SharePointの使い方は？ 機能や活用メリット、課題の解決法も紹介

SharePointをすでに利用していて使いこなせない、使い方が広がらないとお悩みの方もいらっしゃるでしょう。では、どんな使い方をすると導入効果を高めることができるでしょうか。
まず、SharePointは一般的にどんな使い方をされているのか、紹介していきます。

ポータルサイト機能を備えるSharePointですが、組織全体はもちろん、部署ごと、プロジェクトチームごとなど、いくつでもポータイルサイトを作れるため、情報共有や掲示板として活用しているケースが多いようです。利用目的ごとにポータルサイトがあれば、次のような効果が期待できます。

• メーリングリストで行っていたメンバーへの周知が不要になる
• データ管理を一元化できる
• 情報共有範囲を制御できる

SharePointはデータの保管や情報共有が行えるストレージ容量が「基本容量1TB+契約ユーザー数×10GB」あり、アップロードできるファイルサイズも250GBと、かなりサイズが大きいデータも気にせず保存できます。
このため、ドキュメントや画像などのファイル共有の他に、メンバーがSharePoint上で共同作業するようなデータやドキュメントの保管・管理に適しています。

SharePointを導入し、データ・情報共有ツールとしての活用だけでなく、アナログだったワークフローを自動化させている組織も多いようです。従来のワークフローで行っていた紙ベースのアナログ処理は申請書やフローそのものをデジタル化することで、面倒な業務を簡素化させ、滞りがちな決裁の流れを円滑にします。
SharePointのワークフローについて詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼SharePointのワークフローで業務改善。特長と作成方法を解説

Microsoft製品と親和性が高いため、様々なアプリと連携して活用を広げている組織は多いようです。SharePoint上でファイルの共有や編集ができるため、作業がスムーズになり、業務効率が上がります。
また、Teamsと連携すればTeams上でもファイル管理が可能です。さらに、Outlookとの連携によりスケジュールも共有できるようになり、日常業務の一層の効率化につながります。

SharePointを情報共有のハブとして活用している組織は多いようです。ではどんな点に価値を感じて導入しているのでしょうか。
そこで、多くの組織が評価しているSharePointのメリットについて具体的に紹介します。

SharePointはマイクロソフト社が提供するSaaSのため、Microsoft製品やサービスとの連携がスムーズに行え、連携のために特別な開発も不要で業務の効率アップをすぐに実感することができます。
例えば、ローカルPCで作業していたWordやExcelファイルは、保存場所の一覧にSharePointを追加し、自動保存機能をアクティブにしておけば、万が一ファイルが壊れてしまっても、作業成果が失われることはありません。
このようにSharePointは業務で使い慣れているMicrosoft製品と親和性が高いことで、シームレスに連携できる点が大きな利点といえるのです。

SharePointなどMicrosoft製品には、下記のような万全のセキュリティ対策機能を備えています。

• サイバー攻撃対策
• 不正アクセス対策
• データ漏洩防止対策
• データ転送時の暗号化

さらに、SharePointの管理者である所有者は、ユーザーのアクセス権限を管理できます。これによって利用側も情報漏えいといったセキュリティリスクに内部対策を取れるため、さらに厳重なセキュリティ対策を講じることができます。
このようにマイクロソフト社がユーザーに対し、セキュリティ対策を万全にしているため、安心してサービスを利用できることがメリットです。

SharePointはドキュメントのバージョン管理機能、つまり変更履歴を保持することも見逃せないメリットです。
例えば、SharePoint上でWordファイルを誤って修正した場合、その修正前のデータも自動で保存される機能があるため、気づいたときに復元することができます。また、誤ってファイルを削除してしまったという場合も、バージョン履歴から復元できるため安心です。
SharePointが自動的にバックアップをとってくれるため、このような誤操作にもあわてずに対応できるのです。

先ほどはSharePointの代表的な使い方を紹介しました。さらに下記のSharePointの主な機能を紹介しながら、それを生かす使い方について深堀していきます。

• 情報共有機能
• グループ作成機能
• ワークフロー機能
• 複数人によるファイル同時編集機能
• ポータル作成機能

SharePoint上のファイルを共有する場合、共有するファイルを選択し、ファイル名の右端にある縦の「…」を右クリックすると現れるメニューから「リンクのコピー」をクリックすると、簡単に保存先を共有できます。
さらにSharePointの全文検索機能を使うと、全ファイルから一括で検索することが可能です。ファイルをひとつずつ開く手間を省き、探している情報を簡単に見つけることができます。

SharePointのグループとは、まとめて管理できるユーザーのセット。SharePointサイトでグループを作成して、ファイルにアクセスできるユーザーを制御することができます。ユーザーごとにアクセス許可を与えるのではなく、全ユーザーに同じアクセス許可レベルを割り当てることができるため便利な機能です。

ワークフローとは主に組織内の業務の流れです。この「申請→承認→決済」など、事案が決裁されるまでの一連の流れもワークフローのひとつですが、これまでのワークフローは紙ベースで行われることが多く、書類の紛失や捜索、承認がどこまで回っているかがわからないなどの問題がありました。
SharePointのワークフロー機能によって、承認の順番やステータスが可視化されるため、承認プロセスが明確化します。今まで把握しづらかった進捗状況をPC、またはスマホ上で確認できるようになったたけではなく、ワークフローで発生しがちな口頭確認やメールによる回覧漏れといったトラブルを未然に防ぎます。

よくあるファイル共有ストレージではバージョンが競合してしまうため、ひとつのファイルを同時編集することはできませんでした。これがSharePointではできます。SharePoint上にデータを保存・共有すれば、複数人で同時にファイルを編集できる機能があり、他の人の作業待ちをすることも、ファイルのバージョン管理を気にすることなく、最新データで作業が可能です。

SharePointではテンプレートを使用して、掲示板やお知らせなど社内や社外向けにポータルサイトの作成が可能です。
ポータルサイト作成には2種類のタイプが用意されています。チームやプロジェクト単位で情報共有するための「コミュニケーションサイト」と、もう一方は社内全体など多くのユーザーで情報共有や閲覧ができる「ポータルサイト」があります。
これを活用して社外の人とファイル共有すれば、プロジェクトも効率化できるので便利です。
また、アクセスできるメンバーも限定でき、情報漏えいを防ぐ対策も取られているため、安心といえるでしょう。

多くの組織で活用されているSharePointですが、導入後に感じる課題もあるようです。例えば、次のような声が聞かれます。

• ポータルサイト内の情報が探しづらい
• 投稿画面がどこにあるかわからない
• いつも使う情報を確認するため、毎回階層をたどっていくのが面倒
• 導入時の状態のままでSharePointを生かし切れていない

情報が集約されるポータルサイトの課題は主に使いづらさであることが見えてきましたが、これらを放置すると、だんだんSharePointが活用されなくなる危険があります。ではこれらの課題を解決する手段はないのでしょうか。

SharePointの課題を解決する手段として、他のサードパーティ製品と連携して、機能拡張するといった方法があります。

例えば、Powell Software社が提供するPowell 365は、SharePointに搭載するテンプレートを作成、追加することができるため、より使いやすくカスタマイズできます。

さらに詳しくはこちらをご覧ください。
カスタマイズで進化するSharePoint

テクバンはマイクロソフト社が認定したパートナー企業です。
SharePointはもちろん、Microsoft製品の導入サポート実績が豊富にあるため、様々な課題やお悩みを解決に導く最適な導入・移行・運用のご支援をいたします。
中でもSharePoint Online導入支援サービスは、社内ポータルとしてSharePointを活用するための様々なサポートを行います。標準機能を利用したシンプルなスタータープランや、活用しやすいサードパーティ製品「Powell 365」を組み合わせたスタンダードプランなど、Microsoft製品にこだわらず、お客様をご支援します。
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※本記事の内容は2023年2月時点のものです。Microsoft製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。