kintone「関連レコード一覧」の便利な使い道は？ 設定方法も解説

kintoneには様々な便利機能があり、「関連レコード一覧」もそのうちのひとつです。関連レコード機能は、ルックアップとは異なり、参照先のリアルタイムな値を表示できる点が大きなメリットです。
そこで、関連レコード一覧の概要や設定手順、具体的な利用方法と注意点などを解説します。本記事を参考に、関連レコード一覧を活用してみましょう。

kintoneの関連レコード一覧機能とは、レコード詳細画面に「条件に一致したレコード」を一覧表示できる機能です。例えば、顧客データと案件データを別々に管理しているときに、顧客に紐づく案件データの一覧を見たいシーンがあると思います。その際に、顧客管理アプリに関連レコード一覧を配置し、案件管理アプリの「顧客名」フィールドと紐づけておけば、最新の顧客に紐づく案件データを参照できます。
関連レコード一覧を利用すれば、別のアプリで管理している情報を同じ画面でまとめて表示でき、関連情報を確認しながら業務を進めることができるでしょう。

関連レコード一覧機能には以下のような便利な特長があります。

関連レコード一覧を設定すれば、他のアプリで管理している関連情報を参照できますが、参照先のレコードを更新すると、関連レコード一覧のデータも更新される仕様になっているため、常に最新の値を参照できます。レコードを入力している間に最新情報が更新されてしまい、古い情報を参照したまま入力してしまう、という状況にならない点は大きなメリットでしょう。

関連レコード一覧で表示された情報の詳細を知りたい場合は、ワンクリックで参照先レコードにジャンプできます。アプリのレコード画面を切り替えて必要なレコード情報を検索する手間が省けるため、効率的に業務を進められます。

関連レコード一覧と混同されやすい機能に、ルックアップがあります。関連レコード一覧は、前述した通り、事前に設定した関連レコードを一覧で表示し、最新情報を参照できる機能です。一方、ルックアップはレコード入力時に参照先のレコード情報を取得（コピー）する機能です。
例えば、顧客からの注文に対して見積もりを作成する際、関連レコード一覧を利用する場合には、注文に対して最新の製品価格表を参照し情報を手入力します。一方、ルックアップの場合は製品価格表の価格を取得し自動で入力します。

一見ルックアップのほうが便利に見えますが、ルックアップは入力時に情報を取得するため、入力中に製品価格表を更新しても、入力された価格は更新前のままです。ルックアップを利用する場合は、レコード更新と被らないタイミングで行う、自動更新プラグインを利用するなど、最新情報と差異が発生しないよう注意する必要があります。

kintoneのルックアップ機能について、さらに詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼kintoneのルックアップ機能とは？ 使い方や利用メリット、設定方法を紹介

関連レコード一覧は非常に便利な機能ですが、以下の注意点を認識した上で利用するようにしましょう。

レコードの一覧画面に関連レコード一覧フィールドを設置することはできません。関連レコード一覧は、各アプリ内にフィールドを設置し、関連するレコードを参照する機能です。関連レコード一覧フィールドを設置できない場所では機能を利用できない点に注意しましょう。
また、kintoneはアプリだけでなくレコードやフィールドにもアクセス権を設定できます。関連レコード一覧を設定していても、表示するレコードやフィールドに対するアクセス権がないと、ユーザーは関連レコード一覧の参照ができない点に注意が必要です。

関連レコード一覧フィールドで表示している項目は、あくまで他のレコードを参照したものです。そのため、関連レコード一覧フィールドの値は集計や自動計算、アプリ内検索などの操作対象にはなりません。関連レコードに何かしらの処理が必要な場合は、参照元で処理を行うか、プラグインなどを活用して処理を行う必要があります。

ここからは、kintoneの関連レコード一覧を設定する手順を紹介します。

まず関連レコード一覧を設定したいアプリを開き、レコード一覧画面の右上にある歯車マーク（アプリ設定ボタン）をクリック、「フォーム」タブを選択します。フォームを開いたら、メニュー内にある「関連レコード一覧」フィールドを、ドラッグ&ドロップで任意の場所に配置します。

配置した関連レコード一覧フィールドの歯車マーク（フィールド設定ボタン）をクリックし、フィールド名と参照先アプリを設定します。フィールド名は任意に設定できますが、例えば顧客管理アプリで顧客に紐づく案件を、案件管理アプリを参照して一覧表示したいのであれば、「案件一覧」などのように何の情報を参照して表示しているのかがすぐにわかる名前を設定すると良いでしょう。

「表示するレコードの条件」で、現在のアプリと、参照先のアプリのフィールドをそれぞれ選択し設定します。例えば顧客管理アプリで顧客に紐づく案件一覧を表示したい場合は、顧客管理アプリの顧客名が入ったフィールドと案件管理アプリの顧客名・案件名が入ったフィールドを設定します。「さらに絞り込む条件」欄を入力すれば、追加で文字列や数値など詳細な絞り込みを行えます。

「表示するフィールド」で、参照時に表示するフィールドを設定します。「レコードのソート」「一度に表示する最大レコード数」で並び順や表示数の変更も可能です。
以上の設定が完了したら、最後にフォームを保存し、「アプリの更新」を行いましょう。

kintoneの「関連レコード一覧」については、下記記事でも解説しています。
【便利すぎる】kintoneの関連レコード一覧！

関連レコード一覧機能は、指定した条件に一致するレコードを参照して表示できる機能です。ルックアップとは異なり、常に最新の情報を表示できるため、アプリ内で関連情報を表示する際に非常に便利な機能です。特に、顧客管理アプリ内で顧客に紐づく案件を案件管理アプリから一覧表示すれば、より案件管理を行いやすくなるでしょう。
その他にも、関連レコード一覧とルックアップやプラグインなどを連携して使えば、より便利な使い方ができます。

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▼kintoneの顧客・案件管理｜営業活動に役立つ機能を紹介

※本記事の内容は2023年6月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。