kintoneの一覧画面をカスタマイズ！ レコードを階層表示させよう

kintoneを開くと、まず目にする一覧画面。
一覧画面にはレコードが表示されますが、レコードの数が増えてくると規則性なくずらっと並ぶため、該当のレコードを探すのも一苦労です。

そこで、カテゴリー機能を使いkintoneの一覧画面をカスタマイズすることで、使い勝手の向上を目指せます。

kintoneで行う日常業務の効率化を実現したい方におすすめです。

一覧画面とは、kintoneを開いて最初に表示される画面のことです。ここには、アプリに登録しているすべてのレコードが表示されます。一覧の表示形式は、表形式、カレンダー形式、カスタマイズの3種類があります。

• 表形式
  各フィールドを列、レコードを行に配置する形式。表示するフィールドの種類や並び順、表示するレコードの条件を設定できます。
• カレンダー形式
  カレンダーの日付欄にレコードを表示する形式。レコードを表示する日付は、値が日付、または日時のフィールドから選択して指定します。
• カスタマイズ
  HTMLで記述することで、レコード一覧を自由にカスタマイズできます。ただし、kintoneのスタンダードコースでのみ選択可能、またシステム管理者のみが実施できるという点には注意が必要です。

スタンダードコースについては、以下でもご紹介しております。ぜひご覧ください。
▼kintoneのスタンダードコースとは？ 機能や月額料金、ライトコースとの違いを解説

この一覧画面には、kintoneユーザーの多くが悩む課題があります。
それが「見たいレコードを探しづらい」という点です。標準機能のフィルターを使用して絞り込みは可能ですが規則性がないため、なかなか目的のレコードを見つけられません。こうした少しの手間でも、日々の業務を行う上で作業者にとってはストレスとなってしまいます。

この課題を解決に導くのが、レコードを5段階に階層分けするカテゴリー機能です。
以下では、レコードについて、そしてカテゴリー機能について解説します。

そもそもレコードとは、データを管理する単位で、各フィールドに入力したデータが1つに集まったものを指します。例えば、顧客情報であれば1件の顧客情報が1つのレコードということです。

引用元：「レコード」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/glossary/records.html#:~:text=%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA%E3%81%AE%E3%83%95%E3%82%A9%E3%83%BC%E3%83%A0%E3%81%AE%E3%80%81%E5%90%84,%E3%81%8C1%E3%81%A4%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%89%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82

このレコードを任意の単位で区別できるようになれば、kintoneが格段に使いやすくなります。

kintoneには、カテゴリー機能という便利な機能があります。このカテゴリーとは、レコードを分類するための機能です。
以下では実際の画面を例に紹介します。
一覧画面の赤枠内には、設定したカテゴリーが表示されています。このように、顧客情報を地域別に分類することで、目的のレコードを探しやすくなるのです。

それでは、カテゴリー機能で一体どういったことができるのか、実際の画面を用いて紹介していきます。

レコードにカテゴリーを設定できる

カテゴリーを有効化すると、フォーム最上部に「カテゴリー」フィールドが自動で追加されます。開いているレコードを、どのカテゴリーに分類するのかを選択できます。

一覧画面で分類ごとに表示できる

一覧画面では、任意のカテゴリーをクリックすることで、そのカテゴリーに分類されたレコードのみが一覧表示されます。

5階層に分類できる

カテゴリーは階層表示も可能なため、親カテゴリーである「東北地方」をクリックした際に、「青森」「秋田」「岩手」といった子カテゴリーに分類されたレコードも、一覧に含まれた状態で表示されます。

ここからは、実際にカテゴリー機能を実装する方法を紹介します。

1. まずは、アプリの歯車から設定タブを開き、カテゴリーを選択してください
   

   

2. 前述の通り、カテゴリーの階層は最大5階層までのツリー形式で設定することが可能です
   

   

3. 設定したいカテゴリー名を入力したら保存します。あとは、アプリを更新するだけで設定完了です

紹介してきたように便利なカテゴリー機能ですが、注意点もあります。カテゴリーを設定したにもかかわらず、一覧画面に表示されないといったケースもあるようです。
この場合は、カテゴリー設定画面にある「カテゴリーを有効にする」部分が「有効」になっているか確認しましょう。

ちなみに、カテゴリー設定前に登録済みだったレコードに関しては、各レコードを編集してカテゴリーを選択するまではどのカテゴリーにも分類されないため、お気を付けください。
また、カテゴリー名にも注意が必要です。1つのカテゴリー名は64文字までの文字数制限があり、条件を満たしていないとエラーが表示されます。

本記事では、一覧画面を使いやすくする方法としてカテゴリー機能を使いレコードの階層表示について紹介しました。カテゴリー設定をするひと手間で、日々の業務効率化を実現できます。

さらに難易度の高いカスタマイズを行いたい、具体的な方法はわからないがkintoneをより自社に適した環境にしたいといった悩みを抱えている方は、kintoneの開発支援サービスを提供している企業に相談してみるとよいでしょう。

テクバンは、kintone開発支援・運用支援サービスにより、お客様の業務改善のお手伝いをいたします。

レコードやカスタマイズについては、以下でもご紹介しています。ぜひご覧ください。
▼kintone「関連レコード一覧」の便利な使い道は？ 設定方法も解説
▼kintoneアプリを一覧表示させて使いやすい環境に
▼kintoneのログイン画面をカスタマイズする方法を紹介

※本記事の内容は2023年10月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。