kintoneの通知機能をカスタマイズする方法を紹介！ メール設定で見逃し防止

kintoneの標準機能には、アプリ内の情報に変更があった際に関係者へ通知する機能や、レコード内の日付を基にリマインドするといった通知機能があります。中でもメール通知機能は、見逃したくない通知をメール送信できるため、確認漏れを防ぎます。
ただし、使いやすいように通知メールのタイトルや本文を変更することは、kintoneの標準機能ではできません。そのため、「もっとわかりやすいタイトルにしたいのに」といったニーズもあるでしょう。
実は、この点を解消できる方法があります。kintoneのメール通知をカスタマイズすればいいのです。
そこで、kintoneの標準機能の通知機能とともに、後半でメール通知をカスタマイズする方法について紹介します。ぜひ、使い勝手向上のため、カスタマイズしてみてください。

kintoneの各種カスタマイズについて、詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼kintoneのカスタマイズ｜初心者向けの方法は？

まず、kintoneの通知機能について解説します。通知機能とは、kintoneアプリ内でレコードの編集、コメントの追加、ワークフローのステータスの変更などが生じた際に、アプリのユーザーへ自動的に通知するシステムです。
また、レコード内の日時情報を基にした通知もできるため、リマインド機能としても活用可能です。これにより、プロジェクトの進捗管理やタスクの遂行状況をメンバーへ共有できるため、業務効率の向上が期待できます。

そして、メール通知設定を行えば、メールアプリやピープル、スペース、メッセージに関連する通知をアプリへ見に行くことなく、メールで受けることができるようになります。

現在、kintoneでメール通知設定を行っていない方のために、まず、kintoneの標準機能で行うメール通知設定の方法について紹介します。

この設定作業は、cybozu.comの共通管理者だけが行うことができるものです。メール通知を受信するには、次の手順で行います。

1. システムメールの設定
2. 受信者のメールアドレス設定
3. メール通知機能を有効化
4. アプリごとの通知設定
5. 各ユーザーによる設定

cybozu.comの共通管理画面で、通知送信用のメールサーバーとシステムメールアドレスの設定を行います。ポータルサイトの画面から右上の歯車アイコンを選び、cybozu.comの共通管理画面で設定を始めます。
「システムメール」を選んで、メールサーバー欄の「組み込み」にチェックを入れます。

引用元：「システムメールを設定する（管理者）」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040670.html#notifications_mail_notification_10

「ユーザー/組織」でメールアドレスが入力されているかチェックし、もし入力されていなければ、メール通知を受け取るユーザーの「ユーザー情報の編集」でメールアドレスを入力します。

引用元：「システムメールを設定する（管理者）」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040670.html#notifications_mail_notification_10

次にkintoneのシステム管理者がメール通知機能を有効化します。

1. kintoneシステム管理画面を開く
   ポータルサイトの画面から右上の歯車アイコンを選び、「kintoneシステム管理」をクリックし、kintoneシステム管理画面を開きます。
   

   

   引用元：「kintoneシステム管理画面を開く」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/admin/manage_system/systemsettings.html

2. 「利用する機能の選択」をクリック
   

   

   引用元：「メール通知機能を有効にする（管理者）」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040670.html#notifications_mail_notification_30

3. 「通知のメール送信機能を利用する」の有効化を確認
   「通知のメール送信機能を利用する」にチェックが入っているか確認します。さらに、必要に応じ、「受信設定の既定値」「メール通知の形式」「その他の設定」の項目を設定し、保存をクリックします。
   

   

   引用元：「メール通知機能を有効にする（管理者）」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040670.html#notifications_mail_notification_30

アプリの管理者が必要に応じ、通知の設定を行います。アプリの通知設定は「ステータスが変更された場合、ユーザーに通知する」「新規のレコードが登録された場合、特定の個人へ通知する」といった様々な条件を設定することが可能です。

引用元：「メール通知機能を有効にする（管理者）」kintoneヘルプ
https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040670.html#notifications_mail_notification_30

メール受信の設定を「個人設定」で行います。

1. 画面右上の歯車アイコンを選択し、「個人設定」をクリック
   

   

   引用元：「自分のメール通知の設定（ユーザー）」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040670.html#notifications_mail_notification_50

2. 受信設定、対象、形式などメール通知の設定を選択し、保存
   

   

   引用元：「自分のメール通知の設定（ユーザー）」kintoneヘルプ
   https://jp.cybozu.help/k/ja/id/040670.html#notifications_mail_notification_50

では、kintoneの通知をカスタマイズする方法について、解説します。
kintoneの標準機能で行える単純なメール通知より、詳しい情報を受け取りたいという場合、メール通知のカスタマイズがおすすめです。
カスタマイズと聞くと「難しいのでは？」と二の足を踏む方も多いでしょう。しかし、kintoneの機能を拡張するプラグインを導入したり、ちょっとしたノウハウを活用したりすれば、難しいことはありません。
そこで、メール通知をカスタマイズする3つの方法をご紹介します。

kintoneの拡張機能について詳しい資料をご用意しております。ぜひご活用ください。
kintone拡張機能活用術

Smart at message for kintoneは、情報が更新された際にメールやチャットに通知を送る機能を備えたkintoneのプラグインです。
メールのタイトルや内容の変更が容易に行えるため、タイトルを目立たせたい、特定の文面を使いたいといった場合に重宝します。
さらにkintoneを使っていない人にも通知を届けることができるため、企業全体への周知にも使え、活用が広がります。
登録の手間が不要で、プラグインを導入し、設定するだけで簡単にメール通知のカスタマイズが可能です。プラグインの使用が初めての方にもおすすめといえます。

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▼kintone（キントーン）プラグインのおすすめをご紹介！【無料プラグイン】

SendGrid APIというAPI（Application Programming Interface）を使ったプラグイン開発をすることで、メール通知をカスタマイズする方法があります。
これによってkintoneの外部ユーザーへも通知を届けることも可能になります。
SendGrid APIはアメリカのSendGrid社が提供するクラウドサービスで、月間1万2000通のメールを無料送信できます。
ただし、プラグイン開発にはJavaScriptの知識が必要です。

カスタマイズしたメール通知をGmailへ行う場合、kintone WebhookとGmailを連携させる方法があります。
Webhookとは、特定のイベントがウェブアプリ上で起きたときに、他の外部サービスへHTTPを介して情報を送るシステムです。
WebhookとGmailを連携させるには、Gmailのアカウント、kintoneアプリ、そしてZapierアカウントの3つが必要となりますので、前もって準備をしておくとよいでしょう。
Zapierとは、JSON形式のデータを異なるサービス間で変換するツールで、kintoneとGmailの連携をコーディングせずに簡単に行うことができるサービスです。

業務汎用性の高いkintoneですが、標準機能だけではいまひとつ物足りないという場合は、前章でもご紹介したように、拡張機能であるプラグインの活用がおすすめです。
しかし、単純なプラグイン導入だけでなく、業務をより効率化するには、異なる連携サービスを組み合わせることで、kintoneの機能をより便利に使うことができます。

テクバンでは、業務改善や生産性向上に前向きなお客様の要望に合わせて、kintoneの機能を高めるカスタマイズを承っております。
ぜひ一度ご相談してはいかがでしょうか。
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テクバンのkintoneプラグイン導入支援とは？

kintoneの通知機能は、業務の進捗管理やタスクの状況把握に非常に便利です。特定のプロジェクトやチームメンバーに対して、必要な情報だけをタイムリーにメール通知できるため、kintoneアプリへ通知状況を見に行く手間がなくなり、重要なタスクに集中することが可能になります。
さらに、外部の連携サービスやプラグインを使用することで、メール通知の内容や形式も自在にカスタマイズできます。

ぜひkintoneの通知機能をカスタマイズして、各メンバーが必要とする情報を効率的に提供し、組織全体の生産性を向上させましょう。

※本記事の内容は2023年8月時点のものです。kintoneの仕様や利用環境は変更する場合があります。