Power Automate でできることとは？ メリットや注意点も解説

Microsoft Power Automate は、ロボットやAIによる業務の自動化「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション、以下RPA）」と呼ばれるツールのひとつです。
本格的な新しいRPAツールを導入して、今まで手動で行ってきた毎日の定型的な作業を自動化し、労働生産性を大きく向上させたという企業も多いのではないでしょうか。

通常行われるプログラムによるタスク自動化には、十分なスキルをもったエンジニアが必要です。例えば、Excel では作業を自動化するために、マクロを使用する傾向にあります。しかし、マクロはある程度のプログラミングスキルが必要な上、Excel 以外のタスクの自動化には活用できません。

ではRPAツールを導入すれば、自動化が簡単になるかといえば、さらに高いスキルや技術、特別なインフラやシステム構築が必要なものもあります。そのため、「専門的なスキルを持っている人が必要」「インフラが整っていないと導入できない」といった課題がありました。

この課題を解消するツールが、Power Automate です。

Power Automate は、複数のアプリケーションを連携して業務の流れを自動化するだけでなく、プログラミングのスキルがなくともローコードで完了できるソリューションです。
また、クラウドで提供されているため、特別なインフラ環境を用意する必要もありません。そのため、Power Automate は扱いやすく導入しやすいことが特長のRPAツールといえます。

ところでマイクロソフト社は、専門知識を持たずともユーザーがアプリケーション開発を行えるローコードプラットフォームとして「Microsoft Power Platform」を提供しています。
Power Platform は、以下の4つのサービスで構成されています。Power Automate はその中のひとつです。

• Power BI
• Power Apps
• Power Automate
• Power Virtual Agents

データ可視化&ビジネス分析のためのツールです。

Power BI について詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼Power BI でできることとは？ 特長と導入サービスを解説

ローコードでアプリ開発ができます。

Power Apps について詳しい記事をご用意しております。ぜひご覧ください。
▼Microsoft Power Apps でできることは？ アプリ作成方法や活用方法を解説

業務プロセスの自動化を実現するツールです。詳しくは本記事で解説しています。

ノーコードでインテリジェントなチャットボットを作成できるツールです。

従来のアプリケーション開発では、専門的な知識や技術を持ったIT人材が長い時間とコストをかけて開発を行っていました。そのためIT人材不足がボトルネックとなり、なかなか開発が進まないことも。また開発した後には、業務内容が変わるなどしてアプリの動作にギャップが生じ、運用するために大きなコストがかかるなど、様々な問題が発生する現場もあるといいます。

Power Platform は、IT社会の課題である「IT人材の不足」「長いソフトウェア開発期間」「ビジネスのデジタル化」に対応するためのプラットフォームとして提供されています。Power Platform のサービスは、誰でも簡単にデータ分析やアプリケーション開発、業務自動化を実現し、ビジネスのデジタル化を推進することが狙いです。

Power Platform の概要を説明したところで、次項から再び Power Automate に戻ります。
Power Platform の活用の参考になる記事をご用意しています。ぜひご覧ください。
▼【導入事例】Microsoft Power Platform｜システム活用の効果とは

Power Automate には「クラウドフロー」「デスクトップフロー」の2つの自動化処理機能が備わっています。クラウドフローは各種クラウドサービスと連携し作業の自動化を行えます。デスクトップフローは、PCのデスクトップで行う作業を自動化する機能です。
Power Automate から、デスクトップフローのみに機能を限定したツール「Power Automate Desktop」が提供されています。Windows10 向けに提供された Power Automate Desktop は、2021年3月から無料で提供されており、Windows11 には標準搭載されています。

Power Automate を利用したことがない人も、まずは Power Automate Desktop を使ってみるとよいでしょう。

Power Automate Desktop について詳しくはこちら

Power Automate は複雑なプログラミングを行うことなく、多くの作業を自動化して生産性を上げることができるソリューションです。
例えば「メールを受信したらチャットツールにその内容を投稿する」「添付ファイルが含まれるメールを受信したら自動的にオンラインストレージに格納する」など、小さな定型作業が業務には多く存在します。Power Automate にこれらのアクションをひとつずつ登録していき、処理フローを作成すれば、処理フローの内容が素早く自動的に実行されるようになります。後からトリガー条件を変えたり、処理メニューを増やしたり、定義した内容を細かく変更・更新することも可能です。

一度自動化フローを作ってしまえば、時間をとられがちだった定型作業を手動で行う必要はありません。決めたスケジュールによる実行や、トリガーによって自動実行もできるため、その都度、手動で実行ボタンを押すこともなく自動で処理が開始されます。また、他の人とフローの共有・シェアもできます。

さらに作成したフローが正しく実行されるか確認する監視機能が備わっており、トラブルシューティングに役立ちます。

ところで、定型作業を自動化するのに、Power Automate に実行したいアクションをひとつずつ登録することが面倒と感じる人もいるでしょう。そのような人には、Power Automate の「デスクトップレコーダー」「Webレコーダー」機能を利用すると便利です。

この機能は、実際に実行したアクションをそのまま記録しフローを作成できるもの。複数のアプリケーションが関係する、複雑で長い作業を自動化したい場合にも役立ちます。

このように、Power Automate を使用すれば、プログラミングなしで処理フローの自動化が叶います。

繰り返しになりますが、Power Automate を使う大きなメリットは、手動で行っていた単純作業を自動化できることです。日々の業務で単純作業に時間を取られている場合は、Power Automate で自動化すれば大幅に作業の効率化を実現できます。

ではどんな作業が自動化できるのでしょうか。単純作業の具体例を紹介します。

1. アプリケーションへの定型データの投入
2. あらかじめ決められた一覧画面へのデータの入力
3. 定型メールの自動作成、ファイルの添付、自動送信
4. ファイルのコピー、印刷・PDF化作業
5. 業務システムデータから Excel ファイルへのデータのエクスポート
6. 勤怠システムのデータ抽出、登録データの分析、入力ミスの自動チェック
7. 複数システム間でのデータ連携

作業効率についても考えてみましょう。例えば、定期的に届くメールの添付ファイルを、オンラインストレージの所定のフォルダに保存する作業を行うとします。

受領したメールから添付ファイルを選択し、オンラインストレージにログイン、保存するまで30秒ほどかかります。これが1日10回発生すると考えると合計5分、1年間で1,225分（年間245日労働として計算）かかっていることになります。

Power Automate を利用すれば、この作業を自動で実施し、作業にかかる時間を削減できます。

作業の自動化によるもうひとつのメリットは、人の手が入らないため誤入力や作業手順の漏れといった人為的ミスが発生しないことです。

手動で実施する業務では、人為的ミスが発生することもあるでしょう。また、金融や会計などミスが許されない業務では、同じく人の手によって入念なチェックを繰り返し行う必要があります。それらの作業は工数がかかるだけでなく作業者の負荷も大きく、さらにこれだけチェックを行っても誤りをゼロにすることは不可能です。

Power Automate であれば、データの入力や集計作業を自動で正確・確実に行い、チェックも可能。設定さえ間違わなければ、ヒューマンエラーが入り込む余地はありません。人為的ミスを可能な限り減らしたい業務こそ、Power Automate による自動化がおすすめです。

一方で Power Automate には苦手な分野があります。Power Automate はあらかじめ設定されたフローに従って処理を行うため、途中で人の判断が必要な作業には向いていません。

例えば、休暇申請の承認フローを Power Automate で自動化しようとした場合、「承認するか、却下するか」という部分は人が判断を下すため、判断を含めての自動化はできません。
ただし、承認フローを分解すれば、Power Automate を活用できます。
この例の場合、判断を行う人（承認者）に連絡する処理と、判断結果を条件としてフローを分岐させ、後続の処理をフローで定義することで自動化を実現できます。つまり、以下のようなフローになります。

1. 休暇申請する人が休暇申請リストに申請内容を記載する
2. リストに申請内容が記載されたタイミングで承認者にその内容をメールで通知
3. 承認者の判断結果を取得
4. 承認者が承認を返信した場合、承認結果をリストに記載し、申請者にメールで通知
5. 承認者が却下を返信した場合、承認結果をリストに記載し、申請者にメールで通知

このように、人の判断が必要な部分は自動化できませんが、それ以外の定型的な処理を自動化することで、時短や業務の効率アップを実現します。

Power Automate で承認フローを作成するためのさらに詳しい記事をご用意しています。ぜひご覧ください。
▼Power Automate で承認ワークフローを作成！ テスト方法も解説【初心者向け】

Power Automate は、決まった作業を決まった順序で行うことができますが、状況によって実施する内容が毎回異なるような非定型作業を行うことができません。

例えば「システムからデータを出力し、特定の場所に格納する」ということはできますが、「システムから出力されたデータを判別し、データに応じてそれぞれ異なる宛先に送付する」という仕様では、どういうデータの場合はどこに送付するかを全て定義する必要があります。

また、宛先の追加・変更が頻繁に発生する場合、定義したフローも都度設定しなおさなければなりません。そのため、このような作業では Power Automate に対するメンテナンスが多くなり、作業の効率改善効果は得られないといえるでしょう。

また言わずもがなですが、PCを使わず手作業でのやりとりは、自動化できません。あくまで、PCを利用しての作業であることが前提です。例えば「上司と直接会話して判断を得る」や「紙媒体の資料に押印する」などです。

Power Automate を使って自動化できるのは、マウスによるボタンクリックやコピー・ペーストの繰り返しを伴う入力作業、コミュニケーションであれば、チャットで定型文を送信する、もしくはメールを送信するといった、あくまでPC上の作業です。

以上のように、Power Automate を使えば何でも自動化できるわけではありません。Power Automate で作業効率化を考えているなら、「人の判断が入らないか」「変更が入らないか」「PCで作業するものか」といった点をあらかじめ考えておくことが大切です。

Power Automate には複数の種類のライセンスがあります。ユーザーごとのライセンスおよびフローごとのライセンスの他、Microsoft 365 や Dynamics 365、Power Apps の指定プランに含まれるライセンスも存在します。これらのライセンスによって、利用できる機能やパフォーマンスに制限があります。

例えば、無料版や Microsoft 365 プランでは、1日に実行できるアクションは10,000、同時実行数は500となっています。ユーザーライセンスやフローライセンスでは、1日に実行できるアクションは100,000、同時実行数は2,500となっているため、多くの処理を自動化する場合は、ユーザーライセンスやフローライセンスの購入を検討する必要があります。

ライセンスによる制限事項の違いの詳細な情報を確認したい方は、公式ドキュメントをご確認ください。
Power Automate 公式ドキュメントはこちら

また、Microsoft 365 E5 の基本機能やメリットについてご紹介しています。ぜひご覧ください。
▼Microsoft 365（M365）E5 の基本機能や3つの特長

クライアントPCにインストールして利用する Power Automate Desktop は、無料ライセンスと有料ライセンスでは利用できる機能が異なります。無料版でも多くの機能が搭載されていますが、有料版と比べて次のことができません。

• デスクトップフローとクラウドフローの連携
• トリガーおよびスケジューラーによるフローの自動実行
• 作成したフローの共有
• コネクタを使った外部サービスとの連携
• フローの管理
• フロー実行時のログの参照

例えば、作成したデスクトップフローを他のユーザーと共有はできません。また、「決まった時間に自動的にフローを実行する」「メールを受信したタイミングで自動的に添付ファイルを格納する」といった作業も行えません。

これらの作業を行う場合は、有料版の利用をご検討ください。

※本記事の内容は2022年8月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。