SharePointのサイトとは？ 作成に役立つ機能やサイト活用が向いている企業を解説

SharePointの「サイト」とは、組織内のユーザーのみアクセスできるWebサイトです。Webブラウザから操作や閲覧ができるため、専用ソフトウェアは必要ありません。スマホから接続する場合は、専用アプリも使用できます。
SharePointを利用する際は、はじめにサイトを作ります。SharePointのサイト作成には、HTMLなどのコーディング知識は不要です。テンプレートが用意されており、簡単な操作でサイトが完成します。

作成したサイトは、ファイル共有や共同作業を行う場所になります。サイトのストレージである「ドキュメント」にOfficeファイルを保管すると、複数人によるリアルタイムな共同編集も可能です。アクセス許可のないユーザーは接続できないため、安全なオンライン環境で作業を進められます。

SharePointでサイトを作る際、「コミュニケーションサイト」と「チームサイト」のどちらかを選択します。以下では、具体的にどのように使い分けるべきか解説します。

チームサイトとは、特定のユーザーのみアクセス可能なWebサイトです。部署やプロジェクトなどの単位で作成し、限られたメンバーとの共同作業や情報共有の場所として利用します。ファイルを保管することで、チームに関連する資料のストレージとしても活用可能です。情報漏えいにつながるような秘匿性の高いデータを扱う場合も、チームサイトが適しています。また、Microsoft 365グループと紐づき、グループメンバーを素早くチームサイトに招待できます。

コミュニケーションサイトとは、多くのユーザーがアクセスするWebサイトです。Microsoft 365グループとは紐づかないため、グループ外の多数のユーザーがアクセスできます。コミュニケーションサイトの編集は少数のコンテンツ管理者が行い、大多数のユーザーは閲覧のみ行う形式が一般的です。そのため、情報を広く公開する場所に向いています。例えば、社内共通のデータベースや社内報の掲示といった活用がおすすめです。

サブサイトとは、コミュニケーションサイトまたはチームサイトの階層下に作れるWebサイトです。階層上の「トップレベルサイト（メインサイト）」と紐づけて管理できます。トップレベルサイトで扱う情報が多い場合、特定のデータをサブサイトに振り分けることで情報を整理しやすくなります。サイトの運用時に、必要に応じて追加で作るとよいでしょう。

なお、SharePointのサイトは、いずれも組織内ユーザー向けの「社内ポータル」です。招待すれば外部ユーザーもアクセス可能なため、特定ユーザーへの社外公開自体はできます。

社内ポータルについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
▼SharePointで社内ポータルを構築するには？ メリット・デメリットや活用事例を紹介

サイト作成時のデザインには、「モダンUI」と「クラシックUI」の2種類があります。初期設定はモダンUIになっており、基本的に変更する必要はありません。モダンUIで作成したサイトはレスポンシブデザインに対応しており、端末に合わせてページが自動で最適化されます。したがって、スマホやタブレットからもサイトを快適に閲覧可能です。

対するクラシックUIは、レスポンシブデザインに対応していません。一方でHTMLやCSS、JavaScriptによってコーディングできるため、サイトを細かくカスタマイズしたいのであればクラシックUIを使いましょう。ただし、クラシックUIの利用範囲は段々と狭まっています。マイクロソフト社は「モダンUIの開発に注力している」と明言しているため、将来的にサポート終了する可能性がある点に注意が必要です。

SharePointでサイトを作る際、様々な機能が存在します。中でも役立つ機能が、「テンプレート」と「Webパーツ」の2つです。

サイトの目的やテーマに合わせ、機能・デザインがカスタマイズされたテンプレートが多数用意されています。主なテンプレートは以下の通りです。

• チームサイト：プロジェクト管理、小売管理、イベント計画、危機コミュニケーションチーム
• コミュニケーションサイト：危機管理、人事管理、部署、イベント、ショーケース

サイトテンプレートに加え、サイト内のページに用いる「ページテンプレート」もあります。選択したテンプレートをベースにすることで、Web制作経験がない人でも簡単にサイトを構築できます。

SharePointの「Webパーツ」とは、サイト上に表示する機能やコンテンツです。必要なWebパーツを選び、サイトを細かくカスタマイズします。Webパーツの主な種類と特長は、以下の一覧表をご覧ください。

便利なWebパーツの他、目次を作る「ページアンカー」や「コメント、いいね」といった基本機能も実装できます。テンプレート、Webパーツ、基本機能を組み合わせ、ユーザーが使いやすいサイトを設計しましょう。

「そもそもSharePointを自社で活用できるかわからない」とお悩みの方に向け、SharePointのサイトにより解決できる9つの課題を紹介します。ぜひ、参考にしてみてください。

紙の顧客名簿や従業員のデバイスなど、社内のあちこちにデータが分散していると知りたい情報を探すのに時間がかかります。SharePointのサイトにデータを集約させれば、データベース化が可能です。サイト内検索やページの階層管理により、情報が見つけやすくなります。

さらに、サードパーティ製品「Powell 365」を用いると、使いやすい検索型Webパーツを組み込めます。他のSharePointサイトへスムーズに移動できる「独自ナビゲーション」機能など、便利なデータベース設計に役立つWebパーツが豊富です。簡単に情報を探せるデータベースの構築に、Powell 365は適しています。

経費申請や労務手続きなど、企業の申請・承認のワークフロー業務は多岐にわたります。ワークフロー業務が多いと、申請者と承認者のどちらにも負担になる上、本来仕事に回すべき時間が奪われてしまいます。お困りであれば、SharePointを活用しましょう。

SharePointは、サイト上にワークフロー機能を組み込めます。署名の収集やドキュメントの回覧、承認の収集といった単純作業の自動化が可能です。サイト上でワークフロー業務が完結するため、申請者・承認者がオフィスにいなくても迅速に手続きを終えられます。

情報共有スピードにお悩みであれば、SharePointのサイトで解決しましょう。ドキュメントライブラリにファイルをアップロードすれば、簡単にファイル共有が行えます。直接見てほしいファイルがある場合も、共有リンクを発行して相手に送信できます。専用のモバイルアプリを使えば、外出先でもスマホから情報を確認可能です。

クラウド上のファイル共有はセキュリティが懸念点となりがちですが、SharePointなら問題ありません。サイトにはアクセス許可のあるユーザーしか接続できない上、閲覧や編集などの細かい権限設定もできます。SharePointを使って、安全に素早く情報共有しましょう。

社員のスケジュールを把握しきれず、日程調整にお困りではないでしょうか。そこでおすすめしたいSharePointの機能が、「予定表」です。SharePointのサイトに予定表を常に表示しておくことで、社員のスケジュールがいつでも確認できます。

予定表は、シンプルなカレンダー形式です。一目で今後のスケジュールがわかるので、会議などの日程調整がスムーズになるでしょう。ホワイトボードへの書き込みや、社員一人ひとりへの確認といった手間もなくせます。

新人教育や業務の引き継ぎにも、SharePointは活躍します。サイトに企業の情報を蓄積することで、ナレッジ共有サイト化が可能です。業務の属人化も防げるので、社員の突然の退職にも備えられるでしょう。

サイトのドキュメントには、ガイドラインや作業マニュアル、仕様書といった資料を保管します。あるいは、各種解説ページを作成しましょう。サイト上にノウハウが蓄積され、円滑な業務引き継ぎを実現できます。FAQページを作ると新入社員が自ら疑問点を解決しやすくなるので、積極的に作成してみてください。

SharePointは、Office製品と相性がよいです。Word、Excel、Teamsといった Office製品を業務に使っている場合、スムーズに連携できます。業務に使用するツールをOfficeアプリに統一することで、ライセンスやポリシー管理もしやすくなるでしょう。

また、SharePointの導入を機に、有料サブスクリプションサービス「Microsoft 365」を契約するのもおすすめです。すでにMicrosoft 365の法人向けプランを契約中であれば、追加料金なしでSharePointを使い始められます。

SharePointは大容量のデータを保管できるため、クラウドストレージとしても活用できます。契約プランによって異なりますが、基本容量は組織全体の容量1TB＋ユーザー×10GBのストレージです。基本容量は、追加購入により拡張できます。さらに、ユーザー1人あたり上限1TBのOneDriveも利用できる上、契約ユーザーが5人以上なら無制限になります。

有料クラウドストレージやファイルサーバーよりも、豊富な機能が提供されるSharePointのほうがコストパフォーマンスが良い可能性があります。契約ユーザー数やデータ量を踏まえて、一度検討してみてはいかがでしょうか。

リモートワークへの移行、または部分的に導入したい企業にもSharePointは向いています。例えば、SharePointで特定メンバー向けのチームサイトを立ち上げれば、仕事に必要なファイルの保管・配布が可能です。Officeファイルの共同編集も可能ですので、最新のデータを共有できます。

加えて、サイト上でワークフローを完結させられるため、承認・申請作業のためだけに出社する必要がありません。Teamsのようなコミュニケーションツールと合わせることで、効率的に作業できるリモートワーク環境を整えられます。

社内サイトを作りたくても、業種によってはサイト構築や運用の技術がないケースも考えられます。SharePointはモダンUIによって誰でも簡単にサイトを作れるので、Web開発のスキルがなくても問題ありません。
また、作成したサイトを社員に活用してもらうには、サードパーティサービス「ClouXion」の導入が効果的です。ClouXionに含まれるツール「OnePortal Modern」により、使い勝手の良いポータルサイトを構築できます。

例えば、「未読・既読表示」「画像スライダー」「Teamsの埋め込み」といった独自のWebパーツにより、社員の利用を促進するサイトを作れます。「みやすい解析」機能を使えば、誰がどのページにアクセスしたかが可視化され、社員のニーズに合わせたサイト改善が可能です。社員に使ってもらえるサイトを作りたい場合、OnePortal Modernでサイトを設計・運用してみてはいかがでしょうか。

サイトを構築できるSharePointですが、社外関係者への外部共有はできるのでしょうか。結論から伝えると、外部共有機能によって可能です。ここでは、外部共有の方法について説明します。

前提として、SharePointで作れるサイトは、いずれも組織内に公開するWebサイト（社内ポータル）です。以前のSharePointには「パブリックWebサイト」の作成機能がありましたが、削除されました。2023年現在はインターネット上から検索して辿り着けるような、一般的なWebサイトは作成できません。そのため、サイトを社外公開するためには、外部共有機能によって社外の人へアクセス権限を与える必要があります。

組織外の人にサイトへのアクセスを許可する際は、以下の順番で進めます。

1. 「SharePoint管理センター」を開き「サイト」をクリック、共有したいサイトを選択
2. 「…（コマンドバー）」→「共有」を選択
3. 外部共有オプションから「新規および既存のゲスト」を選択→「保存」をクリック
4. 共有したいサイトを開き、「アクセス許可」→「サイトの共有」→共有相手のメールアドレスを入力→「送信」を選択
5. 共有相手は、届いたメールから認証を行う

以上で、サイトへのアクセス許可は完了です。手順3番目の「新規および既存のゲスト」を選ぶことで、サイト所有者と一般ユーザーが社外の人にサイトを共有できます。
ちなみに、「すべてのユーザー」を選ぶと認証なしで招待できますが、共有リンクを知る人なら誰でもアクセスできる設定になるため注意しましょう。

特定のフォルダやファイルのみ外部共有する際は、次の手順で設定します。

1. サイトのドキュメントを開き、共有したいフォルダやファイルを右クリック
2. 「共有」→「リンクの送信」→「特定のユーザー」を選択
3. 編集を許可したくない場合は「編集を許可する」のチェックを外す
4. 「適用」→共有相手のメールアドレスを入力→「送信」を選択
5. 共有相手は、届いたメールから認証を行う

なお、「編集を許可する」の他にも、「ダウンロードを禁止する」などのオプション項目があります。データのプライバシーを考慮し、適切なオプションを設定しましょう。

※本記事の内容は2023年4月時点のものです。Microsoft製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。