Microsoft 365 でスケジュール管理をする際、グループと Microsoft Planner を活用します。Microsoft 365 は、Office 系アプリや Teams、SharePoint などの複数アプリを統合している製品です。これらのアプリは独立しているため、個別に利用するケースがほとんどです。
しかし、グループ機能を活用すると、メンバーと各アプリをひとまとめにできます。例えば、プロジェクトメンバーを招待して、Outlook や SharePoint Online、Teams などの共有を行えます。
グループ機能を活用すれば、主に以下のことができます。
- OneNote：チーム共通のメモ
- Outlook：受信トレイとスケジュールの共有
- SharePoint Online：チームでのファイル共有
- Microsoft Teams：チームでのチャットスペース
- スケジュールの共有
グループの他、チームのスケジュール管理として役立つのが Planner です。Microsoft Planner とは、チームのタスク管理をするサービスであり、Microsoft 365 に含まれています。
各タスクを“看板”に見立てて配置し、タスクの状況を見える化するカンバン方式でのタスク管理のため、タスク状況を直感的に把握できます。また、ファイルの添付や添付したファイルの共同編集なども可能です。
まずはグループ機能でスケジュール管理をする方法を紹介します。グループでスケジュール共有するためには、Outlook・Yammer・Teams のいずれかを利用します。それぞれのスケジュール管理方法を見ていきましょう。
Outlook は、メール管理ツールとして広く知られていますが、連絡先やスケジュール管理などの機能も備えています。Outlook でグループを作成すると、Outlook の予定表を会社のチームで共有でき、メンバー間での相互確認が容易になる、他メンバーの動きを前提とした関連対応や仕事のフォローがしやすくなる、など多くのメリットが得られます。
それでは、Outlook でのグループ作成手順を見ていきましょう。
- まずは Outlook を開き、「グループセクション」に移動
- 「新しいグループ」を選択
- 下記項目にグループ情報を入力
【名前】
「プロジェクトA」や「メールマーケティング」などのグループの内容がわかる名前を付けます。ちなみに、一度名前を設定すると変更はできません。
【説明】
招待されたメンバーがグループの目的を理解できるように説明文を記載します。メンバー以外も説明の閲覧が可能です。グループに招待されたユーザーには、説明を含むメールアドレスが送信されます。
【分類】
プルダウンメニューから任意の分類（例：「社外秘」）を選択します。選択できる分類名は、組織の設定により異なります。
【プライバシー】
グループ内の内容を確認できるメンバーの権限を設定します。「プライベート」では、承認されたメンバーのみがグループ内の内容の確認ができます。
「パブリック」にすると、組織内の全員がグループ内のコンテンツを閲覧できます。
- 「すべてのグループの会話とイベントをメンバーの受信トレイに送信します」にチェック
これをチェックすると、メンバーは他のワークスペースに移動することなく、受信トレイのすべてのグループの会話とイベントを確認できるようになります。メンバーは自由に設定変更できます。
- 「作成」をクリック
- グループに招待するユーザーの名前もしくはメールアドレスを入力
- 「追加」をクリック
上記手順でグループ作成をしたら、Outlook でチームのスケジュール管理ができるようになります。例えば、共有グループの予定表でタスクや会議、イベントなどのスケジュールを設定すると、メンバー全員がスケジュールを把握できます。
Yammer とは、企業向けのソーシャルネットワークであり、使用感や投稿閲覧者を制限できなどの特性が Twitter に似ていることから「企業向け Twitter」と呼ばれることもあります。ソーシャルネットワークのため、気軽なコミュニケーションを行いつつ、同時にスケジュール管理もしたい場合におすすめです。
Yammer でのグループ作成手順を紹介します。
- Yammer を開く
- 画面左下にある「新しいグループの作成」をクリック
- 「社内グループを作成する」もしくは「社外グループを作成する」を選択
- グループの名前を入力
- グループに追加するユーザーの名前またはメール アドレスを入力
- 以下のいずれかを選択
- パブリックスペース ：誰もがグループ内のコンテンツの閲覧、およびグループへの参加ができます。
- プライベートスペース： 管理者によって承認されたメンバーのみがコンテンツの閲覧と参加リクエストの送信ができます。
- 「グループの作成」をクリック
Yammer はソーシャルネットワークのため、社内アンケートスケジュールや全体会議スケジュールなどの、全体へのお知らせや大規模イベントなどのスケジュール管理に向いています。例えば、社内アンケートの回答期日とフォームを設置した投稿の固定や、外部パートナー用のスケジュール管理などの用途が考えられます。
Teams とは、チャットや通話、ビデオ、ファイル共有などができるコラボレーションツールです。チームがチャット環境でスケジュール管理をしたい場合、Teams が向いています。Teams でのグループ作成手順は以下の通りです。
- Microsoft Teams を開く
- 「新しいチャットボタン」をクリック
- グループチャットの名前を入力
- グループに招待するユーザーのメールアドレスもしくは電話番号、ユーザー名を入力
- メッセージを入力して送信
- グループの作成が完了
Teams には予定表があります。チームの予定をグループで共有できれば、会議のスケジュール設定ができるのです。また、Outlook と Teams を同期すると、それぞれのスケジュール表に予定を反映できます。
さらに、SharePoint で作成した予定表のURLを Teams のタブにWebページとして貼ると、チームの予定表を作成できます。
Microsoft Planner を使えば、グループスケジュールにチームメンバーのタスクを表示できます。ここからは、Planner でスケジュール管理する手順を解説します。
Planner でグループを作成したら、下記手順でグループスケジュールにタスクを追加しましょう。
- グループスケジュールを開く
- 表示方法として「月」または「週」を選択
- タスクを追加したい日にちをクリック
- タスク名や担当者、締め切りなどを設定
- タスクをドラッグして日付を変更
開始日および期限が設定されていないタスクは、画面右側の「スケジュールされていないタスク」に表示されます。スケジュール化されていないタスクは、「進捗状況」などのオプションでグループ化できます。
Planner で設定したスケジュールは、Teams や Outlook の予定表に反映できます。
Teams を導入している場合は、チャネルに Planner タブを追加すれば、Teams で Planner を利用できるようになります。Planner の追加手順は下記の通りです。
- Teams を開く
- 「チームを作成」ボタンをクリック
- チーム名や説明を入力し、新規チームを作成
- チーム チャネルで「+(タブの追加)」をクリック
- 「Planner によるタスク」を選択
- 「新しいプランの作成」をクリックし、タブ名を入力
- 「保存」をクリックして完了
これで Teams 上で Planner によるスケジュール管理ができるようになりました。 チャットや音声通話、ファイル共有などの機能に加えて、タスク・スケジュール管理も Teams 上で行えるため、業務効率の向上を期待できます。
2022年時点の Mocrosoft Planner の主な機能を4つ紹介します。
Planner を使えば、直感的な操作で簡単にタスク管理ができます。タスクは担当者やスケジュール設定はもちろん、進行状況や優先度などの詳細な設定、ファイルの添付も行えます。
プロジェクトの進行状況は、「グラフ」のアイコンをクリックするだけで、簡単に可視化できます。作業の担当者や進捗状況を一目で把握できるため、納期が遅れそうなタスクの有無や担当業務の偏りなどを理解できます。結果的に、効率的なスケジュール管理へとつながるのです。
Planner は、Word や Excel、SharePoint、Power Automate などのアプリとも接続されています。そのため、Ofiice ファイルの添付や添付ファイルから共同編集もできます。
Planner にはコメント機能があります。各タスクに残されたコメントは、履歴として表示されるため、正確でスムーズなタスク管理を行えます。
※本記事の内容は2022年7月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。
