kintone（キントーン）の仕組みとは？ 使い方や機能について徹底解説！

働き方改革やDX推進により、業務改善ツールである「kintone」の普及が進んでいます。

広告で見かける機会も多いためなんとなくkintoneについて知ってはいても「kintoneでどんな業務ができるのだろう」「kintoneでの業務改善はどんなことができるのか」と具体的なイメージが湧かない方もいるかと思います。

そんな方に向けて、本記事ではkintoneの仕組みについて、機能や特長をご紹介します。
関連記事をご用意しておりますので、こちらも併せてご参考ください。
▼kintoneでできること・できないことは何？ 導入メリット・デメリットも解説

kintoneとは、開発の知識がなくても、10分もかからず業務アプリの作成が可能なクラウド型業務アプリの開発ツールです。ドラッグ＆ドロップの簡単操作でアプリを作成できる仕組みのため、プログラミング知識を有するエンジニアやシステム担当者だけでなく、誰でも操作可能です。

kintoneは、業務の担当者が必要に応じてアプリを作成することで組織の業務改善を目的としたツールです。業務の改善の余地があれば即座にアプリを修正でき、社内環境や業務に即したアプリ運用が実現するでしょう。

kintoneの利用により、膨大なデータを一元管理できたり、円滑なコミュニケーションが行えたりします。また、情報が一元化されることで、最新情報が随時更新されます。チーム内のやり取りもリアルタイムで把握できるため、ビジネススピードに後れを取らない迅速な意思決定・実行が可能です。業務効率や生産性の向上へとつながるでしょう。

次章より、kintoneの仕組みについて、詳細を解説していきます。

kintoneでは、社内外問わずすべてのコミュニケーションをスムーズにできます。業務内容によって関連するメンバーや情報の管理が可能です。

kintoneの「スペース機能」とは、チーム単位でのコミュニケーションを促進する機能です。
参加者メンバーを選んで招待し、スペースを作成することでチーム・部署単位でのメッセージの投稿や業務連絡、ファイルの共有が行えます。

スペースの中でも、さらにテーマや話題、議論する内容に応じて複数の「スレッド」を作成し、コミュニケーションをとれます。例えば、「総務部スペース」に総務関係メンバーを招待し、その中で「総務部内連絡」「社内備品管理」「福利厚生関連」「社内行事関連」などと細分化したテーマに沿ってスレッドを作成し、情報をわかりやすく共有できます。

kintoneのスペース機能について、下記記事にて詳細を解説しています。併せてご参考ください。
▼kintoneのスペースとは？ アプリ機能や活用方法を解説

kintoneの「ゲストユーザー」とは、招待したゲストスペース内の情報のみを閲覧・共有できるユーザーを指します。
ゲストスペースを作成し該当するユーザーをゲストユーザーとして招待することで、プロジェクト単位での進捗状況の共有や管理、社内外のメンバーを含めたコミュニケーションなどが可能です。

社外のメンバーに情報を共有できる他、閲覧情報の制限も可能です。ゲストユーザーは、ゲストスペースとゲストスペースに所属するアプリの情報しか閲覧できないため、kintone内の情報を守りながらコミュニケーションができます。

kintoneのゲストユーザーについて、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneのゲストユーザーとは？ 利用するメリットや注意点を紹介

kintoneの大きな魅力は、プログラミング知識を必要とせず業務アプリを誰でも簡単に作成できる仕組みだといえます。
顧客管理や案件管理、交通費といった経費申請、日報や受発注管理などあらゆる用途で使用が可能です。アプリの作成方法について、主に以下の3つが挙げられます。

• ドラッグ＆ドロップで簡単操作
• ExcelやCSVファイルを読み込む
• 100種類以上あるサンプルアプリを使用

kintoneのトップ画面「アプリ」欄にある［+］ボタンをクリックしてアプリを作成できます。
アプリ名を入力し、画面左側にある項目「フィールド」から文字列（1行）／リッチエディター／ラジオボタン／日付などを選び、右側の画面にドラッグ＆ドロップします。配置したフィールドの右上にマウスを乗せ「設定」をクリック。そこからフィールド名といった詳細設定を決めます。

kintoneアプリ作成画面を体験できるページが用意されていますので、こちらで操作を練習すると作成のイメージがつかめるでしょう。
kintoneアプリ作成画面

ExcelやCSVファイルを読み込んで、アプリを作成できます。アプリの作成と同時に、ファイル内のデータも取り込めます。

以下が基本的な手順です。

1. 業務で利用しているExcel・CSVファイルやそのコピーファイルを手元に用意
2. kintoneで読み込めるようにExcel・CSVファイルを整形し保存
3. ウィザードにしたがって、ファイルを読み込み

アプリのひな形である無料のテンプレートを「サンプルアプリ」といいます。
kintoneのアプリストアには、業種や業務、利用シーンごとに用意されたサンプルアプリが100種類以上あります。

サンプルアプリをダウンロードしたらすぐに利用できますが、さらにデザインを変更させることも可能なため、自社の業務環境に沿ったカスタマイズを行えます。

kintoneでは、紙の書類やファイルを一元管理できる仕組みです。
ファイル名の文字情報だけでなく、ファイルの中身まで検索が可能です。従来では社内サーバーに保存しているファイルをあちこち探すのに手間がかかりこともあります。kintoneでは探す時間をゼロになり、データ管理を効率化させます。

kintoneで管理する一つひとつのファイルに対し、担当者・更新日・利用上の注意といった関連情報を付加して管理することができます。これらの管理項目も社内の運用に合わせて柔軟に変更可能です。

また、サンプルアプリ「ファイル管理」にはPDFファイルの中身の全文検索機能があるため、キーワードを入力すれば、いちいちファイルの中身を開いて確認しなくてもファイルを調べられます。業務の時間短縮につながるでしょう。

さらにkintoneでは、ファイルの変更履歴とバージョン管理を行えます。
誤ってファイルを上書きしてしまっても、任意のバージョンに復旧できるため、ヒューマンエラーをフォローします。更新差分も確認しやすいため、煩雑になりがちなファイル管理を適正化します。

kintoneのアプリに蓄積されたデータを集計しグラフ化するレポート機能があります。
リアルタイムでデータがグラフに反映されるため、レポートや分析の度に再度まとめ直す手間を削減できます。
kintoneの標準機能でも複数のグラフの種類は用意されていますが、kintone専用プラグイン（拡張機能）を使用すれば、多彩でさらなる利便性を向上させたグラフ化が可能です。

krewDashboardについては、こちらから。

社内サーバーでExcel管理を行っている組織は多いかと思いますが、属人化しているExcel、重くて開かないExcel、最新版がわからないExcelなど、あちこち散財しがちです。
そのような問題をkintoneは解決します。

kintoneにExcelを読み込ませれば、複数人で編集・共有・管理が可能となります。
常に最新版が保存され、ファイルが更新されたら他の人のアカウントにも反映されます。わざわざファイルを共有し直す必要はありません。また、アクセス権限により、ユーザー単位や部署ごとなど細かな閲覧・編集の権限を設定可能です。

kintoneでは、標準機能でデータの変更履歴が残る仕組みです。Excelのように変更履歴を残すためのマクロを組み込まなくても「誰がいつどのようにファイルを変更したのか」を記録します。それに加え、変更前の段階にデータを復元することも可能なため、スムーズなExcel管理を実現するでしょう。

Excelは様々な業務に活用されていますが、それをkintoneに代替することができます。
フォーマットが統一されているため、情報の粒度が揃い、データとしてのクオリティがアップするでしょう。文字情報だけでなく、ファイルや写真の添付、計算式を挿入してデータを管理することも可能です。

集計されたデータは、リアルタイムで一覧へと反映。条件を絞り込んで検索したり、集計結果をグラフにして可視化したりすることができます。

kintoneに蓄積されたデータの一つひとつに対し、指示やアドバイス、コメントを書き込むことが可能です。情報を分散させないコミュニケーション機能が備わっているため、1か所に集約でき生産性の向上が期待できます。

またデータだけでなく、業務プロセス（ワークフロー）に沿った進捗管理も行えます。担当者とステータスを紐付け、進捗状況を明確化します。

kintoneは標準機能でも十分に業務効率化を向上させる機能がたくさんありますが、社内の業務環境によっては標準機能では賄えない場合もあるでしょう。そんな時はプラグイン（拡張機能）を活用し、kintoneでできることの範囲を広げます。

帳票出力やカレンダー、Webフォーム作成などあらゆる業務をより便利にする拡張サービスが用意されています。

無料で提供されているプラグインもありますので、下記記事をご参考ください。
▼kintoneのおすすめ無料プラグイン｜機能別に紹介

MicrosoftやSansanといった様々なクラウドサービスと連携し、効率的な利用ができます。
パッケージ化されているため、一からの開発に比べ開発期間や工数を大幅にカット。社内に既にクラウドサービスを導入している場合は、kintoneと連携して有効活用できないか検討するのもよいでしょう。

連携できる外部サービスについてはこちらを参照してください。

様々な業務・業務に特化した専用アプリがパッケージ化されています。外部サービス連携と同様に、こちらも一から開発する必要がないため、すぐに使うことができます。

パッケージ化されているプラグインをさらに自社用にカスタマイズしたい場合は、開発することで実現できます。プログラミングや拡張機能そのものに対する知識が必要となるため、kintone開発サービスを提供しているオフィシャルパートナーに依頼するとよいでしょう。

kintoneのオフィシャルパートナーについて、下記記事にて詳細を解説していますので、併せてご参考ください。
▼kintoneオフィシャルパートナーとは？ 導入時のお悩みを解決

kintoneは標準機能からカスタマイズできる仕組みも、魅力のひとつです。各機能の動作や画面表示など、用途に合わせたカスタマイズが可能となります。

カスタマイズについて、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneのカスタマイズ｜初心者向けの方法は？

kintoneのトップ画面は「ポータル」と呼ばれていますが、ポータルに表示させる情報を設定・変更できます。ポータルの設定を変更できるのは、kintoneのシステム管理を持つユーザーとcybozu.com共通管理者です。

また、「Kintone Portal Designer」というツールを使用すれば、HTML／CSSを編集しkintone のポータルを自由にデザインすることが可能です。複数のテンプレートやアイコンがあらかじめ用意されているため、テンプレートの一部を書き換えるだけで、ポータルをデザインできます。

HTML／CSSでは実現できないより高度なカスタマイズにはJavaScriptが必要となります。
例えば、「レコード一覧画面にボタンを配置し合計値を出力させる」「条件によって文字や背景の色やサイズを変更」といった実装は、JavaScriptで実現します。

HTML／CSSと比較すると難易度が上がるため、JavaScriptのコードをしっかりと理解しているエンジニアに任せることをおすすめします。

前章でも説明しましたが、プラグイン開発同様、カスタマイズサービスを提供しているパートナーは多く存在します。いまいちkintoneの導入効果が得られていない、使い勝手が悪い、と感じている方は、kintoneのカスタマイズについてパートナー企業に相談するのもよいでしょう。業務改善につながる施策を提案してくれるはずです。

テクバンのkintone開発支援・カスタマイズについては、こちらから。

kintoneはPCだけでなく、モバイル端末にも対応しています。Webブラウザからアクセスできますが、モバイル版のアプリをダウンロードして使用可能です。スマホの紛失で情報漏えいさせないために、接続できる端末を制限する「セキュアアクセス」、認証アプリによる「2要素認証」などのセキュリティ対策も備えています。

また、kintoneは日本語・中国語・英語に対応しているため、グローバルに活用できます。表示言語を切り替えると、ボタンやリンク名などcybozu.comで表示されるUIテキストの言語が変更されます。

kintoneの基本的な仕組みについて解説してきましたが、kintoneは様々な業務を効率化させる機能があるツールだということを理解いただけましたでしょうか。

業務を効率化させるアプリや拡張機能が用意されていたり、開発・カスタマイズできる仕組みだったりと、いざkintoneでの業務改善を目指しても何から使い始めればよいかわかりづらい場合もあります。

そんな時は、kintoneのオフィシャルパートナーに相談してみてください。テクバンもサイボウズ社から認定されているオフィシャルパートナーです。お客様のご要望や実現させたいカスタマイズについて、柔軟に対応いたします。

※本記事の内容は2023年7月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。