kintoneのプロセス管理｜基本設定とワークフローの設定例

業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」の機能のひとつである「プロセス管理」機能はできることが多く、業務上のメリットがあります。
しかし、設定方法や使い方がわからないと、その力を十分生かせません。

そこで、kintoneのプロセス管理の基本設定と各種設定例を解説します。便利な機能を理解して、業務改善に活用してください。

kintoneのプロセス管理は、業務での申請・承認といった一連の流れ（ワークフロー）などをデジタル化できる機能です。
プロセス管理を設定すると「どの状態（ステータス）で」「誰（作業者）が」「何をする（アクション）か」という情報がアプリに追加されます。

レコード（おのおののデータをひとつにしたもの）を複数のユーザーで管理・編集できる機能があり、必要なタイミングでいつでも閲覧できるため、スムーズに業務のやりとりが行えるのがメリットです。

申請書類を作成し承認の押印を必須とするアナログ対応の企業は、いまだに意外と多いようです。
申請や承認は人の手で行うため、業務完了までに時間がかかってしまいがちですが、そもそもワークフロー自体に決まった形がなく、その時々でやり方が異なる状態は大変非効率だといえるでしょう。

kintoneのプロセス管理で定められたワークフローを活用すれば、PCやスマホからでも申請や承認が行えるようになります。
業務の迅速化はもちろん、Web上で管理するため、リモートワークでも活用しやすい点が魅力です。業務のやりとりをスピードアップさせたい企業や、リモートワークを導入している企業にとっては、kintoneのプロセス管理の機能は特に役立ちます。

プロセス管理は一般的に、「ステータス」「アクション」「作業者」という3つの項目を組み合わせて設定します。

例えば「申請内容を記載したレコードを登録し、上司の承認を得る」というプロセスの場合、「ステータス」「アクション」「作業者」には、それぞれ以下が該当します。

• ステータス：登録／承認待ち／承認済み
• アクション：申請／承認／差し戻し
• 作業者：レコード登録者／上司

プロセス管理の「条件」とは、状況ごとに実行内容を変更できる機能です。
条件設定で、そのシーンに合わせて別のアクションや作業者を定めます。プロセス管理の「3.プロセス」における、「アクションが実行できる条件」で設定可能です。

実行の条件は、基本的にkintoneのフィールドから設定します。
主なフィールドには以下のようなものがあり、それぞれの数値などを条件に指定します。

出典：「kintoneで利用できるフィールド一覧」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/form/form_parts.html

ただし、次の5つのフィールドは条件を指定できないため、注意が必要です。

• 文字列（複数行）
• リッチエディター
• ラベル
• 添付ファイル
• 関連レコード一覧

kintoneのプロセス管理の基本的な設定は、次の手順で行えます。

1. レコード右上にある歯車アイコンをクリックし、「設定」タブから「一般設定」を選択して「プロセス管理」を開く

2. 「1.有効化」から「プロセス管理を有効にする」にチェックを入れる

   

   出典：「プロセス管理の基本的な使いかた」kintone ヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/process/set_process.html

3. 「2.ステータス」からレコードのステータスを設定
   「申請前」「申請中」「承認済」などのステータスを適宜設定し、業務に必要なプロセスを明確にします。
4. 「3.プロセス」に進み、作業者やアクション、条件などを設定
   必要に応じてアクション名や条件を付け、ワークフローの詳細を設定します。特に条件が必要なければ、「すべてのレコード」のままで問題ありません。
5. 「作業者」を設定
   最初のステータスでは「作業者を設定しない」か「レコードを作成したユーザーを作業者とするか」のいずれかを選択できます。
6. 「アクションが実行できる条件」を設定
   「アクションが実行できる条件」を設定すると、条件によって分かれるワークフローを設定できます。詳しくはこちらから。
   
7. 「アクション名（ボタン名）」を設定
   アクションを実行するための「ボタン」として作業者の画面に表示されます。
   
8. 「実行後のステータス」を設定
   アクションが実行されると、「アクション実行前のステータス」から、ここで設定したステータスに変わります。手順3で設定したステータスから選択できます。
   
9. ここまでのプロセスが作成できたら、他のプロセスも同様に設定
   「申請する→申請中」「申請中→承認済み」というように、ひとつずつプロセスの設定が必要となります。
10. プロセス管理の詳細を設定したら、画面左上にある「保存」をクリック

11. 保存したら続いて画面右上の「アプリを更新」をクリックし、さらに「OK」を選択

    

    出典：「プロセス管理の基本的な使いかた」kintone ヘルプ
    https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/process/set_process.html

以上で、基本となるプロセス管理の設定は完了です。 レコードを開くと設定した最初のステータスが確認でき、アクションボタンが追加されているはずです。
実際に申請や承認をアクションによって行い、ステータスを進められます。

作業者とは、アクションを実行し、現在のステータスを次のステータスに自動的に変更する担当者として、指定されているユーザーのことを指します。

出典：「ステータス、アクション、作業者とは」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/process/requiredsettings_process.html

作業者に指定したユーザーに、レコードの閲覧権限が与えられている必要があります。レコードの閲覧権限がないと、そのユーザーはレコードの閲覧だけでなく、アクションも実行できません。
なお、レコードの編集権限はなくても問題ありません。

作業者が設定されている場合、アクションを変更するためのボタンは、作業者のレコード詳細画面だけに表示されます。作業者以外にはボタンは表示されません。
作業者が設定されていない場合は、レコードを表示できるすべてのユーザーにボタンが表示されるようになっています。

作業者は、ステータスごとに設定できます。設定手順については、以下の通りです。

1. 「3.プロセス」にある「作業者」のプルダウンをクリック。最初のステータスでは、「作業者を設定しない」かレコードを作成したユーザーを「作業者」とするか、いずれかを選択
2. 2番目以降のステータスでは、ユーザー名や組織名を直接入力するか、「フォームのフィールドを追加」からフィールドを選択して、作業者を設定
3. 複数のユーザーや組織を設定する場合は、ドロップダウンの「次のユーザーから作業者を選択」「次のユーザー全員」「次のユーザーのうち1人」の選択肢の中から、いずれかを選択

手順3で、どれを選択するかによって、作業者の決まり方やステータスが切り替わるタイミングが異なります。

• 「次のユーザーから作業者を選択」を選択した場合

  • 作業者の決まり方：
    設定画面で設定したユーザーが、そのステータスの作業者の候補となる。また、候補者のうち、前のステータスの作業者によって指定された1人のユーザーが、そのステータスの作業者となる。
  • ステータスが切り替わるタイミング：
    指定された作業者がアクションを実行したタイミング

• 「次のユーザー全員」を選択した場合

  • 作業者の決まり方：
    設定画面で設定したユーザー全員が作業者となる。
  • ステータスが切り替わるタイミング：
    作業者全員がアクションを実行したタイミング

• 「次のユーザーのうち1人」を選択した場合

  • 作業者の決まり方：
    設定画面で設定したユーザー全員が作業者となる。
  • ステータスが切り替わるタイミング：
    作業者のうち、誰か1人がアクションを実行したタイミング

kintoneを使う申請ワークフローには、以下のような設定が例として挙げられます。

• 条件分岐がある
• 却下・差し戻しがある
• 承認者が複数人いる

これら3つのパターンの設定方法について、次項より説明します。

ワークフローの中に条件分岐がある場合、事前に設定を行うことで状況に応じたアクションが可能です。
例えば、物品の購入金額が「10万円未満の場合」と「10万円以上の場合」で申請先を変更したり、部署ごとで申請のアクションを分けたりできます。

条件分岐の設定方法は、以下の流れで実行可能です。

1. 「アクションが実行できる条件」でフィールドや条件式を入力
2. 条件ごとのステータスを設定
3. 内容を確認してレコードの更新を保存する

申請の内容によって却下や差し戻しの可能性がある場合には、事前にアクションに加えておくことでその後の処理がスムーズになります。

例えば、「申請中」のステータスに「承認」「却下」「差し戻し」を設定し、承認の場合には「承認済」のステータスへ、「却下」「差し戻し」の場合には「不承認」のステータスに移る流れを、あらかじめ作ることが可能です。

この場合の設定方法を紹介します。

1. 「プロセス管理」でステータスを設定
2. ステータスごとのアクションに「却下」「差し戻し」を追加・設定
3. それぞれのアクションによって変化するステータスを設定
4. 内容を確認してレコードの更新を保存する

プロセス管理の申請に対して承認者が複数いる場合には、ケースごとに誰が承認できるのかを設定可能です。
複数人の承認の設定で、「全員の承認が必要」「部長のうち誰か1人の承認が必要」といった形で使い分けられます。

この場合の設定方法を紹介します。

1. プロセス管理の「作業者」から、「次のユーザーから作業者を選択」「次のユーザー全員」「次のユーザーのうち1人」のいずれかを選択
2. 作業を承認するユーザーを選択
3. 内容を確認してレコードの更新を保存する

プロセス管理に設定した内容は、そのアクションに応じて通知を受け取ることが可能です。せっかくスピーディーに申請や承認ができるプラットフォームを用意しても、ワークフローの進捗に気づかなければ意味がありません。
スムーズに担当者に通知が届くように設定することも、kintoneを使いこなすコツです。

自分が作業者の場合には自動で通知が行われますが、自分の申請が承認されたときは通知がされないため、別途条件の設定を行う必要があります。

プロセス管理における条件通知の設定方法は下記の通りです。

1. 「設定」タブの「通知」から「レコードの条件通知」を選択
2. 「レコードの条件」に、通知条件を設定
3. 内容を確認して保存する

それぞれの詳細を確認し、通知が送られてくるように設定してみましょう。

通知設定を行うには、まずレコード一覧画面の右上にある歯車アイコンをクリックし、「通知」のタブにある「レコードの条件通知」を選択します。
続いて「追加する」をクリックして、どのようなタイミングで通知を受けるのかを設定しましょう。

また、kintoneではメールによる通知も受けられるようになっています。
メールの通知に関しては、システム管理者が「利用する機能の選択」から「通知のメール送信機能を利用する」の選択によって使用できます。

メール通知はユーザーごとに設定が可能で、歯車アイコンで「個人設定」をクリックし、通知対象を選択して設定します。

続いて「レコードの条件」の項目に、通知を受け取る際の条件を入力します。
例えば「〇〇の製品フィールド」で「〇〇の項目」が選択されたとき、担当となるユーザーだけに通知される設定などが可能です。

出典：「[レコードの条件通知]レコードが特定の条件を満たしたときの通知を設定する」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/notification/record_condition.html

まず通知の対象となるフィールドを選択し、通知が行われる条件を決めます。
続いて「通知先」の項目で、「ユーザー／組織／グループ」もしくは「フォームのフィールドを追加」で通知する対象を選択します。

その後、必要に応じて「通知内容」から通知した際に表示される件名を入力できます。
「申請が承認されました」などわかりやすい内容にしておけば、通知だけで情報の確認も可能です。

出典：「[レコードの条件通知]レコードが特定の条件を満たしたときの通知を設定する」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/notification/record_condition.html

最後に変更した通知設定の内容を確認して保存すれば、作業は完了します。
変更を確定させるには、画面左上にある「保存」をクリックします。

その後画面右上にある「アプリを更新」をクリックし、変更した通知設定をレコードに適応させます。
以上で、基本的な通知設定は完了です。

kintoneのプロセス管理の機能は、多くの企業にメリットをもたらします。
この機会に基本となる設定方法を確認して、業務内容や職場環境に合ったプロセス管理ができるよう、設定してみてはいかがでしょうか。

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※本記事の内容は2021年3月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。