kintone の標準機能で販売管理ができない理由と解決方法を紹介

サイボウズ社が提供するクラウドサービス kintone は、必要な業務アプリも簡単に作成できる業務改善プラットフォームです。アプリ作成の自由度に加え、あらかじめ用意されているサンプルアプリや外部連携の機能もあり幅広い業務に対応できるため、「kintone で販売管理もしたい」と考える企業担当者は多いようです。

しかし、kintone はデータ集計や分析に強みを持っていますが、実は販売管理には向いていないといえるでしょう。

kintone の標準機能は簡単な販売管理であれば対応できますが、肝心の締め処理や未入金分の繰り越し処理などは不可能です。

そこでおすすめしたいのが、kintone と販売管理システムを連携させることです。

本記事では、kintone の標準機能でできる販売管理や販売管理システムと連携するメリット、おすすめの販売管理システムの紹介をします。

kintone の標準機能では、シンプルな販売管理しかできません。ところで、そもそも販売管理とはどういった業務なのでしょうか。

販売管理とは「誰に・何を・いつ・どこで・いくつ・いくらで」といった販売状況や代金の回収状況などを管理する業務のことです。その販売管理の業務は、大きく以下の5つに分類できます。

• 受注管理
• 発注管理
• 請求管理
• 仕入れ管理
• 在庫管理

この中で、kintone の標準機能でできるのは、受注管理や発注管理・仕入れ管理における商品や取引先のデータベース化、請求管理における見積もりの承認、売り上げの集計などです。しかし、販売管理で重要な締め処理や在庫管理などは kintone では対応できません。

kintone で売上管理する方法については、別の詳しい記事があります。ぜひご覧ください。
▼kintone で売上管理を効率化！ アプリの作成方法や便利機能を紹介〜データのグラフ化などの機能も解説〜

kintone で販売管理する場合に期待するメリットは、複数業務を一元管理することで、損益や業務の適切な把握、利益向上を見込むことです。例えば見積もりは kintone、在庫管理は別のソフトウェアで行うなどのように販売管理業務を分けてしまうと、煩雑で全体の把握が難しくなります。

では解決策はあるのでしょうか。

kintone の標準機能だけで販売管理するには限界があり、細かな販売管理業務には向いていないかもしれません。しかし、実は有料のプラグインを組み合わせれば、kintone で販売管理ができるようになるのです。

そこでおすすめしたいのが、kintone と販売管理システムの連携です。販売管理システムと連携すれば、高度な販売管理を簡単に行えるようになります。

また、よくある販売管理システムは蓄積したデータの管理・分析が苦手ですが、これも解決できるのが、データの管理と分析に強みを持つ kintone との連携です。つまり、kintone と販売管理システムを連携することで、それぞれの弱点を補完するのです。

様々ある販売管理システムはユーザー単位の登録が可能で、1ユーザー当たり月3,000円ほどで利用できるサービスもあります。そのため、コスト面が気がかりな中小企業でも kintone と連携させる前提で、販売管理システムを導入するといいでしょう。

ではさらに、kintone と販売管理システムを連携する3つのメリットを詳しく紹介します。

様々な業務をスムーズにする kintone の大きな強みはデータベース機能です。kintone を導入することで、販売管理データや営業データ、マーケティングデータなど社内に散在するデータの一元管理が可能となります。

kintone と販売管理システムを連携させると、下記の機能を利用できます。

• 販売管理のデータを kintone へ自動登録
• 部門や商品、顧客別のデータ分析と集計
• 契約の更新期日や入金期日などのアラート
• 変化の可視化
• グラフのデータ化
• ログ管理

また、フリーワード検索を使えば、蓄積データはもちろん、添付資料から必要なデータを瞬時に得られます。利用履歴も記録されるため、誤ってデータを削除しても復元できます。

このように kintone と連携すれば、販売管理システムで蓄積したデータを誰でも簡単に、かつ高度に分析可能になるのです。

kintone によるデータ・ファイル管理について、詳しくはこちらの記事でご紹介しています。
▼kintone でファイル管理！ メリット・デメリット、活用ポイントを解説

kintone ではフォームの入力項目を自由に追加可能で、受発注フォームの項目数が多くても対応できます。自社製品に合わせて、柔軟にフォーム項目を作成することは、販売管理で欠かせません。

多くの販売管理システムにはコミュニケーション機能がありません。しかし、販売管理を効率化するには、関係部署間の緊密なやり取りが必要です。例えば、営業部や開発部に見積もり内容を確認する、在庫が急激に減少し受注の一時休止を周知するなどの場合、コミュニケーションは不可欠です。

これも kintone と販売管理システムを連携すれば、コミュニケーションがスムーズになります。コメント機能で随時やり取りができるため、メールよりも迅速な調整を助けます。

kintone にはその他、ファイルの中身検索やリマインド通知、プロセス管理などの販売管理業務の効率を高める機能がそろっています。

kintone の便利な機能について、さらに詳しくはこちらの記事でもご紹介しています。
▼kintone でできること・できないことは何？ 導入メリット・デメリットも解説

kintone でプロセス管理する方法は、こちらの記事をご覧ください。
▼kintone でタスク管理！ メリットとおすすめのプラグインも紹介

早速、kintone との連携に相性がいい、おすすめの販売管理システムをご紹介します。

「K-Apps リテール」は、kintone をベースにしたクラウド型販売管理システムです。多店舗経営にありがちな本部と店舗間のコミュニケーション課題の解決が期待できます。

この「K-Apps リテール」と kintone を連携することで、次のことができるようになります。

• 売り上げの報告や店舗チェックなどの店舗関連業務のアプリ化
• 情報の管理・分析・共有
• シフト表の作成
• 指示画像と報告画像の一覧比較

例えば、売上報告管理アプリを使うと、クラウド上で売り上げの報告と共有が可能になります。従業員は店舗外から売り上げを記録し、一方、本部側でもリアルタイムの売り上げを確認できるため、意思決定や商品発注の迅速化につながるでしょう。

店舗関連業務も幅広くサポートしているため、複数店舗運営におけるコミュニケーションに課題を抱えている会社におすすめのシステムです。

【料金】
初期導入費用：100,000円
環境設定費用：100,000円
月額利用料：1,000円（1ユーザー当たり）

「K-Apps リテール」について詳しくはこちら

「インサイドセールスプラグイン」は、kintone と連携できる販売管理・営業ツールです。kintone の顧客アプリで選択した顧客に対し、メール作成アプリでメールの作成と送信ができます。

送信メールからの訪問状況は、Google アナリティクスのデータを参照して把握していきます。送信メールの測定結果と kintone の他のアプリのデータをかけ合わせて分析し、顧客の興味度を自動判定します。つまり、顧客の興味度がスコアとして可視化されるため、フィールドセールスに活用できる、確度の高い顧客の情報が把握可能になるのです。

このようにインサイドセールスプラグインを活用すれば、顧客の行動記録と他データを組み合わせた興味度の自動算出ができます。業務フローは大きく変えずに、メルマガの効果測定から営業リストの作成まで一貫した効率化を目指す企業におすすめのプラグインです。

【料金】
初期費用：200,000円
月額料金：38,000円（設定数の上限は10）
※費用は年間契約のみ。設定や導入支援は別途費用が発生

「インサイドセールスプラグイン」について詳しくはこちら

「請求管理ロボ」は、毎月の請求・債権管理を自動化できるクラウドサービスです。請求書の作成や送付、入金の確認、会計仕分けなどは毎月発生する単調な業務ではありますが、膨大な時間がかかってしまいます。

これが kintone と請求管理ロボを連携すると、kintone で蓄積された顧客データや受発注情報をもとに、請求書の発行から集金、消し込み、催促まで自動化できるのです。契約前後の営業フローはオンラインで完結するため、営業担当の事務作業の削減も可能です。

また、kintone と各金融機関のデータを連携することで、各取引先の入金状況が自動更新されます。常に最新の入金状況を瞬時に把握することが可能です。月々の請求数が多い企業におすすめのプラグインです。

【料金】

• 電子化プラン（請求書を電子化できるプラン）
  月額料金：10,000円
  ＋請求件数月額料金：10,000円～（請求件数によって変動）
• 請求管理プラン（請求書の電子化と入金消し込みが可能なプラン）
  月額料金：30,000円
  ＋請求件数月額料金：10,000円～（請求件数によって変動）

「請求管理ロボ」について詳しくはこちら

「販売9＋」は、シリーズ合計のダウンロード数が2022年4月時点で1,400社を突破している kintone のプラグイン＆アプリです。「販売9＋」を活用すれば、kintone で案件管理や受注管理、請求データ作成などの基本的な販売管理ができるようになります。

また、一部有料オプションにはなりますが、「会計freee」や「マネーフォワードクラウド請求書」などの販売管理システムと連携し、さらなる業務効率化を図ることも可能です。販売管理システムの導入ではなく、kintone で基本的な販売管理をしたい企業は利用を検討するといいでしょう。

【料金】
初期費用：50,000円
月額費用：18,000円

「販売9＋」について詳しくはこちら

kintone の標準機能だけで販売管理するには限界があります。しかし、kintone だけで販売管理業務の効率化を目指すのではなく、kintone と販売管理システムの連携をすることがおすすめです。

kintone と販売管理システムを連携させれば、簡単操作で高度な販売管理やデータ分析が可能です。kintone で顧客管理やワークフロー作成などの他業務を行い、一方の専用システムでは高度な販売管理を担当させることで、生産性アップと業務の効率化を図ることができるでしょう。

※本記事の内容は2022年5月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。