのまま利用し、マウス操作で帳票のレイアウトが簡単に作成できます。画像やQRコード、バーコードなどを設置することも可能です。

また、kintoneからワンクリックで出力でき、個別で出力／一括で出力するか選択できます。出力できる形式は、単一ページ／複数ページ／自由なサイズなどがあります。時間指定・レコードの更新など、自動で出力することも可能です。

料金形態は4つのプランが用意されています。初期費用は無料で、kintone1環境につき1契約でOKです。

※すべて税別

プリントクリエイターについて、詳細は下記記事にて解説しています。
▼プリントクリエイターとkintoneアプリの連携について解説

今回は、kintoneを利用して請求書の作成・発行・管理を行う方法を解説しました。kintoneを利用すれば、IT知識がなくても簡単に請求書作成アプリを作成して、情報を入力するだけで簡単に請求書を作成できます。また、請求書の発行やメール送信、請求業務のプロセス管理、案件管理、請求書のデータ集計などが可能で、プラグインを利用すれば自動化が実現します。

プラグインの選定に迷ったら、kintoneオフィシャルパートナーに相談してみることをおすすめします。幅広いノウハウと実績を持ったエンジニアがお客様の課題への解決策を導き出し、最適なプラグインを提案します。
テクバンもkintoneオフィシャルパートナーです。お困りごとがございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

※本記事の内容は2025年5月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。