kintoneで勤怠管理するメリットは？ 導入手順やアプリの例も紹介

勤怠管理をExcel（エクセル）やタイムカードで行っている企業や組織は少なくないでしょう。しかし、手動での勤怠管理には、打刻の打ち忘れや計算ミスなどがつきものです。働き方改革に対応するためにも、勤怠管理のシステム化は必須といえます。

サイボウズ社の kintone（キントーン）は、あらゆる管理業務に対応しており、進捗管理や案件管理、スケジュール管理などに活用されていますが、勤怠管理においても有効です。オンラインで勤怠管理が可能な上、情報の一元化を進められるため、業務の効率化や経費の削減にもつながります。

本記事では、kintone上で勤怠管理をするメリットや導入手順、おすすめのアプリなどを解説します。

kintoneで勤怠管理アプリを作成して勤怠管理を行えば、出退勤管理や残業・休暇申請（ワークフロー）などを全てオンライン上で完結できるようになります。
kintoneでの勤怠管理で使える主な機能は以下の通りです。

• 出退勤管理
  オンライン上で出退勤管理。出退勤時刻から労働時間を自動算出
• 残業・休暇申請と承認
  残業・休暇申請のオンライン化。申請依頼はリアルタイムで通知され、kintone上に可視化される
• 有給残日数・残業時間の管理
  勤怠状況に基づき、有給残日数や残業時間を自動計算
• 緊急時の勤怠連絡
  モバイル端末に対応しているため、体調不良や緊急時にはスマホやタブレットからリアルタイムで勤怠状況を登録・共有
• コメント機能
  各申請に対して、アプリ内でコメントを紐づけられる

kintoneで勤怠管理するメリットは、勤怠管理のオンライン化だけではありません。あらゆる業務の効率化や自動化を実現できます。
以下では、kintoneで勤怠管理をする4つのメリットを解説します。

• オンラインで出退勤の記録・管理ができる
• 休暇・残業申請の自動化
• 様々な業務の効率化
• 拡張性が高い

kintoneで勤怠管理を行えば、出退勤の記録から休暇・残業申請、緊急時の連絡まで、全てオンライン上で行えます。勤怠管理のオンライン化により、柔軟な働き方を実現できるのです。

また、タイムカードやExcelで勤怠管理をしている企業は、打刻漏れや承認プロセスの複雑化などにお悩みではないでしょうか。そこで、kintoneで勤怠管理を行うことで手動入力が不要となり、正確な打刻登録や生産性の向上などが期待できます。

タイムカードやExcelは、従業員ごとでそれぞれ管理する必要があるため、従業員が多くなるほど管理の負担が大きくなります。しかし、kintoneであれば、すべての従業員の勤怠情報が1つのアプリに集約されるため、一元管理が実現し、管理負担も軽減されるでしょう。

紙ベースの休暇・残業申請の場合、「書類の記入→提出→承認」という複数のプロセスを踏みます。そのため、承認されるまでに時間がかかる、承認依頼が見落とされるなどのデメリットがあります。また、紙ベースの残業記録では、不正やミスが生じるリスクも忘れてはいけません。

勤怠管理の中で申請・承認フローを追加するには、kintoneの「プロセス管理機能」を使ってワークフローを設定します。プロセス管理機能は、リアルタイムで申請依頼の通知を承認者へ送ったり、差し戻しの工程や複数人の承認者を指定したりといった設定も可能です。
申請・承認業務をkintone化すれば、ペーパーレスでスピーディーなワークフローを実現します。また、正確な残業申請もできるため、就業規則の徹底強化にもつながるでしょう。

kintoneはプロセス管理について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼kintoneのプロセス管理｜ワークフローの設定例を紹介

kintoneの大きなメリットは、アプリに入力したデータを自動集計できることです。そのため、月末の計算やまとめ直しなどの処理の手間を省けます。
また、実績と有給日数や勤務時間、給与計算などの情報を他のアプリで管理し、それらのデータを勤怠管理アプリに紐づければ、別途の計算作業も不要になります。
アプリ間でのデータ連携には「ルックアップ」「関連レコード一覧表示」といった機能が便利です。
ルックアップについては、下記記事にて解説しています。
▼kintoneのルックアップ機能とは？ 使い方や利用メリットを紹介

このように、kintoneで単純ながらも膨大な時間のかかる業務を削減することで、従業員はより生産性の高い仕事に注力できます。

kintoneはシフト管理も可能です。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼kintoneでシフト管理をする4つの方法

kintoneは拡張性の高さも魅力的です。自社独自の勤怠管理システムを構築したい場合は、JavaScriptを使ったカスタマイズがおすすめです。
また、外部クラウドサービスや基幹システムとの連携も可能なため、情報の一元管理化による業務の自動化やデータの集計・分析などにも活用できます。

例えば、従業員の労働時間からどの案件にどのくらい工数がかかっているのか、残業が多くなっている従業員の担当タスクが偏っていないかなどを分析し、従業員が働きやすい現場を目指すことにも活用できるでしょう。
kintoneは拡張性が高いツールだからこそ、使い方次第で、たくさんの業務改善方法があるのです。

kintoneによる勤怠管理が向いているケースと向いていないケースがあります。以下では、kintoneでの勤怠管理がおすすめな3つのケースを解説します。

• すでにkintoneを導入している
• 勤怠管理以外の業務の効率化も目指している
• 従業員数が少ない

すでに全社内でkintoneを導入している場合には、kintoneによる勤怠管理を前向きに検討しましょう。

kintoneのプランのうち、スタンダードコースの料金体系は1ユーザー当たり月額1,800円です。つまり、kintoneの利用ユーザー数が増えるたびに、追加料金を支払うことになります。
一方、利用できるアプリ数の上限は1,000個です。1,000個以内であればアプリの追加コストは発生しないため、すでに全従業員もしくは部署単位でkintoneを利用している場合は勤怠管理のkintone移行が進めやすく、コストメリットもあるでしょう。

kintoneのプランについて、詳しい記事をご用意しています。
▼kintoneの料金は高い？ プラン別費用について解説

kintoneの魅力は、素早く簡単に様々な業務改善ができることです。
勤怠管理は当然ながら、顧客管理やプロジェクト管理、社内ポータルなどあらゆる機能がkintoneにあるため、業務の効率化を推進します。そのため、勤怠管理以外にも業務改善を目指していれば、kintoneはおすすめの業務プラットフォームです。

例えば、勤怠管理とプロジェクト管理を改善する場合、通常は別々の管理システムを導入する必要があります。この場合、それぞれのシステムの導入や操作方法の理解、料金の支払いなどの大きな手間とコストが発生します。しかし、kintoneであれば、1つのシステム上で複数の管理業務を行えるため、このような手間がかかりません。
勤怠管理と他の業務の効率化を検討しているなら、kintoneは有効な候補となります。

その他、kintoneを導入するとどんなメリットがあるのか、さらに詳しい記事をご用意しています。
▼kintoneでできること・できないことは何？ 導入メリット・デメリットも解説

どんな業務を改善できるのか、kintoneの活用事例の記事をご用意しています。ぜひご覧ください。
▼kintoneで業務改善！ 活用事例を業種別からチェック

kintoneはユーザー単位の契約です。例えば、50人の従業員の勤怠管理を kintoneで行う場合、50人分の料金を支払うことになります。初期費用も無料のため、従業員数が少ない中小企業は、低コストで導入できるでしょう。
また、従業員数が少ないと勤務体系もシンプルな傾向にあります。kintoneでも十分に勤怠管理が可能です。

さらに、kintoneで他の業務もまとめて改善すれば、他のシステムにかける費用を削減できます。kintoneの料金内であらゆる業務を改善できるため、予算の限られた中小企業にこそおすすめです。

ここからは、kintoneでの勤怠管理が向いていないケースを紹介します。結論を言えば、勤怠の種類が複雑、もしくは勤怠管理の効率化のみを目指す企業は、勤怠管理に特化したシステムを導入したほうがいいかもしれません。

• 勤怠の種類が複雑
• 勤怠管理だけしたい

kintoneで行える勤怠管理は、出退勤管理や残業申請、有給日数管理などのシンプルなものです。自社の勤務形態がシンプルで、Excelやタイムカードでの勤怠管理から脱却を目指す中小企業にとっては、kintoneで十分に勤怠管理できるでしょう。

しかし、勤務形態が複雑な企業の場合、kintoneでは対応できない可能性があります。例えば、フレックス制度や時短勤務など様々な勤務形態の従業員がいるとします。この条件下において、kintoneで勤怠管理をする場合、勤務形態別に勤務情報の集計システムを構築しなければいけません。
kintoneで柔軟な勤怠管理をする場合には、JavaScriptやプラグインによるカスタマイズ開発が必要です。勤務形態が複雑もしくは手の込んだ勤怠管理をする場合は、勤怠管理システムの導入も検討しましょう。

kintoneの標準機能の拡張やJavaScriptカスタマイズについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼kintoneのカスタマイズ｜初心者向けの方法は？
▼kintoneでJavaScriptを活用し、さらなる業務改善へ！

kintoneの魅力は、勤怠管理やプロジェクト管理、顧客管理などの複数業務の改善ができることです。勤怠管理の効率化だけを目指すのなら、以下の2つの理由により、勤怠管理に特化したシステムの導入をおすすめします。

1つめの理由が料金です。勤怠管理に特化したシステムの多くは、1ユーザー当たり月額300円から利用できます。複数の業務改革をする場合はkintoneが割安ですが、勤怠管理だけなら専用システムの方が割安です。
2つめの理由が機能性です。前述の通り、kintoneができるのはシンプルな勤怠管理となります。一方、専用の勤怠管理システムは標準装備で、多様な勤務形態や複数打刻などの高度な機能を備えています。

以上2つの理由から、勤怠管理だけを行うならば、専用システムの方が割安な料金で、かつ複雑な勤怠形態の設定や便利な機能を使用できるといえます。

kintoneであらかじめ用意されている、業務ごとに適したアプリの“ひな型”のことを「サンプルアプリ」といいます。サンプルアプリは無料で使うことができ、そのまま使うだけでなくデザインや設定を変更することも可能です。

ここからは、kintoneの勤怠管理ですぐに使えるタイムカードアプリを3つ紹介します。

「タイムカード」は、勤怠の記録や申請、管理が簡単にできるアプリです。従業員が出退勤の時刻を入力すると、自動で勤務時間が計算されます。また、タイムカードを導入すれば、上長への申請・承認作業もスマホからワンタップで行えるようになります。

申請・承認のログは残されるため、過去の履歴や経緯もタイムカードでの一括管理が可能です。従業員の申請結果は一覧で表示されるので、一目で承認状況を確認できます。さらに、有料の連携サービスを利用すれば、NFCカード・交通カードでの自動打刻を行えます。

「タイムカード（月次版）」は、月間の勤怠時間を管理できるアプリです。従業員が出金時刻と勤怠時刻を入力すれば、システム上に自動で勤怠時間が計算されます。休憩時間を差し引くこともできるため、正確な勤怠時間の記録が可能です。

従業員の1か月の合計勤務時間は自動で集計されます。そのため、月末の勤務時間の計算作業が不要になります。また、変更履歴機能があるのも特徴です。データ編集の履歴を確認できるため、不正変更の防止へとつながり、結果的に正確な勤怠時間の記録が可能です。すでに給与管理システムなどを導入している企業は、登録データをCSVで書き出し、流し込むことができます。

「タイムカード（IF関数搭載版/月次版）」は、タイムカード（月次版）にIF関数を組み込み、勤務状況に応じて勤務時間や残業時間を算出します。上長への申請・承認を行うことも可能です。

勤怠状況が「未選択」「終日休暇」の場合、出退勤にかかわらず勤務時間を「0」と登録され、それ以外の勤怠状況の場合には、出退勤時間から勤務時間を算出します。
IF関数を使った計算式がすでに設定されているため、そのまま使うことも、一部設定を変更して使うこともできます。

IF関数について、関連記事をご用意しております。
▼kintoneのIF関数を使って、条件分岐の機能を追加しよう

kintoneのシンプルな勤怠管理システムなら5分程度で構築できます。その流れを簡単に解説します。
まず、下図のkintoneのトップページであるポータルの「アプリ」項目の［+］ボタンをクリックして、アプリストアへ遷移します。

出典：「サンプルアプリを追加する」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

サンプルアプリのページは、「業務」や「業種」別で必要なアプリを探せる仕様です。また、アプリストア検索欄を使えば特定のキーワードで検索できます。「勤怠管理」や「タイムカード」などの言葉で検索し、勤怠管理に関するアプリを探しましょう。

出典：「サンプルアプリを追加する」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

検索したサンプルアプリを選択後の次画面で［このアプリを追加］をクリックします。

出典：「サンプルアプリを追加する」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

［追加］をクリックします。

出典：「サンプルアプリを追加する」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

サンプルアプリの初期設定で日付は当日に設定されており、申請者と申請日時は自動入力となっています。必要なのは、承認者・出勤時刻・退勤時刻の入力のみです。
勤務時間は「退勤時刻ー出勤時刻」で自動算出され、申請ボタンをクリックすれば、承認者に通知が送信されます。PCはもちろん、スマホからも勤怠登録が可能です。

このように、シンプルな勤怠管理自体はあっという間に作れます。
また、申請日時記録などが故意に変更されないよう、勤怠管理の編集ができる人を絞るアクセス権の設定が可能です。

1. 「アクセス権」→「アプリ」→「ユーザー/組織/グループを追加」の順でクリック
2. 責任者を追加
3. 編集や削除の権限を有効化
4. 「Everyone」「レコード編集」・「レコード削除」権限のチェックを外す
5. 「保存」をクリック

これで従業員は勤怠記録の編集ができないため、勤怠記録の不正変更を防止します。さらに、休憩時間を勤怠管理に含めることも可能です。kintoneの勤怠管理では、アイデア次第で様々な機能を搭載できます。

kintoneには、標準機能から機能を拡張させるために数多くのプラグインや外部連携サービスが提供されています。
ここではkintoneの勤怠管理に活用できるサービスを紹介します。

「kincone（キンコン）」は、ICカード乗車券（SuicaやPASMOなど）を使用したタイムレコーダーと交通費精算の機能を備えたクラウド型システムです。
ICカード打刻だけでなく、アプリやチャットツールによる打刻も選択できます。連携できるチャットツールは、kintone・Garoon・Chatwork・Slack・LINE WORKSです。これらのチャットツールの中で打刻ができるため、すでに導入している企業は、kinconeの導入もスムーズに進むでしょう。

交通費情報の登録は、ICカードのタッチ・Web管理画面での登録・外部データ読み取りの３つの方法があります。
外部データ読み取りは、モバイルSuicaやモバイルPASMOなどのWebサイトにログインし、交通費データの読み取りを行う方法です。ICカードのタッチでは読み取り端末を用意しなければなりませんが、外部データ読み取りでは端末は必要なく、管理画面上で交通費の精算が完了するため便利です。

「Focus U タイムレコーダー」は、従業員の出退勤時刻をリアルタイムで把握できるクラウド型勤怠管理サービスです。Focus U タイムレコーダーを導入すれば、PCやスマホなどのモバイル端末を打刻端末として活用できます。

打刻方法は7種類用意されており、従業員に合った打刻が可能です。打刻情報はリアルタイムで更新されるため、リモートワークにも使用できます。kintoneと連携させることで、kintoneアプリに「出勤」「外出」「再入」「退勤」の打刻時間が反映されます。

一人ひとりの勤務状況を勤務表画面から確認し集計することも可能です。集計結果はPDFやCSVで出力でき、自社の管理しやすい形式で管理・活用することが可能です。
また、打刻情報について訂正が必要になった場合、ワークフロー機能を使って上長に訂正依頼を申請することもできます。Focus U タイムレコーダーの管理画面上で申請・承認作業も行えるため、効率的な勤怠管理につながるでしょう。

「フォームブリッジ（FormBridge）」は、kintoneアカウントを持たないユーザーでもkintoneにデータを入力できるプラグインです。フォームブリッジで作成したWebフォームに情報を入力することで、kintoneアプリに自動的に登録・保存されます。

この機能を利用して、フォームブリッジで日付や出退勤時間を記録するタイムカードを作り、kintoneで勤怠管理を行います。作成したWebフォームのURLが生成されるため、そのURLをkintoneアカウントを持たないユーザーに共有して勤怠情報を入力してもらえばOKです。
例えば、社内の従業員だけでなく派遣やアルバイト、外部協力会社の社員など、一時的な勤務メンバーがいる場合の勤務管理にフォームブリッジは便利でしょう。kintoneアカウントを付与する必要がないため、コストを抑えられます。

kintoneは勤怠管理だけでなく、顧客管理や受発注管理などの様々な業務改革に加え、社内コミュニケーションの活性が進むでしょう。コストを抑えつつ、全体の業務改革に取り組みたい企業にkintoneはおすすめです。

kintoneに興味がある方は、まずは30日間無料のトライアルに申し込みましょう。また、kintoneの開発・運用にお悩みがある場合、商品知識やノウハウが豊富なパートナー企業のサポートを受けることが早道かもしれません。
テクバンはサイボウズ社に認定されたオフィシャルパートナー企業です。お困りのことがありましたらぜひご相談ください。

kintoneのトライアルについて詳しい記事をご用意しております。
▼kintoneをお試し期間で使用してみよう！

kintoneの導入をお考えの方はオフィシャルパートナーの活用が便利です。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼kintoneのパートナー企業を活用してみよう！

※本記事の内容は2025年5月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。