そもそも SharePoint Online とは何なのか、一般的に SharePoint と呼ばれるものと何が違うのか、ここでは SharePoint Online の基本情報とともに、容量がどれくらいあるのかを詳しく解説します。
SharePointをより使いやすく、モダンなポータルサイトにカスタマイズする方法をご紹介しています。SharePoint のサイト構築に興味がある方におすすめです。
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SharePointをより使いやすく、モダンなポータルサイトにカスタマイズする方法をご紹介しています。SharePoint のサイト構築に興味がある方におすすめです。
2023.02.15
#SharePoint Online#容量
SharePoint は自社サーバーに設置しますが、SharePoint Online はクラウドサービスのため自社サーバーを必要とせず、マイクロソフト社のサーバーで稼働します。
そのため、どのくらい容量があるのかきちんと把握せずに利用して、ある日突然空き容量不足の警告が表示されるといったケースも発生します。
本記事では、SharePoint Online の容量の調べ方や追加の方法、容量を節約する場合のポイントを解説します。これから SharePoint Online の利用を検討している方、既に利用中で管理に困っている方はぜひ参考にしてみてください。
そもそも SharePoint Online とは何なのか、一般的に SharePoint と呼ばれるものと何が違うのか、ここでは SharePoint Online の基本情報とともに、容量がどれくらいあるのかを詳しく解説します。
マイクロソフト社が提供する SharePoint Online は、ポータルサイトの作成やファイル共有が可能な情報共有サービスです。
組織やプロジェクトごとにファイルやドキュメント、画像、掲示板、リンク集などの情報を集約したポータルサイトの構築が可能で、管理者は「閲覧のみ可能」「閲覧・編集が可能」などアクセス権を設定できます。
クラウドサービスなので同じファイルを同時に編集することや、外出先からモバイル端末で閲覧・編集もできるため、場所を選ばないリモートワークにも最適です。
SharePoint についての詳しい記事はこちらから
▼SharePoint で社内ポータルや公開サイトを構築! 作成方法や特徴を解説
SharePoint と単体で表記されることも多く、全て同じものと認識している方も多いですが、正確には「SharePoint Server」と「SharePoint Online」の2種類に分けられます。
SharePoint Server は、主にオンプレミスで構築し、ユーザーは自社のサーバーを用意する必要があります。そのため、サーバー管理やメンテナンスを行う手間や、初期費用や保守管理のランニングコストも発生しますが、自社のセキュリティ方針やネットワークパフォーマンスなどを踏まえ、オンプレミスでの運用を希望する企業からは根強い人気があります。
一方 SharePoint Online は、クラウドサービスのため自社のサーバーを用意する必要がありません。インターネット環境とPCさえあればどこでも利用可能です。サーバー管理やメンテナンスはマイクロソフト社が行い、コストも月額費用のみのため導入がしやすいという特長があります。
SharePoint Online の容量は、プランによって一部異なります。
Plan 2は、別途 Microsoft 365 Business など対象のサブスクリプションプランの利用が前提であり、ユーザー数が5人以上であれば、容量無制限の個人用クラウドストレージを使用できます。
プランの詳細については公式ページから。
もし規定の容量を超えてしまった場合、ファイルのアップロードができなくなったり、格納しているファイルが読み取り専用になって編集できなくなったりと、制限がかかるため注意が必要です。
では、現在の使用量はどのくらいなのか、あとどのくらい余裕があるのか気になる方もいるかと思います。使用量は SharePoint Online 上から以下の方法で確認できます。
それぞれ詳しい手順を見ていきます。
対象サイトの管理者や所有者であれば、以下の方法から確認できます。
対象サイトの管理者のみ確認できる方法です。
さらに、個別のサイトごとの使用量を確認したい場合は、対象サイトをクリックして「アクティビティ」タブの「記憶域の使用量」から確認することが可能です。
本資料では、SharePointで社内ポータル情報を一元化し、社内の信頼感を醸成、業務効率は10%に向上した実際の活用例をご紹介しています。
容量に上限がある場合は、容量を増やすことができるのかも気になるところです。
SharePoint Online の容量を増やす主な方法は以下の通りです。
それぞれ詳しく解説します。
SharePoint Online で削除したドキュメントや画像などのデータはごみ箱に保管されます。しかし、ごみ箱に入れただけでは完全に SharePoint Online から削除したことにはならず、容量を圧迫する原因となるため定期的に整理する必要があります。
ごみ箱を空にする方法は以下の通りです。
1週間や1か月に一度、ごみ箱を空にするなどルールを決めておくと容量を無駄に消費することなく運用できるでしょう。
リモートワークが普及し、クラウド上で情報共有をする機会が増えたことで、現在の容量では足りなくなってきたといったケースもあるでしょう。
SharePoint Online の容量はライセンスを追加購入することが拡張できます。追加方法は以下の通りです。
追加購入できる最大容量は、1サイトコレクションあたり25TBです。また、ライセンスを増やせば、当然月額費用も増えていくので注意が必要です。
また、「Office 365 Extra File Storage」というストレージ拡張用のアドオンを追加すれば、1GB単位での追加購入も可能です。
Office 365 Extra File Storage についてはこちらから
1ユーザーあたり1TBはかなりの大容量ですが、先述の通りリモートワークの普及などでファイル共有サービスの利用率は年々増加傾向にあり、取り扱うデータの容量や数によってはあっという間に上限に達してしまうこともあります。
上限がある以上、限られた容量をうまく節約していきましょう。
ここでは、少しでもデータ量を減らし容量を節約するポイントを紹介します。
スマホやデジタルカメラの性能が向上し、高画質の写真が撮れるようになった一方で、画像サイズ(容量)はどんどん大きくなっています。業種や職種によっては画像ファイルを多く取り扱う場合も多いかと思いますが、保存する際、画像を圧縮することで半分程度にまで容量を減らせます。
一般的に以下のような方法で圧縮できます。
枚数が少ない場合は無料のWebサービスで十分ですが、大量のデータを扱う場合は圧縮ソフトで一括圧縮した方が効率的です。スマホで撮影する場合は、圧縮アプリを利用することでそのまま簡単に画像圧縮ができます。また、「JPG」や「PNG」といった拡張子を変換し、ピクセル数を調整することで圧縮もできます。
ひと手間かかりますが、こうしたひとつひとつの圧縮作業でデータ量を着実に減らしていくことが大切です。
保存しているファイルの中に、1年以上使用していないファイルはありませんか?
ビジネス文書には、作成から破棄するまでの一連の流れを「文書ライフサイクル」といい、情報を管理する方法があります。
文書ライフサイクルは、契約書など法的に保存期限が定められた文書を管理するために必要な概念であり、情報漏えい対策も兼ねていますが、単純に業務上必要なくなったファイルを整理する上でも非常に有効な考え方です。
社内で作成→活用→保管→保存→破棄までのサイクルを決め、一定期間閲覧されていないものに関しては削除するといったルールを明確化することで、ファイルの管理体制も整い、容量節約につながります。
ペーパーレス化や電子化が進み、紙の保管場所も限られていることから、基本的に文書はすべてデータ化してクラウド上に保存する、といったケースも容量を圧迫する原因のひとつです。
いつでもどこでもファイルを検索、閲覧、編集できる便利さから、何でもクラウドに保管してしまうと、本当に必要なデータをアプロードできなくなってしまう可能性もあるため注意が必要です。
紙面のままで問題ないもの、ローカル保存でもいいものなど事前に分別することで、クラウド管理するファイルを明確化し、必要以上に容量を使わないよう意識しましょう。
容量を意識して節約していくことは大切ですが、日々の運用負担を出来るだけ減らすことも重要なポイントです。
SharePoint Online には様々なサードパーティ製品があり、ファイル管理に役立つサービスも数多く提供されています。
ここでは、AvePoint Japan社が提供する2つのサービスを紹介します。
AvePoint Cloud Governance とは、SharePoint Online の設定監視、権限管理、コンテンツ管理を行い、運用管理タスクの自動化やワークフローを実現する SaaS ソリューションです。
SharePoint Online 内のサイトやグループの所有者・状態・利用状況などが分かる管理レポートを生成したり、ライフサイクルポリシーの自動適用で「プロジェクトが終了した」や「管理者や利用状況が不明」なサイトを適切に処理したり、管理者の負担軽減と運用の最適化が可能です。
AvePoint Cloud Governance の詳細についてはこちらから。
AvePoint Cloud Backup は、SharePoint Online を含む Microsoft 365 のデータバックアップ&リストア自動化サービスです。
先述の通り、容量を増やす方法としてごみ箱の不要なデータを削除することを挙げましたが、削除してしまった後でうっかりデータが必要となる場合もあるでしょう。データの復旧自体は可能ですが、Microsoft サポートへの連絡や復元先サイトの事前準備など、簡単には復元できず時間もかかってしまいます。
AvePoint Cloud Backup なら、管理画面上でバックアップ、リストア作業ができるため、削除してしまったデータも簡単に復元が可能です。
AvePoint Cloud Backup の詳細についてはこちらから。
テクバンでは、Microsoft 製品の導入や運用支援だけではなく、Microsoft 製品と親和性のあるサードパーティのご提案や導入支援も行っております。運用にお困りの際は、お気軽にご相談ください。
テクバンの AvePoint ソリューション導入支援サービスについてはこちらから
SharePoint Online は、プランによっては容量に制限があるため、現在の空き容量をきちんと把握し、日頃から無駄使いしないよう意識して利用することが大切です。
また、誰でも簡単にファイルをアップロードしたり、ドキュメントを共有したりできるため、運用が煩雑になりがちで容量もあっという間に上限を超えてしまう場合もありますので、あらかじめ運用ルールの明確化が必要です。
サードパーティ製品なども活用して、運用の手間や負担はできるだけ軽減するよう効率化していきましょう。
※本記事の内容は2023年2月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。
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