kintoneのルックアップで動的にレコードを絞り込みできる？

kintoneのルックアップ機能は、他のアプリに登録した情報を自動取得できる機能です。入力の手間が省けるため、利用されている方も多いのではないでしょうか。

ルックアップで情報を引っ張ってくる際に、「レコード内の他のフィールドの値」で絞り込むというように動的にルックアップできれば、もっと使いやすくなるはずです。
本記事では、その解決方法や活用できるプラグインについて紹介します。

kintoneルックアップについての詳細は、下記記事をご参考にしてください。
▼kintoneのルックアップ機能とは？ 使い方や利用メリットを紹介

kintoneのルックアップ機能とは、kintoneの他のアプリに登録している情報を参照し、自動で取得・反映できる機能です。
例えば、顧客の会社名や担当者名、メールアドレスといった情報を何度も入力するのは手間になりますが、マスタアプリとして顧客情報を登録・管理していれば、会社名を入力するだけで、付随するその他の情報をルックアップしてコピーできます。

ルックアップ機能を理解するには、「データベース」の基本的な知識や概念を知っておきましょう。そうすれば、機能の目的や便利さがより深く理解できるはずです。

kintoneのルックアップ機能を使うことで、以下のようなメリットが得られます。

• 入力作業のスピードアップ・効率化
• 入力ミスや漏れの削減
• 関連レコードへ容易にアクセスできる

入力する項目が減り、入力作業のスピードアップや効率化が目指せます。また、マスタアプリと同一の値をそのまま引っ張ってくるため、単純な入力ミスや漏れも減るでしょう。

ルックアップフィールドを設置すると、参照元のレコードへのリンクがつきます。参照元のレコードの詳細を確認したいときや、情報を修正したいときなど、すぐにリンクへ飛ぶことができるため、わざわざ参照先のアプリを開いてレコードを検索し修正する手間も省けます。

1. ルックアップの参照先となるマスタアプリを作成
2. 情報の自動取得を行いたいアプリにて、ルックアップの設定
   ルックアップフィールドをドラッグ＆ドロップで設置し、以下の設定を行います。
   

   フィールド名（必須）	項目名を指定
   関連付けるアプリ（必須）	ルックアップ参照元のアプリを指定
   コピー元のフィールド（必須）	参照先のアプリデータのキーフィールド（値が重複していない項目） ※文字列（1行）／数値／計算／ルックアップ／リンク／レコード番号を指定できます。
   他のフィールドのコピー	参照先の指定項目から参照し、反映する項目を指定
   コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド	取得ボタンを押したときに表示されるウィンドウの表示項目を指定
   絞り込みの初期設定	取得ボタンを押したときに表示されるウィンドウのデータを、初回表示時から絞り込みたい場合に指定
   ソートの初期設定	取得ボタンを押したときに表示されるウィンドウのデータの並び順を、初回表示時から設定したい場合に指定
   フィールドコード（必須）	計算式などからフィールドを指定するときに使用する文字列

3. ルックアップ設定画面の右下［保存］ボタンをクリック
4. 保存後、［アプリの更新］ボタンをクリックして完了

上記の設定が完了したら、次はルックアップで情報を取得したいアプリ側で、紐づける情報のフィールドを設置します。これは「文字列なら文字列フィールドを」「数値なら数字フィールドを」というように、参照するマスタアプリと同じフィールドを指定してください。

ルックアップを利用するときの注意点として、以下のことが挙げられます。

• ルックアップで取得済みのレコードの値は自動で更新されない
• 取得できるフィールドの形式が限られる

マスタアプリのレコード情報が更新・修正されたとき、ルックアップで取得してきたアプリ側のレコードは自動で更新されません。最新の情報を反映させるには、再度［取得］ボタンをクリックするか、CSVファイルの読み込みで一括更新を行うか、マスタアプリの更新を自動で反映するプラグインをインストールする必要があります。
頻繁に情報が変更されるような項目はルックアップで参照することは避けたほうがよいかもしれません。

また、ルックアップで取得できるフィールドの形式は、「文字列（1行）」「数値」「計算」「ルックアップ」「リンク」「レコード番号」のみです。テーブルや文字列（複数行）で設置したフィールドはルックアップの設定が行えないため、注意しましょう。

kintoneのルックアップと似た機能「関連レコード一覧」は、“表示するレコードの条件”という項目の設定により、レコード詳細画面に条件に一致したレコードを表示できる機能です。ルックアップも同様に“絞り込みの初期設定”はあり、固定値を指定して絞り込みを行えますが、アプリのフィールドの値によって動的に絞り込むことは不可能です。

ルックアップの「絞り込みの初期設定」で何も設定せず“すべてのレコード”にした場合は、マスタアプリからすべてのレコードが選択肢として表示されます。あらかじめ表示されるレコードに制限（絞り込み）をかけたいときに「絞り込みの初期設定」を利用します。

例えば、案件管理アプリをマスタアプリとし、進行が遅延している案件だけを候補に出したい場合、「遅延」というカテゴリを固定値として設定。その後ルックアップの際に、遅延している案件のレコードだけを表示させるといった使用方法になります。

あくまで「固定値」での絞り込みということに注意しましょう。

動的の絞り込みを使う具体例として、顧客名をルックアップするケースが挙げられます。
例えば、取得ボタンを押すとすべての顧客が一覧表示されるため、そこから該当のものを探すのは大変でしょう。

そこで、都道府県別やランク別などで「顧客カテゴリ」を設定し、顧客名を選ぶ前にカテゴリを選択。そのカテゴリ内の顧客だけを表示させる、というのが動的な絞り込みの仕組みです。

動的な絞り込みを行うにはJavaScriptのカスタマイズでも可能ですが、プラグインを活用すると簡単に実装できます。そこで、無料で提供されているTiSの「ルックアップ動的絞り込みプラグイン」がおすすめです。

前章で紹介した顧客カテゴリを例に、手順を紹介します。

1. マスタアプリ側に顧客カテゴリを設定し、ルックアップを行いたいアプリ側でも同様に設定
2. 「ルックアップ動的絞り込みプラグイン」をインストールし、絞り込みを行いたいルックアップフィールドを指定
3. 指定したルックアップフィールドの条件を設定
   ルックアップフィールド（マスタアプリ）側の顧客カテゴリが、アプリ内フィールド（ルックアップを行いたいアプリ）側の顧客カテゴリと一致するレコードを表示する、という条件
4. あらかじめ顧客カテゴリを選んでいるときには、そのカテゴリ内の顧客のみが表示される

上記で紹介したプラグインの他に、動的な絞り込みができるプラグインは以下の2つがおすすめです。

• CUSTOMINE（カスタマイン）／ アールスリーインスティテュート社
• rex0220 ルックアップ選択条件プラグイン Ver.30／rex0220

「CUSTOMINE」は、kintoneアプリ（画面）のカスタマイズ、JobRunner（定期実行タスク＆Webhook）、Excel／PDF出力に関する様々なカスタマイズを実現するプラグインです。
こちらはラジオボタンで選択した項目で、ルックアップを絞り込む仕組みです。ルックアップの絞り込み以外にも便利な機能が豊富に用意されているため、全体的なkintoneのカスタマイズに活用できるでしょう。

「rex0220 ルックアップ選択条件プラグイン Ver.30」は、あらかじめ別の項目に条件を指定してから、ルックアップの取得ボタンをクリックします。標準ルックアップの抽出条件とプラグインの条件をAND指定でき、また検索文字でのレコード絞り込みも可能です。
複数の検索項目を選択することも可能なため、登録しているレコードが膨大にあるマスタアプリであれば、こちらのプラグインを活用して、スムーズに必要な情報をピックアップできるでしょう。

kintoneのルックアップ機能は、標準設定でも十分に活用できる機能ですが、さらに利便性を高めたい場合には、本記事で紹介したような動的な絞り込みの設定が有効です。
kintoneをデータベースとして大量の情報を蓄積している組織もあるでしょう。そのようなケースには、ルックアップの活用は必須だといえます。

「ルックアップの絞り込みをもっとスムーズにしたい」「ルックアップ機能をうまく使いこなせず、業務が非効率になってしまっている」などお悩み事がありましたら、ぜひお気軽にテクバンまでお問い合わせください。豊富な知識とノウハウを培ったテクバンのエンジニアがお客様の快適なkintone環境をご提供します。

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※本記事の内容は2024年4月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。