kintone で勤怠管理するメリットは？ 導入手順やアプリの例も紹介

勤怠管理を Excel やタイムカードで行っている中小企業は少なくありません。しかし、手動での勤怠管理には、打刻の打ち忘れや計算ミスなどがつきものです。働き方改革に対応するためにも、勤怠管理のシステム化は必須といえます。

初めて勤怠管理をシステム化するなら、サイボウズ社の kintone（キントーン）がおすすめです。kintone ではオンラインで勤怠管理が可能な上、情報の一元化を進められるため、業務の効率化や経費の削減にもつながります。

本記事では、kintone 上で勤怠管理をするメリットや導入手順、おすすめのアプリなどを解説します。

kintone の勤怠管理システムを使えば、出退勤管理や残業・休暇申請などを全てオンラインで完結できるようになります。
kintone の勤怠管理システムの主な機能は以下の通りです。

• 出退勤管理
  オンライン上で出退勤管理ができる
• 残業・休暇申請と承認
  残業・休暇申請のオンライン化。申請依頼はリアルタイムで通知される
• 有給残日数管理
  勤怠状況にもとづいて有給残日数や残業時間を自動計算
• 緊急時の勤怠連絡
  体調不良や緊急時にはスマホやタブレットからリアルタイムで勤怠状況を共有
• コメント機能
  各申請にコメントを紐づけられる

kintone で勤怠管理するメリットは、勤怠管理のオンライン化だけではありません。あらゆる業務の効率化や自動化を実現できます。
以下では、kintone で勤怠管理をする4つのメリットを解説します。

kintone で勤怠管理をすれば、出退勤の記録から休暇・残業申請、緊急時の連絡までオンラインで行えます。勤怠管理のオンライン化により柔軟な働き方を実現できるのです。

また、タイムカードや Excel で勤怠管理をしている企業は、打刻漏れや承認プロセスの複雑化などにお悩みではないでしょうか。kintone の勤怠管理システムは手動入力が不要で、正確な打刻登録や生産性の向上などが期待できます。

紙ベースの休暇・残業申請の場合、「書類の記入→提出→承認」という複数のプロセスを踏みます。そのため、承認されるまでに時間がかかる、承認依頼が見落とされるなどのデメリットが発生します。また、紙ベースの残業記録では、不正やミスが生じるリスクも忘れてはいけません。

kintone の勤怠管理システムは、リアルタイムでの申請依頼通知により、ペーパーレスでスピード承認が可能です。また、正確な残業申請もできるため、就業規則の徹底を強化できます。

kintone の大きなメリットは、アプリ上で入力したデータを自動集計できることです。そのため、月末の計算やまとめ直しなどの手間を省けます。また、実績と有給日数や勤務時間、給与計算などを kintone に紐づければ、別途の計算作業も不要になるのです。

このように kintone の導入によって、単純ながらも膨大な時間のかかる業務を削減することで、従業員はより生産性の高い仕事に注力できます。

kintone はシフト管理も可能です。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼kintone でシフト管理をする4つの方法

kintone は拡張性の高さも魅力的です。例えば、勤怠管理アプリの勤務時間を作業詳細表示アプリと紐づけると、各作業に費やしていた時間が可視化されます。どの作業に、どれだけの時間を費やしていたのかがわかるため、効果的に業務改善に取り組めます。

kintone はワークフローのプロセス管理も得意です。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼kintone のプロセス管理｜基本設定と通知機能・ワークフローの設定例

kintone による勤怠管理が向いているケースと向いていないケースがあります。以下では、kintone での勤怠管理がおすすめな3つのケースを解説します。

すでに全社内で kintone を導入している場合には、kintone による勤怠管理を前向きに検討しましょう。

kintone のプランのうち、スタンダードコースの料金体系は1ユーザー当たり月額1,500円です。つまり、kintone の利用ユーザー数が増えるたびに、追加料金を支払うことになります。
一方、利用できるアプリ数の上限は1,000個です。1,000個以内であればアプリの追加コストは発生しないため、すでに全従業員もしくは部署単位で kintone を利用している場合は、勤怠管理の kintone 移行が進めやすく、コストメリットもあるでしょう。

kintone のプランについて詳しい記事をご用意しています。
▼kintone プラン別費用とは？ 価格・評判・特徴も解説

kintone の魅力は、自社でシステム開発するよりも、素早く簡単に様々な業務改善ができることです。

勤怠管理は当然ながら、顧客管理やプロジェクト管理、社内ポータルなどあらゆる機能が kintone にあるため業務の効率化を推進します。そのため、勤怠管理以外の業務改善を目指している場合、kintone はおすすめの業務プラットフォームです。

例えば、勤怠管理とプロジェクト管理を改善する場合、通常は別々の管理システムを導入する必要があります。この場合、それぞれのシステムの導入や操作方法の理解、料金の支払いなどの大きな手間とコストが発生します。

kintone を導入すれば、1つのシステム上で複数業務の改善ができるため、このような手間がかかりません。勤怠管理と他の業務の効率化を検討しているなら、kintone は有効な候補となります。

その他、kintone を導入するとどんなメリットがあるのか、さらに詳しい記事をご用意しています。
▼kintone でできること・できないことは何？ 導入メリット・デメリットも解説

どんな業務を改善できるのか、kintone の活用事例の記事をご用意しています。ぜひご覧ください。
▼kintone の活用についてご紹介！ 導入事例を参考に詳しく解説

kintone はユーザー単位の契約です。例えば、50人の従業員の勤怠管理を kintone で行う場合、50人分の料金を支払うことになります。従業員数が少ない中小企業は低コストで導入できるのです。

また、従業員数が少ないと勤務体系もシンプルな傾向にあります。kintone でも十分に勤怠管理できるでしょう。

さらに、kintone で他の業務もまとめて改善すれば、他のシステムにかける費用を削減できます。kintone の料金内であらゆる業務を改善できるため、予算の限られた中小企業にこそおすすめです。

ここからは、kintone での勤怠管理が向いていないケースを紹介します。結論を言えば、勤怠の種類が複雑、もしくは勤怠管理の効率化のみを目指す企業は、勤怠管理に特化したシステムを導入したほうがいいかもしれません。

kintone で行える勤怠管理は、出退勤管理や残業申請、有給日数管理などのシンプルなものです。自社の勤務形態がシンプルで、Excel やタイムカードでの勤怠管理から脱却を目指す中小企業にとっては、kintone で十分に勤怠管理できるでしょう。

しかし、勤務形態が複雑な企業の場合、kintone では対応できない可能性があります。例えば、フレックス制度や時短勤務など様々な勤務形態の従業員がいるとします。この条件下において、kintone で勤怠管理をする場合、勤務形態別に勤務情報の集計システムを構築しなければいけません。

また、kintone で柔軟な勤怠管理をする場合には、JavaScriptなどによるカスタマイズ開発が必要です。勤務形態が複雑もしくは手の込んだ勤怠管理をする場合は、勤怠管理システムの導入も検討しましょう。

kintone の標準機能の拡張は意外と簡単です。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼kintone のカスタマイズ｜初心者向けの方法は？

JavaScriptによる kintone のカスタマイズについては、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
▼kintone でのJavaScript活用

kintone の魅力は、勤怠管理やプロジェクト管理、顧客管理などの複数業務の改善ができることです。勤怠管理の効率化だけを目指すのなら、以下の2つの理由により、勤怠管理に特化したシステムの導入をおすすめします。

1つめの理由が料金です。勤怠管理に特化したシステムの多くは、1ユーザー当たり月額300円から利用できます。複数の業務改革をする場合は kintone が割安ですが、勤怠管理だけなら専用システムの方が割安です。

2つめの理由が機能性です。前述の通り、kintone ができるのはシンプルな勤怠管理となります。一方、専用の勤怠管理システムは標準装備で、多様な勤務形態や複数打刻などの高度な機能を備えています。

以上2つの理由から、勤怠管理だけを行うならば、専用システムの方が割安な料金で、かつ複雑な勤怠形態の設定や便利な機能を使用できるといえます。

kintone であらかじめ用意されている、業務ごとに適したアプリの“ひな型”のことを「サンプルアプリ」といいます。サンプルアプリは無料で使うことができ、そのまま使うだけでなくデザインや設定を変更することも可能です。

ここからは、kintone の勤怠管理ですぐに使えるサンプルアプリを2つ紹介します。

「タイムカード」は、勤怠の記録や申請、管理が簡単にできるアプリです。従業員が出退勤の時刻を入力すると、自動で勤務時間が計算されます。また、タイムカードを導入すれば、上長への申請・承認作業もスマホからワンタップで行えるようになります。

申請・承認のログは残されるため、過去の履歴や経緯もタイムカードでの一括管理が可能です。従業員の申請結果は一覧で表示されるので、一目で承認状況を確認できます。さらに、有料の連携サービスを利用すれば、NFCカード・交通カードでの自動打刻を行えます。

「タイムカード（月次版）」は、月間の勤怠時間を管理できるアプリです。従業員が出金時刻と勤怠時刻を入力すれば、システム上に自動で勤怠時間が計算されます。休憩時間を差し引くこともできるため、正確な勤怠時間の記録が可能です。

従業員の1か月の合計勤務時間は自動で集計されます。そのため、月末の勤務時間の計算作業が不要になります。

また、変更履歴機能があるのも特徴です。データ編集の履歴を確認できるため、不正変更の防止へとつながり、結果的に正確な勤怠時間の記録が可能です。すでに給与管理システムなどを導入している企業は、登録データをCSVで書き出せます。

kintone のシンプルな勤怠管理システムなら5分程度で構築できます。
その流れを簡単に解説します。

まず、下図の kintone のトップページであるポータルの[アプリ]項目の[+]ボタンをクリックして、アプリストアへ遷移します。

出典：「サンプルアプリを追加する」kintone ヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

サンプルアプリのページは、「業務」や「業種」別で必要なアプリを探せる仕様です。また、アプリストア検索欄を使えば特定のキーワードで検索できます。「勤怠管理」や「タイムカード」などの言葉で検索し、勤怠管理に関するアプリを探しましょう。

出典：「サンプルアプリを追加する」kintone ヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

検索したサンプルアプリを選択後の次画面で「このアプリを追加」をクリックします。

出典：「サンプルアプリを追加する」kintone ヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

[追加]をクリックします。

出典：「サンプルアプリを追加する」kintone ヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

出典：「タイムカード」kintone 機能
https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/055-timecard.html

サンプルアプリの初期設定で日付は当日に設定されており、申請者と申請日時は自動入力となっています。
必要なのは、承認者・出勤時刻・退勤時刻の入力のみです。
勤務時間は「退勤時刻―出勤時刻」で自動算出され、申請ボタンをクリックすれば、承認者に通知が送信されます。PCはもちろん、スマホからも勤怠登録が可能です。

このように、シンプルな勤怠管理自体はあっという間に作れます。
また、申請日時記録などが故意に変更されないよう、勤怠管理の編集ができる人を絞るアクセス権の設定が可能です。

1. 「アクセス権」→「アプリ」→「ユーザー/組織/グループを追加」の順でクリック
2. 責任者を追加
3. 編集や削除の権限を有効化
4. 「Everyone」「レコード編集」・「レコード削除」権限のチェックを外す
5. 「保存」をクリック

これで従業員は勤怠記録の編集ができないため、勤怠記録の不正変更を防止します。さらに、休憩時間を勤怠管理に含めることも可能です。kintone の勤怠管理では、アイデア次第で様々な機能を搭載できます。

「kincone（キンコン）」は勤怠・交通費精算のための有料プラグインです。kincone を活用すると、kincone アプリをダウンロードしたスマホをタイムレコーダーとして活用できます。従業員は、SuicaやPASMO、モバイルSuicaなどのICカードをタッチするだけで、出退勤時間と交通情報の記録ができます。

kincone について詳しくはこちら

「Focus U タイムレコーダー」は、従業員の出退勤時刻をリアルタイムで把握できるクラウド型勤怠管理サービスです。Focus U タイムレコーダー を導入すれば、PCやスマホなどのモバイル端末を打刻端末として活用できます。

打刻方法は7種類用意されており、従業員に合った打刻が可能です。打刻情報はリアルタイムで更新されるため、リモートワークにも使用できます。kintone と連携させることで、kintone 上に「出勤」「外出」「再入」「退勤」の打刻時間が反映されます。

Focus U タイムレコーダー について詳しくはこちら

kintone と kincone を連携すれば、Slack・Chatwork・LINE WORKS からも打刻ができるようになります。基本的な仕組みは、事前に設定した「おはよう」などの特定のメッセージをチャットツールで入力するだけで、打刻完了です。チャット打刻を導入すれば、リモートワークの勤怠管理や打刻忘れ防止などを行えます。

kintone を使えば、勤怠管理だけでなく、顧客管理や受発注管理などの様々な業務改革や、社内コミュニケーションの活性が進みます。そのため、コストを抑えつつ、全体の業務改革に取り組みたい企業に kintone はおすすめです。

kintone に興味がある方は、まずは30日間無料のトライアルに申し込みましょう。また、kintone の開発や運用にお悩みがある場合、商品知識が豊富なパートナー企業のサポートを受けることが早道かもしれません。

テクバンはサイボウズ社に認定されたオフィシャルパートナー企業です。お困りのことがありましたらぜひご相談ください。

kintone のトライアルについて詳しい記事をご用意しております。
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kintone の導入をお考えの方はオフィシャルパートナーの活用が便利です。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
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※本記事の内容は2022年5月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。