予実管理を成功させるための基本と課題解決のポイントを解説

ビジネスの成長に欠かせない「予実管理」。しかし「予算と実績の乖離が埋まらない」「分析に時間がかかりすぎる」といった課題を抱える企業は少なくありません。予実管理は単なる数字の照合ではなく、経営の舵取りを行うための重要なプロセスです。

本記事では、予実管理の基本的な流れから、多くの現場が直面する課題の解決ポイント、運用の精度を高める具体的なコツを解説します。適切な管理体制を築き、迅速な意思決定につなげましょう。

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まずは予実管理の基本概念について説明します。

予実管理とは「予算（目標数値）」と「実績（実際の数値）」を比較し、その差異を把握・分析して管理することを指します。
単に「いくら使ったか」を記録する家計簿のようなものではなく、あらかじめ立てた計画に対してビジネスが順調に進んでいるかを測る、いわば「経営の羅針盤」としての役割を果たします。一般的には、売上高、原価、人件費、営業利益といった損益計算書（P/L）の項目を中心に、月次や四半期単位でモニタリングを行います。

予実管理を行う最大の目的は「現状の課題を早期に発見し、次の一手を打つこと」にあります。具体的には、以下の3つの観点からその重要性が語られます。

• 経営の現状把握と軌道修正
  予算と実績に乖離（ギャップ）が生じている場合、そこには必ず原因があります。早期に乖離を見つけることで、「販売戦略の見直し」や「コスト削減」といった具体的な対策を迅速に講じられます。
• 経営資源（ヒト・モノ・カネ）の最適化
  リソースが不足している部門や、逆に過剰に投入されている領域を可視化することで、効率的な資金配分や人員配置が可能になります。
• 組織のモチベーション向上と責任の明確化
  数値目標が明確になることで、各部署や個人の役割がはっきりします。目標達成に向けたプロセスの共有は、組織の一体感を生むことにもつながります。

実際に予実管理を行う際に必要なプロセスは、以下の通りです。

1. 予算目標の設定
2. 実績の収集と分析
3. 差異分析と改善策の立案

次項より詳しくみていきます。

予実管理の第一歩は、実現可能性のある具体的な予算を策定することです。過去の業績データや市場動向を分析し、企業の経営方針に沿った売上目標やコストの枠組みを決定します。
この際、現場の状況を反映していない非現実的な目標を立ててしまうと、その後の分析が形骸化する原因となります。各部門と十分にコミュニケーションを取り、納得感のある数値を設定することが、プロセス全体の精度を高める鍵となるでしょう。

予算が決まった後は、日々の営業活動や取引によって生じる実績データを正確に収集します。売上、仕入れ、経費などの数値を会計システムや販売管理ツールから吸い上げ、予算と同じ項目・形式で整理します。
データ集計に時間がかかりすぎると現状把握が後手に回るため、できるだけリアルタイムに近い形で数値を把握できる仕組みを作ることが理想的です。収集したデータは、月次や週次などの一定期間ごとにまとめ、予算と比較できる状態に整えます。

集計した実績と予算を比較し、発生した差分を詳しく分析します。予算を下回ったり上回ったりした場合には、それが一時的な要因によるものか、あるいは市場の変化や構造的な問題によるものかを切り分けます。
原因を特定した後は、乖離を埋めるための具体的な改善策を立案します。未達成の場合は経費の抑制や販促活動の強化を行い、予測より好調な場合はさらなる成長に向けた追加投資を検討するなど、次のアクションへとつなげていきます。

予実管理を効率的に運用するためには、自社の規模や目的に適したツールの選択が重要なポイントです。従来からよく利用されているExcelの他に、予実管理専用のシステムがあります。

多くの企業において、導入コストを抑えて手軽に始められる方法がExcelを活用した管理です。使い慣れた操作感で自由にフォーマットをカスタマイズできるため、小規模な組織やシンプルな管理項目であれば十分に機能します。

一方で、データの入力や集計をすべて手作業で行う必要があるため、ファイルが膨大になると計算ミスのリスクや更新の手間が増大します。また、複数人での同時編集が難しく、最新のファイルがどれか分からなくなるといったバージョン管理の課題も生じやすくなります。

予実管理専用システムの導入により、データの収集から分析、レポート作成までを大幅に自動化することが可能です。例えば、会計ソフトや販売管理システムと連携すれば、実績値をリアルタイムで取り込めるため、手入力によるミスを排除し、分析のスピードを飛躍的に高めることができます。
また、権限設定によるセキュリティの確保や、過去データの蓄積による高度な予測分析が可能になる点も大きな利点です。組織全体で一貫したデータを確認できるため、迅速な意思決定を支える強力な基盤となります。

予実管理を形骸化させず、経営改善に役立てるためには、運用の質を高めるためのいくつかの要点を押さえておきましょう。

予実管理の精度は、その土台となる予算設定の妥当性に大きく左右されます。根拠のない高い目標や、逆に容易に達成できる低すぎる目標を設定してしまうと、実績との差異から有益な情報を読み取ることが困難になります。
過去の推移や現在の市場環境を冷静に分析し、現場が納得感を持って取り組める現実的かつ挑戦的な数値を設定することが、適切な管理を行うための前提条件となります。

数値の集計を単なる報告作業に終わらせないためには、定期的に振り返りの場を設けることが不可欠です。月次や週次などの決まったサイクルで予算と実績を照らし合わせ、乖離が発生した背景を関係者間で共有します。
良かった点や悪かった点を客観的にフィードバックすることで、現場の意識が数字に向き、組織全体で目標達成に向けた姿勢を維持できるようになります。

予実管理の本質は、計画を立てて実行し、その結果を評価して改善につなげるPDCAサイクルを回し続けることにあります。予算を立てる（Plan）、事業活動を行う（Do）、差異を分析する（Check）というステップを経て、見つかった課題に対して具体的な行動を修正する（Action）までを一貫して行います。
このサイクルを迅速かつ継続的に繰り返すことによって、環境の変化に柔軟に対応できる強い経営体質の構築が可能になります。

予実管理を導入しても、運用の仕方を誤ると期待した効果が得られないばかりか、組織に悪影響を及ぼす恐れがあります。

管理精度を高めようとするあまり、あまりに細かな経費項目まで管理対象に含めてしまうケースが見受けられます。少額の誤差まで徹底的に追求すると、分析作業に膨大な時間を費やすことになり、経営判断に必要な大局的な視点が失われかねません。
重要なのはビジネスに大きな影響を与える主要な項目に絞り、迅速に状況を把握する効率的な仕組みを構築することです。

現場の担当者に対して、詳細すぎる報告書の作成や頻繁なデータ入力を求めると、本来の業務を圧迫してしまいます。過度な事務作業は現場のモチベーション低下を招き、結果として入力データの精度が落ちるという悪循環に陥ることも珍しくありません。
システムによる自動化を進めたり、入力項目を精査したりするなど、現場に過度な負荷をかけない運用設計が求められます。

管理部門や経営層だけで数値を抱え込み、現場へのフィードバックを怠ることも失敗の大きな要因です。現場のメンバーが自部署の予算達成状況や乖離の原因を把握していなければ、自発的な改善行動は期待できません。
全社的な目標と個人の役割を紐付けるためにも、適切な範囲で情報をオープンにし、双方向のコミュニケーションを活性化させる姿勢が重要です。

限られたリソースで最大限の成果を出すためには、管理業務そのものをスリム化し、分析や意思決定に時間を割ける環境を整える必要があります。

手作業によるデータ入力や集計作業を自動化ツールに置き換えることで、ヒューマンエラーを排除し、業務時間を大幅に短縮できます。例えば、会計ソフトと直接連携できるシステムを導入すれば、銀行口座やクレジットカードの明細が自動で反映されるため、実績の更新がスムーズに行えます。
ルーチンワークをシステムに任せる体制を築くことで、担当者は数値が意味する背景を考察するなど、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

収集した膨大な数値をグラフやチャートで可視化すれば、直感的な現状把握が可能になります。例えば、BIツールなどを活用して、予算に対する進捗率や前年同期比をダッシュボードに表示させると、数字の羅列では気づきにくい細かな変化も迅速に察知できます。
ひと目で異常値を発見できる環境を整えることで、問題の早期解決や適切なリソース配分に向けた迅速なアクションが可能となります。

テクノロジーの進化や市場環境の激化に伴い、予実管理の手法もこれまでの枠組みを超えて大きく変化しつつあります。

近年、人工知能（AI）を活用して将来の数値を予測する仕組みが注目を集めています。
過去の膨大な売上データや季節ごとの変動をAIに学習させれば、人間では気づきにくい細かな傾向を捉えた予算策定が可能になるのです。
また、リアルタイムで実績を分析し、目標未達成の兆候を事前にアラートで通知する機能も実用化されました。このように最新技術を取り入れることで、管理の精度は飛躍的に高まり、より確実な経営判断を下せる環境が整いつつあります。

従来の固定的な予算管理に代わり、市場の変化に合わせて計画を柔軟に更新する「ローリング予測」などの手法を採用する企業が増えています。例えば、年度初めに立てた計画を頑なに守るのではなく、最新の実績に基づき数か月先の予測を常に修正し続ける運用がその一例です。
先行きの不透明な現代において、一つの計画に固執せず状況に応じてリソースを再配分する姿勢は、企業の生存戦略として非常に重要視されています。

テクバンでは、kintoneをベースにしたSFA（Sales Force Automation）「KOREYOI」を提供しています。必要十分な機能に絞ってシンプルなSFAを構築し、さらに要件拡大にも柔軟に対応できる拡張性を備えています。
一般的なSFAでは予実管理の機能を備えていますが、KOREYOIももちろん予実管理が可能であり、データをダッシュボード化します。

SFAの導入にあたり以下のようなお悩みを抱え、なかなか導入が進まないお客様は多いようです。

• 搭載されている機能をすべて使いこなせるか不安
• ランニングコストが高い
• 機能の拡張性とコストのバランスが取れない

SFAツールは多機能である一方で、機能を使いこなして費用対効果を十分に得られるのか不安に感じるでしょう。拡張性の高いSFAだとランニングコストは高くなり、しかし安価なSFAでは機能拡張に対応しておらず、柔軟性に欠ける点がデメリットです。

このような問題を解決するためにKOREYOIは誕生しました。KOREYOIのメイン機能として「取引先管理」「商談管理」「活動管理」「ダッシュボード機能」に絞りました。一般的なSFAに搭載されている名刺管理やマーケティング機能についてはオプションとしていつでも追加できるような構成にしたことで、リーズナブルで使い勝手のよいSFAを実現しました。

kintoneをプラットフォームとしているため、機能拡張や外部サービス連携も可能です。帳票出力機能や受注登録、基幹システムとの連携など、お客様のご要望に沿ってカスタマイズすることができます。

メイン機能の概要は以下の通りです。

kintoneの各アプリにはチャット機能があるため、社内メンバーと円滑にコミュニケーションをとれます。上記のアプリで登録する項目については、お客様のご要望に沿ってカスタマイズ可能です。

KOREYOIを導入するには、初期費用とランニングコストがかかります。

最低契約人数は10名以上、最低契約期間は1年です。ダッシュボードの作成は別途お見積りとなります。

また、既存SFAからKOREYOIへのデータ移行については以下の通りとなります。

データ移行プランは、ご利用中のSFAより、移行対象オブジェクトがCSVファイルとして抽出できることを前提としております。別途ファイル加工費など追加費用が発生する可能性があります。

予実管理は単なる数字の記録にとどまらず、企業の成長を支える重要な意思決定の基盤となります。まずは自社の規模や課題に合わせた適切なツールを選定し、現場に負担をかけすぎない運用体制を整えることから始めましょう。

予実管理を効率化させるツールとして「kintone（キントーン）」は非常におすすめです。「kintoneでどんなことができるのか知りたい」「KOREYOIについて詳しく聞きたい」などご要望がございましたら、ぜひテクバンまでお気軽にお問い合わせください。

kintoneでの予実管理について、下記記事にて詳細を解説しています。
▼kintoneで予実管理！ 作成手順や活用方法をわかりやすく紹介

※本記事の内容は2026年2月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります