kintoneのアカウントは使いまわし不可！ 情報共有する方法とは？

kintoneは、クラウド型の業務改善プラットフォームです。5人の少人数チームから数万人の大規模なチームまで、規模に関わらずに利用できるため多くの企業で導入されています。
一方で、kintoneを利用する際に「アカウントの使いまわし」に関する疑問を耳にします。「kintoneアカウントは使いまわしていいの？」「kintoneアカウントがなくても情報共有できる方法はないの？」などアカウントの管理について課題を抱えている方が多いようです。

本記事では、kintoneアカウントの使いまわしがNGであることや、アカウントがなくても情報共有できる手段「プラグイン」について紹介します。アカウント管理について知識を深めたい方や、プラグインについて情報収集をしている方におすすめです。

kintoneを利用するためには、kintoneライセンスが必要です。
料金プランは2種類あり、ライトコースとスタンダードコースから自社の業務内容や業務改善計画に適したプランを選択しましょう。初期費用が無料で1か月ごとの契約更新という使いやすい契約形態かつ契約後のコース変更も可能なため、スモールスタートで気軽にはじめてみるのもおすすめです。

コースの主な違いは、利用できるアプリの数やスペース数、APIによる外部サービスとの連携ができるかできないかなどです。以下では、各コースの内容や料金を表にまとめました。

2つのコースではこのような違いがあります。
企業の規模によっては、他のクラウドサービスと比較した際に高く感じた方もいるでしょう。通常、スケジュール管理や顧客管理など、それぞれを個別で契約し開発するとなると外注費用がかさんでしまいます。
しかしkintoneは、アプリをどれだけ作成しても追加料金はかかりません。複数のアプリをひとつのツール内で使用できるためコストパフォーマンスが高いといえます。

kintoneのコースに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼kintoneのスタンダードコースとは？ 機能や月額料金、ライトコースとの違いを解説

kintoneは、基本的に1ユーザー1アカウントで運用します。kintoneアカウントを追加する場合にはライセンスを購入し、1ユーザーごとに追加していく必要があります。

そのため、利用人数が多い企業や予算が少ない企業では、費用がかさむという理由からアカウントの使いまわしという問題が生じる可能性があるのです。

しかしサイボウズ社では、kintoneアカウントの使いまわしを禁止しています。では、アカウントを持たないユーザーへの情報共有はどのように行えばよいのでしょうか。ここからは情報共有の手段について紹介します。

契約ユーザー数を増やす方法はこちらをご確認ください。

まず、kintoneの標準機能で情報共有する方法を紹介します。

kintoneは、社内メンバーにリアルタイムでの情報共有が可能です。メールやExcelで管理している業務の進捗を可視化することで、最新の内容を確認しながら効率的な情報共有ができます。また、閲覧のみさせたいユーザー、編集もしてほしいユーザーというようにアクセス権限を付与することも可能です。効率的かつトラブルを未然に防ぐ方法で共有できて便利な機能とされています。

しかし、こうした標準機能はkintoneアカウントを所持しているユーザーにしか情報共有できません。

それでは、ほぼ利用しないユーザーや取引先企業の人のようなアカウントを持っていない相手にも情報共有したい場合はどうすればよいのでしょうか。次項で解説します。

アカウントを使いまわさずに、アカウントを持たない人にも情報共有する方法のひとつがプラグインの活用です。取引先企業の人や、ほぼ利用しないユーザーにアカウントを付与するというのは、コストがかかるため現実的ではありません。

そうした場合に、kintoneの連携サービスを利用するのもおすすめです。以下では3つのプラグインを紹介します。

• kViewer
• じぶんレコード
• フォームブリッジ

プラグインに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼kintoneのプラグイン開発｜必要なファイル、開発手順を紹介

kViewerは、トヨクモ社が提供しているkintone連携情報公開ツールです。

社内外関わらず、kintoneアカウントを持たないユーザーにkintone内に保存している情報を共有できます。画面上で見せたいフィールド・レコードだけの表示や、IPアドレスやID・パスワードを設定してアクセス制限を設定するなど、社外の人への情報共有も安心です。

kViewerに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼kViewerとは？ できることや活用例、料金プランを紹介

じぶんレコードは、ソニックガーデン社が提供しているkintone連携サービスです。
kintoneレコードへアクセスできるログイン不要のURLを発行することで、アカウントを持たない人にレコード情報の共有ができます。レコード情報の閲覧だけでなく、編集やコメントなども行えるので自由度が高いツールといえるでしょう。
また、kintoneのデータを社内外で共有できるサービスじぶんページを介して、閲覧・編集できるため、kintoneの情報を更新する度にメールや電話で変更内容や進捗状況を連絡する手間が省けます。

じぶんページに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼じぶんページとは？ kintoneのデータ共有に便利！ 機能や設定方法を解説

フォームブリッジは、トヨクモ社が提供しているwebフォーム作成ツールです。
kintoneへデータが自動で保存されるwebフォームを作成できます。フォームブリッジで作成したフォームなら、kintoneアカウントを持たない人でもkintoneへのデータ保存が可能です。顧客やアカウントを持たないユーザーが入力した情報をkintone内へ移動させる必要がないため、アカウントを持っているユーザーにもメリットが多いといえます。

フォームブリッジに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼【kintone 拡張機能】Webフォーム作成ツール「フォームブリッジ」

ここまで、kintoneのアカウントを使いまわさない対処方として、便利なプラグインについて紹介しました。

kintoneは、利用者分のアカウントのライセンス費が必要になりますが、それを考慮に入れても便利なサービスです。しかし、企業の状況によってはコストの面から気軽にアカウントを増やすことが難しいケースが多いでしょう。そうした場合に、プラグインを活用して効率的に業務を遂行することが重要です。
今回ご紹介したプラグインの情報を、ぜひ業務にお役立てください。

※本記事の内容は2023年7月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります