kintoneでワークフロー管理を効率化！ 申請業務や情報伝達を迅速に

日々の業務で発生する申請業務や資料の回覧。このようなワークフローをkintone（キントーン）で管理すると、業務の迅速化と効率化が実現します。
「上長が不在がちで承認までに時間がかかる」「承認フローの進捗状況がわからない」といった問題も解決することが可能です。

この記事では、kintoneでワークフロー管理を行うメリットや活用例、設定の流れなどを解説します。

kintoneでできることのひとつに、ワークフローの管理が挙げられます。
申請業務や承認作業、稟議の決裁、資料の回覧などもkintoneで行うことが可能です。これらは日常的に発生する業務ですが、そこには様々な課題や問題点があります。

• 上長の不在や確認忘れで承認までに時間がかかる
• 社内にいるときでないと申請や承認作業が行えない
• 承認フローの進捗状況が把握しづらい
• 書類の作成や管理に手間がかかる

近年では、リモートワークの普及やペーパーレス化が進み、オンラインで申請業務が行えるワークフローシステムを導入する企業も増加しました。
一方で「システムが複雑で使いこなせない」「コストがかさむ」といった新たな問題も生じています。

このような様々な課題を解決に導いてくれるのがkintoneです。
kintoneでワークフロー管理を行うことで、申請業務の効率化とスピードアップが実現します。また、kintoneは操作が簡単で扱いやすく、低コストで導入できるため、ワークフローシステムが抱える課題にも対応できます。

kintoneでワークフロー管理を行うことには、どのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な5つのメリットを紹介します。

申請業務をはじめとする様々なワークフローを、kintoneでまとめて管理できるようになります。
紙やExcel、メールなど、バラバラだった申請手段をkintoneに集約することで、承認作業やプロセス管理が効率化します。

あらゆる申請業務をkintoneに集約すれば、kintoneを開くだけで申請状況や対応状況が簡単に確認できます。
「いつ誰が申請したのか」「申請書がどこまで回っていて、誰の承認を待っている状態なのか」などがすぐにわかります。情報はすべてkintoneに蓄積されるため、過去の申請に関してもスピーディーに調査できます。

また、ワークフローの可視化により、処理漏れや二重対応などのミスも少なくなると考えられます。

kintoneは、PC・スマホ・タブレットにも対応しているため、社内外を問わず、いつでもどこからでも申請や承認が行えます。リモートワークに活用できる点も大きなメリットです。

営業や出張で社外にいても申請内容の確認や承認作業が行えるため、業務が滞りません。「上長が不在がちで承認までに時間がかかる」「会社に戻らないと申請ができない」といった課題も解決できるでしょう。

kintoneでは、対応しなければならない申請や作業タスクが登録されると、その対象者に通知が届きます。PCやスマホにリアルタイムで通知が届くため、担当者の見逃しや処理忘れを防止することが可能です。

リアルタイム通知によって、承認までのスピードや情報伝達が早くなれば、日々の業務が効率化するはずです。急を要する申請にも迅速に対応できるようになります。

kintoneでは、自社の業務内容や承認経路に合わせて、自由にワークフローシステムを設計できます。各種申請業務から稟議書の決裁、資料の回覧まで、様々な業務への活用が可能です。

条件分岐のある申請や、差し戻し・却下のある申請など、複雑なフローにも対応しています。

kintoneを使ったワークフロー管理の例として、申請業務や承認作業、稟議の決裁、資料の回覧、作業タスクの管理などが挙げられます。実際にどのような業務の中で活用されているのか、具体例を一覧にまとめました。

• 出張申請
• 旅費交通費申請
• 休暇申請
• 備品購入申請
• 在宅勤務申請
• 案件管理
• クレーム管理
• 議事録管理
• 稟議書回覧
• 商談報告
• 日報

これらは一例に過ぎず、業務の中でワークフロー管理が必要になるシーンはまだまだ多くあります。
煩雑な従来の申請方法をkintoneで一元化すれば、情報伝達や決裁までのスピードが上がり、業務全体が効率化します。

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サイボウズ社やkintoneベンダー企業から提供されている、申請業務を効率化させるアプリ・プラグインをご紹介します。
社内でのワークフロー管理が煩雑になって困っている方は、ぜひこれらのアプリやプラグインを利用してみてください。

• ワークフロー（社内申請管理）パック
• DeemS【統合型】ワークフローkintoneプラグイン＆アプリ
• Smart at tools for kintone 申請パック

「ワークフロー（社内申請管理）パック」は、交通費申請・出張申請・物品購入申請の3つをまとめたパックです。これらの申請を頻繁に行う場合は、こちらのサンプルアプリを活用するとよいでしょう。
kintoneのアプリストアから無料で追加できます。

「DeemS」は、アイティーフィット社から提供されているワークフロープラグインです。
標準のプロセス管理では難しいkintoneのアプリ間連携を実現します。出張申請や購買申請など、複数の申請元となるkintoneアプリを1つのワークフローアプリの一覧画面で確認できるため、ワークフローの一元管理化が可能です。
30日間の無料期間が設けられているため、まずはお試しで使い勝手を確認してから導入を検討するとよいでしょう。

「Smart at tools for kintone 申請パック」は、エムソリューションズ社から提供されているワークフローパックです。
あらかじめ準備された申請フローパターンから、業務に沿ったフローを選択することで複雑な設定を省略できるため、業務担当者でも簡単に構築す可能です。
kintone標準のプロセス管理において「申請経路の設定が難しい」「細かい設定ができない」「申請状況の管理できない」のような課題を解決します。
こちらも15日間の無料トライアルが設けられています。

kintoneでワークフローの管理を行う際には、「プロセス管理」という機能を使用します。
プロセス管理とは、複数ユーザーの間でkintoneに登録されたレコードの編集や確認をするためのプロセスを設定する機能のことをいいます。

アプリにプロセス管理を設定すると、kintone上で「どの状態で」「誰が」「何をする」かが明確になり、申請業務に活用できるのです。
kintoneでワークフロー管理を行うための主な手順は以下の通りです。

1. ワークフローを整理する
2. アプリにプロセス管理を設定する
3. 動作テストを実施して運用する

各工程について順番に見ていきましょう。

kintoneのプロセス管理の設定について、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
▼kintoneのプロセス管理｜基本設定と通知機能・ワークフローの設定例

プロセス管理の設定に入る前に、ワークフローを整理しておきましょう。
まずは、業務の流れや担当者・承認者をリストアップしてまとめ、次に承認経路を図で表します。

事前にワークフローを図式化しておくと、承認経路や各段階での必要な対応が明確になり、この後に行うプロセス管理の設定作業がスムーズに進みます。

任意のアプリでプロセス管理の設定を行います。
例えば、出張に関するワークフローを管理したいのであれば、出張申請アプリから設定します。

以下が主な設定項目です。

• アクション実行前のステータス
• 作業者
• アクションが実行できる条件
• アクション名（ボタン名）
• 実行後のステータス

以下の手順に沿って、プロセス管理を設定します。

1. レコード一覧画面の右上にある歯車アイコンをクリックし、「設定」タブの中にある「一般設定」から［プロセス管理］を選択

2. 「1.有効化」で［プロセス管理を有効にする］にチェックを入れる

   

   出典：「プロセス管理の基本的な使いかた」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040575.html

3. 「2.ステータス」を設定
   標準設定として未処理／処理中／完了が設定されていますが、ステータス名の変更や追加・削除も可能です。

   

   出典：「プロセス管理の基本的な使いかた」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040575.html

4. 「3.プロセス」を設定
   事前に準備したワークフローを基に、プロセスを設定します。
   最初の「アクション実行前のステータス」では、手順3で設定した「最初のステータス」が自動で反映されます。

5. 「作業者」を設定
   作業者は「アクションを実行してステータスを変更する担当者」を指します。
   「作業者を指定しない」またはレコードを作成したユーザーを「作業者」とするかを選べます。

   

   出典：「プロセス管理の基本的な使いかた」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040575.html

6. 「アクションが実行できる条件」を設定
   ここでは、条件によって分かれるプロセス管理を設定します。
7. 「アクション名（ボタン名）」を設定
   アクションを実行するためのボタンとして、作業者の画面に表示されます。

   

   出典：「プロセス管理の基本的な使いかた」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040575.html

8. 「実行後のステータス」を設定
   アクションが実行されると「アクション実行前のステータス」から、ここで設定したステータスに変わります。
   手順3で設定したステータスの中から選択可能です。
9. 同様に他のプロセスも設定する
   「申請前→申請中」「申請中→承認済み」というように、それぞれのプロセスに対して設定を行います。
   また、作業者として「承認者」を指定する場合、事前にフォームに「ユーザー選択」フィールドを追加し、フィールド名を「承認者」としておくとよいでしょう。

   

   出典：「プロセス管理の基本的な使いかた」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040575.html

10. 画面右下の［保存］ボタンをクリック
11. 画面右上の［アプリを更新］ボタンをクリック
12. 確認ダイアログで［アプリを更新］ボタンをクリック
    以上で、プロセス管理の設定が完了です。レコードを追加して保存すると、最初のステータスと次のステータスに進むボタン（アクション）も表示されます。

    

    出典：「プロセス管理の基本的な使いかた」kintoneヘルプ
    https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040575.html

プロセス管理の設定が完了したら、運用前に動作テストを行いましょう。様々なパターンを試して、設定ミスや不具合などがないか確認します。
主なチェックポイントを以下にまとめました。

• ワークフローを正しく反映できているか
• ステータス選択やアクションが正しく実行されるか
• 担当者や承認者に抜け漏れがないか

動作テストで正常に機能することが確認できたら、業務での運用を開始しましょう。

業務によっては、複雑なワークフロー管理が求められるケースもあるでしょう。kintoneのプロセス管理は汎用性が高く、以下のようなワークフローにも対応できます。

• 条件分岐のある申請
• 差し戻し・却下のある申請
• 承認者が複数の申請

具体的にどのようなケースに対応できるのか、順番に紹介します。

条件分岐のある申請とは、ある条件によって承認経路が変化するワークフローのことをいいます。
例えば、「申請金額が10万円以上となる場合には、部長承認を必須とする」「10万円未満なら課長承認で完了とする」というようなワークフローの設定が可能です。

申請が差し戻しになったり、却下されたりするケースは珍しくありません。kintoneは、このような差し戻しや却下、再申請を含むワークフローにも対応できます。
例えば、「差し戻しになった企画書を修正して再申請し、内容を確認した上長が承認・却下の判断を下す」というフローも管理できます。

kintoneでは、承認者が複数いるワークフローの管理も可能です。ケースごとに誰が承認作業を行うか設定することもできます。
仮に、各部署の部長を複数名、承認者に設定したとします。この場合、申請に対して「部長全員の承認を必須とする」「部長のうち、誰か1人以上の承認が必要」「指定した部長の承認が必要」などと、承認方法を選択できます。

kintoneでワークフロー管理を行うための各種設定は、それほど難しいものではありません。
とはいえ、申請フローが複雑な場合や、大きな組織で運用する場合には、設定にある程度の時間を要することが予測されます。ワークフローのkintone化をスムーズに進めたい場合は、kintone開発のプロの手を借りるのも有効な方法です。

テクバンは、kintoneを提供するサイボウズ株式会社公認のパートナー企業です。
ワークフロー管理に関するお悩みの解決から、開発・運用サポートや活用アドバイス、kintoneの全体設計の見直しまで、幅広いサービスを提供しています。どのようなお悩みも、ぜひお気軽にご相談ください。
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この記事では、kintoneでワークフロー管理を行うメリットや活用例、設定の流れなどを解説しました。

kintoneアプリにプロセス管理を設定すると、kintone上で申請業務や稟議の決裁、資料の回覧などが可能になります。従来の煩雑なワークフローをkintone化することで、承認作業や情報伝達がスピードアップし、生産性向上にもつながります

ぜひこの機会に、kintoneでのワークフロー管理に取り組んでみてはいかがでしょうか。

※本記事の内容は2023年6月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。