kintoneのゲストユーザーとは？ 利用するメリットや注意点を紹介

kintoneのゲストユーザーを利用したいけれど、どのようなものなのかわからない方は多いのではないでしょうか。

この記事では、kintoneのゲストユーザーの定義や利用するメリット、具体的な費用などをまとめて紹介します。ゲストユーザーの利用でよりkintone活用の幅が広がりますので、ぜひ参考にしてみてください。

招待したゲストスペース内の情報のみを閲覧、共有できるユーザーをkintoneのではゲストユーザーといいます。ゲストスペースとは、社外の人を招待してkintone内でコミュニケーションが取れるスペースのことです。

ゲストスペースを作成して該当するゲストユーザーを招待することで、下記のような使い方ができます。

• プロジェクト単位での進捗状況の共有や管理
• 外部業者や委託先ごとの情報共有
• 子会社や協力会社など社内外の人員を含めたコミュニケーション

kintoneのゲストユーザーを有効活用することで、業務効率化やコミュニケーションの円滑化につながります。

ゲストユーザーとしてkintoneにログインするためには、下記のいずれかのプラン契約が必要です。

ゲストユーザーはドメインユーザーよりも、安価にログインできる点が特長です。例えば、ドメインユーザーがスタンダードコースを使用しており、ゲストユーザーを追加したい場合は、ゲストユーザーを1人当たり月額1,200円でアサインできます。

ゲストユーザーとして招待したい相手が既にkintoneを利用している場合は、費用はかかりません。ゲストスペースとアカウントの共有化が可能です。

kintoneのプランについては、下記を参考にしてみてください。
▼kintoneプランの選び方は？ 機能・月額料金を比較、解説！

ここからは、kintoneのゲストユーザーを活用するメリットをご紹介します。どのようなシーンでゲストユーザーを有効活用できるのか理解できますので、参考にしてみてください。

1つ目は、社内外の人と効率よくコミュニケーションが取れることです。プロジェクトの進捗や複数拠点との連携など、社外の人を巻き込んだ情報共有や情報管理が必要なケースは数多くあります。

社内と社外でコミュニケーション方法やツールが分断されていると、情報管理が複雑化し漏れやミスが起こりやすいです。kintoneのゲストユーザーを使えば、1つの画面で情報管理や情報共有ができます。ツールを使い分ける必要がなく、業務効率化が実現できます。

2つ目は、閲覧情報を制限できるところです。社内向けの情報と社外向けの情報は、異なることが多いです。ゲストユーザーはゲストスペースとゲストスペースに所属するアプリの情報しか閲覧できないため、システム内の機密情報を守りながらコミュニケーションが取れます。

また、ゲストユーザーは他社のスレッドの削除や編集ができないため、情報の質を維持し管理できます。

3つ目は、社外とのコミュニケーションを可視化できることです。電話や個人メールの場合は社外とのコミュニケーションが可視化できず、外部とのやり取りが確認できません。

kintoneを使うと、社外とのやり取りをスレッド内に残せます。ゲストスペース内のメンバーなら誰でも目を通せるため、共通認識として理解できます。

kintoneのゲストユーザーは、下記のような作業ができません。

• 参加メンバーの追加や変更、削除
• 本人以外が作成したスレッドの編集、削除
• ゲストスペースのお知らせ掲示板の編集
• ゲストスペース内での新規アプリの作成や編集、削除
• kintoneのモバイルアプリでの操作など

ゲストユーザーができることを理解した上で、ゲストユーザーができない設定はドメインユーザーが行うようにしましょう。

kintoneの活用方法でお悩みの場合は、テクバン「kintone開発支援サービス」の活用をぜひご検討ください。「kintoneが有効活用できていない」「kintoneを業務効率化につなげたい」などkintone導入中や導入後の悩みに応じた提案をしています。

「kintone開発支援サービス」については下記で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。
kintone開発支援サービス

kintoneのゲストユーザーを使うと、社内外での情報共有やコミュニケーションが円滑になります。また、情報共有の履歴を可視化できるため、プロジェクトやグループで共通認識を持てるようになります。

kintoneを有効活用するにはゲストユーザーの導入を検討して、kintone内でできる業務を増やしていきましょう。

※本記事の内容は2023年6月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。