SharePoint の活用事例を紹介。業務効率化を実現する4つのポイントとは？

企業内の情報共有に最適とされる SharePoint。まずはどういったサービス、機能を持っているかを簡単にご紹介します

SharePoint とは、ファイルや情報を共有し、同じファイルを複数人で同時に編集でき、ポータルサイトの構築や社外向けサイトの作成もできるアプリケーションです。クラウドで提供される Microsoft 365 パッケージの中のひとつのサービスであるため、新たな契約やユーザー管理が不要で導入がしやすいだけでなく、クラウド上にすべてのデータが保存でき、なおかつ社内ネット以外からもアクセスできることからリモートワークにおける情報共有ツールとして注目されています。

組織の中の本部ごとやチームごと、プロジェクトごとにファイルや情報を共有し一元管理ができるため、ビジネスの現場で幅広く利用されています。

SharePoint との特長としてまずあげられるのは、社内用のポータルサイト構築や社外向けのサイト作成ができることでしょう。サイト作成のためのデザインテンプレートが数多く用意されております。そのため誰でも手間なく目的に合ったサイトにカスタマイズすることが可能です。

また SharePoint はサイト構築だけではなく、ワークフローの構築や、自動的にワークフローを開始する設定を行えることも特長です。すぐに使える60種超のテンプレートを活用することで、誰でも簡単にノーコード・ローコードによるワークフローの作成が可能です。
更にオフラインでのファイル利用に対応しているのもポイントといえるでしょう。例えば、オフライン状態のときでも、空白のドキュメント、ブック、またはプレゼンテーションを作成することができます。ただドキュメント、ブック、プレゼンテーションのテンプレートを利用するには、インターネットに接続されている必要がありますが、そのあとの編集はオフラインでも作業が可能です。

同じクラウドストレージサービスとして SharePoint と比較される「Microsoft OneDrive」がありますが、個人利用に向いている OneDrive と比べ SharePoint の方が機能面に優れているといえます。

SharePoint を活用することでどのような導入メリットを得られるのかを、4つの活用事例をもとに紹介いたします。

用意されたテンプレートを活用することで、社内ポータルサイトを簡単に作成することができます。社内ポータルを SharePoint 作成する上でもっとも大きなメリットは、Office 製品と簡単に連携して活用できることです。これにより使い慣れた　Excel や Word を連携したり、SharePoint に保存したりすることが可能です。社内の機密情報を扱う上で記念となるセキュリティに関してもマイクロソフト社のサービスであるため、常に最新のセキュリティ状態で使うことができます。ユーザーのアクセス権を管理者側でコントロールする機能もあるので、内部の脅威における対策も万全です。またチームやプロジェクトごとに個別のサイトを設置できるのもポイントといえます。

この社内ポータルを活用すれば、例えば会議資料や社内報を SharePoint 上に共有し、さらに編集も同時に行うことができます。これにより、出張先やテレワークでもアクセスして確認できるという利点とともに、印刷コストの削減や、情報の伝達漏れなどを防ぐことが可能です。また社内SNSとして運用することができれば、リモートワーク時の社内のコミュニケーションの活性化にもつながります。

SharePoint でポータルサイトを作成する方法についてはこちらのブログ記事にもまとめておりますので、ご確認ください。
▼SharePoint で社内ポータルや公開サイトを構築！ 作成方法や特徴を解説

SharePoint では、安全かつ効率的にドキュメントや画像をポータルサイト上に保存できるため、契約書や売上に関わる書類や就業規則・休業届といった業務に関わる書類を SharePoint 上で一元管理する企業も増加しているようです。検索機能もあり、一般的なファイルサーバーではカバーしきれない様々なニーズに応えることができるのが、SharePoint のドキュメント管理機能といえます。

自社サーバーからクラウド型の SharePoint に移行することで、大幅なコストと管理の手間の削減が見込めるだけでなく、業務に必要な情報が集約されることで、業務効率化にもつながるでしょう。

従来行われていた紙ベースのワークフローは

• 所定の申請書や補足資料をそれぞれ印刷する必要があり、コストがかかる
• 申請書の所在がわからず、どこまで申請が進んでいるか把握しづらい
• リモートワーク体制だった場合、承認のために出社が必要になる
• 申請書の保管場所の確保が必要となる

と様々な課題がありました。特に、紙代やトナー代と、申請や管理における人件費なども含めた運用コスト、紙の書類を使った運用にかかるコストは意外と馬鹿にできないものです。書類の保管についても法律で7年間の保管が義務づけられている書類もあるため、保管する量も膨大になります。

SharePoint であれば誰でも簡単に豊富なテンプレートを活用することでノーコード・ローコードによるワークフローの自動化を行うことができます。これにより、ワークフローで発生しがちな口頭確認やメールによる回覧漏れといったトラブルを防ぐだけでなく、外出先からスマホでも申請、承認が行えるため、生産性の向上や業務効率化、働き方改革を推進します。また、書類の保管に関しても、クラウド上で一括管理することになるので、管理における手間や印刷コストの削減にも寄与します。

SharePoint を使った承認ワークフロー作成については以下のブログ記事でも紹介しているため、ご参考いただければと思います。
▼SharePoint のワークフローで業務改善。特長と作成方法を解説

データ保管以外にも SharePoint を活用することでスケジュールの共有を行えます。SharePoint の予定表は、表示がシンプルなうえ入力が簡単で、Webサイトで表示しても見やすく使いやすいのが特長です。また会社行事や、締め日なども追加することも可能です。例えば、社内ポータルサイトに掲載し、社員の休暇やテレワークなどの予定も含めて、SharePoint の予定表機能に入力して共有することで、社員全体の予定の把握に役立ちます。

SharePoint は便利なツールでありますが、使いつづけると以下のような課題をもつことも少なくありません。

• 情報の検索性が悪い
• 投稿画面がどこにあるかわかりづらい
• 使っていない機能が多い

このような課題を放置しておくと、社内ポータルの利用率低下を招き、最終的には日々の業務効率・生産性の低下につながります。そのため、早急に対策が求められるといっても過言ではありません。ここでは、社内ポータルをより使いやすくするツール「Powell Intranet」をご紹介いたします。

Powell Intranet はPowell Software社が提供する、SharePoint に適したテンプレート作成、展開を支援する拡張ツールです。30以上のテンプレートと20以上のWebパーツを組み合わせることで最適なデジタルワークプレイスの構築を行えます。これにより、使いづらい社内ポータルの脱却を図ることが可能です。

Powell Intranet は特に検索型のWebパーツが豊富で、自由なクエリを記述したり、絞り込みをしたりと情報の格納場所に制限されることなくコンテンツを表示することができます。また動画や天気予報、RSSなどを掲載させることも可能です。

Powell Intranet では、SharePoint サイトに独自のヘッダー、フッターを表示させることができます。ヘッダーには、「ナビゲーション」「更新通知」「投稿」の3つの機能が用意されております。

独自のテンプレート作成機能により、サイト構造の定義や複製を簡単に行うことができます。また Powell Manager と呼ばれる管理ツールにより、サイトやリスト/ライブラリ、ページ、コンテンツ タイプ、ヘッダー/フッターなどサイトコレクションを構成する各要素の設定が可能です。

これらの最大の特長は、すべての要素が再利用可能であることでしょう。またテンプレートを修正すると既存のサイトに反映してくれるため、同じテンプレートを使って複数のサイトコレクションを作成したり、複数のサイトコレクションの統一されたヘッダーを適用したりする操作が簡単に行えます。

Powell Intranet についてのより詳細な機能や導入メリットについては、以下の資料にて紹介しております。ぜひ、ご参考にいただければと思います。

カスタマイズで進化する SharePoint

ここまで SharePoint の活用事例やより活用しやすくするための連携ツールのご紹介をしてきました。SharePoint はほかのマイクロソフト社の製品と同様に直感的な操作で使うことができるツールですが、実際活用するとなると不安を感じる方もいるでしょう。ここでは、SharePoint 活用を成功に導くためのポイントを4つに分けて解説します。

まずは大前提として「何のためのポータルサイトなのか」を明確にすることからはじめましょう。ポータルサイトは、情報共有の場であり、全従業員が利用するという視点を持って設計することが必要です。様々な部署の人間が関わってくるため、全員にとって使いやすい状態にしなければなりません。このような場合、関係部門にアンケートやヒアリングを行い、ひとつずつ確認することが一番の近道といえるでしょう。これにより、ポータルサイト構築後に不必要なカスタマイズをすることがなくなるため、メンテナンスや再構築に無駄なコストやリソースを費やすことを軽減できます。

SharePoint Online は Microsoft 365 の他のアプリと連携して使えるというのが大きな特長です。しかし、その機能が本当に必要なのか、他のアプリで代替できないかなど、最初に明確にした「何のためのサイトか」を常に念頭に置いて考えましょう。

また機能を入れ込みすぎてしまうと、情報量が多くの実際に運用してみると使い勝手が悪いサイトになってしまうというパターンが往々にしてあります。この事態を避けるためにも、「必要な機能」について話し合いを行いながら優先順位付けを行いましょう。必要であれば、社内ポータルをジャンルごとやチーム・部署ごとに分けるなどを行うことでより使い勝手のよいポータルサイト構築の実現につながります。

最初から完璧なサイト設計を行うことは不可能であるといえます。そのため、まずはプロトタイプを作り、徐々にブラッシュアップしていきましょう。関係者と話し合いながら、「実際に使ってみる」「修正する」を繰り返して、効果を検証していくことが大切です。また、トップページなどに表示するような、頻繁な更新が予想される部分については複雑なレイアウトを避け、編集しやすさを重要視したほうが運用するうえで負荷が少なく済みます。

まずは、あれこれ考えすぎるよりもシンプルな構成でテストページを試作しながら、メンバーと意見を出し合って完成に近づける方が、よいポータルサイトへの近道となります。

SharePoint でワークフローを作成する場合において、ワークフローを複雑にしすぎないことが重要です。例えば、複数の部署にまたがる並列的なワークフローを作ると、条件分岐が増えてしまいます。またそのような複雑なワークフローを作ってしまうと、フォームを複数用意しなければならないなど、作成においてもかなりの手間がかかってしまいます。ワークフローに関わる承認者や部門が多くならないよう、導入の段階で見直すことが重要です。

このような事態を招かないためにおすすめなのが、ワークフローシステム構築に伴い、事前にマニュアルを作成することです。現状のワークフローや帳票がどのようになっているかを事前にヒアリングし、システム導入によりどのように課題が改善されるのかなどを含めたマニュアルを作成しておくと、業務理解を得られるだけでなく、ワークフローを作成する際の要件定義としても活用できます。

※本記事の内容は2023年2月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。