kintoneプラグイン「プリントクリエイター」で帳票印刷！

kintoneに登録した顧客データを利用して、見積書や請求書の作成が行えるため、これを活用して請求書などのやり取りを電子化することが可能です。

しかし一方で、取引先からの要望など、業務の都合上なかなか紙のやり取りはゼロにはならないのが実情です。標準で出力機能はあるものの、画面と同じレイアウトでしか出力されないため、自社フォーマットの帳票印刷ができない、複数の帳票をまとめて印刷できないなど、できることには限界があります。

今回は、その課題を解決するプラグイン「プリントクリエイター」について解説をいたします。

サイボウズ社が提供するkintoneは、紙やExcelで管理している社内の様々なデータをクラウド上に一元化することがきる便利なツールといえます。しかし、標準機能には限界があり、その一つとして挙げられるのが帳票出力機能です。

kintoneの標準機能でもレコードを印刷することは可能です。しかし、これはレコードの詳細画面をそのまま印刷するようなイメージです。例えば、取引先向けの見積書、請求書、注文書、納品書／受領書といった帳票形式の印刷には向いていません。

これを解消するためには、Javascriptのカスタマイズを行えば、kintone単体でも単票の帳票を作成することは可能です。しかし、この場合はJavascriptを扱える技術者が必要であること、「複数レコードを一括で印刷したい」「1ページ目と2ページ目で配置を変えたい」などといった難易度の高いカスタマイズはできないため、あまりおすすめできません。

kintoneは標準機能だけではなく、プラグインを用いた拡張機能も併せて使うことで、ユーザーにとってより便利なツールへと変貌するのが特長です。プラグインには帳票出力に適したものもあり、これを用いることで、体裁が整った帳票を印刷することが可能です。今回はその中でも代表的な「プリントクリエイター」についてご紹介します。

プリントクリエイターは、トヨクモ株式会社が提供するkintoneと連携可能な帳票出力用のプラグインです。マウスだけの直感的な操作で、kintone上に登録している宛名や金額などの情報から簡単に帳票作成、面倒なデータの転記や入力作業も不要で、手間を省くことができます。
料金プランは以下の通りとなりますが、30日間無料でプレミアムコースを利用することも可能です。

ライトコースでも個別出力は無制限のため、簡単な帳票の出力であればライトコースで十分といえますが、それ以外のコースは一括出力に対応していたり、テーブル取り込み機能が用意されていたりと、使用できる機能が異なるため、まずは無料でプレミアムコースをお試しして、費用対効果を鑑み、自社に合ったコースを見極めることをおすすめします。

プリントクリエイターの一番の特長は、PDF出力に特化したサービスであることでしょう。

自社で利用している請求書や見積書といった帳票のPDFファイルをアップロードすれば、どの箇所にどの項目を表示するか設定していくだけ。今まで使っていた帳票で出力することができます。

また、他のトヨクモ製品とも連携が可能なため、トヨクモ製品を現状で活用しているのであれば、よりプリントクリエイターの活用の幅が広がります。

プリントクリエイターはPDFへの出力に特化しているため、ExcelやWordへの出力ができない点が大きな欠点といえるでしょう。そのため帳票の出力後に手軽に修正が行えず、修正するには、kintoneのレコードを修正し、再度出力する必要があります。また、プリントクリエイターは外部連携サービスのため、別途ログインが必要です。この点を手間だと感じる方もいるかもしれません。

しかし、このようなデメリット以上に「今まで使っていた帳票と同じデザインを活用できる」という点は大きな魅力といえるので、帳票出力にお悩みであればおすすめのプラグインであるといえます。

kintoneの帳票プラグインはプリントクリエイター以外にも複数存在します。ここでは帳票プラグインを選ぶ際の基準として、押さえておくべき点をいくつか紹介します。

まず、大前提としてプラグインを使用する際には、kintoneのスタンダードコースを導入している必要があります。もし導入しているプランがライトコースだった場合はプランアップを検討するのがよいでしょう。

また、効率よく業務を行うためには一括印刷の機能は欠かせないといえます。「月次の請求書発行業務が大変で負担を減らしたい」というような課題があるのであれば、一括印刷機能を備えているプラグインの活用がおすすめです。

さらに電子印鑑を画像ファイルとして読み込みたいといった場合、これを実現するには、電子印鑑を画像ファイルとして読み込む必要があります。押印が必要な帳票はいまだ多いので、画像ファイルを読み込めるプラグインを選ぶとkintone上で押印処理が可能になり、紙に出力した後にわざわざ押印するという手間が省けるので効率化につながります。

このように帳票プラグインを導入する際は、実際の業務を一度整理した上で現状に一番則した製品を選ぶことがポイントといえます。

その他帳票出力プラグインを選ぶ上でのポイントや、プリントクリエイター以外の製品についても、以下のブログでも紹介しておりますのでこちらも併せてご確認下さい。
▼kintoneで帳票出力！ 便利なプラグインの紹介と機能比較

代表的な帳票プラグインである「プリントクリエイター」をご紹介しました。
プリントクリエイターは、自社で利用している請求書や見積書といった帳票のPDFファイルをアップロードするという特長のため、新たなフォーマットを作る手間を省くことが可能です。各プランで機能が異なりますが、30日間はプレミアムコースを利用できるので、もし今まで使っていた帳票をそのまま流用したいという要望があれば、まずは試してみるのをおすすめします。

また、請求書の作成方法について下記記事で解説しています。こちらも併せてご参考ください。
▼kintoneで請求書作成から管理ができる？ 活用ポイントを紹介

プラグインをうまく活用し、帳票出力の効率化を目指しましょう。

※本記事の内容は2023年3月時点のものです。kintone の仕様や利用環境は変更する場合があります。