kintone で名刺管理｜アプリやプラグイン連携を紹介

サイボウズ社が提供する「kintone」は、業務に合ったアプリを簡単な操作で自由に作成でき、アプリ内でのコミュニケーションやデータ管理の一元化も可能な業務改善プラットフォームです。

連携機能が豊富な kintone は、外部のシステムやソフト、アプリをつなぐ司令塔になります。例えば名刺管理アプリと連携すれば、煩雑な名刺情報の入力業務や検索が効率よく実施できるようになります。そこで、kintone で名刺管理を行うための方法を紹介します。

kintone では、アプリを開発して名刺管理を行うことも、外部サービスの名刺管理ソフトと連携してデータを活用することも可能です。kintone で名刺管理を行うと、以下のようなメリットが得られます。

• 営業担当者それぞれで管理していた顧客データを会社全体で共有が可能
• スマホで名刺を撮影して情報を取り込むことが可能
• 外部の名刺管理ソフトと連携し、データの紐付けや管理を実現

これにより、名刺情報の入力工数削減、データの共有・有効活用による営業力アップが期待できます。

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイントについて解説します。名刺管理を行えるソフトは kintone 以外にも多数ありますが、主に見るべき点は以下の3つです。

名刺管理ソフトの導入形態は、自社内にパッケージをインストールするオンプレミス型と、クラウドサービスを利用するクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型は自社内のみで利用できますが、データも自社内で管理できるためセキュリティの面で安心です。一方のクラウド型は、インターネットに接続できればどこでも利用できる利便性の高さが魅力です。自社にあった導入形態を選択しましょう。

名刺管理ソフトは、主に次のような機能があります。

• 名刺を撮影し、データとして取り込む機能
• AIやOCRなどの機能
• 外部オペレーターによるデータ入力機能

名刺管理ソフトを利用しても、取り込んだデータの精度が悪ければ使い勝手が悪くなります。データを取り込む際の機能や精度を確認しておきましょう。

費用はソフトによって異なり、また同じソフトにおいても導入形態や管理できる名刺の枚数など、条件によって複数の料金が設定されている場合があります。また、オンプレミス型の多くは買い切りとなりますが、クラウド型は月額や年額のランニングコストが発生します。

事前に利用ユーザー数や管理する名刺枚数など必要なリソースを確認し、コストパフォーマンスの良いソフトを選びましょう。

kintone では、アプリストアで名刺管理ができるサンプルアプリと呼ばれるアプリを追加できるのはもちろん、自社に合わせた名刺管理アプリを作成することも可能です。ここでは、簡単に名刺管理アプリを作成する流れをご紹介します。

名刺管理アプリに登録する項目を決めます。例えば、以下のような項目が考えられます。

• 会社名
• 所属部署
• 役職
• 氏名
• 郵便番号
• 住所
• 電話番号
• FAX番号
• メールアドレス
• 会社URL
• 名刺交換日
• 自社担当営業
• 名刺画像
• 備考

kintone では、ドラッグ＆ドロップで項目を配置し、フィールドの種類（日付型、文字列型など）を設定することで簡単にアプリが作成できます。名刺交換日は日付型、会社名・所属部署・役職・氏名は文字列型など、適切なデータ型を設定しましょう。メールアドレスにリンク項目を設定すると、リンクをクリックするだけですぐにメールを送信できるため便利です。

一覧検索プラグインを追加し、会社名や氏名で検索できるようにすると、利便性が高まります。

上記3つのステップで十分利用できる名刺管理アプリが完成です。kintone ではプログラミングなどの知識も必要なく、誰でも簡単にアプリを作成できます。

「kintone でアプリを作成したけれど、データ入力を効率化できないか」とお悩みの方におすすめなのが「Ai名刺解析プラグイン」です。

Ai名刺解析プラグインは、スマホで撮影した画像をAIによるOCR解析機能で電子データ化し、kintone の該当項目に直接登録されます。

価格は1ドメイン1,000ショットで月額22,000円（税込）です。名刺50枚分までの無料利用（1か月）も用意されているため、実際に使ってみて使い勝手を確認するとよいでしょう。

ここからは、kintone とデータ連携が可能な名刺管理サービスをご紹介します。

「Sansan」は、企業データベースを標準搭載し、営業・マーケティング活動を支援する営業DXサービスです。業界・業種問わず8,000社（2022年3月時点）の利用実績を誇ります。

顧客との接点にかかわらず、豊富な企業情報から照らし合わせることで、新規にアプローチする市場や企業を見つけ出し、営業を強化することが可能です。

「Sansan with kintone」プラグインを導入すれば、ボタンひとつで Sansan のデータを kintone へ一括登録できます。Sansan と kintone 両方を利用している場合や、これから kintone を利用する場合も柔軟に対応できるよう、豊富なデータ連携オプションを備えています。

「ホットプロファイル」は、名刺管理、マーケティング施策、営業支援（SFA）の3つの領域をオールインワンで導入できる、クラウド型営業支援ツールです。顧客情報管理からマーケティング、営業活動の可視化まで、営業活動を効率化する機能を備えています。

「営業力強化」「マーケティング力強化」のプランを選べるなど、目的に合わせて必要な機能を導入できます。

kintone のアプリにプラグインを追加することで、ホットプロファイル内に蓄積されている顧客情報が利用可能になります。ホットプロファイルの豊富なデータと、kintone のアプリの使い勝手の両方のメリットが得られます。

「アルテマブルー」はクラウド型の法人向け名刺管理サービスです。使いやすさを重視しており、誰でも簡単に活用できる設計が特長です。

名刺管理だけでなく、人脈のマップによる可視化や営業日報の作成など、営業活動を支援する機能を豊富に備えています。
また、SFA連携も可能で、kintone や Microsoft Dynamics 365 とも連携できます。

アルテマブルーと kintone を連携し、kintone で利用しているアプリでアルテマブルーの名刺情報を活用できます。さらに、取引先担当者管理や会社管理、案件管理など、4つのテンプレートを無料で利用することが可能です。

「bizcompass」は、社内で名刺を一括管理するクラウド型のビジネス向け名刺管理サービスです。スマホでの撮影、またはスキャナーでスキャンしてアップロードするだけで、名刺情報を登録できます。

登録した情報はスマホやタブレット、PCから検索でき、カテゴリ分けや一括更新、CSV出力も可能です。

bizcompass では、kintone との連携プランが提供されています。案件管理や契約書管理、日報など、kintone の様々な業務アプリで bizcompass に登録されている名刺情報を利用できます。

kintone では、オリジナルの名刺管理アプリを作成できるだけでなく、外部の名刺管理サービスと連携して、最大限データ活用することが可能です。それまで名刺情報の入力業務でかかっていた時間や必要な情報を探す手間を低減し、営業活動を効率よく行えるようになります。

「名刺管理を効率化したい」と考えている方は、ぜひ kintone の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

※本記事の内容は2022年5月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。