kintoneでSFA（営業支援システム）を構築するには？

自社業務に合わせたシステムを簡単に開発し、Web上でデータを一元管理できるクラウドサービス「kintone」。
営業支援システム（SFA）として使えるアプリをまとめた「営業支援（SFA）パック」を使えば、営業データの一元管理、情報共有が可能です。

本記事では、kintoneで構築する営業支援システム（SFA）について、その特長やメリット・デメリットをご紹介します。
kintoneでのSFA活用についてまとめた資料をご用意しております。こちらもぜひ併せてご参考にしてください。
【事例】【事例】❝KOREYOI❞ on kintoneで始めるコスト削減とSFA機能のカスタマイズ

kintoneは、サイボウズ社が提供するクラウドサービスです。
データベースプラットフォームであり、社内で別々に管理されているデータをkintoneというひとつのツールに集約することで、社内の情報共有がスムーズになり業務の効率化が図れます。

kintoneの詳細な紹介はこちらもご覧ください。
▼kintoneの評判や口コミは？ メリットや特徴を類似製品と比較

クラウドサービスとは、ITインフラやソフトウェアをインターネット経由で利用できるサービスのことです。ITインフラを利用するサービスをIaaS（Infrastructure as a Service）、ソフトウェアを利用するサービスをSaaS（Software as a Service）とも呼びます。例えば、オフィスソフトである「Microsoft 365」もSaaSのひとつです。

今までは、ソフトウェアを利用する場合はパッケージを購入し、パソコンにインストールする必要がありました。クラウドサービスはインターネットに接続できれば利用できる他、以下のような特長があります。

• 社内に専用の機器を準備する必要がない
• 安価かつ短期間で導入できる
• PCだけでなくスマホ・タブレットなどから外出先からでも利用できる
• 常に最新の環境へとアップデートされるためメンテナンスが不要
• 利用者が増えても柔軟にリソースの追加が可能

業務アプリケーションもクラウドサービスを利用する企業が増えています。総務省の調査によると2020年時点で企業の約65%がクラウドサービスを利用していました。

kintoneの特長として、以下の3つが挙げられます。

• あらゆる業種に対応
• システム構築が容易
• 優れた柔軟性と拡張性

kintoneは20,000社以上の導入実績を持ち、特定の業種に偏らず金融、教育、医療など数多くの業種で利用されています。また、業務支援ツールとして営業、顧客サービス、総務、マーケティングなど様々な部署で幅広く活用されています。

業務システムを構築するには専門知識やノウハウをもったエンジニアが必要となり、SIerなど外注に頼るケースもあるでしょう。しかし、kintoneはクラウドサービスのため、短期間で導入できるだけでなく、「ドラッグ＆ドロップ」「エクセルを読み込む」「サンプルアプリから選ぶ」といった簡単な作業・操作だけで、誰でも簡単にシステムを構築できる点も魅力のひとつです。外注に頼らず、コストや時間を抑えられます。

また、kintoneは、SFAとしての機能以外にも多くの用途に使えるアプリが用意されています。
アプリに対してプラグイン（拡張機能）やJavaSciriptによるカスタマイズができるため、既存のアプリをベースに、より自社業務に合わせる場合に便利です。さらに、アプリは、 ExcelファイルやCSVファイルを読み込んだり、ドラッグ&ドロップで項目を並べたりするという簡単な作業だけでアプリを作ることも可能です。

kintoneは外部サービスとも連携することで、データを最大限活用できます。例えば、自社で利用している顧客情報管理サービス（CRM）と連携すれば、kintoneのアプリでも顧客データを活用でき、業務効率化につながるでしょう。

kintoneのおすすめ機能は、以下の3つです。

• ポータル機能
• 管理機能
• 外部連携機能

業務のコミュニケーションツールはメールやSNS、ビジネスチャットツールなどがありますが、複数人といろいろな案件についてやり取りをする中で、必要な情報が散在してしまう場合があります。
kintoneでは、情報の共有や日々のコミュニケーションの場を1か所に集約した「ポータル機能」を搭載しています。メンバーの投稿の検索も可能で、やりとりの漏れなどを防ぐのに役立ち、業務効率向上につながるでしょう。

また、主要な顧客・案件情報、営業活動履歴などを確実に管理できるよう、kintoneには様々な「管理機能」が搭載されています。
それぞれのデータ管理において、個々のExcelファイルでまとめる方法もありますが、kintoneであらゆる情報を管理することで、関連する情報も紐づけやデータ分析にも役立ちます。
データ管理において、セキュリティ対策は必須ですが、情報を閲覧できる人を制限する「アクセス管理」、データの変更履歴を追うための「変更履歴」など、社内のセキュリティ対策に役立てられる機能も充実しています。

kintoneは、MA（マーケティングオートメーション）ツールやファイル管理サービスなど、外部のクラウドサービスとも連携が可能です。
すでにクラウドサービスを利用している場合は、外部連携機能を利用することで、スムーズなデータ連携を実現できます。

kintoneをSFAとして使うためには、まず求められる機能を把握しておく必要があります。
SFAで求められる機能は主に4つあります。

SFAとして必ず求められる機能に、企業情報・名刺情報といった基本的な顧客情報や商談活動履歴などを管理できることが挙げられます。

kintoneでは、あらゆる情報をひとつのデータベースで一元管理するだけでなく、名刺管理システムとの連携も可能なため、顧客情報管理として最適です。

kintoneの名刺管理については、下記記事をご参考にしてください。
▼kintoneで名刺管理｜アプリやプラグイン連携を紹介

各営業担当者が抱える案件の進捗状況、予実状況の管理もSFAとして必要な機能です。複数の営業担当者の受注に向けた確度や契約における金額などを共有し、常に進捗状況を確認できることが望ましい状態です。

kintoneであればスマホやタブレットを使って、時間や場所を問わず案件進捗状況を確認できます。迅速な情報確認・共有に役立ちます。

蓄積したデータを集計して分析し、今後の営業活動に生かすことが大切です。
そのため、各データの紐づけやグラフ作成機能、データを可視化できる機能が求められます。

データの紐づけには、kintoneの「ルックアップ」機能が便利です。
下記記事にて詳細を解説していますので、併せてご覧ください。
▼kintoneのルックアップ機能とは？ 使い方や利用メリットを紹介

営業活動で必要な見積書、注文書などの帳票出力や、分析結果をレポート出力する機能です。顧客への見積書、注文書提出には欠かせません。

kintoneでの見積書作成について、関連記事をご用意しております。
▼kintoneで見積書作成～印刷まで一気通貫できる方法｜おすすめプラグインはコレ！

kintoneには、営業支援に役立つアプリを集めた「営業支援（SFA）パック」が用意されています。営業支援（SFA）パックは「案件情報」「顧客情報」で構成されており、またそれぞれのアプリで連携も可能です。

例えば、顧客情報に紐づいて案件情報を管理し、案件の進捗管理は行動履歴管理で行います。また請求書の発行といった業務には顧客との取引に欠かせない機能も充実しています。このように、複数のアプリを連携して一連の営業活動データを有効活用し、業務効率化を実現します。

kintoneでは営業支援（SFA）パックを使うことで、営業支援に役立つ機能をスムーズに導入できます。

実際のkintone機能について、こちらもご覧ください。
▼kintoneで請求書作成から管理ができる？ 活用ポイントを紹介
▼kintoneで売上管理を効率化！ アプリの作成方法や便利機能を紹介〜データのグラフ化などの機能も解説〜

kintoneをSFAとして導入するメリットはについて、以下の3つが挙げられます。

• シンプルなUIで誰でも使いやすい
• 自由にカスタマイズできる
• 安価に利用できる

次項より、詳細を解説します。

kintoneは、あらゆる業種・業務で扱えるシンプルな画面構成な上、簡単操作で利用できる使いやすさが特長です。
特に、営業活動では、外出先でも必要な情報をスピーディーに登録・確認することが重要となるため、kintoneは適しているといえます。

また、使いづらいツールは導入後、社内に浸透されず結局使用していないということになりかねないため、kintoneアプリの使いやすさは大きなメリットなるでしょう。

kintoneはアプリを自由にカスタマイズできます。プラグインによる機能追加を簡単に行えるだけでなく、JavaScriptが利用できればより自由度の高いカスタマイズが可能です。

アプリ操作に慣れていない営業担当者から、様々な要望に対する柔軟な対応を求められる場合もあるでしょう。しかしkintoneであれば、プラグインの追加は簡単な操作だけで実行でき、開発コストも必要ありません。

他にも、自社特有の業務に合わせて変更する場合でも、柔軟に対応できます。

kintoneは、他のSFAと比較して安価である点も見逃せません。
SFA業界トップのシェアを誇るセールスフォース社が提供するSFAサービス「SalesCloud」では1ユーザー当たり月額19,800円（税込）であるのに対し、kintoneでは1ユーザー当たり月額1,650円（税込）です。
利用ユーザー数が多いほど、この差は顕著です。そのためスモールスタートではじめたいスタートアップ企業でも少ない投資で利用できます。

kintoneは「安価で」「扱いやすく」「自由度が高い」という特長から、導入がしやすいツールのひとつだといえるでしょう。

kintoneの料金体系はこちらをご確認ください。
▼kintoneプランの選び方は？ 機能・月額料金を比較、解説！
▼kintoneライセンス別の料金や特徴一覧
▼kintoneのスタンダードコースとは？ 機能や月額料金、ライトコースとの違いを解説

一方、以下のようなデメリットも存在するため、事前に把握しておきましょう。

• 高度な分析は困難な場合も
• カスタマイズにはある程度の知識が必要

kintoneでは、顧客情報や案件情報と紐づけた「売上管理」を行えます。ただし、それらのデータを活用して高度な分析を行おうとしても、標準機能では関数などが対応しておらず、分析できない場合もあります。

そのような高度な分析を行う場合は、他のツールとのAPI連携、もしくはカスタマイズを行う必要があるため、必要とする分析が対応しているか確認するとよいでしょう。

kintoneのAPI連携について、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneのAPI機能で外部システムと連携する

kintoneは、ITスキルを持つエンジニアでなくても簡単にアプリを作成できます。
しかし、複雑なカスタマイズを行う際には、JavaScriptをはじめとしたプログラミングの知識が必要です。また、顧客の業務に合わせてアプリを改修するには、業務環境やワークフローなどを細かく把握しておかなければなりません。

カスタマイズしたアプリを安定して運用するには、専任の担当者を配置することも検討した方がよいでしょう。

ここでは、kintoneの活用事例を紹介します。
また、ダウンロード資料の中でも事例を紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
kintoneのお役立ち資料

A社にはシステム部門がなかったため、営業部門主導で導入・運用を行っていました。
手探りの運用だったこともあり、従来のSFAシステムは運用コストがかさむわりに機能の10%も使いこなせない状況でした。

そこで、kintoneに乗り換えたことにより、簡単操作でシステムを扱えるようになり運用コストも大幅に削減。 また、コストを削減によって、新たにワークフローソフトも導入できました。
稟議書や出張申請、指示書など、年間数万枚にもおよぶ帳票を電子化し、劇的な業務改善を実現したのです。

業務プロセスや必要となる機能が日々変化していく中で、既存システムでは機能面が追いつかず、カスタマイズを都度開発会社に依頼する状況が続いていたB社。
そのような状況を解決しようと、柔軟に変更できる業務システムが求められていました。

kintoneであれば、営業担当者でも気軽にアプリを作成、カスタマイズできることから、従来のSFAツールにはない手軽さ・柔軟さを感じました。

営業部門は顧客や案件情報を個人で管理しており、管理方法もバラバラであったため、正確な案件情報や進捗状況の把握が困難な状態でした。

kintoneで営業支援システムを構築したことにより、各個人で管理していた案件情報を集約し、リアルタイムに進捗状況を把握できるようになりました。業務効率化により新規顧客開拓に力を入れられるようになり、新規開拓数では2倍以上の増加を達成できたのです。

kintoneで使えるSFAについて、以下2つの製品を紹介します。

• NICE営業物語 on kintone
• アルテマブルー

「NICE営業物語 on kintone」はシステムズナカシマ社が提供するクラウド型SFAテンプレートです。SFA・営業支援システム「NICE営業物語」をベースに、kintoneでも利用できるようにカスタムされています。

キャノンエスキースシステム社が提供する名刺管理サービス「アルテマブルー」は、IT初心者でも利用できるよう基本機能のみで構成されています。kintoneとアルテマブルーとの連携により、顧客情報を一元管理できます。

kintoneは営業支援（SFA）パックを活用することによって、シンプルで使いやすいシステムを安価に構築できます。この構築の効果は活用事例にもある通り、業務効率を向上するだけでなく、コスト削減にも有効です。

kintoneはカスタマイズの自由度も高く、あらゆる業種に柔軟に対応します。また、情報を一括でできるデータベースとしてや、グループウェアとしても利用できるなど、活用できる業務範囲が広いツールでもあります。

「業務に合うシステムが見つからない」「柔軟にカスタマイズできるシステムがほしい」とお悩みの人は、kintoneの導入を検討してみてはいかがでしょうか。30日間全ての機能が利用できる無料期間もぜひお試しください。様々な機能を試すことで、新しい発見ができるはずです。

※本記事の内容は2022年6月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。