プリントクリエイターで一括出力！ kintoneレコードをラクに印刷しよう

業務改善プラットフォームであるkintoneは、標準機能で足りない部分がある場合、プラグイン（拡張機能）を利用することで解決します。
特に帳票作成において、様々な機能を備える「プリントクリエイター」が人気です。

本記事では、プリントクリエイターの機能の中でもよく利用される「一括出力」機能について解説します。これからプリントクリエイターを使おうと検討している方は、ぜひご参考にしてください。

トヨクモ社が提供するプリントクリエイターは、kintoneアプリに登録された情報を使って簡単に帳票を作成できるプラグインです。マウス操作で直感的に帳票のレイアウトを組めるため、面倒なデータ入力の手間を省き、誰でも簡単に帳票を作成できます。

kintoneアプリ上で一から帳票を作成することもできますが、既にお使いの帳票があれば、PDFファイルをプリントクリエイターにアップロードし、kintoneアプリに登録されている情報をどこに表示するか、画面上でドラッグして配置を設定します。kintoneアプリに表示される［出力ボタン］をクリックすれば、作成した帳票がPDF形式で確認可能です。

また、帳票は見積書や請求書、契約書など様々な形式で登録可能であり、プルダウンで切り替えるだけでそれぞれの帳票を作れます。ExcelやWordなどへ移し替える必要がなくなり、業務効率が向上するでしょう。

プリントクリエイターの詳細について、下記記事でも解説していますので、併せてご覧ください。
▼プリントクリエイターでkintoneの帳票印刷をラクにしよう！

プリントクリエイターの帳票作成において、代表的な機能を紹介します。

• 帳票の個別・一括出力
• 複数枚帳票の出力
• 複数アプリの情報を1枚の帳票にまとめて出力
• kintoneアプリ内に帳票を自動保存
• 指定時間に自動で出力・保存

作成した帳票をPDF形式として個別・一括出力することが可能です。kintone上に［出力］ボタンが表示されるため、クリックするだけでレコード情報をPDFに変換し出力します。
帳票の内容によっては複数枚にわたる場合もありますが、そのような帳票も出力可能です。

また、プリントクリエイターを使えば、複数アプリの情報を1枚の帳票にまとめてレイアウトを組むことができます。見積書に記載する受注内容や顧客情報、担当者の電子印鑑など、それぞれのアプリに登録された情報を引用して出力できる機能があります。作成した帳票はPDFファイルとしてkintoneアプリのレコードに登録可能です。レコードの添付ファイルフィールドに自動保存されるため、適切なファイル管理にも役立つでしょう。

その他、指定した実行間隔で帳票を出力・保存する機能があります。日・週・月ごとに発生する帳票作成のルーティン業務を、時間指定出力により自動化できるため、業務効率の向上を実現します。

kintoneの標準機能でもアプリの情報を出力できますが、帳票として出力するまでの手間や見た目の限界があるため、プリントクリエイターを利用することが望ましいです。

例えば、kintoneアプリの各レコード画面を開き印刷ボタンをクリックすると、そのままの画面の見た目で印刷されます。簡易的なデザインになってしまうため、ビジネスで用いるような帳票としては機能していなかったり、レコード内に顧客には見せたくない情報が含まれていたりする可能性もあります。自由にレイアウトを組めない不便さがあり、見積書や契約書などの出力には向いていないといえます。

また、各レコードの詳細画面にアクセスしてから印刷ボタンをクリックしなければなりません。レコード一覧画面からの出力ができない、複数レコードを一括で出力できないという手間があります。出力を行いたいレコードが増えるほど、レコード詳細画面を開いてから印刷ボタンをクリックするのでは無駄な時間と手間がかかってしまうでしょう。

単純作業こそ簡略化・自動化することが重要です。そのような理由から、kintoneでの帳票出力ではプリントクリエイターの利用をおすすめします。

プリントクリエイターの一括出力機能は大変便利な機能です。kintoneアプリのレコード一覧画面から一括出力が可能であり、わざわざレコード詳細画面を開いて出力を行う手間が省けます。先述の通り、出力する帳票が多くなるほど一括出力が役に立ちます。

プリントクリエイターの設定から登録したいアプリを指定します。アプリを指定したら、そのアプリ名の右にある青いアイコンをクリックし、「kintoneアプリの設定編集」に進みます。設定編集画面で「一括出力を利用する」をONにして［変更を保存］ボタンをクリックすれば、一括出力機能の設定が完了です。登録したアプリ画面に移ると、レコード一覧画面上部に［出力］ボタンが表示されるため、試しにクリックして出力できるか確認してみてください。

プリントクリエイターには4つのコースが用意されており、一括出力機能はプレミアムコース以上で利用可能です。コース別の料金は以下の通りになります。（※税抜き）

kintoneのドメイン1つにつき、プリントクリエイターを1つ契約しなければなりません。ユーザー数は特に関係ありません。

ライトコースでも個別出力は無制限であったり複数のレイアウトで帳票を設定できたりしますが、それ以上のコースではQRコード・バーコード自動生成や一括出力、テーブル取り込み機能、レコードへの自動保存機能など、便利な機能が追加されます。

まずは無料でプロフェッショナルコースをお試しして、費用対効果を鑑み、自社に合ったコースを見極めることをおすすめします。無料お試しのお申し込みはこちらから。

また、プリントクリエイターを利用するにはkintone「スタンダードコース」の契約が必要です。ライトコースをお使いの方はプラグインを導入できないため、スタンダードコースへのアップをおすすめします。
kintoneの契約プランについて、関連記事をご用意しております。
▼kintoneのスタンダードコースとは？ 機能や月額料金、ライトコースとの違いを解説
▼kintoneプランの選び方は？ 機能・月額料金を比較、解説！

kintoneアプリのレコード一覧画面から行う一括出力は、プリントクリエイターに登録している全アプリからの一括出力の枚数を合計して、月に10,000枚が上限です。ここでの注意点はレコード数ではなく、出力される枚数でのカウントになります。

10,000枚を超えた場合、"PDF一括出力上限に達しているため, 出力に失敗しました.(上限:10000枚)"とエラーが表示され、操作ができなくなります。翌月になれば出力制限が解除されます。

出力枚数の制限を回避するには、オプションを購入することで帳票枚数を追加可能です。1環境につき、10,000枚単位での追加となります。

短期利用オプションでは、途中解約が可能です。オプションの契約は、基本的にプリントクリエイター本体の契約形態に付随するため、プリントクリエイターを月額契約している場合はオプションも月額、年額契約している場合はオプションも年額となります。

ただし、上記短期利用オプションを契約される場合は、プリントクリエイター本体は年額契約、短期利用オプションは月額契約という組み合わせも可能です。
※通常オプションの場合は、プリントクリエイター本体の契約形態に付随します。

オプション購入を希望される方は、以下のページからお問い合わせください。
プリントクリエイター オプションのお申し込みフォーム

プリントクリエイターの一括出力機能を中心に解説してきましたが、kintoneで帳票作成を行っているならば、ぜひ導入したい機能です。一括出力ができるプレミアムコース以上を契約し、帳票作成作業の簡略化・自動化を実現しましょう。

プリントクリエイター以外にも帳票作成プラグインは提供されています。どのプラグインが自社環境にとって良いのかわからない場合は、ぜひテクバンまでお気軽にご相談ください。最適なプラグインの選定に加え、プラグインの導入・開発までお客様の要望に沿って柔軟に対応いたします。

※本記事の内容は2024年8月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。