kintone（キントーン）で日報を作成できる？ アプリの活用方法をご紹介

業務の進捗確認や活動の報告のために、日報を運用している組織は多いのではないでしょうか。Excelフォーマットに記入し社内サーバーに保存、その後上長にメールで送付といった従来の運用方法では「Excelの管理が煩雑になってしまう」「メンバー全員のExcelを確認し返信するのに時間がかかる」などの問題が生じるかもしれません。

そこで、kintoneで日報の作成・管理を行う組織が増えてきています。本記事では、kintone日報のサンプルアプリや活用ポイントなどについて紹介します。

kintoneの日報に関して、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintone日報アプリとは？ メリット・デメリットや活用ポイントを解説

kintoneは、あらゆる業務を効率化させるビジネスプラットフォームです。顧客管理や在庫管理、予算・実績（予実）管理など、様々な管理業務に向いています。
「アプリ」と呼ばれる業務システムをローコード・ノーコードで誰でも簡単にアプリを作成できる点が魅力のひとつです。非IT人材でもドラッグ＆ドロップのマウス操作でアプリを作成できるため、業務効率化を目指す多くの組織でkintoneは導入されています。

日報の作成や管理においてもkintoneは活用できます。kintoneの日報アプリを使って実現することとして、以下の4つが挙げられます。

• 業務・タスクの可視化
• 情報の一元管理化
• スマホ・タブレットからも作成可能
• 日報の内容を集計しグラフ化

次項より、詳細を解説します。

kintoneはクラウドサービスのため、kintoneに登録した情報はネットワークにつながっているPCやスマホなどから確認できます。クラウド上で各メンバーの業務やタスクを管理して可視化すれば、確認やフィードバックもしやすくなるでしょう。

また、登録された情報はアプリのレコード（各フィールドに入力した情報が一つにまとまったもの）一覧画面で表示されます。フィルタをかけて並び順を変えたり、担当者ごとに絞り込んで表示させたりすることも可能なため、スムーズな確認につながるでしょう。

近年、組織や企業が日々のビジネスで扱う大規模なデータ「ビッグデータ」の分析・活用が重要視されています。そのため、業務で使用する情報は1か所に集約し、データの一元管理化が望ましいです。

kintoneはビッグデータの管理にも最適なツールであり、データベース機能を備えています。統一したフォーマットで管理できるため、入力内容のバラつきや入力の漏れなどを防げます。
また、情報を正しく入力・管理できれば、検索する際にすぐに情報にたどり着きやすくなったり共有も迅速に行ったりすることが可能です。ビッグデータの活用において、データの検索・共有のしやすい環境を整えることも大切です。データの一元管理化は、組織にとって大きな任務だといえるでしょう。

kintoneはモバイルアプリに対応しているため、デバイス端末にインストールすればスマホやタブレットからでも日報を作成できるようになります。外出先や作業現場から日報を提出でき、迅速な情報共有に役立つでしょう。
また、モバイル版のセキュリティ対策として、接続できる端末を制限する「セキュアアクセス」や認証アプリによる「2段階認証」などの機能があります。それらのセキュリティ機能を活用して、安全にモバイルアプリを利用することが可能です。

kintoneのセキュリティ機能について、関連記事をご用意しております。
▼kintoneのセキュリティは安心？ 製品の各種機能と設定を解説

アプリに登録された内容は、グラフ機能を利用して自動集計することが可能です。各メンバーの日報内容を集計することで課題が可視化され、業務改善の施策を見出せるでしょう。
先述の通り、データの利活用はビジネスにおいて不可欠です。日報の情報から活動内容・進捗の把握だけでなく、業務の効率化や生産性の向上につながるような分析をkintoneでは実現します。

kintoneのグラフ化について、下記記事をご覧ください。
▼kintoneグラフの種類や作成方法 | お知らせ掲示板に表示させる手順も解説

サンプルアプリとは、あらかじめ用意されているアプリのひな型です。ご利用中のkintoneにアプリストアから追加し、そのまま使うこともカスタマイズすることもできます。

日報に関するサンプルアプリは、以下8個用意されています。

1. 日報
2. 建設工事日報パック
3. 店舗日報
4. 運転日報
5. 建設作業日報パック
6. 工場日報
7. ルートセールス営業日報
8. SE工数管理日報

「日報」は、一番オーソドックスな日報アプリです。日々の業務内容や報告事項などを記録し、上長と振り返りを行ったりメンバーとコミュニケーションをとったりできます。

画面右上にある「アプリ内検索」から求める情報をすぐに検索できるため、業務の引継ぎにも役立てられるでしょう。日報として他に記入させたい項目があれば、フィールドを追加してアプリをカスタマイズ可能です。独自の日報アプリを作りたい場合、まずはこちらのサンプルアプリを追加して、アプリのカスタマイズを行うと便利でしょう。

アプリの作成方法について、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneのアプリ開発｜方法や外注のメリット、ポイントも紹介！

また、他のアプリのデータを参照して日報アプリに表示させることも可能です。例えば、すべての案件を管理している「案件管理アプリ」があるとして、日報に”対応案件”のフィールドを作ります。対応案件フィールドに「ルックアップ」の設定を行えば、案件管理アプリから該当の案件情報を取得して自動反映されるようになります。入力の手間を省け誤入力を防げるため、ルックアップは積極的に利用したい機能のひとつです。

アプリ間の連携やルックアップ機能については、下記記事をご覧ください。
▼kintoneのアプリ間連携を活用して業務効率化を実現しよう
▼kintoneのルックアップ機能とは？ 使い方や利用メリットを紹介

「建設工事日報パック」は、建設業向けの工事日報アプリパックです。アプリパックとは、関連性のある複数アプリをまとめて一度に追加できるパックのことをいいます。
含まれているアプリは、建設工事日報／現場マスタ／自社作業員名簿／外注業者マスタ／利用機械マスタです。

建設現場から日報の入力・閲覧が可能です。また、自社の作業担当者の情報は「自社作業員名簿」から参照することで、スムーズに入力できます。レコード一覧画面にて、当月作業した工事を一覧で確認でき、現場の情報や対応者の情報も一元管理します。

「店舗日報」は、店舗のスタッフ間で日報を共有するためのアプリです。
一日の売上や客数などの実績情報、お客様対応の内容、検品などの情報を管理できます。過去に登録した情報は検索可能なため、参照して振り返りを行えます。

店舗運営に関わる情報をしっかりと登録すれば、スタッフ引継ぎもスムーズにできるでしょう。アプリ内にあるコメント機能を使って、日報のフィードバックや作業の相談などを行えます。

「運転日報」は、運送業をはじめとするドライバーが活動の記録を報告できるアプリです。
ドライバーは休憩時間を利用し、スマホやタブレットから運転の記録を行い、上長はリアルタイムでの活動状況の把握が可能です。

出庫メーターと入庫メーターの数値を入力すれば、走行距離が自動で算出されます。また、提出された運転日報はkintone上で申請・承認を行うことが可能で、上長から押印やサインをもらう手間を省けます。

「建設作業日報パック」は、建設業向けのアプリパックです。
建設作業日報／作業員名簿／現場マスタの3つのアプリが含まれています。

作業員ごとに勤務開始・終了時間を入力し、また現場ごとの作業開始・終了時間と進捗報告を入力する欄があります。各メンバーの勤務状況を常に把握できるため、負担が偏っているメンバーや残業が多くなってしまっている現場などを見つけ出せるでしょう。

「工場日報」は、工場内の部署ごとに作成する日報アプリです。
スマホやタブレットから日報を提出できるため、文房具などを持ち込む必要がなく、異物混入のリスク削減にもつながります。
3時間ごとに自由記述で報告し、上長への回覧はプロセス管理機能を使って行います。このアプリで日報と申請・承認の業務をまとめて行えるため、無駄な作業を減らせるでしょう。

kintoneのプロセス管理について、下記記事にて詳細を解説していますので、併せてご参考にしてください。
▼kintoneのプロセス管理｜ワークフローの設定例を紹介

「ルートセールス営業日報」は、一日に複数件、得意先や新規顧客に訪問するような、ルートセールス向けの営業日報です。
外出活動において、訪問先の数だけそれぞれ訪問目的やどのような反応をされたかメモを記入します。内勤活動については、その日に行ったタスクを記録します。

訪問数をグラフ化できるため、メンバー間や一定の期間においてどのような変動があるのか把握できます。それを基に、営業活動の改善施策を見出せるでしょう。

「SE工数管理日報」は、プロジェクトに対するシステムエンジニアのタスク進捗状況をリアルタイムで管理するアプリです。
1日ごとに作業時間と作業内容を記入し、プロジェクトに紐づいて進行状況を記録します。

また、プロジェクト別の工数も算出して、表で確認できます。アプリに登録したデータはCSVファイルで書き出せるため、例えば人事給与システムに反映するための参照データとして活用することも可能です。

前章にて日報のサンプルアプリについて紹介しましたが、ここからkintoneの日報アプリを活用するポイントについて説明します。
すでにkintoneでの日報を運用している方も、ぜひご参考にしてください。

• 投稿項目から集計する内容を定める
• 日報に対するフィードバックのフローを作る
• アクセス権限を設定する

日報の活用事例について下記記事にて紹介していますので、併せてご参考にしてください。
▼kintoneで日報は作れる？ 活用方法の事例をご紹介

先述の通り、アプリ内のデータは集計することが可能です。日報アプリで登録する項目（フィールド）から、自動集計するものを設定します。
プラグイン（拡張機能）を活用すれば、毎月のレポート作成業務を自動化することもできます。日報アプリの運用と併せて、集計・レポートの作成まで行うとよいでしょう。

日報の提出を定型業務とするならば、上長は各メンバーへのフィードバックを行うところまで一連のフローとして定めましょう。
例えば、日報の内容を確認したらコメントを残したり、日報の確認依頼申請のワークフローを作成し、申請が届いて内容を確認したら承認をして申請者に知らせたりなど、日報を作成した各メンバーが「上長に確認してもらった」と認識できる仕組みが必要です。うまく運用できれば日報を中心に、社内でコミュニケーションの活性化につながるでしょう。

承認・申請ワークフローの作成方法について、下記記事にて解説しています。
▼kintoneで効率的なワークフロー管理を実現！ 申請業務をスピードアップ

日報の内容によっては機密性がある内容も含まれるため、適切なアクセス権の設定が必要となります。
業務にまったく関係のない人や、他部署の人も閲覧できる状態だと、機密情報が流出するリスクが高まります。そのため、日報の作成者や上長・承認者など、必要なユーザーだけにアクセス権を付与しましょう。

日報アプリを使用する際の注意点を解説します。以下の3点を念頭に置いて、日報アプリを活用しましょう。

• PCとモバイル端末とで操作方法が一部異なる
• メンバーが多いとマネージャーのチェックが大変
• 定型業務が増える

kintoneをモバイル端末で利用する場合、操作方法が一部異なるため、ご注意ください。また、モバイル端末からだと、アプリの作成や設定画面の操作、表・クロス集計表・定期レポートの表示などが行えません。
それらの操作や設定はPCで行い、モバイル端末ではあくまで日報の作成・確認に留めておくとよいでしょう。

前章にて「日報のフィードバックを必ず行いましょう」と説明しましたが、メンバーが多くなるほど確認しなければならない日報は増えるため、マネージャーの負担も大きくなることが予想されます。

毎日の日報の確認にかなりの時間がかかる場合は、確認頻度を減らしたり、数日分をまとめて確認する時間を設けたりなど工夫し、各メンバーにあらかじめフィードバックの運用方法を伝えておきましょう。

日報の運用を始めるということは、マネージャーの確認だけでなく、各メンバーにとっても定型業務が増えることになります。そのため、事前に日報の運用を始めてよいかどうか双方の確認・承諾が必要です。

日報については、5分程度で入力できる内容をおすすめします。あまりにも細分化しすぎて入力項目が多くなってしまい、日報の作成業務自体が負担にならないように気を付けましょう。

kintoneは外部クラウドサービスとの連携も柔軟であり、より効率的な利用が可能です。
例えば、日報アプリに登録した内容を経費精算システムや労務管理システムなどと連携させ、入力作業を省くことができます。また、Googleカレンダーと連携して、日報アプリの内容をGoogleカレンダー上に表示させるといったことも可能です。
アイデア次第で、便利で効率的な使い方ができます。

kintoneのデータ連携やGoogleカレンダーとの連携について、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneとデータを連携！ その種類と方法を解説
▼kintoneとGoogleカレンダーは連携できる？ 方法やプラグインをご紹介

kintoneと外部クラウドサービスとの連携には「API（Application Programming Interface）」が必要となり、非エンジニアにとっては対応が難しくなるかもしれません。kintone開発ユーザー向けに「cybozu developer network」というコミュニティが用意されており、APIや開発・カスタマイズについて解説されていますが、ここに紹介されている内容だけだど不十分なケースもあります。

そこで、kintoneオフィシャルパートナーに相談することをおすすめします。サイボウズ社が認めた導入・開発支援やコンサルティング、研修などを行う協力企業であり、kintoneに関する様々なノウハウや経験を有しています。
外部クラウドサービスとの連携に加え、アプリ開発やワークフローシステムの構築などにも対応しています。kintoneでのお悩みごとがありましたら、まずは問い合わせてみるとよいでしょう。

関連記事をご用意しております。
▼kintoneのパートナー企業を活用してみよう！

各メンバーの一日の稼働内容やスケジュールの進捗状況を把握するために、日報を運用している組織・企業は多いでしょう。日報から業務改善や効率化を目指すには、kintoneの日報アプリが最適です。

日報アプリに登録した情報を集計・分析し、組織の抱えている課題を可視化すれば、今取り組むべき施策が浮かび上がるはずです。また、日報アプリを中心としたコミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。kintoneの日報アプリから業務改善を目指してみませんか。

※本記事の内容は2025年2月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。