kintone（キントーン）で経費精算業務をシステム化する方法を解説

サイボウズ社のクラウド型プラットフォーム「kintone（キントーン）」には拡張機能があり、導入した企業やチームに合ったアプリやプラグインを自由に加えることができます。様々な業務が効率化するアプリやプラグインを組み込めるため、経費精算のシステム化も可能です。

とはいえ、kintone で経費精算のシステムを構築する方法は複数あります。どんな方法がいいのでしょうか。

この記事では、kintone で経費精算のシステムを構築する3種類の方法を紹介します。それぞれ詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

経費精算業務は作業量が多く、企業の限られたリソースを圧迫する要因のひとつといえます。たとえば、以下のような問題を感じている人は多いでしょう。

• 領収書の確認や申請書の作成が面倒
• 交通費の計算・記録が大変
• 担当者が不在で承認依頼ができず後回しになる
• 月末や月初に承認依頼が集中して忙しい
• 仕訳や勘定科目などの記帳作業が複雑
  
  

申請者や承認者、経理担当者にとって、経費精算は負担が大きい作業です。経費計上にミスがあれば税務署の指摘を受ける恐れがあるため、正確性を強く求められます。アナログ起票やExcel管理など、申請フォーマットが混在している場合の経費精算はさらに煩雑です。

このように経費精算には多数の課題があるため、「kintone で経費精算をシステム化したい」と考える方は珍しくありません。

経費精算を効率化したいとお悩みであれば、kintone を活用しましょう。

kintone は、自社の業種・業務に合わせて、必要な機能を拡張できます。kintone に経費精算の機能を組み込めば、経理関連のワークフローのスリム化が可能です。

kintone は自由度が高く、標準機能を拡張させる方法は複数あります。主な方法は、以下の3パターンです。

• サンプルアプリを複数利用して組み合わせる
• プラグイン（拡張機能）を追加する
• サイボウズ社のオフィシャルパートナーへ委託する

これらは、IT系企業でなくとも取り組みやすい kintone 機能の拡張方法です。JavaScriptを使用して機能を自社で追加・開発する方法もありますが、プログラミングなどの一定のIT知識やスキルが求められます。自社で機能を追加・開発に不安がある場合は、紹介した3つの拡張方法がおすすめです。それぞれについて、順番に解説します。

kintone のサンプルアプリを組み合わせれば、比較的簡単に経費精算をシステム化できます。

サンプルアプリとは、kintone 公式でもともと用意されているアプリの「ひな型」です。様々な業種・ニーズに合わせたタイプがあるため、そのまま使うこともでき、また細かなデザインや設定を変更しながら使うこともできます。

また、kintone には、サンプルアプリを組み合わせたパッケージが用意されています。経費精算用のパッケージは、「ワークフロー（社内申請管理）パック」が最適です。

ここでは、ワークフロー（社内申請管理）パックに含まれるアプリと、おすすめの単独アプリの計4つを紹介します。

1. 交通費申請
2. 出張申請
3. 物品購入申請
4. 旅費精算申請
   
   

具体的な機能を見ていきましょう。

交通費申請は、ワークフロー（社内申請管理）パックに含まれているサンプルアプリです。

kintone は社外からもアクセスできるため、交通費の立替金が生じたその場で入力できます。交通費が発生した時点で登録しておくと、使用した交通ルートと交通費を後から確認する必要がありません。

登録項目は、訪問先や移動手段、交通費に対応しています。合計金額は自動計算され、複数の移動があった日でもスムーズな申請・承認が可能です。

出張申請は、ワークフロー（社内申請管理）パックを構成するサンプルアプリのひとつです。

日付と出張費用などの基本項目に加え、出張先や出張目的を詳細に記入できます。申請状況は一覧で表示され、「未申請（下書き）」「上長確認中」「承認」といったステータスがつき、進捗状況を把握できます。同アプリ内で交通費申請も行えるため、社員の出張や移動が多い会社やチームにおすすめです。

物品購入申請も、ワークフロー（社内申請管理）パックに含まれ、「物品購入の事前申請時」に使用するアプリです。

登録可能な項目は、購入した商品名、単価、数量、金額です。具体的な用途・目的を記載する摘要欄もあり、経理担当者による正確な仕訳や勘定科目設定に役立つでしょう。

また、同一申請内の合計金額は自動計算されるため、複数の購入品目の合計金額を自分で算出・入力する作業は不要です。手入力によるミスを防ぎ、経理業務の正確性を高めます。

旅費精算申請は、出張の旅費やその他経費、日当を申請するサンプルアプリです。ワークフロー（社内申請管理）パックに含まれていないため、必要な場合は個別に導入しましょう。

出張に関わる諸経費の一括申請が可能で、不在がちな営業社員やその上長におすすめです。さらに、このアプリはJavaScriptのサンプルコードを読み込むと、入力規制などのエラーチェック機能をつけられます。社内でJavaScriptによるカスタマイズに対応できる場合は、便利な機能を追加してみましょう。

続いて紹介するのは、kintone のプラグイン（拡張機能）を追加する方法です。経費精算機能を持つプラグインは20ほど（2022年4月時点）あり、基本的に有料です。各プラグインで提供されている主な機能は、以下の3つです。

1. 外部サービスとの連携
2. 販売管理・請求書管理
3. 口座振替・ICカード連携

詳しく解説します。

経費精算プラグインは、外部サービスの会計システムと連携する仕様が基本です。営業管理や販売管理、クラウド会計ソフトなど、連携可能な外部サービスは多数あります。現在利用中の外部サービスと kintone で連携できるかどうか、確認してみましょう。

外部サービスと連携できる一例としては、「乗換案内Biz」と連携できる「K-Apps 旅費交通費精算 with 乗換案内Biz」があります。アプリ内で交通ルートの経路検索から運賃の自動登録、申請・承認まで行えることがメリットでしょう。定期区間の除外にも対応しており、実際に交通費が生じた区間のみ正確に登録できます。

経費精算プラグインの中には、販売管理や請求書機能を追加できるタイプもあります。案件確認、受注明細、請求書発行、仕入れ商品マスタ、入金確認など、プラグインごとに詳細な機能は異なります。導入する際は、必要な機能を洗い出してから比較してみてください。

請求書管理プラグインの例として挙げられるのが、「請求管理ロボ」です。請求書の発行・送付や、入金消込・催促といった請求業務の自動化に対応しています。複数の決済手段を利用できるため、異なる決済手段による入金情報の一元管理が可能です。kintone 内で請求業務が完結し、二重登録などのミスを抑えられます。

口座振替や、ICカード連携などの機能に特化したプラグインも利用できます。口座振替は、kintone の売上入力を反映し、銀行引き落としの依頼データを自動作成する機能です。依頼データをもとに、入金処理も自動で実行されます。

「kincone」は、ICカード連携対応のプラグインです。PASMOやモバイルSuicaなどのICカードを、スマホまたはFeliCaリーダーにかざして使用します。勤怠と交通費情報を読み取り、自動登録されます。

kintone はJavaScriptによる開発に対応していますが、仕様設計のためにはある程度のプログラミング知識が求められます。自社開発に不安がある、もしくはサンプルアプリやプラグインよりも細かい機能がほしい場合は、kintone 公認のパートナー企業への依頼を検討してみてください。

パートナー企業は kintone について深く理解しており、アプリの提案や開発などのサービスを提供しています。

その公認パートナーであるテクバンは、kintone の導入・開発支援から運用サポートまで幅広く対応しています。現在利用しているクラウドサービスとの連携も支援可能です。

最後に、kintone に経費精算を組み込む3つの方法について、比較表にまとめました。

ご覧のように、いずれの方法も一長一短の特徴があります。経費精算業務をkintoneでシステム化したい場合は、予算や社内のITノウハウ、リソースなどを考慮して設計方法を選びましょう。

経費精算は、あらゆる企業で頻繁に発生する業務です。その上、正確な記帳が重要であるため、システムによる業務効率化が肝心といえます。業務効率の改善は、社内リソースの再分配やヒューマンエラーの抑制にもつながります。

煩雑な経費精算業務にお悩みであれば、kintone を活用してみてはいかがでしょうか。

サンプルアプリやプラグイン、オフィシャルパートナーへの依頼など、最適な方法で経費精算業務をシステム化しましょう。

※本記事の内容は2022年5月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。