SharePointで社内ポータルや公開サイトを構築！ 作成方法や特徴を解説

SharePointとは、クラウドで提供されるMicrosoft 365パッケージの中のひとつのサービスです。ファイルや情報を共有し、同じファイルを複数人で同時に編集でき、ポータルサイトの構築や社外向けサイトの作成もできるアプリケーションです。

Share Pointはクラウド上にすべてのデータが保存され、社内ネット以外からもアクセスできるため、リモートワークにも適しています。組織の中の本部ごとやチームごと、プロジェクトごとにファイルや情報を共有し一元管理ができるため、ビジネスの現場で幅広く利用されています。

SharePointと比較されるサービスにクラウドストレージの「Microsoft OneDrive」があります。双方ともユーザー同士でデータの共有や同時編集ができるサービスですが、SharePointは、社内用のポータルサイト構築や社外向けのサイト作成ができる強みがあります。サイト作成のためのデザインテンプレートが数多く用意されているため、誰でも手間なく目的に合ったサイトをカスタマイズできます。
さらに、オフライン利用に対応しているのもポイントです。

以下がSharePointでできる主な活用例です。

• ポータルサイト作成ができる
• ドキュメント管理ができる
• ワークフロー構築ができる
• 社内SNSや社内報として活用できる

それでは具体的に紹介します。

一般的にサイトの構築にはプログラミング知識が不可欠というハードルがありますが、SharePointは知識や経験がなくても社内共有のためのポータルサイトはもちろん、外部向けに公開するWebサイトも作成できます。
そのため、チームや部署、プロジェクトごとにポータルサイトをいくつでも作成し、活用することができます。チーム内の情報をポータルサイト上にアップすれば、全員に共有が可能。情報共有以外に共同作業もできるため、効率的に業務を進められます。
またサイト作成する場合は、想定されるニーズごとに用意されたテンプレートが便利。試しながら簡単に作成できます。業務内容やチームの特色に合わせてカスタマイズしてみましょう。

SharePointでは、安全かつ効率的にドキュメントや画像をポータルサイトで管理できるため、契約書などの重要書類をSharePoint上で管理している企業も増加しているようです。
一般的なファイルサーバーではカバーしきれない様々なニーズに応えることができるのが、SharePointのドキュメント管理機能といえます。

従来行われていた紙ベースのワークフローは押印の手間など、労力や時間がかかり、業務の負担になっていました。そこでSharePointを活用することでワークフローの構築や、自動的にワークフローを開始する設定ができるようになります。
また、ワークフローはスマホからでも申請、承認が行えるので、外出中でもワークフローを進めることが可能。ワークフローを自動化すれば、申請側と承認側のミスを防ぎ、業務全体を最適化できます。

社内SNSの構築や社内報としてサイトを解説することが可能です。社内SNSが従業員同士の情報共有の場になることで、社内のコミュニケーションが活性化。社内報はSharePointでオンライン上にて作成できるため、紙に比べてスムーズかつ手軽に更新できます。

次に、SharePointならではメリットを紹介します。

マイクロソフト社が提供するSharePointは、Microsoft製品との親和性が高く、シームレスに連携を行うことがきます。
Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することができ、Outlookと連携すればスケジュールの共有なども可能です。
SharePointはMicrosoft製品との連携が簡単にできる点が大きな強みです。

マイクロソフト社はクラウドサービスに最適なセキュリティ対策と技術的なサポートを行っています。プログラムの不具合修正や対策の追加が日々行われているため、修正プログラム、セキュリティ更新プログラムなど常に最新の機能を取り入れ、最新のセキュリティ状態で使うことができます。
さらに、各ユーザーに適切なアクセス権を付与するなど、組織の管理者はユーザーのアクセス権をコントロールする機能もあります。外部の脅威だけでなく、内部の脅威の対策も同時に行うことができるため、より厳重なセキュリティ対策を行えます。

SharePointにはバージョン管理機能があり、ファイルを上書きした場合、自動的に更新履歴ごとのデータを保存します。これは、SharePoint上の自動バックアップ機能で、例えば、誤ってSharePoint内のファイルを修正・削除した場合でも、バージョン履歴から復元できるため安心です。

SharePointのモバイルアプリをスマホにインストールすることで、PCだけでなく、自宅や外出先などでも簡単に情報にアクセスすることができます。
時間や場所を問わず、社内ポータルサイトや共同作業しているファイルに素早くアクセスできるため、作業効率が上がります。

SharePointをはじめて導入する方法を紹介します。
企業で導入する場合は、Microsoft 365の導入をおすすめします。
Microsoft 365はSharePointの他、Word、Excel、PowerPoint、TeamsなどのOffice製品を利用することができるクラウドサービスパッケージ。多くのアプリケーションが利用可能なので、SharePoint単体で契約するよりもお得です。
一般法人向けのMicrosoft 365には複数のプランがあり、どのプランでもSharePointを利用することが可能です。

Microsoft 365の契約がなく、SharePointだけを単体で利用する場合は、SharePoint Onlineを契約し利用することができます。価格は月々のサブスクリプションで、1アカウントごとにライセンス料がかかります。
単体で契約した場合には、スケジュール管理機能やメール・メッセージの送受信機能は搭載されていません。この場合、Outlookなどその他のソフトウェアと組み合わせる必要があります。単体契約の場合、利用できる機能が限られているため、注意が必要です。

では、SharePointで社内ポータルサイトを作る方法を解説します。

まず契約プランを確認して、SharePointが利用できるかどうかを確認しましょう。
SharePointが利用可能だと確認したら、Microsoft 365にサインインします。サインインしたら、ページ左上部にあるアプリ起動ツールをクリックし、SharePointを選択してページにアクセスします。

サインインに方法について詳細はこちらをご参考ください。
SharePointにサインインする

1. SharePointのアプリを開き、「サイトの作成」をクリックします。
2. 開いた画面で「コミュニケーションサイト」「チームサイト」どちらかを選択する画面が表示されるため、「チームサイト」を選択します。

1. サイトの名前を記入します。入力後は同じ名称でサイト専用のURLとメールアドレスが作成されます。名称がすでにある他のサイトと重複していない場合、緑色の文字で“使用可能”と表示されます。重複がある場合は別の名称を検討しましょう。
2. 「グループの所有者」には、社内ポータルを管理するメンバーを入力します。
3. 「サイトの説明」では、何を目的としたサイトであるかを説明するテキストを入力します。
4. 「プライバシー設定」欄で、すべてのユーザーがアクセスできるか登録メンバーのみがアクセスできるかを選択します。セキュリティを高めるため、基本的には登録制を選択し、「所有者の追加」の箇所に共有したいメンバーのメールアドレスを追加します。

SharePointのナビゲーションは、使いやすいように設定を変更することが可能です。左側のメニュー最下部にある「編集」ボタンからは、リンクの追加や、名前・アドレスの変更ができます。

1. SharePoint左側のメニューの一番下にある「編集」ボタンをクリックします。
2. 編集画面が表示されるため、リンク名、アドレス、スタイル、カラー、ログなどを、使いやすいように編集します。利用者がサイトやページにすばやくアクセスできるよう、サイトのナビゲーションのカスタマイズが可能です。

SharePointを利用するにあたり、知っておくべき用語を以下にまとめました。

「サイトコレクション」とは、SharePoint上で構築できるサイトの単位で、インターネットなら「ドメイン」に相当します。企業は一つのサイトコレクション内で、サイトを複数作成できます。
サイトコレクションは、共通の目的のためにサイトを整理する手段なので、サブサイトを作成する代わりに、作業単位ごとにサイトコレクションを作成することをおすすめします。
また、サイトコレクションごとに、アクセスするための権限を分けて設定できます。

「サイト」とは情報の管理単位のことで、各サイトコレクション内にあるワークスペースです。チームサイトやドキュメントなどがサイトに該当します。
サイト内に複数のページ、コンテンツが含まれます。作るサイトでアクセス権限も分けられるため、情報の取り扱いが容易になります。
サイトごとにアクセス権限の設定が可能であり、部署やチームに合わせて活用できます。

SharePoint上にあるファイルの保管場所を「ライブラリ」と呼びます。Excel、Wordなどの文書ファイルを扱え、共同編集も可能なため、幅広く活用できます。
インターネット上のファイルアップロード同様、フォルダを作成し、その中に各種ファイルをアップロードします。
自動バックアップ管理やワークフロー機能が使用でき、一貫したバージョン管理をサイト内で行えることも特徴です。

「ページ」とは、SharePoint内でレイアウトの変更や文字・画像を追加する、各種の情報表示・操作を行うためのWebページのことです。ユーザーが作成したページは、ページライブラリにファイルとして格納されます。
ポータルサイトのトップページを作ったり、情報をまとめたりできます。トップページは編集頻度が高いため、情報をひとまとめにしておくとよいでしょう。

SharePointでは、「リスト」と呼ばれる機能により、予定表・アンケート・掲示板などの情報をデータベース管理することができます。
Excelのテーブルのようなもので、オンライン上にて複数で使用できます。データをチームで確認・編集し、共有できるため、業務効率化につながります。また、Excel形式でダウンロードできることから、オフラインでの作業も可能です。
リストを新しく作成すると任意でデータを定義することも可能であり、様々な活用方法があります。

SharePointに機能追加を行うリスト、ライブラリ、あるいはそれ以外の機能を総称して「アプリ」と呼んでいます。デフォルトでSharePointに組み込んであるもの、または SharePoint ストアなどで公開されているアプリを使うことができます。
SharePointストアのアプリは、SharePointで作ったチームサイトやポータルに追加できます。グループカレンダーや掲示板、ファイル管理など業務の効率化に役立つ様々なアプリがあります。

SharePoint Onlineの画面は 2つのデザインがあります。従来のSharePointの表示である「クラシックUI」と、新たに追加された「モダンUI」です。
クラシックUIはCSSを使え、わかりやすい見た目への変更が容易という特長があります。モダンUIは、規定で提供されているデザインで利用することになります。
新しく社内ポータルなどに利用するチームサイトを作成する際には、モダンUIと呼ばれる新UI形式のサイト作成がメインとなっています。しかし、テナント全体、リスト（ライブラリ）単位、サイトやサイトコレクション単位という3つの範囲で、クラシックUIに戻すことが可能です。

以下では、SharePointの機能や特徴を踏まえたうえでポータルサイトを作成するコツをご紹介します。

SharePoint Onlineは、Microsoft 365の他のアプリと連携して使えるというのが大きな特徴です。
しかし、その機能が本当に必要なのか、他のアプリで代替できないかなど、最初に明確にした「何のためのサイトか」を常に念頭に置いて考えましょう。
社内ポータルであれば、様々な部署の人間が関わってくるため、全員にとって使いやすい状態にしなければなりません。関係部門にアンケートやヒアリングを行い、一つずつ確認することは運営上、重要になってきます。これにより、不必要なカスタマイズをすることなく、費用やメンテナンスなどのコストを軽減できます。
ポータルサイトは、情報共有の場であり、全従業員が利用するという視点を持って設計することが必要です。

SharePoint Onlineは、Microsoft 365の他のアプリと連携して使えるというのが大きな特徴です。
しかし、その機能が本当に必要なのか、他のアプリで代替できないかなど、最初に明確にした「何のためのサイトか」を常に念頭に置いて考えましょう。
社内ポータルであれば、様々な部署の人間が関わってくるため、全員にとって使いやすい状態にしなければなりません。関係部門にアンケートやヒアリングを行い、一つずつ確認することは運営上、重要になってきます。これにより、不必要なカスタマイズをすることなく、費用やメンテナンスなどのコストを軽減できます。
ポータルサイトは、情報共有の場であり、社内みんなが利用するという視点を持って設計することが必要です。

拡張性の高いSharePoint全体を見通し、最初から完璧なサイト設計を行うことは不可能。まずはプロトタイプを作り、徐々にブラッシュアップしていきましょう。関係者と話し合いながら、「実際に使ってみる」「修正する」を繰り返して、効果を検証していくことが大切です。
また、トップページなどに表示されるような、頻繁な更新が予想される部分についてはシンプルな構成にしたほうがよいでしょう。複雑なレイアウトを避け、編集しやすさを重要視したほうが運用するうえで負荷が少なく済みます。
まずは、あれこれ考えすぎるよりも試作して動かしてみて、メンバーと意見を出し合って完成に近づける方が、よいポータルサイトへの近道となります。

※本記事の内容は2022年4月時点のものです。Microsoft製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。