kintoneの活用についてご紹介！ 業務改善につながる導入事例

kintone（キントーン）は、組織の業務を効率化する機能を備えたプラットフォームです。システム開発未経験者でもプログラミング不要、ノーコードで業務に合わせたアプリを作成できます。
また、様々なデータやコミュニケーションの場を、セキュアなクラウド環境へ集約できるため、リモートワーク環境の構築や遠方の取引先とのやり取りもスムーズにこなせます。

そこで、kintoneを活用して生産性をアップさせた5社の事例を紹介します。業務・部署ごとに違う活用方法の導入効果が具体的にわかります。

また、kintone導入のメリット・デメリットについて、下記記事で解説しています。こちらも併せてご参考ください。
▼kintoneでできること・できないことは何？ 導入メリット・デメリットも解説

kintoneとは、サイボウズ社が提供するローコード・ノーコードツールです。業界・業種を選ばず、あらゆる業務の効率化を実現します。
導入企業数は35,000社を超え、大企業や中小企業、自治体、官公庁など様々な環境でkintoneは使用されています。

kintoneでは、業務システムのことを「アプリ」と呼びます。アプリはドラッグ＆ドロップの簡単操作で一から作成することも、あらかじめ用意されているサンプルアプリを追加して使うこともできます。
kintoneのアプリを使い、業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）化や脱Excel（エクセル）に成功している企業が増えています。

kintoneの評判については、下記記事をご参考にしてください。
▼kintoneは使いにくい？ 評判や口コミ、メリット・デメリットを解説

ここから、具体的な部署・業種別に活用事例を紹介します。

また、kintoneでの業務改善を実現した企業の事例集を用意していますので、こちらも併せてご覧ください。
お役立ち資料

営業・セールス部門は業務が属人化しやすい特徴があるため、誰でもカバーできる体制を整えることが大切です。
これには、kintoneの社内ポータル機能がおすすめです。この機能によって顧客情報をはじめ、レポート機能やプロセス管理、リマインド通知など案件の進捗状況を共有できます。また、アプリのコメント機能を使ってコミュニケーションを活性化し、円滑な業務進行につなげることが可能です。

インターネット広告事業A社の営業・セールス部門では、販売管理や購買管理業務などのバックエンド業務にkintoneを活用。業務システムをまとめることで、新規事業立ち上げに伴う環境整備もスピーディーになりました。

営業・セールス部門で活用できるサンプルアプリについては、こちらのページで紹介されています。

顧客サービス・サポート部門が担うカスタマーサービスは、対面・電話などで顧客と密接に関わります。
kintoneには顧客からよくある問い合わせをまとめるためのアプリ「サポートFAQ」があり、過去の問い合わせや模範回答などを顧客対応中に迅速に確認できます。

大手ベンチャー企業B社では、数千人を超える顧客管理にkintoneを活用しています。膨大なデータを社内で管理するには、一般的に自社環境の整備、構築が必要です。
kintoneはクラウドサービスのため、その手間やコストがかかりません。kintoneの導入により、顧客データが増えても環境整備が即時可能なため、成約件数の増加につながるのです。

顧客サービス・サポート業務に活用できるサンプルアプリは、こちらからご確認ください。

kintoneは商品や工場の部品などの在庫管理や発注管理に役立つ機能があります。kintone上で在庫僅少のリマインド通知が来たら、そのままワンクリックで発注書の作成＆発注が可能です。

大手自動車メーカーC社では、調達部門にkintoneを導入しました。
バイヤーが収集した部品の調達価格を集約し、タイムリーに比較する仕組みを構築。バイヤーの業務負担を大幅にカットしました。

kintoneはコストをかけずに短期間で業務に合った仕組みを作れます。しかも簡単なドラッグ＆ドロップ操作で可能なため、構築のための人材は必要ありません。社内備品の物品購入においても、kintone上でオンライン申請が可能なため、業務のペーパーレス化・デジタル化につながりました。

調達・購買に活用できるサンプルアプリはこちらから。

スポーツ施設を運営するD社の総務部では、契約書管理にkintoneが使われています。
専門知識がなくてもアプリを作成できるため、契約書管理以外にも施設管理や議事録管理などのアプリを作成し、業務の時短化が実現しました。

また、人事部では雇用契約更新業務にkintoneを活用し、数時間かかっていた業務時間を数分に短縮しています。他にも、kintoneにはファイル共有機能やペーパーレス申請業務、有給休暇申請、タイムカード、経理・会計システムなど、総務・人事部で役立つ機能を備えています。

kintoneのファイル管理について、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneでファイル管理！ メリット・デメリット、活用ポイントを解説

企画・マーケティング部門では、あらゆるデータ集計や分析した情報の管理にkintoneが活躍します。情報は部署内で共有可能で、SNSのように気軽に新商品のアイデアを投稿できます。

ECサイト運営会社E社のマーケティング部門でも、kintoneを活用しています。商品の受注から製造、発送までの業務オペレーションシステムをkintoneにて開発。
機能ごとに作成していくスクラム開発によって短期間で実装できるため、仕様変更への迅速な対応はもちろん、開発に携わる人件費を削減することも可能です。

kintoneのデータ集計には、プラグイン「krewSheet」や「kViewer」が役に立ちます。下記記事にて詳細を解説していますので、併せてご覧ください。
▼krewSheetでkintoneをExcelのように操作！ 機能や活用方法を解説
▼kintone連携サービス「kViewer」でできることや活用例を紹介

広報・マーケティングで活用できるサンプルアプリは、こちらのページで紹介されています。

開発・品質保証部門では、工数管理や、商品開発における品質保証管理など、商品のクオリティを保つための情報管理にkintoneの活用がおすすめです。
視認性に優れた色付きグラフでスムーズな進捗確認や、あらゆる情報やノウハウをWeb上で共有できるため、業務の脱属人化を図れます。

大手和装染物店F社でも部署間の進捗や作業量の確認にkintoneを活用しています。
kintone導入により作業状況が可視化されたことで、正確な納期を判断できるようになりました。そのため、急ぎの注文にも対応しやすくなり、業務時間の短縮も実現しています。

製造業の業務は幅広く、工程管理や在庫管理、商談から受注・発注までのフロー、工場設備の保守・メンテナンス管理など、様々な局面にわたります。そのような製造業の基幹業務を、kintoneで一元管理することが可能です。
従来の手間がかかっていた管理業務を解決し、発注ミスなどのヒューマンエラーを減少、また現場の稼働状況もkintone上で把握できるなど、業務改善を実現します。

竹・木製品を製造販売しているG社では、工場と本社間でのやり取りが盛んに行われており「Excel＋メール」を使用していました。
Excelファイルのバージョン管理を適切に行っていなかったため、発注・製造ミスが多発していましたが、その問題を解決するためにkintoneを導入し、大半の業務をアプリ化させたのです。

工程ごとにアプリを作成したことで業務の一元管理化を実現し、無駄を省き効率的に業務を行えるようになりました。また、関係者同士の情報共有も円滑に進み、モノ作りの品質向上にも成功しました。

法務・知財部門は社内外の契約関連業務を担う部署です。契約書の作成や内容の確認、重要書類などの管理にkintoneが活躍します。

契約書作成の依頼から作成、完成版の保管まですべてkintoneで完結できます。忘れがちな契約更新については、リマインド通知の設定が可能なため、更新忘れを防げます。

大手IT企業H社の法務・知財部門では、契約書の作成から締結などの確認フローや、その後の更新確認などにkintoneを活用し、業務効率の改善につなげています。

kitntoneは情報システム部門でのプロジェクト管理をはじめ、ソフトウェアのシリアル番号、パソコン機器のレンタル記録などの管理に活用できます。これまで紙の書類で管理していた情報をすべてkintoneで一元管理できるため、業務効率もアップするでしょう。

大手フードビジネス企業I社では、プロジェクト運営においてkintoneを活用しています。あらゆる情報を集約できるため、全国各所にいる社員が情報にアクセスしやすくなり、快適なプロジェクト運営ができるようになりました。
アプリでは、議事録や懸案管理表などを管理。ゲストモードで社外の人間も同じ情報やアプリを共有するなど、社内外においてのコミュニケーション活性化にもつなげています。

情報システムに関連するサンプルアプリは、こちらのページをご参考にしてください。

医療福祉の現場では看護師やケアマネジャーなど職員間はもちろん、利用者ご家族も含めて患者の情報を共有可能です。
さらに、税理士や社労士などが扱う契約書の管理や案件管理もkintoneなら、情報共有により一目瞭然。士業事務所がかかえやすい業務の属人化という問題も解消できます。

実際に回復期・慢性期病院で、kintoneをベースに病院経営のためのプラットフォームを導入しているケースがあります。電子カルテシステムと連携し、患者情報の共有などに使用しています。

kintoneを活用したペーパーレス化に取り組んでいる自治体もあります。
オンライン申請やFAXや郵送伝達を廃止してクラウドに集約。Excelからの脱却を実現したことで、管理のしやすさだけでなく、印刷や郵送にかかっていたコストの削減につなげています。

食料品製造・販売事業の大手J社は、デジタルを活用した業務効率化や生産性向上に積極的に取り組んでいます。
業界におけるDX先駆者としても知られている同社のkintone活用事例をご紹介します。

業務の生産性向上を目指す同社は、DXの一環としてペーパーレス化に取り組んでいました。その中で、クラウドサービスのkintoneであれば、自社環境に負担をかけずに導入できるのではないかと検討し始めたのです。

まず、決裁や申請承認業務、回覧業務などExcelで管理していた業務をすべてkintoneに集約しました。従来の紙書類に捺印するハンコ文化は承認までに時間がかかります。

kintone導入によりペーパーレスとなり、平均20日間かかっていた稟議書の作成から承認までの申請業務を平均4日間に短縮するなど業務効率化を実現しました。
さらに海外のグループ企業も含めて組織全体のデジタル化を推進しています。

kintone導入の決め手のひとつは「ローコード・ノーコードによるシステム開発」です。システム開発の経験や知識がなくても、直感的な操作でシステム開発ができることから、デジタル化に向けた業務システムの開発に取り組みました。

ペーパーレス化には、ノーコードでカスタマイズできるkintone連携ソリューション「gusuku Customine（グスク カスタマイン）」が大きく貢献しました。開発した約70個の業務アプリを運用しながらも、さらに月に約10個というペースで新たなアプリを開発し続けています。

医療法人K社は、kintoneを活用して電子カルテの他に、独自の業務アプリを使用し、業務の効率化やペーパーレス化、事務作業の軽減に取り組んでいます。

同社はカルテなど医療情報の電子化を目的に、kintoneをベースとした医療法人マネジメントプラットフォームを導入。
法人設立から100年以上も経つため、紙カルテから電子カルテへ移行するのは簡単なことではありません。しかし、法人内の部門ごとにシステムを構築して連携すれば、職員の業務負担の軽減も期待できます。実際に現場からも業務改善を求める声が挙がっていました。

導入を決めたのはICT（Information and Communication Technology）の活用が業界全体で求められていたことと、当時の院長が現場のアナログ的な業務をなんとか改善したいと考えていたことが理由です。現場からは日常業務の改善につながると大きな期待が寄せられていました。

電子化に向けてkintoneでアプリを作成。患者情報の入力に使用していたExcelでの業務をすべてkintoneに移行し、入院前の患者情報の管理に役立てています。他にも、スケジュールアプリやデータベースアプリなどのグループウェア機能、各種申請系アプリ、議事録やマニュアルなど、様々な情報共有に活用しています。

関連記事をご用意しております。
▼kintoneのアプリ間連携を活用して業務効率化を実現しよう

今後は現場が抱えている課題を拾い上げながら、必要な情報を集約して解決につながるアプリを開発していくことを目標に掲げています。そのために各部署へ、kintoneのアプリ開発について熟知した人材を配置していきたいと考えているとのことです。

この事例のように、kintoneを有効活用したアプリの内製化により、自分たちで必要な情報基盤を構築していくことで、開発にかかる人件費などの経費削減を実現できます。
浮いたコストで新たな事業を検討できるため、組織の成長につなげられるでしょう。

人材・求人関連サービスを手掛けるL社は、「働くこと」に関するサービスを広く展開しています。kintoneはIT施策部署に導入されました。

システム開発やITサービスの運用・保守業務を担っており、各種申請業務や業務の属人化などの課題解決に活用しています。

同社には元々IT施策部署がありましたが、バックオフィス業務がメインとなっており、IT関連業務は依頼があれば対応する受け身体質の組織でした。IT関連を担う部署として積極的に事業に貢献するため、より専門的な部署が作られることになりました。

IT関連の依頼は年間100件以上あるものの、提案や情報は他の部署には共有されていない状況だったため、2年がかりですべての業務を可視化して整理。
事業変化に対応できるようにシステムの内製化にも取り組んでいました。

kintone導入後、業務に合わせたアプリを作成。中でもよく使われているのは以下の3つです。

これまでIT施策部署は各種申請方法が異なっており、しっかりとした管理ができていない状況でした。
kintoneを活用して作られた「IT審議アプリ」は、このような申請業務のスリム化を実現します。「発注用アプリ」は、コストや承認ステータスなどをまとめて管理できます。情報は担当者以外の人にも見える化したため、ミスが起こりにくくなり、円滑に業務を遂行できるようになりました。

また、社員のスキルレベルを管理していたExcelファイルをkintoneに置き換え、人事異動や採用にさらに役立てていくことも検討しているといいます。

IT施策部門には他部署からの相談も増えたことから、kintoneが組織の業務に適していたことを実感していると満足感を覚えている様子です。
今後はさらにkintoneを活用して、社内のバックオフィス業務の効率化に取り組んでいきたいと考えているようです。

スポーツ施設を全国に100店舗以上展開するM社は、店舗の業務効率化に向けてkintoneを活用しています。

kintoneを導入したのは、物理的なファイリングでは管理が難しくなっていた契約書や請求書などの紙書類のデジタル化が目的でした。
これまで海外にある運営本部が導入している顧客管理システムを利用していましたが、日本語未対応のため扱うのに苦労していました。誰でも扱えるようにカスタマイズするには、さらなるコストがかかります。

さらに、システムがアップデートされるたびに不具合対応やシステムの修正が必要になる点も負担になっていました。

そこで日本支社では、顧客管理システムの独自構築が必要になり、kintone導入を検討することになったのです。

kintoneは契約書の整理だけでなく、幅広い業務に使用できることを知り、無料の試用期間を活用しました。操作や活用方法を導入前にイメージできるため、kintone導入の検討に大いに役立ちました。

また、プログラミングの専門知識がなくても、ドロップ＆ドラッグで簡単にシステムを構築できることや、ヘルプ画面が充実していること、問い合わせに迅速に対応してもらえる窓口があったことなどがkintone導入の決め手となったのです。

kintone導入後は、契約書管理システム以外に店舗管理や各種申請書類、経理に関する業務に役立つアプリを作成。導入から数か月でゼロからアプリ作成ができるようになり、連携システムを駆使してさらに利便性の向上を目指しました。
現在はすべての社員がkintoneを使用して業務をこなしています。

kintoneの無料期間にできることについて、下記記事にてまとめています。こちらも併せてご参考にしてください。
▼kintoneをお試し期間で使用してみよう！

kintoneは、多くの情報を共有できるだけでなく、必要な情報を検索してすぐにピックアップできます。
IT関連の知識がない方でも簡単に扱えるため、当初の目標であった契約書管理の脱アナログ化のみならず、店舗管理や取締役会議事録管理、出店承認に至るまで幅広い業務をkintoneで行うようになり、全社規模のIT化・業務改善につなげることができました。

また、kintoneの導入は業務におけるフローを見直すきっかけにもつながっています。
フローが整理されていない業務を効率化しようとしても、業務の全体像が把握できていないとアプリの作成は不可能です。すべてのフローを見える化したことで、作業を時短できるようになりました。

今後は、Excel業務をkintoneへ移行することを検討しているとのことです。

最後に、行政での活用事例も簡単にご紹介します。

国内でもトップクラスのお礼品を扱っているN市では、ふるさと納税の寄付額が年々増加しており、業務負担軽減を目的にkintoneの導入を決めました。

kintoneはクラウドサービスのため、既存の庁内システムに負荷がかかりません。また、あらゆる情報を集約して複数人にリアルタイムで共有できる特長は、お礼品を提供する会社と寄付者の数が多い同市にとって大きなメリットのあるものでした。

まずはお礼品のデータベースをアプリとして作成しました。項目に入力するとワンクリックでふるさと納税サイトへの登録が可能となり、これまで10日以上かかっていた登録作業が1日に短縮できました。

他にも、注文データなどを取り込んでお礼品を分析するアプリも作成しています。
人気商品や寄付金額など自由な視点で分析できるメリットがあり、寄付者の地域や性年齢など細かい分析結果も得られるようになりました。

kintoneの導入を検討されているなら、kintoneオフィシャルパートナー企業の活用をおすすめします。サイボウズ社に認定されたパートナー企業は、kintoneの製品知識が豊富なため企業の状況に合った提案や運用サポートを行えます。

テクバンも、kintoneのオフィシャルパートナー企業です。
ヒアリングを行って課題に対する解決策を提示。kintoneの標準機能の使い方や長期的な運用を視野に入れたアドバイスなどを行っており、導入から開発支援、運用まで手厚くサポートします。

関連記事をご用意しております。
▼kintoneのパートナー企業を活用してみよう！

※本記事の内容は2024年10月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更することがあります。