kintone で発注管理を行うメリット・デメリットや販売管理システムとの連携で得られる効果を紹介

発注業務は機会損失や過剰在庫を防ぐ重要なものです。ただ、人手でアナログ管理すると、どうしてもミスが発生します。これを防ぐため、自社用の発注業務アプリを導入することを考えても、どこに開発を依頼すればいいかわからない、依頼するだけの予算がないという企業も多いでしょう。そこでおすすめなのが kintone による発注管理です。
本記事では、kintone による発注管理方法がどんなものか、この方法のメリット・デメリット、販売管理システムとの連携についてご紹介します。
この機会に、ぜひ発注管理の仕組みを見直してみてください。

kintone は従来のアプリ開発では必須だったプログラミングといった特別なITスキルや知識がなくても、簡単に業務用のアプリを開発できるノーコード開発ツールです。kintone があれば、業務の利用シーンに合わせて柔軟な発注管理アプリの導入が実現します。しかも kintone は政府のセキュリティ基準を満たす、サイボウズ社が提供するクラウドサービスで多くの企業に導入されています。
kintone の発注管理アプリで実行できる業務の例としては、以下が挙げられます。

• 発注先および発注品目のデータベース管理
• データベースをもとにした発注書の作成
• 発注情報の集計

kintone で発注管理を行う場合、まずマスタアプリを作成し、発注先や発注品目などを設定します。このマスタアプリが、発注管理アプリで参照するデータベースになります。よく利用する発注情報をまとめてデータベース管理でき、スムーズな発注書の作成が可能になります。また、発注情報はリアルタイムに集計しグラフ化できるため、発注の分析や見直しに役立ちます。

kintone を使わずとも、発注管理に Excel を利用している企業もありますが、Excel での発注管理には以下のような問題点があります。

Excel はデフォルト設定では共同編集ができず、誰かがファイルを開いている際に別のユーザーがファイルを開くと読み取り専用になるため、個別で共同編集ができるように設定が必要になります。また、社内だけでなく社外から編集を行いたいという事例では、OneDrive にファイルをアップロードするなど、クラウド上での共有方法を検討する必要があります。
加えて、共同編集ができるように環境を整えた後も、ユーザーの誤操作によりファイルが破損するリスクへの対策が必要です。Excel による管理では、誤って関数が入っているセルに情報を入力してしまう、入力欄外のセルに情報を入力してマクロが壊れてしまうなど人為的なミスが発生しがちです。Excel で共同編集を行う場合には、共同編集が行える環境準備と誤操作対策が必要になる点が課題といえるでしょう。

Excel は多くの企業で使われており、使用に慣れているユーザーが多いものの、関数やマクロの知識が十分というユーザーは多くないでしょう。Excel ファイルに関数やマクロを使用して自動集計や帳票出力機能などをつけている場合、メンテナンスできる人材が限られてしまい、管理が属人化しやすくなります。
管理者の休暇・退職などがあると、ファイルのメンテナンスができなくなるリスクがある点には注意が必要です。また、Excel のアップデートにより、マクロが正常に動作しなくなるリスクがあり、管理が難しい点も課題といえるでしょう。

Excel はデフォルトの状態だと変更履歴を記録する機能が有効化されていないため、変更履歴を管理しようとすると個別に設定が必要になります。Google スプレッドシートのような、変更履歴を記録する機能のプレビュー版が展開されているため、今後機能が実装される可能性はありますが、現時点では変更履歴の管理がしにくい点が課題といえるでしょう。
また、ファイルを更新する際に別ファイルとして保存する場合には、どれが最新のファイルかわかりにくくなるという点もデメリットです。最新のファイルを保存する場合の命名規則や古いファイルをどこに格納するかのルール決めなど、運用面での対策が必要になるでしょう。

kintone は Excel と簡単に連携も可能です。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
▼ kintone の Excel 連携方法は？ 事例や拡張機能をご紹介

Excel での発注管理に比べ、kintone を活用することで得られるメリットを紹介します。

繰り返しますが、kintone は専門的な知識がなくても、業務に合わせたアプリを現場で作成できます。基礎的な使い方や Excel ライクな関数のノウハウなどは必要になりますが、基本的なアプリであればすぐに作成できるようになるでしょう。
ドラッグ&ドロップでのパーツ移動など、直感的な操作でメンテナンスができるため、作成した発注管理アプリのメンテナンスが属人化することを防げます。現場に合わせた入力項目の変更も簡単に行えるため、Excel での発注管理より運用しやすい点がメリットです。

kintone のアプリで発注管理を行えば、ユーザーは指定された項目を入力する操作だけになるため、Excel での課題となっていた関数セルの上書きやマクロの動作不具合などによるトラブルを防げます。意図しない操作でファイルが破損するリスクがなくなり、安定して運用できるでしょう。
また、kintone のアプリは、アプリの変更日時や変更者、変更内容などが自動でレコードとして保存されるようになっています。レコードを見れば、どのタイミングで誤った変更が行われたのか確認できますし、すぐに変更前のバージョンに復元できます。Excel よりもバージョン管理が容易、かつ自動で変更履歴を残せる点もメリットです。

kintone には機能を拡張する様々なプラグインが提供されており、kintone アプリで行える業務の幅が広くなっています。また、kintone はビジネスチャットツールやクラウドストレージなど多様なシステムと連携できます。プラグインや kintone アプリ同士、外部システムとの連携を活用すれば、業務の自動化や効率化を行いやすいでしょう。

例えば、作成した発注書を発注先に自動送信する、発注書の内容をチャットツールに自動送信してチーム内に共有する、発注書をクラウドストレージに自動保存するということも可能です。kintone での発注管理自体にもメリットは大きいですが、kintone のアプリを軸に様々な業務を効率化・自動化するシステムを構築することで、さらに大きな導入効果を得られます。

kintone による発注管理で得られるメリットは大きいですが、以下のようなデメリットが発生する点も認識しておきましょう。

kintone の利用には、ユーザーごとの月額費用がかかります。加えて、有料のプラグインを利用する場合にはその分の費用もかかります。Office 製品を既に導入している企業は Excel で発注管理を行えば、コストを最小限にできるでしょう。
kintone での発注管理は、ユーザー数が増えるほどコストがかさんでしまう点はデメリットといえます。
こういったデメリットを抑えるためには、kintone の利用範囲を決めるなどの工夫が重要です。Excel などのツールと比べて、追加でかかるコストと導入による業務効率化・生産性向上効果のパフォーマンスを考えて導入を検討すると良いでしょう。まずはスモールスタートで導入し、導入効果を検証してから本格的な導入を行うのがおすすめです。

Excel は kintone が登場する以前から企業の業務で利用されていることから、インターネット上に関数やマクロの作り方、トラブルの対処方法など様々なナレッジが公開されています。Excel に比べて kintone は公開されている情報が少ないため、困った時に自己解決が難しい場合がある点はデメリットといえます。
ただし、基本的な使い方であればマニュアルが用意され、kintone ユーザーのコミュニティも役立ちます。
kintone ユーザー向けオンラインコミュニティ「キンコミ」

さらにサイボウズ社のサポートを受けることも可能です。もしサポートの範囲内で解決が難しい問題であれば、kintone の活用をサポートするサイボウズ社公認のパートナー企業への相談も検討するといいでしょう。テクバンもサイボウズ社公認のパートナー企業です。お客様のお困りごとに対し、解決するまで丁寧にサポートしております。詳しくはこちらをご覧ください。
テクバンの kintone 導入・開発支援サービスとは？

kintone は、単純な発注管理アプリのみであれば開発は簡単ですが、業務の自動化・効率化のために高度なシステム連携などをしようとすると、専門的な知識が必要です。その場合、専門的な人材を用意するか、専門企業に相談することになります。
しかし、昨今のIT人材の不足を考えると、専門的な人材を用意できないケースも多いでしょう。その場合、専門企業に相談する必要がありますが、その分のコストがかかります。コスト分の成果を得るためには、専門性が高く信頼できる企業に相談することが重要です。最適な利用ができるよう、相談する企業を慎重に見極めるようにしましょう。例えば、サイボウズ社が公認したパートナー企業なら、専門性と信頼性が担保されているといえるのではないでしょうか。

kintone で発注管理アプリを開発する際に注意すべきポイントを解説します。

kintone の発注管理アプリでは、発注先や発注品目などのマスタ情報を別のアプリとして作成し、マスタからデータを参照する仕組みになっています。マスタからのデータ参照は、入力の効率化やミス防止にメリットがありますが、マスタが適切に管理されていなければ、デメリットの元にもなります。
特に、アプリの担当者・管理ルールが定まっていないと、おのおのがマスタ情報を更新する、データの参照先を変更するなどが原因となり、データの不整合が生まれやすくなるでしょう。また、マスタやアプリの乱立などの原因にもなるため、アプリの担当者・管理ルールを明確化しておくことが大切です。

コストがかかるため、有料プラグインの利用や kintone の運用支援を行う専門会社への相談を避けたくなるものですが、これらを活用することで、より大きな業務効率化・自動化効果を得られます。適宜有料プラグインの利用や専門会社への相談を行い、より自社の業務に最適化した運用を行えるようにするといいでしょう。
テクバンでは全体設計から導入、運用保守まで様々な kintone 支援サービスを提供しています。お客様の抱えている課題に合わせ、カスタマイズのアドバイスや他システムとの連携など、専門家ならではの提案・サポートを行っています。kintone を存分に活用したいとお考えのお客様はぜひご相談ください。

kintone の利用により、簡単かつ効率的な発注管理を行えるようになりますが、さらに販売管理システムと連携させ、受注や入出金など販売業務全体をシステム化したほうがシナジー効果が高まり、様々な業務自動化・効率化を実現します。
例えば、販売管理のデータを kintone に自動登録でき、部門や製品、顧客ごとなど細かいデータ集計・分析が可能になります。また、入金や発注期日などのアラート管理、通年での販売量の可視化なども可能です。kintone と販売管理システムを連携すれば、簡単な操作で販売データの可視化と分析ができ、業務の効率化だけでなく経営的な改善も行いやすくなるでしょう。

kintone による販売管理については、こちらの記事でも詳しく解説しています。
▼kintone の標準機能で販売管理ができない理由と解決方法を紹介

kintone を利用すれば、現場に合わせた柔軟な発注管理アプリを簡単に作成できます。さらに、拡張プラグインの利用や外部システムとの連携を行えば、より業務の効率化・自動化効果を得られます。特に、kintone と販売管理システムとの連携で得られるメリットは多く、おすすめです。

テクバンでは、kintone の幅広い導入・開発支援サービスを提供しています。kintone と販売管理システムの連携サポートも実施しており、販売管理業務を改善したいとお考えのお客様はぜひ一度ご相談ください。
テクバンの kintone 導入・開発支援サービスとは？

テクバンではさらに kintone の開発やカスタマイズ、導入を考えるための資料を豊富にご用意しております。ぜひご覧ください。
kintone のお役立ち資料

※本記事の内容は2023年3月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。