Microsoft Teams の管理方法は？ 利用上ありがちな問題点を解決【2023年最新】

Teams とは、チャットを中心に利用するグループウェアです。マイクロソフト社が提供しており、Microsoft 365 に含まれる Office アプリの連携に対応しています。チャット機能の他、ファイルの共有や共同編集・ビデオ会議・アプリ追加も可能です。Teams には組織の生産性向上に役立つ機能が数多くあるため、多くの組織で導入されています。

Teams の導入方法や機能については、こちらの記事もあわせてご覧ください。
▼Microsoft Teams とは？ 導入方法や主な機能や利用メリットを紹介

Teams にタスク管理機能を持たせたい場合は、Office アプリ「Planner」と「To Do」の連携がおすすめです。Planner はチーム、To Do は個人のタスク管理に使用します。また、「Tasks」アプリを使うことで、Planner と To Do の管理を統合できます。

その他、ガントチャートで進捗管理がしたい場合、ガントチャート機能を持つタスク管理アプリとの連携が必要です。詳しくは、以下の記事をご覧ください。
▼Microsoft Teams のタスク管理をガントチャート表示する方法を紹介

Teams の使い方によっては、トラブルが生じる場合があります。Teams を使う上でありがちな4つの問題点を見てみましょう。

1つ目は、特定のメンバーが参加できる「チーム」を作りすぎてしまうパターンです。Teams を利用する際は、所属する部署やプロジェクトごとにチームを作り、チーム内でチャットやファイル共有を行います。

チーム内でメンバーをさらに分ける際は、「チャネル」によるグループ作成が可能です。チームやチャネルが乱立するとどこに何の情報があるのかがわかりづらくなり、業務停滞を招いてしまうでしょう。

チームの乱立は、情報共有しづらくなる原因にもなります。参加しているチームが多いが故に、重要な伝達事項を見逃してしまうかもしれません。あるいは、似たようなチームが多いと、「この情報はどこに投稿すべきか」と迷ったり伝達ミスが起きたりするでしょう。
本来 Teams は情報共有に優れたサービスであるはずなのに、かえって情報が散逸し埋もれてしまうわけです。

Teams は、気軽にいつでもチャットで連絡できます。そのため、緊急の要件でもないのに、社員が業務時間外に利用してしまう恐れも。業務時間外の不要な利用は、想定外の時間外労働と残業代が生じます。社員の負担となり、ストレスや不満も与えてしまうでしょう。
労務管理上の問題に発展しかねないため、業務時間外の使用は制限が必要です。

Teams の管理がずさんな組織では、情報漏えいのリスクが上がります。例えば、チャットの書き込みや情報共有のルールが定まっていないと、機密情報を不用意に投稿してしまう恐れがあります。
チームが乱立している場合、インシデント発生時の原因特定も難航するでしょう。その他、権限管理がおろそかだと、共有ファイルを社員が持ち出してしまうことも考えられるため、情報漏えいリスクが高まります。

Teams の問題点を未然に防ぐためには、適切な管理が重要です。ここでは、4つの管理方法を解説します。

チームの作成は管理者が行いましょう。誰でもチームを作れる状況は、チームやチャネルの乱立を招きます。
また、情報漏えい対策として権限管理の設定も重要です。アクセス・編集・メンバー招待などの権限は、ユーザーの役割に応じて必要最低限の設定のみ与えましょう。
チームやコンテンツ、権限の設定は「Microsoft Teams 管理センター」から一括管理できます。

Teams の運用ルールの策定も必要です。チャットやファイルの投稿ルールを定め、不要な投稿を減らすことができれば、伝達ミスや情報漏えいを防ぎやすくなります。「業務と無関係な雑談禁止」「顧客情報に関する資料の投稿禁止」といった Teams 上での禁止事項を決めるとよいでしょう。
また、利用時間帯のルールを設ければ、業務時間外の無駄なやり取りが抑制され、社員の負担を減らせます。

管理者やルールによる管理だけでなく、ユーザーによる画面整理も大切です。Teams には、主に以下の整理機能があります。

• よく使うチームの固定（ピン留め）
• 特定の通知のオン・オフ管理
• 使わないチームの非表示
• Teams へ業務アプリの追加

なお、アプリを追加する際は、情報散逸やシャドーITを防ぐためにも管理者に許可を取り、無断で追加することがないようにルールを定めることをおすすまします。

シャドーITについて、下記記事にて詳細を解説しています。
シャドーITとは？ 原因とセキュリティリスク、企業がすべき対策を解説

Teams の管理作業をさらに効率化したいなら「AvePoint Cloud Governance（アブポイントクラウドガバナンス）」の導入がおすすめです。Teams を含む Microsoft 365 の運用管理を自動化し、セキュリティを強化するプラットフォームです。

不要なチームの自動削除やユーザーと権限の一元管理といった機能により、管理業務を円滑化します。権限を可視化する「セキュリティレポート」、誰がいつ何を操作したかを示す「監査レポート」など、情報漏えい対策機能も豊富です。

AvePoint Cloud Governance を導入することで、管理者の負担軽減や Teams の効率的な活用が可能になります。導入サポートを検討する際は、テクバンへぜひご相談ください。
AvePoint ソリューション導入支援サービス

※本記事の内容は2023年4月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。