Power Automate 活用事例10選を解説！ ルーティン業務を自動化するヒント

Power Automate があれば、誰でも簡単に業務を自動化したフローを作り上げることができます。自ら細かくフローの設定をしなくても、Power Automate には様々なテンプレートが用意されているため、今すぐ自動化に取り掛かれるのです。
さらに Excel や PowerPoint などのようなビジネスソフトと同様の操作性で、Power Automate の使い方を習得する時間もあまりかかりません。非IT部門のメンバーでも直感的な操作によって、業務の自動化フローを作成できるようになっています。

日々のルーティンワークを自動化・半自動化すれば、業務プロセスを短時間で完了できるので、その分、生産性の高い仕事に取り組めるようになるはずです。ぜひ Power Automate でこれを実現させましょう。
そこで、業種を問わず取り組め、Power Automate を今すぐ生かせる利用例として、自動化可能な10タスクを紹介します。

最も活用場面が多く、Power Automate でフローを自動化しやすいタスクが自動返信メールです。セミナー参加申し込みやアンケート回答の際に送るサンキューメールなど、自動化された返信メールを目にする機会は多いでしょう。
Power Automate では、各種トリガー（作動させる条件）を登録することで適切な返信タイミングを設定できます。

社内運営に欠かせない承認フローを Power Automate で自動化可能です。自動化により、紙で稟議書を回覧するアナログ対応から脱却することでペーパーレス、時短を実現します。また、稟議書への電子印鑑、ワークフローの進捗確認、リマインド機能はもちろん、差し戻しとなった場合も素早く再提出できるシステムに整えられます。
さらに自動化する際に、途中で却下されがちなケースをあらかじめ分析し、稟議書の必要要件として登録すれば、書類の不備を起案者自身が気づけるでしょう。承認・決裁者がわざわざ指摘する手間を省き、承認フローの省力化を図ることが可能です。

日々受信するメールの添付ファイルを、手動でフォルダに保存しているということはないでしょうか。このタスクも Power Automate で自動化した方が圧倒的に生産性を向上させられます。
メールを受信したら、決めたトリガーで SharePoint や OneDrive、デスクトップなど事前に指定したフォルダに自動保存できるため、保存漏れといったヒューマンエラーが起きる余地はありません。
メールを開き、添付ファイルを保存する作業は1日1通だけなら問題ありませんが、大量のメールとなると、手作業でこなすのは非効率です。ぜひ自動化を進めてほしいタスクのひとつです。

先ほど紹介した「3.添付ファイルの自動保存」に加え、添付されたCSVファイルに記載されたデータをひとつの Excel ファイルに集約するといった二次処理が発生するケースもあるでしょう。これも手動で転記しているという場合は、Power Automate で自動化することで、二次処理の手間を省けます。
Power Automate でフローを設定すれば、受信したCSVファイルのデータを Excel ファイルの指定位置へ転記、既定のファイル名で特定の場所に保存するというタスクが一瞬で完了します。
また、添付された売り上げデータのCSVファイルの数値を加工し、用意された Excel ファイルに転記。この数値を基に自動計算を行い、次に新たに Excel ファイルを生成して別名保存するといった作業も自動化できます。

指定したフォルダに、特定のキーワードが含まれたファイル名で保存された場合に、メールで自動通知することも Power Automate では可能です。さらに、その特定ファイルを添付したメールを指定したアドレスに自動送信することができます。
これは、経営企画部や営業統括部など全社の数値をとりまとめなければならない部署にとって、活用できるでしょう。

組織のリスクを把握するには、Twitter を監視することが常識になってきました。しかし、定期的に監視を行っても、インシデント関連情報やシステム障害情報など、場合によってはツイート直後に対策を行わなくてはならないケースもあります。組織の存続にかかわるダメージになる可能性もあり、できるだけ早急に認知し、関係部署にエスカレーションすることが重要です。
Power Automate であれば特定のハッシュタグの付いたツイートがなされた時点で、Teams に自動通知されるよう仕組みを作ることが可能なため、組織のリスクに素早く対応する準備を整えられるでしょう。

請求書や納品書の送付など、内容が決まっている定型メールに関連のファイルを添付し、毎月の決まった日に送信するようなタスクも Power Automate で自動化できます。
自動化するフローを整えておけば、業務の効率化だけでなく、別の企業へ請求書を誤送信してしまうといったヒューマンエラーもなくすことができます。

前日の売り上げや顧客動向をレポートするため、基幹システムにアクセスしてデータを取得しているという組織もあるでしょう。毎日行う「ログイン→データアクセス→ダウンロード」という一連のタスクも、1日に実施する時間は短時間でも積み重なれば、年間で相当のリソースを消費します。
これも Power Automate で自動化することができます。

定例で行う会議の前にアジェンダを作成するため、参加者にあらかじめテーマを記入してもらうプロセスを取っている現場も多いでしょう。このアジェンダ記入の依頼と招集のリマインドメールを送ることも Power Automate で自動化できます。
また、会議のテーマが締め切りまでに記入されない場合は会議中止を通知させるなど、条件分岐設定も可能なため、時間の有効活用と業務効率化につながります。

プログラミングやデータサイエンスなどの専門知識がなくても誰でも簡単にAIを利用できる、AI Builder（エーアイ・ビルダー）と連携して、集計したデータを自動分析し、レポート出力まで一気通貫で行えます。

Power Automate の契約形態はサブスクリプション、あるいは従量課金制のプランが用意されています。利用したい機能や他の Microsoft 製品の契約状況によって料金が異なるため、マイクロソフト社のパートナー企業に問い合わせると、利用料金が確認できます。
また、Power Automate は無料の試用版があるため、用意されているテンプレートを使って自動化を体感できるのも魅力。試用版では一部機能は限定されますが、まずは Power Automate で自動化フローをご自身で作ってみてください。

テクバンは、マイクロソフト社公認のパートナー企業です。Power Automate の導入はもちろんのこと、運用中のサポートや Microsoft 365の導入、セキュリティ対策など幅広くサポートしています。
また、Microsoft 製品に限らず、生産性向上やコスト削減を目的にサードパーティ製品を柔軟に組み合わせたご提案も行うなど、課題や状況に応じ、ビジネスを加速させるサポートを的確に行えることがテクバンの強みです。お客様のご要望を丁寧にヒアリングの上、最適なご提案を行います。

Power Automate のフロー構築、運用を自社で行いたいお客様をサポートするプランです。管理者向けやフロー作成者向けなど、要望に合わせたトレーニングを実施いたします。

Power Automate を活用したいものの、自社ではフロー構築するリソースがないお客様や、要件定義から設計・構築のすべてを依頼したいというお客様をサポートするプランです。
またオプションとして、標準の Power Automate では連携できないシステムに対してカスタムコネクタを作成するサービスも用意しています。
テクバンのPower Automate 導入支援とは？

※本記事の内容は2023年2月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。