一目でわかる！ SharePointの機能を一覧で紹介

SharePointとは、ファイルの共有や従業員同士の情報共有に便利なポータルサイトを作成できるサービスです。オンラインで作業やコミュニケーションを行えるため、営業や出張により社外にいるという状況であったり、リモートワークのような多様な働き方に対応したりする昨今において、欠かせないツールといえるでしょう。

またファイルや情報の共有以外にも、共有している従業員全員で情報の編集を行う共同編集が行えます。共同編集や円滑なコミュニケーションが可能になることで、効率的に業務を進められます。

SharePointには様々な機能があります。
そこで、一目で機能を把握できるようにSharePointの機能を以下の表にまとめました。

ここからは前項の表で紹介したSharePointの各機能について、より具体的に解説します。

部署やプロジェクト内で情報の共有を行うためのサイト「チームサイト」の作成が可能です。このチームサイトは、ポータルサイトと呼ぶこともあります。作成したチームサイト上でファイルの共有・情報の共有・共同編集などができるため、従業員同士の効率のよい情報共有を実現します。スマホやタブレットからも閲覧・編集が可能なため、外出先や現場作業中といった様々な状況において活躍するでしょう。

サイトについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事や導入事例をご覧ください。
▼SharePoint のサイトとは？ 作成に役立つ機能やサイト活用が向いている企業を解説
【事例】SharePointで社内ポータル情報一元化・社内の信頼感醸成 業務効率は10％向上

リストとは、データの確認や編集を行うデータベースのような機能です。Excelを操作する感覚で、予定表や連絡先、進捗確認などの様々な情報の管理ができます。シートを共有しているメンバー間でデータの確認や編集が可能です。

またテンプレートも豊富で、データの内容によって適切な書式を使える点も魅力といえるでしょう。テンプレートを使わずにカスタムリストで自由にリストを作成する方法もあるため、手軽かつ自由度の高いデータの確認・編集が実現できます。

ドキュメントライブラリは、SharePointのサイト内で部署内、社内、社外のユーザーと情報共有や、共同編集するための機能です。任意のデバイスからアクセスできる安全な領域で、ユーザー同士でファイルの共有や編集が行えます。画像やドキュメントなどのファイルを保存や更新はもちろん、同じドキュメントを複数人で同時に開いて編集することも可能なため、効率的な作業が可能なのです。

SharePointのワークフローとは、従来の紙媒体のワークフローではなくシステム上でワークフローが完結する機能です。
紙媒体で行う承認業務は、押印が必要なためオフィス内で申請書を回す必要があり、手間と時間がかかるだけでなく誰の手元にあるのか状況がわからなかったり、紛失のリスクがあったりしました。

そこでSharePointでワークフローを自動化すれば、印鑑が不要。申請状況も把握でき、承認者が申請書を申請者へ戻す必要もなくなるため、承認業務の効率化を図れます。また、スマホから申請・承認が可能なため、外出・出張先・リモートワークといった様々な環境でも対応できる点もメリットといえるでしょう。
このようにシステム上でワークフローを完結させることで、申請者と承認者双方の負担や手間を軽減できるのです。

SharePointは、WordやExcelといったOfficeアプリと連携できます。SharePointはマイクロソフト社が提供するSaaSのサービスのため、マイクロソフト社の他のサービスとの親和性の高さが特長です。
Officeと連携していることでOfficeがインストールされていない環境でも、Web用のOfficeを使用してデータの編集や確認ができます。

SharePointには、ドキュメントライブラリやサイト内にある情報を全文検索できる機能があります。ファイルのタイトルや本文などの情報が検索対象となるため、情報をまとめて検索できるのです。全文検索機能により、必要なデータを探す手間や時間が軽減され生産性や業務効率の向上が見込めます。

SharePointには、Formsというアンケートを作成する機能があります。シンプルな入力画面で手軽に使いやすく、アンケート結果をExcel形式でエクスポートすることもできるため集計作業が簡単です。回答者・集計者ともに使いやすさが魅力とされています。

SharePointのバージョン管理機能は、リストやドキュメントライブラリに対して変更履歴を記録できます。
データの変更行う度に新しいバージョンが履歴に追加されるため、SharePointが自動でバックアップを取っている状態を保てます。最新のデータを判別できるのはもちろん、誤操作によって誤った変更やファイルの削除をしてしまった場合でも、バージョン履歴からデータを復元できるため安心です。

SharePointの様々な機能について紹介してきましたが、ここではSharePointの強みや、他にどのようなことができるのかについて解説します。

SharePointで便利とされている点は、クラウド上で同時に共同編集できるところでしょう。従業員同士で相談しながら同時にデータを修正し更新できます。
また、一人ひとりにデータをまとめた資料を送付しなくても、SharePointにアップするだけで、どこにいてもリアルタイムで更新されるデータを確認することができるのです。

大容量のストレージとは、マイクロソフト社が提供しているオンラインストレージサービスOneDrive for Businessのことを指します。
SharePointを導入すると、OneDrive for Businessも同時に利用できるようになります。OneDrive for Businessの標準初期ストレージ容量は、ユーザー1人あたり1TB用意されており、容量の大きいデータも保存・共有できるため、業務効率化に役立つといえるでしょう。

SharePointの強みは、モバイルアプリを利用できるところです。近年当たり前となったリモートワークや、出張中、または現場作業中といった社内のPCを使用できない環境でも、手軽にスマホやタブレットからSharePointにアクセスできます。
このように時間や場所を選ばずに情報の確認や、編集が行えることで生産性の向上が図れるでしょう。

SharePointの基本的な機能だけで、業務効率の向上を見込めることがわかりました。
ここではSharePointと組み合わせることで、より便利に、より安全に利用できるMicrosoftのサードパーティ製品を紹介します。
今回紹介するSharePointの利活用を促進するサービスは以下です。

• OnePortal Modarn
• Powell 365
• Flow

OnePortal Modarn は、SBテクノロジー社が提供するSaaS型ソリューションです。
SharePointだけで構築できる社内ポータルサイトのデザインは簡素なため、デザイン性の高いポータルサイトを構築したいと考える方もいるでしょう。
そうした課題を解消するのがOnePortal Modarnです。サイトのプロビジョニング機能やカスタムパーツを備えているため自由度の高い凝ったデザインの社内ポータルサイトを構築できます。

OnePortal Modarnに関する詳細な資料をご用意しております。ぜひご確認ください。
社内ポータルを活性化するOnePortal Modernとは？

Powell 365は、パウエルソフトウェア社が提供しているポータルサイト構築のサポートをするクラウドサービスです。SharePoinのポータルサイトではサイト内の情報が探しづらい、サイトのテンプレート化・展開ができないといった課題が生じます。

そうした課題を解消するのがPowell 365です。豊富なWebパーツはデザイン性が高く、独自のテンプレート作成機能もあるため、作成したテンプレートを複数のサイトに展開することが可能です。また、開発が必要になるような部分も、Powell 365の機能で構築できるため開発コストや運用コストも削減できます。

Powell 365に関する詳細な資料をご用意しております。ぜひご確認ください。
SharePoint Onlineのポータルサイト構築にお悩みの方へ Powell 365で使いやすい＆管理しやすい社内ポータルを実現

Flowは、SBテクノロジー社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。

ワークフローは従来の紙媒体からデジタル化が進んだことで効率化されたかと思いきや、一方で課題もあります。複数のクラウドサービスの利用が当たり前になり、適切な管理・運用体制でないとワークフローシステムの管理が複雑化し使い勝手が悪くなるのです。
Flowを導入することで、SharePoint上で申請・承認が可能になります。申請データはすべてSharePoint内に保存されるため管理負担低減が見込めるでしょう。

Flowに関する詳細な資料をご用意しております。ぜひご確認ください。
脱ハンコ！ SharePoint Onlineで活用できるワークフローサービスFlow

※本記事の内容は2023年6月時点のものです。Microsoft製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。