kintoneのアカウントは使いまわし不可！ 情報共有する方法とは？

「kintone（キントーン）」は、クラウド型の業務改善プラットフォームです。
5人の少人数チームから数万人の大規模なチームまで、規模に関わらずに利用できるため多くの企業で導入されています。

kintoneを利用する際に「アカウントの使いまわし」に関する疑問を耳にします。「kintoneアカウントは使いまわしていいの？」「kintoneアカウントがなくても情報共有できる方法はないの？」などアカウントの管理について課題を抱えている方が多いようです。

本記事では、kintoneアカウントの使いまわしがNGであることや、アカウントがなくても情報共有できる手段「プラグイン」について紹介します。アカウント管理について知識を深めたい方や、プラグインについて情報収集をしている方におすすめです。

kintoneの基本的な使い方については、下記記事をご覧ください。
▼kintoneの基本機能や使い方を紹介

kintone（キントーン）は、基本的に1ユーザーにつき1アカウントで運用します。kintoneアカウントを追加する場合にはライセンスを購入し、1ユーザーごとに追加していく必要があります。そのため、利用人数が多い企業や予算が少ない企業では、費用がかさむという理由からアカウントの使いまわしという問題が生じる可能性があるのです。

しかし、サイボウズ社では、kintoneアカウントの使いまわしを禁止しており、公式サイトにて下記の案内がされています。

cybozu.comを操作や閲覧などを行う人数に合わせてライセンスを購入いただきます。
契約ユーザー数や利用ユーザー数は、cybozu.comにログインする「人」を対象にカウントします。
同時接続数や接続するパソコンの台数を示すものではありません。
また、1つのユーザーアカウントを複数人で共有することはできません。

出典：「ライセンスに関するご案内（クラウド版）」サイボウズ株式会社
https://cybozu.co.jp/products/license/cloud/

契約ユーザー数を増やす方法はこちらをご確認ください。

ユーザーがアカウントを使いまわす理由として、コスト面のメリットが大きく占めると思いますが、それ以上にデメリットが顕著なため、アカウントの使いまわしは避けましょう。

• 非公開情報が共有されてしまう
• セキュリティのリスク増
• 社員のセキュリティやコンプライアンスへの意識が低下

取り扱うデータによって、役職や部署ごとでアプリ・レコードに権限を付与しているケースも多いでしょう。アクセス権限はユーザーに対して管理者が行うため、アカウントを使いまわしてkintoneを利用していると適切な権限の振り分けができなくなり、本来アクセス権を付与していないユーザーにも機密情報が閲覧されてしまうかもしれません。

アカウントの使いまわしは、セキュリティ面でも大きなリスクを伴います。アカウントのID・パスワードが流出した際、どこから流出したのか発見しづらく、kintoneは編集履歴が残りますが、そこから辿ってもユーザーの誰が行ったものなのか特定することはできません。そのため、外部から故意にアクセスされても気付けないでしょう。

また、アカウントを使いまわして業務を遂行できたとしても、社員のセキュリティやコンプライアンスへの意識が低下しているといえます。そのような意識の低下はいずれ業務に支障をきたすため、早いうちに対策しておきましょう。ルールやマニュアルに従わないことが許されてしまうと、社員の会社や経営層に対する信頼も低下していく恐れがあります。

kintoneのセキュリティ機能について、下記記事にて詳細を解説していますので、併せてご覧ください。
▼kintoneのセキュリティは安心？ 製品の各種機能と設定を解説

kintone（キントーン）は、チームでの契約・活用が一般的ですが、個人での契約も可能です。しかし、個人用のコースは用意されていないため、個人で利用するには最小契約ユーザー数10名分の料金を支払う必要があります。

1人で利用するとしても10ユーザー分を契約しなければならず、コスト面ではややメリットが少ないでしょう。ただし、ゲストスペース機能を活用すれば、外部のkintoneユーザーともやりとりできるため、個人利用以外の用途もありそうです。

kintoneはチームでの業務改善を目的としたツールです。チームでの活用を前提としているため、個人利用者にとって必要のない機能もあるでしょう。ツールの目的や実現できることをしっかりと理解した上で導入するほうが、費用対効果を得られるはずです。

kintoneとの競合製品について、下記記事にて解説しています。
▼kintone（キントーン）の競合製品8つの機能を徹底比較
▼Power Appsとkintoneを⽐較！ できることや選び方を紹介

kintone（キントーン）を利用するためには、kintoneライセンスが必要です。

料金プランは3種類あり、ライトコースとスタンダードコース、2024年秋からワイドコースが追加されました。ワイドコースは大規模利用を目的としたエンタープライズ企業向けのプランです。kintoneの利用者数が1,000名未満の場合は、ライトコースかスタンダードコースで検討するとよいでしょう。
各ライセンスの詳細は、こちらの記事をご参考にしてください。
▼kintoneライセンス別の料金や特徴一覧

初期費用が無料で、1か月ごとの契約更新という使いやすい契約形態かつ契約後のコース変更も可能なため、スモールスタートで気軽にはじめてみるのもおすすめです。

関連記事をご用意しております。
▼kintoneをお試し期間で使用してみよう！

コースの主な違いは、利用できるアプリの数やスペース数、API（Application Programming Interface）による外部サービスとの連携ができるかできないかなどです。以下では、各コースの内容や料金を表にまとめました。

※オプション

企業の規模によっては、他のクラウドサービスと比較した際に、kintoneの月額料金が高く感じた方もいるでしょう。通常、スケジュール管理や顧客管理など、それぞれを個別で契約し開発するとなると外注費用がかさんでしまいます。
しかし、kintoneはアプリをどれだけ作成しても追加料金はかかりません。複数のアプリをひとつのツール内で使用できるためコストパフォーマンスが高いといえます。

kintoneのコースに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼kintoneのスタンダードコースとは？ 他のコースとの違いを解説

まず、kintone（キントーン）の標準機能で情報共有する方法を紹介します。

kintoneは、社内メンバーにリアルタイムでの情報共有が可能です。メールやExcelで管理している業務の進捗を可視化することで、最新の内容を確認しながら効率的な情報共有ができます。プロセス管理においても、進捗の可視化は重要です。
kintoneのプロセス管理について、関連記事をご用意しております。
▼kintoneのプロセス管理｜基本設定とワークフローの設定例

また、閲覧のみさせたいユーザー、編集もしてほしいユーザーというようにアクセス権限を付与することも可能です。効率的かつトラブルを未然に防ぐ方法で共有できて便利な機能とされています。しかし、こうした標準機能はkintoneアカウントを所持しているユーザーにしか情報共有できません。

それでは、ほぼ利用しないユーザーや取引先企業の人のようなアカウントを持っていない相手にも情報共有したい場合はどうすればよいのでしょうか。次項で解説します。

アカウントを使いまわさずに、アカウントを持たない人にも情報共有する方法のひとつが「プラグイン（拡張機能）」の活用です。取引先企業の人や、ほぼ利用しないユーザーにアカウントを付与するというのは、コストがかかるため現実的ではありません。

そうした場合に、kintoneの連携サービスを利用するのもおすすめです。以下では3つのプラグインを紹介します。

• kViewer
• じぶんレコード
• フォームブリッジ

プラグインに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼kintoneのプラグイン開発｜必要なファイル、開発手順を紹介

「kViewer」は、トヨクモ社が提供しているkintone連携情報公開ツールです。

社内外関わらず、kintoneアカウントを持たないユーザーにkintone内に保存している情報を共有できます。画面上で見せたいフィールド・レコードだけの表示や、IPアドレスやID・パスワードを設定してアクセス制限を設定するなど、社外の人への情報共有も安心です。

kViewerに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼kintone連携サービス「kViewer」でできることや活用例を紹介

「じぶんレコード」は、ソニックガーデン社が提供しているkintone連携サービスです。

kintoneレコードへアクセスできるログイン不要のURLを発行することで、アカウントを持たない人にレコード情報の共有が可能です。レコード情報の閲覧だけでなく、編集やコメントなども行えるので自由度が高いツールといえるでしょう。

また、kintoneのデータを社内外で共有できるサービス「じぶんページ」を介して閲覧・編集できるため、kintoneの情報を更新する度にメールや電話で変更内容や進捗状況を連絡する手間が省けます。

じぶんページに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼じぶんページとは

「フォームブリッジ」は、トヨクモ社が提供しているWebフォーム作成ツールです。

kintoneへデータが自動で保存されるWebフォームを作成できます。フォームブリッジで作成したフォームなら、kintoneアカウントを持たない人でもフォームに入力することで、kintoneへのデータ保存が可能です。
顧客やアカウントを持たないユーザーが入力した情報を、再度kintone内へ移動させる手間が必要ないため、アカウントを持っているユーザーにもメリットが多いといえます。

フォームブリッジに関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ、ご覧ください。
▼「フォームブリッジ」でkintoneを拡張！ 特長や使い方を紹介

ここまで、kintone（キントーン）のアカウントを使いまわさない対処法として、便利なプラグインについて紹介しました。

kintoneは、利用者分のアカウントのライセンス費が必要になりますが、それを考慮に入れても便利なサービスです。しかし、企業の状況によってはコストの面から気軽にアカウントを増やすことが難しいケースが多いでしょう。そうした場合に、プラグインを活用して効率的に業務を遂行することが重要です。
今回ご紹介したプラグインの情報を、ぜひ業務にお役立てください。

kintoneプラグインを有効活用するための資料をご用意しております。こちらもぜひダウンロードしてご覧ください。
もっとkintoneを使いこなすkintone拡張機能活用術

※本記事の内容は2024年12月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります