kintone 日報アプリのメリットは？ 見える化の事例やポイントを解説

リモートワークが増えている昨今、社員の業務進捗を管理する日報の重要性はさらに高まっています。これまで Excel など単体のデータで日報を管理していてローカルアクセスのみの運用になっている、フォーマットが統一されておらずモバイル環境での閲覧も考慮していなかった、リモートワークの日報管理ができないとお困りの企業も多いのではないでしょうか。

そこで、kintone の日報アプリの特徴やメリット・デメリット、導入事例や活用ポイントを紹介します。これを機会に、日報の管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。

kintone はサイボウズ社が提供するクラウド型業務改善ツールです。ITの専門知識なしでも簡単に業務用アプリを開発でき、統一フォーマットでの一元管理やリモートでのコミュニケーション、モバイル対応も可能です。
kintone でよく利用されているアプリのひとつに日報アプリがあります。kintone の日報アプリは、報告内容のフォーマットをベースに業務に合わせ、ドラッグ&ドロップの簡単操作で作成できます。業務や部署によって報告内容を変えたい場合にも柔軟に対応できるでしょう。

日報アプリを一度作成すれば、ネット接続環境さえあればどこからでも入力が可能です。コメント機能も備えているため、報告された日報に対するフィードバックも簡単です。また、プラグインを活用して様々な業務と連携できます。

kintone の日報アプリには様々な特長があります。ここでは主な特長を3つ紹介します。

前段の「kintone の日報アプリとは」でも紹介しましたが、kintone の日報アプリは報告内容を柔軟にカスタマイズできます。部署や業務内容によって報告内容が異なるのはもちろん、現場によって日報で管理する情報が異なる場合も多いのではないでしょうか。kintone の日報アプリは目的や内容に合わせて柔軟に対応でき、実際に社労業務や営業活動、訪問看護など様々な分野・業種の企業で活用されている実績があります。

例えば運送業で、ドライバーがその日の運転記録を上司に報告する場合、運転日報アプリがあれば便利です。会社に戻らなくてもパーキングエリアなどでスマホやタブレットから簡単に入力できるので時間を有効活用できます。

運転日報について詳しくはこちら

kintone の日報アプリは、日報の管理に有効な機能を多数備えています。例えば日々の活動状況をグラフで可視化できるレポート機能やタスクの抜け漏れを防止するリマインド機能などです。

日報を毎日入力していても、データとして管理できずその日限りのフィードバックしか行えないと日報管理の効果は半減します。
kintone の日報アプリは、簡単にデータ集計ができるため、日報をもとに分析・業務改善も可能です。また、リマインド通知機能を利用すれば、今後のスケジュールやタスク漏れを防止でき、スケジュール管理アプリとしても利用可能です。

kintone のビジネス向けの2つのプランのうち、スタンダードコースでは、多数の外部システムと連携可能です。

例えば Slack などのチャットシステムやメールと連携させれば、日報の入力やコメントがあった際に通知します。逆にチャットシステムに投稿した内容を kintone 上に保存もできます。

また、対応した顧客の情報を顧客管理システムと連携する、外勤における交通費や出張申請をシステムと連携するなども可能で、日々の日報を様々な業務に活用できるようになります。
「Zendesk」のようなチケット管理機能がある外部ツールとも連携できるため、日報の内容（当日の対応内容）をチケットとして起票し対応履歴を管理する、といった運用も可能です。

ビジネスチャットツール「Slack」について詳しくはこちら
カスタマーサポートサービス「Zendesk」について詳しくはこちら

kintone の日報アプリは企業の規模を問わず、様々な業種で導入されています。ではなぜ kintone の日報アプリは人気なのでしょうか。ここでは kintone の日報アプリを利用する4つのメリットを紹介します。

kintone の日報アプリは、レポート機能を活用して簡単に日報データの集計ができ、業務の見える化を実現します。Excel などの単体データや、フォーマットがきちんと考慮されていないファイルなどで日報管理を行っていた企業では、人によって報告内容がバラバラで日報がわかりにくい、簡単に集計できないという問題が多く発生していました。kintone を利用すれば統一したフォーマットで日報の内容を一元管理できるようになります。

kintone の日報アプリは、日報にコメントできることに加え、kintone 自体に搭載されているメンション機能やコミュニケーションスペースの作成機能によって、効率的なコミュニケーションを行えるようになっています。ひとつひとつの報告に対してコメントができるため、スピーディーな情報共有にも向いています。kintone のコミュニケーション機能を最大限に活用すれば、大幅な生産性向上効果を狙えるでしょう。

kintone はクラウドサービスのため、インターネットにつながる環境さえあれば、時間や場所に縛られずに日報アプリへアクセス可能です。営業や現場作業員、訪問看護など社外で働く社員が多い企業でも使いやすく、リモートワークの増加にも対応できます。
kintone 以外にも日報管理アプリは様々ありますが、低コストで汎用性の高い日報管理アプリを作成できる点が kintone の日報アプリの魅力のひとつです。

また、出退勤時間の管理を kintone の勤怠管理システムで行っている場合は、同じkintone 上で日報の入力と退勤記録も行えるため、従業員のスムーズな退勤処理が可能です。

kintone での勤怠管理について詳しくはこちら
▼kintone で勤怠管理するメリットは？ 導入手順やアプリの例も紹介

kintone はクラウドサービスのため、情報漏えいを気にして利用をためらっているという方も多いのではないでしょうか。その点、kintone を含むサイボウズのクラウド製品は高いセキュリティレベルを誇ります。

具体的には、2要素認証や接続IPアドレス制限、アクティビティログによる不正アクセス・ログイン対策や送受信および保存データの暗号化などです。加えて、第三者機関の監査を定期的に実施していたり、外部の有識者との協力態勢を構築していたりと日頃のセキュリティ対策が徹底されています。これらの対策から、kintone は政府認定クラウドサービスにもなっているため、安心して利用ができるでしょう。

kintone の日報アプリは非常に便利で多くの企業でも利用されていますが、一部では使いにくいという声もあるようです。ここでは、kintone の日報アプリのデメリットを2つ紹介します。

kintone はPC版にもモバイル版にも対応していますが、PC版とモバイル版ではUIが異なるため、一部の操作がモバイル版では実施しにくいという声がありました。例えばモバイル版のUIは、スマホから日報の入力や閲覧などは問題ありませんが、日報の報告内容のカスタマイズがしにくいようです。

日報アプリを含め、kintone を利用する際には、モバイル版は入力や閲覧をメインで行い、アプリの開発やカスタマイズはPCを利用するというように使い分けましょう。

kintone で日報を管理するようになると、利用ユーザーが増えるほど kintone 上に多数の情報が集積されます。日報は業務内容を入力するため、より膨大なデータが溜まっていくでしょう。その際に、データの保存先をきちんとルール化しておかなければ、kintone 上にバラバラな情報が混合して保存されてしまい、マネジメント層が確認する手間が増えるというデメリットが生まれます。

日報の保存場所を業務内容などでフォルダ分け（カテゴリ分け）しておき、それぞれのマネジメント層に必要な情報が届き、分散しないよう注意しましょう。

では、実際の現場で kintone の日報アプリはどのように活用されているのでしょうか。社会保険労務士事務所を運営するA社の事例を紹介します。
A社では、kintone 導入前まで、各担当に割り当てられた業務の進捗や顧客への対応実績がブラックボックス化している状況でした。

そこで、業務効率化と収益性向上を図るため kintone を導入、日報アプリを活用して各担当の業務量や対応実績の可視化を行いました。結果として、各担当者への最適なタスク分担の実現や顧客案件ごとに割り当てるリソースの最適化ができました。
導入当初に想定していた業務の可視化と効率化にとどまらず、顧客サービスへのクオリティー向上にもつながり、収益アップのための指針としての効果も得られるようになりました。

導入事例でも紹介しましたが、kintone の日報アプリをうまく活用すれば、単なる業務可視化、効率化にとどまらず業務のクオリティー向上や収益性アップにもつながります。ここでは、kintone の日報アプリをうまく活用するためのポイントを3つまとめます。

日報は日々業務内容が入力されるため、投稿や保管のルールをきちんと整備しておくことが重要です。ルール整備が不十分だと、業務改善に必要な情報が得られない、日報の報告内容の確認に時間がかかりすぎる、データの集計ができないなどといったトラブルが発生します。日報の投稿・保管ルールを整備し、各社員に徹底してもらいましょう。

また、日報アプリは一度作成したからといってそれが最適なものではない場合もあります。報告内容に過不足がある場合には、適宜フォーマットへの項目追加・見直しを行い、トライアンドエラーで日報アプリの改善を図るとよいでしょう。

社員が書いた日報には必ずフィードバックを行いましょう。フィードバックが行われない状況が続くと、日報の入力自体が形骸化し意味をなさなくなってしまいます。kintoneはコミュニケーションをサポートする様々な機能を備えているため、うまく活用しましょう。

フィードバックのポイントとしては、日報とは別に定期的に集計データをもとにした振り返りを行うことです。日々の業務では点でしか見えなくても、データとして蓄積すれば線となって業務改善のためのポイントが見えてきます。日々の日報へのレスポンスとは別に、定期的なデータとしてのフィードバックも行いましょう。

日報の中には、社員同士や顧客との関係における問題や細かい業務情報などが記載されることもあります。業務に関連する社員内においては、日報はオープンにしておいたほうが様々なレスポンスを得られますが、業務に関係ないメンバーからも閲覧できてしまうと、トラブルに発展するおそれがあります。情報漏えいにもつながりかねないため、日報の保存先には適切なアクセス権設定を行い、関連する社員だけが日報を閲覧できるようにしておきましょう。

今回は kintone の日報アプリの特徴やメリット・デメリット、導入事例や活用ポイントを紹介しました。kintone はサイボウズ社が提供する業務アプリ開発のクラウドツールで、日報を管理する日報アプリを簡単に作成できます。kintone の日報アプリの大きな特長は、カスタマイズが柔軟で幅広い業務で活用可能な点、レポート機能やリマインド通知などの機能が充実している点、外部システムとの連携が柔軟な点です。

kintone の日報アプリを活用すると、業務における様々なデータを可視化できるようになり、業務効率化や生産性向上につながります。kintone は多彩なコミュニケーション機能を備えておりコミュニケーションの場としても活用できます。さらにクラウドツールのためリモートワークにも対応しており、高いセキュリティを保ちながら、社内外問わず安心して利用できる点もメリットといえるでしょう。

一方、PCとスマホでは操作に違いがあり、デバイスごとに操作の向き不向きがある点、ルールを整備しておかなければ情報が分散しやすい点には注意が必要です。kintone の日報アプリを活用するためには、日報の投稿・保管ルール整備、日報への定期的なフィードバック、適切なアクセス権設定を意識するとよいでしょう。

kintone の日報アプリは、コストを抑えて大きな成果を得られる非常に便利なツールです。ぜひ、本記事を参考に kintone の日報アプリを導入し、業務の可視化や効率化、生産性向上を図ってください。

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※本記事の内容は2022年6月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。