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SharePoint Onlineの導入や社内ポータルの構築、カスタマイズについてお悩みの方に、失敗しないポータルサイトの構築方法をご紹介しています。
2023.02.15
＃SharePoint＃メリット＃同期＃方法
近年、ワークスタイルの自由度が高まり、人々の働き方が多様化しています。オフィス以外の出張先、自宅など様々な場所で作業することが当たり前になりました。しかし、コミュニケーションが取れない環境で、ファイルや情報の共有方法にお困りの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、そうしたファイルや情報の共有に関する課題解決の一助となるSharePointを紹介します。データの共有方法にお困りの方、SharePointの導入を検討している方は、ぜひ、参考にしてください。
SharePointは、マイクロソフト社が提供するファイル共有、情報共有を目的とした企業向けサービスです。
部署や案件ごとにポータルサイトを作成でき、そのポータルサイト上でファイルや情報の共有、共同作業が行えます。業務効率の改善、コミュニケーションコストの削減を実現できるため、ビジネスの現場で幅広く活用されています。
また、マイクロソフト社が提供する他のサービスとの親和性の高さも特長です。例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルの管理ができ、Outlookと連携すればスケジュールの共有ができるようになり、効率化が進む便利なサービスです。
SharePoint内のファイルを自身のPCと同期させることで業務の効率が格段にアップします。
同期させていない場合、ローカル上で保存したファイルを上書きするたびに都度SharePointへコピーする必要があり作業効率が落ちていました。
しかし、同期させることによりローカル上でExcelやWordなどのファイルを編集し保存するとSharePointのファイルも自動で上書きできるようになるのです。
手間が省けるというメリット以外にも、ブラウザでの編集に不慣れな人にはうれしい機能といえるでしょう。
SharePointのファイルを自身のPCと同期させるには、同じくマイクロソフト社から提供されているOneDriveの活用が有効です。SharePointとOneDriveを同期することで業務をスムーズに遂行することができます。次項では、SharePointとOneDriveを同期させる設定の手順を解説します。
同期の設定は5ステップで完了するため非常に簡単です。以下で紹介する手順を参考に試してみてください。
SharePointとOneDriveを同期させる際に注意すべきポイントもあります。
SharePointを活用してファイルを同期すれば情報共有がスムーズに行えます。
いろいろな場所からファイルの編集や共有できる環境は、多様化した現代の働き方に最適だといえます。
一方、SharePointの導入や導入後の運用方法について不安を抱えている方も多いでしょう。そうしたお悩みを抱える方は、Microsoft公認パートナー企業へ相談することもひとつの手です。
テクバンは、マイクロソフト社から認定されたパートナー企業です。SharePoint以外にも様々な Microsoft製品を取り扱っているため、お気軽にご相談ください。
テクバンのSharePoint Online導入／運用支援サービスについてはこちらから。
SharePointとOneDrive については以下で詳しく紹介しています。
▼SharePoint と OneDrive の違い・共通点とは？ 使い分けや活用方法を解説
※本記事の内容は2023年2月時点のものです。Microsoft製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。
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