kintoneの基本機能や使い方を紹介

サイボウズ社の業務改善プラットフォーム「kintone」がビジネスにどれだけの効率をもたらすかご存じでしょうか。

kintoneは、様々な業種・業務で使え汎用性が高く、業務効率を上げるクラウド型プラットフォームサービスです。
ツールやサービスは多岐にわたり、社内ワークフローに活用したり、外部サービスや基幹システムと連携したりできることから、生産性が格段に上がると評判のようです。

しかし、利用・活用方法の基本を理解せずに勢いで導入しては、無駄な投資となりかねません。「自社の業務では使いこなすことができない」といった、kintoneがかえって業務を後退させて、後悔してしまうことにつながるからです。

そこで本記事では、機能や使い方、活用事例など、kintoneの基本について解説します。

kintoneはどんなことができるのか、逆にできないことについて、詳しい記事をご用意していますので、ぜひ併せてご参考にしてください。
▼kintoneでできること・できないことは何？ 導入メリット・デメリットも解説

kintoneは、ビジネスを円滑に進めるために必要な機能を各種取りそろえているクラウド型プラットフォームです。
プラットフォームとは、コンピューター上でソフトウェアを動かすための土台のことをいいます。

まず、kintoneの5つの基本機能について、一通り説明します。

1. アプリ
   kintone上、「アプリ」と呼ばれるものは、業務に応じてkintoneの中に追加できる業務システムのことです。プログラミング不要で、利用者の業務内容に合った業務システムをカスタマイズできる特性があります。
2. コミュニケーション機能
   kintoneの中には「スペース」と呼ばれる、業務上の必要なやり取りを集約できるコミュニケーションの「場」があります。
   例えば、テーマやチームごとにディスカッションしたり、情報を共有・蓄積したりすることができます。
3. 拡張機能
   kintoneの標準機能にはない機能をプラグインで機能を拡張したり、API（Application Programming Interface）を利用したりして外部サービスとデータの連携が可能です。
4. 便利な機能
   kintoneは、文字情報だけでなく添付したファイルの中身まで、くまなく検索できる「全文検索機能」があります。さらに、「リマインド機能」やマルチデバイスに対応しているといった、機能を備えています。
5. 管理機能
   忘れてはならないのが、kintoneの管理機能です。セキュリティを強化する他、履歴確認やアクセス制限などができます。

次章より5つの機能について、詳しく解説します。

kintoneは、アプリと呼ばれる業務システムを組み合わせて活用する仕組みです。
kintoneのアプリを例えるなら「ツール」になります。kintoneという箱の中に様々なツールを詰めておき、業務の必要に応じてそれらを取り出して使うイメージでとらえるとよいでしょう。
この仕組みから、kintoneは効率的に業務を遂行するために欠かせない道具箱・ツールボックスであるといえます。

そして、それぞれのアプリには、データを蓄積・一覧・検索できる「データベース機能」と、業務を円滑に進めるための「コミュニケーション機能」をあらかじめ備えています。kintoneのアプリは以下のようなことができます。

• データの蓄積
• データの一覧化
• データ検索
• コミュニケーション

kintoneのアプリは、主にデータの管理を行うために構成されていますが、それ以外にも日報や交通費の申請、顧客管理など、多種多様なアプリが用意されています。
業務に合ったアプリを選んで、利用しやすいツールボックスを作り上げていくことが、kintone活用の秘けつでしょう。

実際にアプリを使うためには、まずは業務内容に合ったサンプルアプリを選択して導入することが必要です。
サンプルアプリとは、kintoneに用意されているアプリのひな型のことです。これを基に、設定やデザインを変更して導入、もちろんそのまま使用することもできます。

ここでは「案件管理」業務を例に、実際のアプリの追加方法を解説します。

1. kintoneのトップページであるポータルの［アプリ］項目の［+］ボタンをクリックして、アプリストアへ

   

   出典：「サンプルアプリを追加する」kintone ヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

2. kintoneアプリストアの左欄か、「おすすめのアプリ」欄から「案件管理アプリ」を選択

   

   出典：「サンプルアプリを追加する」kintone ヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

3. 選択したアプリを追加するためのダイアログが表示されたら、ダイアログから［このアプリを追加］をクリック

   

   出典：「サンプルアプリを追加する」kintone ヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

4. ［追加］をクリック

   

   出典：「サンプルアプリを追加する」kintone ヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/add_app_store.html

5. 「案件管理」アプリは入力データのフォーマットが統一されているため、すぐに利用する場合はレコードを追加してデータを蓄積していく
6. 必要があれば「アプリの設定」画面でカスタマイズを行う

入力したデータは案件一覧などから確認できるため、1画面ですぐに確認可能です。また、データは用途に合わせて絞り込みをかけて表示し、個別に保存・閲覧できます。
アプリに蓄積したデータはグラフ化でき、レポート機能のグラフはリアルタイムに反映されるため、分析するたびに作り直す必要がありません。

このように、サンプルアプリをそのまま利用すれば、レポート表示まで容易にこなせます。
利用方法はアプリごとに変わりますが、それぞれのアプリを実際に使っていくことで理解が深まります。

kintoneアプリの作り方について、関連記事をご用意しております。
▼kintoneのアプリ作成例が知りたい！ 使い方やおすすめを紹介

実際の業務においてアプリを、どのように活用していけばよいでしょうか。

再び「案件管理」を例にします。
従来の業務では、各担当者が案件に関して属人的に業務をこなす場合が多く、チーム全体での進捗状況の把握が難しいことや、担当者が不在の場合に対応できないなどの問題が発生しがちという現場も多かったのではないでしょうか。

kintoneのアプリでは、顧客情報の集約と他ユーザーへの共有も可能なため、従来は担当者だけが管理・所持していた情報を、kintone上で他のメンバーも一元管理でき、確認・共有も行えます。
これにより、案件の担当者名や進捗状況といった情報などが可視化され、問題が発生した際、マネージャーはいち早く気づくことができ、解決がスムーズになるでしょう。

また、別のkintoneアプリから案件管理アプリへデータ連携を行う使い方もあります。例えば、商品管理アプリですでに入力されているデータをそのまま案件管理アプリへ反映できるため、データ入力の手間が減ります。
kintone上でアプリ同士の連携を行うことで、データ入力の手間を削減し効率化できます。もう、何度も手入力する作業や特別なツールなどは必要ありません。

kintoneでできる案件管理や、Excelとの連携について、詳しい記事をご用意しています。ぜひご覧ください。
▼kintoneの顧客・案件管理｜営業活動に役立つ機能を紹介
▼kintoneのExcel連携方法は？ 事例や拡張機能をご紹介

業務においてコミュニケーションは必須です。
特に、現在のようにリモートワークが広がっている中で、コミュニケーション不足による情報共有漏れは、プロジェクト進行の妨げになりかねません。時にはメールより素早くコミュニケーションする必要もあるでしょう。

これを解消するリソースとして、kintoneには業務を円滑に進めるためのコミュニケーション機能が充実しており、以下の機能によって意思疎通がスムーズに行えます。

• スペース
• スレッド
• アプリのコメント欄
• メンション
• 個人メッセージ

アプリのコメント欄やメンション、個人メッセージなどは様々なコミュニケーションツールで見かけますが、「スペース」や「スレッド」はkintoneの特長的な機能のひとつです。

「スペース」では、プロジェクトやタスクのためのやり取りを集約できます。名前の通り情報共有の「場」をいいます。
限定したメンバーを招待し、スペースを作成することで、部署やチーム単位でのコミュニケーションやデータ共有が可能です。
詳しくは、以下の記事をご覧ください。
▼kintoneのスペースとは？ アプリ機能や活用方法を解説

「スレッド」では、情報の整理を円滑にするために、スペース内で議題ごとにコミュニケーションの場所を分けられます。
例えば、「人事部スペース」の中に「新卒採用／中途採用／入社式関連」というようなスレッドの分け方ができます。

ここでは、先ほど紹介したスレッドを中心に説明します。

1. スレッドは、各部署のメインポータルの中にあるスペースで「スレッドを追加」から追加が可能

2. 「スレッド」項目の［+］ボタンをクリック。その後、任意のスレッド名と本文を入力して［保存］をクリックすると、スレッドが作成される

   

   出典：「スレッドを追加する」kintone ヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/user/space/add_thread.html

3. 作成したスレッドを選択してフォローすることで、更新通知を受信可能
4. また別のスレッドを利用したい場合は、スレッドを移動するか、新規に「スレッドを追加」する

スペースは先述した通り、コミュニケーションの場であり、あらゆるコミュニケーション機能が集約されています。
その中でもスレッドは、業務の細かい議題を分けることに長けています。特定のメンバー間で情報交換が可能になるため、効率的に使い分けてみましょう。

スレッドを利用すれば、すべての情報が同じ場所で混同することを防ぐため、情報を整理しやすくなります。
また、全社的に残しておきたいノウハウやマニュアル、日々の報告といった更新ペースが速い情報など、用途ごとに分類して管理可能です。

特に、リモートワーク中のコミュニケーションにおいて起こりやすい問題は、誰に向けて発信しているのかわからない、またははっきりしない場合があることです。
例えば、コミュニティに参加している複数のメンバーに対して「業務Aの依頼」をする場合には、担当者を指名することが大切でしょう。

このようなすれ違いをなくすため、スペースの中のスレッド内で「メンションの機能」を利用すると効果的です。メンション機能を使えば、メッセージを読んだ上で必ず返信させることをメンション対象者に促します。また、リプライを利用すれば、アクションを確認できます。

kintoneは標準設定から機能を増やせます。拡張機能（プラグイン）が豊富にあり、手軽に機能の追加が可能です。主に次のようなことで機能を拡張できます。

• 多岐にわたるサービスアプリの追加
• プラグインによる機能の拡張
• JavaScriptによる独自のカスタマイズ
• APIによる外部サービスとの連携

サービスアプリとは、プリセット（初期設定）のアプリのことです。アプリ間で連携ができることから、拡張機能として十分な性能を持っています。
さらに、プラグインの利用やJavaScriptによる独自カスタマイズを行うことで、kintoneの機能を拡張できます。

外部サービスとの連携もできるため、すでに社内に導入している業務システムとkintoneを連携させ、利用しやすいように独自のカスタマイズが可能なのです。

ここでは拡張機能のうち、JavaScriptによる独自カスタマイズの流れについて紹介します。

1. JavaScriptによる独自カスタマイズはアプリに対して行う。このため、まず拡張したいアプリを導入
2. アプリが導入されたことを確認したら、拡張したい内容をJavaScriptで作成する
3. 拡張したい機能をJavaScriptで作成したら「utf-8」の文字コードで保存する

4. アプリの右上の歯車アイコンから、選択タブを選択して、「JavaScript/CSSでカスタマイズ」をクリック

   

   出典：「JavaScriptやCSSでアプリをカスタマイズする」kintone ヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/js_customize.html

5. カスタマイズの適用範囲を、次の中から選択

   • すべてのユーザーに適用
   • アプリ管理者だけに適用
   • 適用しない

6. ［URL指定で追加］または［アップロードして追加］をクリックして、作成したJavaScriptファイルを選択し保存する

   

   出典：「JavaScriptやCSSでアプリをカスタマイズする」kintone ヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/js_customize.html

7. 管理画面に戻り、［アプリを更新］ボタンをクリックし、確認ダイアログの「OK」をクリックして完了

kintoneの画面上に拡張した内容が反映されていれば、無事に拡張機能が動作していることになります。JavaScriptのカスタマイズは、ブラウザ上で実現できることはほとんどできるとみなして問題ありません。

JavaScriptで行うkintoneカスタマイズについて、詳しくはこちらの記事でご紹介しています。
▼kintoneでJavaScriptを活用し、さらなる業務改善へ！

拡張機能の応用として、kintoneを導入している企業がクラウドストレージを利用している場合を例にします。
クラウドストレージには業務に関するノウハウやマニュアルを書類としてまとめて保存しており、社内PCでしか取り出すことができない環境です。しかし、クラウドストレージに保存した情報を外部で確認する必要に迫られました。こんなとき、プラグインが役立ちます。

例えば、クラウド連携プラグイン for Boxを導入することで、kintoneとBoxが連携し、クラウドストレージに入っているフォルダやファイルのプレビューが可能となります。
クラウド連携により懸念されるセキュリティ面においても、kintone上でのプレビューに限定とすることで、外部流出を避けられます。クラウド化が進んでいる現在、他のクラウドサービスと連携できることは必須だといえるでしょう。

プラグインの導入は、プラグイン管理によって確認・把握も容易です。
プラグインはサイボウズ社やベンダー企業から提供されています。業務改善に役立つプラグインを導入することで、例えば問い合わせフォームの作成や請求書の印刷などができるようになるため、さらなる業務改善が望めます。

kintoneのプラグインについて、こちらの記事でさらに詳しくご紹介しています。
▼kintone（キントーン）プラグインのおすすめをご紹介！【無料プラグイン】
▼kintoneのプラグイン開発｜必要なファイル、開発手順を紹介

kintoneは業務上で利用したい様々な便利機能を搭載しています。例えば、以下のようなものがあります。

• リマインド通知機能
• スマホやタブレットなど、マルチデバイス対応機能
• 全文検索機能
• 日中英の3か国語対応機能

「リマインド通知機能」についてはすでに理解されている方が多いでしょう。マルチタスクで業務を行う上では利用したい機能です。

「マルチデバイス対応機能」は、例えば外出先などで顧客との商談中にもスマホやタブレットでデータの利用が可能なため、大変便利です。

また、添付ファイルの中身も検索可能な「全文検索機能」を利用することにより、必要な情報に対してキーワードや条件でたどり着くことができます。
グローバルな対応も可能で、海外拠点のメンバーとのやり取りをする際に、日本語、中国語、英語に対応しているため、インターネット上でも細かいコミュニケーションを取り合えます。

便利な機能として、マルチデバイスを中心に説明します。

例えば、取引先との商談のためデータ確認が急きょ必要になった場合です。商談開始まであと3時間あるなら、社内でデータ確認ができます。しかし、取引先まで片道2時間かかる場合、作業時間は1時間しか取れない計算になります。

そんなときに、kintoneであれば、最初の1時間は社内PCで確認を行い、外出してからもマルチデバイス機能を利用して確認を続けられます。
移動中はスマホやタブレットなどのモバイル端末を使って、データや視覚的なグラフ情報などの確認もkintone上で行えるため、時間を有効利用して作業を進められます。

このようにマルチデバイスに対応していることで、外出先でも必要な情報の確認や、確認した内容の可視化も容易です。

業務においては全文検索機能が非常に役に立ちます。

例えば、顧客が増え、1人あたりが抱える案件の増加によってノウハウがだんだんと多くなり、これが商談成立のボトルネックとなりがちです。
人間が覚えていられることはそう多くないため、いずれのノウハウがどの企業と結びついているのか、現状がどうなっているのかといった管理が追い付かなくなる可能性があります。

そんなときに全文検索機能を利用することで、メッセージによるコミュニケーションの中から必要な情報を検索し、忘れていたノウハウを掘り起こすことが可能となります。また、文字情報に検索をかけることはもちろんできますが、添付ファイルの中身まで検索できるため、業務で必要な情報がどこにあるのかわからなくなった場合でも、安心して情報の取り出しを素早く行えます。

添付ファイルを逐一確認する手間も省けるため、非常に効率的に業務を進められるでしょう。

kintoneには管理機能が搭載されています。セキュリティの観点や履歴確認など、多くの点で活用できる機能です。

• ユーザー管理
• アクセス制限
• 変更履歴
• 監査ログ

上記のような管理機能により、ユーザーの使用状態のオン・オフなども自由自在に設定が可能です。
また、セキュリティの観点からアクセス制限の設定ができ、先ほど紹介したマルチデバイス対応機能は、この強固なセキュリティ対策によって実現しているといえます。

さらにSAML（Security Assertion Markup Language）認証に対応しているため、他のシステムと認証を共通化できます。
システムの利用ごとにユーザー認証は不要で、一度の認証・ID／パスワード入力だけで、様々なシステムにアクセスできます。セキュリティを強化しつつ、ユーザーの負担は最小限に抑えられるのです。

また、変更履歴では過去の情報がどのように変化したかがわかります。
監査ログでは、重要な動作が行われたときには管理者に通知が届くため、不正な行為を見逃しません。

ここではユーザー管理について便利な使い方を紹介しましょう。

ユーザーは組織やグループごとに登録可能です。例えば、組織に新たにメンバーが加わる際には、CSVによる一括登録ができます。これらのデータは保存され、プロフィール項目の設定や、ユーザーのオン・オフも管理が可能になっています。

また、退職者が出た場合に逐一更新では手間がかかりますが、退職日あらかじめkintoneに設定すれば、kintone内の情報も自動更新される、ということも可能です。

組織が大きくなればなるほどユーザーの管理は難しくなりますが、このような管理機能を利用することで、負担を軽減できるでしょう。

業務に利用する上では、セキュリティ面から管理機能の重要性を理解しておきましょう。

kintoneでは、IPアドレス制限ができるため、登録されていないIPアドレスからの不正アクセスをシャットアウトします。さらに、常時SSL（Secure Sockets Layer）通信を採用しており、クライアント証明書による端末認証を行い、端末のアクセスに制限をかけられます（※オプション）。
これらによって、顧客情報や社内の秘匿（ひとく）情報の保護が可能です。

また、アプリの作成権限やデータ閲覧などの権限情報を管理できます。アクセスできる情報に制限を設け、管理者だけが閲覧できるようにするなど、kintoneの操作権限を細かく管理することで、より強固なセキュリティ体制の構築を実現するでしょう。

kintoneのセキュリティ機能について、さらに詳しくはこちらの記事でご紹介しています。
▼kintoneのセキュリティは安心？ 製品の各種機能と設定を解説

kintoneは、アプリはもちろん、コミュニケーション機能が充実していること、アプリのカスタマイズが可能なこと、3言語対応であること、管理機能でセキュリティが強化できることなど、業務に欠かせない重要な機能を豊富に備えています。
業務改善はもちろんのこと、リモートワーク下においても密度の高いコミュニケーショを可能とします。

これらの多様な機能を使いこなすことができれば、より効率的な業務運用が可能となります。まだ機能を試していない場合は積極的に利用し、kintoneによる業務改善を行ってみてはいかがでしょうか。

※本記事の内容は2021年3月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。