SharePoint のファイルを同期！ OneDrive を活用して円滑な情報共有を可能に

SharePoint は、マイクロソフト社が提供するファイル共有、情報共有を目的とした企業向けサービスです。
部署や案件ごとにポータルサイトを作成でき、そのポータルサイト上でファイルや情報の共有、共同作業が行えます。業務効率の改善、コミュニケーションコストの削減を実現できるため、ビジネスの現場で幅広く活用されています。

また、マイクロソフト社が提供する他のサービスとの親和性の高さも特長です。例えば、Teams と連携すれば Teams 上でファイルの管理ができ、Outlook と連携すればスケジュールの共有ができるようになり、効率化が進む便利なサービスです。

SharePoint 内のファイルを自身のPCと同期させることで業務の効率が格段にアップします。
同期させていない場合、ローカル上で保存したファイルを上書きするたびに都度 SharePoint へコピーする必要があり作業効率が落ちていました。
しかし、同期させることによりローカル上で Excel や Word などのファイルを編集し保存すると SharePoint のファイルも自動で上書きできるようになるのです。
手間が省けるというメリット以外にも、ブラウザでの編集に不慣れな人にはうれしい機能といえるでしょう。

SharePoint のファイルを自身のPCと同期させるには、同じくマイクロソフト社から提供されている OneDrive の活用が有効です。SharePoint と OneDrive を同期することで業務をスムーズに遂行することができます。次項では、SharePoint と OneDrive を同期させる設定の手順を解説します。

同期の設定は5ステップで完了するため非常に簡単です。以下で紹介する手順を参考に試してみてください。

1. まず SharePoint を開く
2. 同期させたいサイトを選択し「ドキュメント」をクリックする
3. 「同期」をクリックする
4. OneDrive の使用許可が要求されたら、「許可」をクリックする
5. 同期したいフォルダーを選択し「OK」をクリックする

SharePoint と OneDrive を同期させる際に注意すべきポイントもあります。

• 削除も同期の対象になる
  削除も同期の対象となるため、自身のPC内にあるファイルを削除すれば SharePoint 内のファイルも削除されてしまいます。ついうっかり削除してしまったということが無いように、誤操作には注意を払いましょう。

• 複数人で編集した場合、最後に保存した内容が反映される
  複数人で同時にファイルを編集すると、最後に保存した人の内容が反映されます。こうした場合は、他の人の編集した内容が反映されないこともあるため気を付けましょう。

※本記事の内容は2023年2月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。