kintoneのテーブルをルックアップで自動取得する方法とは？

kintoneのルックアップ機能は、情報の入力作業をラクにする機能のひとつです。
他のアプリに登録された情報を自動で取得し反映するため、入力作業の手間や入力ミスなどを削減します。

しかし、ルックアップできるフィールドは限られており、テーブル（サブテーブル）フィールドの情報はルックアップできません。
そこで本記事では、テーブルをルックアップし自動取得する方法について解説します。

kintoneのルックアップを設定すると、アプリに情報を入力する際に、他のアプリに登録された情報を引っ張ってきて、そのまま自動で反映・入力させることができます。
例えば、「マスタアプリ」として会社名・担当者名・連絡先といった顧客情報をすべて登録します。そして案件管理アプリにて顧客情報を入力する際に、マスタアプリから該当の顧客情報を取得できる、という仕組みです。

しかし、ルックアップ機能で取得できるフィールド（レコードを構成する一つひとつの項目）は、「文字列（1行）」「数値」「計算」「ルックアップ」「リンク」「レコード番号」のみと制限があるため、注意が必要です。

ルックアップ機能を活用すれば、入力作業のスピードアップや効率化、入力ミスの削減につながるでしょう。

kintoneのルックアップ機能について、下記記事にて詳細を解説しています。併せてご参考にしてください。
▼kintoneのルックアップ機能とは？ 使い方や利用メリットを紹介

前章で紹介したように、標準機能のルックアップで取得できるフィールドに「テーブル」は含まれていません。テーブルをルックアップするにはプラグイン（拡張機能）が必要となります。

次項より、テーブルをルックアップするためのプラグインについて紹介します。

kintoneのテーブルについて、詳細は下記記事をご覧ください。
▼kintoneのテーブル（表）とは？ 機能のメリット・デメリットや活用方法を紹介

テーブルをルックアップするプラグインは、以下の2つがおすすめです。

• ルックアップ内サブテーブルコピープラグイン／TiS
• サブテーブルルックアッププラグイン／キャップドゥー・ジャパン社

TiSが提供する「ルックアップ内サブテーブルコピープラグイン」は、無料で提供されています。このプラグインを活用すれば、対象のルックアップフィールドを設定し、参照元のアプリ内にあるテーブルからルックアップを行いたいアプリのテーブルに情報を自動取得できるようになります。
設定手順はそこまで難しくないため、簡単にテーブルのルックアップを実現できます。
1つ注意点として、ルックアップ先のテーブルに「行番号」が必要となるため、ルックアップ先のアプリを事前に作成し、別途数値フィールドを設置しておきましょう。

キャップドゥー・ジャパン社の「サブテーブルルックアッププラグイン」も、テーブルをルックアップできる無料のプラグインです。ルックアップフィールドの値の変更に伴う再計算や行削除にも対応しています。こちらもテーブルの中に「行番号」フィールドが必要です。

厳密に言えば、JavaScriptやkintone REST APIを使ってカスタマイズし、テーブルをルックアップすることも可能です。しかし、これらのカスタマイズ方法は難易度が高く、専門知識を要するため、基本的にテーブルのルックアップにはプラグインの利用をおすすめします。
設定手順も簡単なため、非エンジニアの方でも操作できるでしょう。

kintoneのJavaScriptカスタマイズについて、関連記事をご用意しております。
▼kintoneでJavaScriptを活用し、さらなる業務改善へ！

ルックアップする際の注意点として、参照元のマスタアプリのレコードが更新されても、ルックアップで取得したアプリ側では自動で更新されない、ということが挙げられます。
最新のレコードの値を反映させるには、再度［取得］ボタンをクリックしてルックアップし直さなければなりません。

しかし、参照元のアプリの情報がいつ更新されるのか、都度確認するのも難しいでしょう。
そこで、JavaScriptやプラグインを使い、参照元の情報が更新されたら、ルックアップで取得したアプリ側の情報も自動で反映する方法があります。次項より解説します。

JavaScriptのカスタマイズでルックアップを自動更新させる方法について説明します。

1. JavaScriptを使用するためのツールをインストール
   cybozu developer networkから提供されている「JSEdit for kintone」プラグインにアクセスし、Zipファイルをダウンロードします。そして、JavaScriptでカスタマイズを行いたいアプリにインストールさせます。
2. サンプルコードの編集
   jsEdit for kintoneプラグインの設定画面を開き、新規作成で下記のコードを貼り付けて保存してください。
   “フィールド名”には、該当のルックアップの「フィールドコード」を入力します。

// ルックアップフィールドで自動的にデータを取得する
// 新規登録画面表示時に処理開始
kintone.events.on(‘app.record.create.show’, function(event) {
  event.record[“フィールド名”][“lookup”] = true; // データの取得を自動化
  return event; // データを返す
});

ルックアップ自動取得のJavaScriptカスタマイズについて、下記記事にて詳細を解説していますので、併せてご参考にしてください。
▼kintoneルックアップを自動取得！ JavaScriptをカスタマイズしよう

ルックアップを自動取得する代表的なプラグインは、以下の2つがあります。

• ルックアップ自動取得プラグイン／エムソリューションズ社
• データコレクト／トヨクモ社

「ルックアップ自動取得プラグイン」は1ドメイン1契約で、年間50,000円（税抜き）の費用がかかります。15日間の無料トライアルもあるため、まずは使い勝手を試した上で契約を検討してみましょう。

「データコレクト」も1ドメイン1契約ですが、ライト／スタンダード／プレミアムと3つのコースがあり、コースによって利用できる機能が異なります。また、月額料金か年額料金での契約を選べますが、年額契約の方が少しお得です。こちらも30日間の無料トライアルが設けられています。

テーブルのルックアップを実際に使用するケースを紹介します。

取引先の顧客情報を蓄積するデータベースとして、顧客リストアプリを使っている組織も多いでしょう。会社名や担当者、連絡先や住所などの情報をテーブルフィールドでまとめることもあります。

顧客リストアプリの情報が登録されたテーブルを、案件管理アプリへと転記できれば、より案件の詳細を把握できるでしょう。案件の進捗によってすぐに取引先への連絡が必要なときに、ルックアップで連絡先を反映しておけば、いちいち顧客リストアプリから取引先を探さずに済みます。

全社員の情報のマスタアプリとして、社員名簿アプリに必要な情報をテーブルフィールドで登録します。
人事評価管理アプリでは、人事部門が社員の評価情報を一元管理できるアプリですが、まずは人事評価アプリに社員の入社日・部署・役職などの情報を登録する必要があるでしょう。その際に社員名簿アプリからのルックアップが役立ちます。

［取得］ボタンの1クリックで社員情報が転記されるため、入力作業の手間が減り、人事評価そのものに十分な時間をかけられるでしょう。

社員からの不具合・問い合わせについて、不具合対策管理アプリ内にテーブルを設定し、自由に入力してもらうとします。
その中から実際に関係部署へ作業依頼をするものについては、作業依頼申請アプリを通して申請する、といったワークフローを設定。細かな詳細な不具合内容が記載された情報を、作業依頼申請アプリにそのまま転記できれば、不具合報告者と作業者の間で認識齟齬を防げるはずです。

入力項目が多くなったり、細かな事象の説明・入力などがあったりする場合は、ルックアップでラクに転記しましょう。

ここまで、kintoneのテーブルのルックアップ方法について解説しました。
テーブルは標準機能のルックアップでは自動取得できないため、プラグインを使って機能を拡張させる必要がありますが、設定自体は容易なため、積極的に取り入れてみるとよいでしょう。

kintoneには業務を効率化させる様々な機能が備えられています。kintoneをカスタマイズしたりプラグインを使ったりして、さらなる利活用を進めてみませんか？ kintoneのカスタマイズやプラグインについてお悩み事やご要望がありましたら、お気軽にテクバンまでご相談ください。

※本記事の内容は2024年4月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。