一目でわかる！ SharePoint（シェアポイント）機能一覧

SharePointとは、ファイル共有や従業員同士の情報共有に便利なポータルサイトを作成できるサービスです。
オンラインで作業やコミュニケーションを行えるため、営業や出張により社外にいるという状況であったり、リモートワークのような多様な働き方に対応したりする昨今において、欠かせないツールといえるでしょう。

また、ファイルや情報の共有以外にも共有している従業員全員で情報の編集を行う共同編集が行えます。共同編集や円滑なコミュニケーションが可能になることで、効率的に業務を進められます。

SharePointには様々な機能があります。
機能を一目で把握できるように、SharePointの機能を以下の表にまとめました。

ここからは、前項の表でご紹介したSharePointの各機能について、より具体的に解説します。

部署やプロジェクト内で情報の共有を行うためのWebサイトを作成できる機能です。
HTMLなどの専門知識がなくても、予め用意されているテンプレートから簡単に作成することが可能です。ポータルサイト、社内ポータルと呼ぶこともあり、少人数向けの「チームサイト」、大人数向けの「コミュニケーションサイト」と、2つの作成方法があります。

作成したサイト上でファイルや情報の共有、共同編集などができるため、従業員同士の効率のよい情報共有を実現します。スマホやタブレットからも閲覧・編集が可能なため、外出先や現場作業中といった様々な状況において活躍するでしょう。

サイトについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。
▼SharePointのサイトとは？ 種類や作り方、活用方法を解説
▼【初心者向けSharePoint】ポータルサイトの作成方法や用語を解説

SharePoint上にサイトを作成したら、次はWebページを作成することができます。
レイアウトを選択し、PowerPointのような動作で作成する「Wikiページ」や「Webパーツページ」、よりモダンなページを作成できる「サイトページ」など、自分たちに合った方法で作成が可能です。

人気のWebパーツのひとつに「ニュース」があります。自社の経営方針や新製品のリリース、イベントや人事異動のお知らせなど、従業員に周知させたい更新情報、新着情報をのせることができる機能です。情報をいち早く伝達できるポータルサイトのメインともいえる機能のため、多くの人に利用されています。

ページについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。
▼【SharePointの基本】ページ作成、カスタマイズ、削除の方法

リストとは、データの確認や編集を行うデータベースのような機能です。
Excelを操作する感覚で、お客様の連絡先、タスクの整理、進捗状況の確認など様々な情報の管理ができます。シートを共有しているメンバー間でデータの確認や編集も可能です。

また、テンプレートも豊富でデータの内容によって適切な書式を使える点も魅力といえるでしょう。テンプレートを使わずにカスタムリストで自由にリストを作成する方法もあるため、手軽かつ自由度の高いデータの確認・編集が実現できます。

ドキュメントライブラリは、画像や文書といったドキュメントなどのファイル保存や更新はもちろん、同じドキュメントを複数人で同時に開いて編集することができる機能です。

個人が作成した議事録や業務マニュアルなども、チームのメンバーが出張先や自宅など場所を問わずいつでも閲覧できるため、効率化、属人化の解消につながります。また、PCやスマホなど任意のデバイスでアクセスでき、外部のユーザーを招待することもできるため、Web会議では同時編集しながらスムーズな進行が可能です。

Microsoftが持つ安全なセキュリティ領域で、効率的なコンテンツ管理ができるでしょう。

SharePointのワークフローとは、従来の紙媒体のワークフローではなくシステム上でワークフローが完結する機能です。
紙媒体で行う承認業務は、押印が必要なためオフィス内で申請書を回す必要があり、手間と時間がかかるだけでなく誰の手元にあるのか状況がわからなかったり、紛失のリスクがあったりしました。

SharePointでワークフローを自動化すれば、印鑑は不要です。申請状況も把握でき、承認者が申請書を申請者へ戻す必要もなくなるため、承認業務の効率化を図れます。また、スマホから申請・承認が可能なため、外出・出張先・リモートワークといった様々な環境でも対応できる点もメリットといえるでしょう。
このようにシステム上でワークフローを完結させることで、申請者と承認者双方の負担や手間を軽減できるのです。

ワークフローについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。
▼SharePointのワークフローで業務改善｜特長と作成方法を解説

SharePointは、Word、Excel、PowerPoint、Teams、Outlook、OneDriveといった日常的に利用するMicrosoft 365アプリと連携できます。SharePointはマイクロソフト社が提供するSaaSのサービスのため、マイクロソフト社の他のサービスとの親和性の高さが特長です。

SharePoint上でExcelやSharePointを開いたり、Teams上でSharePointに保存しているPowerPointを開いたり、シームレスな活用ができます。

他アプリとの連携については、こちらの記事も併せてご覧ください。
▼SharePointとMicrosoft Teamsの違いとは？ 使い分け方や連携方法を解説
▼SharePointのファイルや情報をOneDriveに同期する手順とは？
▼SharePointとOneDriveの違い・共通点とは？ 使い分けや活用方法を解説

SharePointには、ドキュメントライブラリやサイト内にある情報を全文検索できる機能があります。
ファイルのタイトルだけでなく、ファイル内の本文などすべての文字情報が検索対象となるため、情報をまとめて検索することが可能です。ファイル名を忘れてしまった場合でも、覚えているキーワードを入力するだけでスムーズに目的のファイルを探し当てることができるでしょう。
全文検索機能により、必要なデータを探す手間や時間が軽減され、生産性や業務効率の向上が見込めます。

SharePointには、アンケートを簡単に作成し、回答を収集、集計できる機能があります。

回答方法を選択形式にしたり、入力できる文字数を制限したり自由な形で設定でき、アンケート結果もグラフ化したり、Excel形式でエクスポートすることもできるため集計作業も簡単です。
Formsというアンケート作成アプリと連携することもできます。ドラッグ＆ドロップの操作でより容易にアンケートを作成でき、SharePoint上に埋め込むことが可能で、回答者・集計者ともに使いやすさが魅力とされています。

SharePointの予定表とは、サイト上にカレンダーを表示させ、予定の登録や編集、メンバー間での共有ができる機能です。
メンバー同士で各自のスケジュールを把握したり、会議室や設備の使用予約をしたりすることが可能です。

予定表についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。
▼【SharePoint】予定表（カレンダー）でできることや使い方を解説！

SharePointのバージョン管理機能は、リストやドキュメントライブラリに対して変更履歴を記録できます。
データの変更行う度に新しいバージョンが履歴に追加されるため、SharePointが自動でバックアップを取っている状態を保てます。最新のデータを判別できるのはもちろん、誤操作によって誤った変更やファイルの削除をしてしまった場合でも、バージョン履歴からデータを復元できるため安心です。
ただし、復元できる期間には限りがありますので注意が必要です。

データの保存期間についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご覧ください。
▼SharePoint Onlineのバックアップ方法を解説！ Microsoft 365のデータ保存期間は意外に短い？

SharePointの様々な機能について紹介してきましたが、ここではSharePointの強みや、他にどのようなことができるのかについて解説します。

• クラウド上で利用可能
  SharePointで便利とされている点は、クラウド上で同時に共同編集できるところでしょう。従業員同士で相談しながら同時にデータを修正し更新できます。
  また、一人ひとりにデータをまとめた資料を送付しなくても、SharePointにアップするだけで、どこにいてもリアルタイムで更新されるデータを確認することができるのです。
• 大容量のストレージを利用できる
  大容量のストレージとは、マイクロソフト社が提供しているオンラインストレージサービスOneDrive for Businessのことを指します。
  SharePointを導入すると、OneDrive for Businessも同時に利用できるようになります。OneDrive for Businessの標準初期ストレージ容量は、ユーザー1人あたり1TB用意されており、容量の大きいデータも保存・共有できるため、業務効率化に役立つといえるでしょう。
• モバイルアプリが利用できる
  SharePointの強みは、モバイルアプリを利用できるところです。近年当たり前となったリモートワーク、出張中または現場作業中といった社内のPCを使用できない環境でも、手軽にスマホやタブレットからSharePointにアクセスできます。
  このように時間や場所を選ばずに情報の確認や、編集が行えることで生産性の向上が図れるでしょう。

SharePointの基本的な機能だけで、業務効率の向上を見込めることがわかりました。
SharePointは、基本機能に加えて拡張機能を追加することで、より便利に使いやすくなります。ポータルサイトは導入するだけでは意味がなく、多くの社員に利用してもらうことで本来の役割を果たします。
ここでは、SharePointと組み合わせることで利便性、安全性を強化でき、従業員の利活用を促進するMicrosoftのサードパーティ製品をご紹介します。

以下が、拡張機能サービスの一覧です。

• OnePortal Modarn
• Powell 365
• Flow

OnePortal Modarn は、SBテクノロジー社が提供するSaaS型ソリューションです。
SharePointだけで構築できる社内ポータルサイトのデザインは簡素なため、デザイン性の高いポータルサイトを構築したいと考える方もいるでしょう。
そうした課題を解消するのがOnePortal Modarnです。サイトのプロビジョニング機能やカスタムパーツを備えているため自由度の高い凝ったデザインの社内ポータルサイトを構築できます。

OnePortal Modarnに関する詳細な資料をご用意しております。ぜひご確認ください。
社内ポータルを活性化するOnePortal Modernとは？

Powel Intranetは、パウエルソフトウェア社が提供しているポータルサイト構築のサポートをするクラウドサービスです。
SharePointのポータルサイトではサイト内の情報が探しづらい、サイトのテンプレート化・展開ができないといった課題が生じます。そうした課題を解消するのがPowel Intranetです。豊富なWebパーツはデザイン性が高く、独自のテンプレート作成機能もあるため、作成したテンプレートを複数のサイトに展開することが可能です。
また、開発が必要になるような部分も、Powel Intranetの機能で構築できるため開発コストや運用コストも削減できます。

Powel Intranetに関する詳細な資料をご用意しております。ぜひご確認ください。
カスタマイズで進化する SharePoint
Powell 365で使いやすい＆管理しやすい社内ポータルを実現

Flowは、SBテクノロジー社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。

ワークフローは従来の紙媒体からデジタル化が進んだことで効率化されたかと思いきや、一方で課題もあります。複数のクラウドサービスの利用が当たり前になり、適切な管理・運用体制でないとワークフローシステムの管理が複雑化し使い勝手が悪くなるのです。
Flowを導入することで、SharePoint上で申請・承認が可能になります。申請データはすべてSharePoint内に保存されるため管理負担低減が見込めるでしょう。

Flowに関する詳細な資料をご用意しております。ぜひご確認ください。
脱ハンコ！ SharePoint Onlineで活用できるワークフローサービスFlow

※本記事の内容は2024年11月時点のものです。Microsoft製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。