Teams のワークフローを使って承認業務の省力化を実現！

Teams のワークフローを活用するメリットを紹介します。

責任者の判断を仰ぐ案件の申請と管理を手軽に行うことができる Teams のワークフローを活用する前に、ワークフロー全体を整理することで無駄な業務を削減できるメリットがあります。
ワークフローにまとめにくい業務がある場合は、無駄なフローが存在している可能性があります。フロー自体を再検討し、無駄な業務を削減しましょう。
また、紙の書類を使って手作業で行っていたワークフローを Teams のワークフローに変えることで、記載漏れや手続きミスも起きにくくなり、差し戻しされても、対応までの時間も短縮されます。

Teams のワークフローは手軽にシンプルな承認要求ができるため、承認を申請する側も要求される側も業務の効率化が進みます。外出先でもリモートワークでも申請・承認可能なことが、Teams の強みといえます。
ワークフローが紙ベースで行われる場合、上司が出張に出ている場合など承認が終わるまで時間がかかり、ボトルネックになることもあるでしょう。その点 Teams なら、いつどこにいても簡単、柔軟に申請・承認を行うことができ、ワークフローのタイムラグをなくせます。
また1人に仕事の負荷がかかりすぎるようでは、組織としてのバランスが崩れてしまいます。そこで、Teams のワークフローの活用前に、チーム内で、人員の配置や負荷が均等になるように調整することをおすすめします。これまでの業務バランスの見直しで、業務効率化を進めましょう。

Teams のワークフローは、どのように使用すると業務効率化につながるのでしょうか。ここで、効果的な使用例をご紹介します。

Teams のワークフローは、申請時にファイルを添付できます。確認書類を添付し、承認依頼の通知を出すことで、業務の意思決定速度が加速します。
アップロードしたファイルはすべて、Teams で共有されている他のファイルと同じように、OneDrive・SharePoint フォルダに自動的に保存されます。

申請書を印刷して記入し、社内便で送付、担当者が手入力で申請データの登録する・・・といったプロセスを取っていては、紙を多く消費したり、受領に時間がかかったり、データの手入力でミスが発生する可能性があります。
申請書や添付書類などをデジタル化して、Teams のワークフローを活用すれば申請・承認が効率化します。

外出先や自宅でも、チャット上でワークフローの状況を確認し、発生した承認自体もチャット上で実行できるため、リモートワークに適しているといえるでしょう。時間や場所を選ばない効率的な働き方が可能になります。
また、Teams のワークフローなら、今まで多くのメールの中で埋もれがちだった承認依頼通知などをチャット上で受信することができ、素早い対応が可能です。

Teams の拡張機能の一つである「承認アプリ」について紹介します。

Teams の中に多数ある拡張機能の一つである「承認」アプリ。これは、グループチャットやチーム内のあらゆる要求・承認を合理化するツールです。
メッセージ投稿時に入力欄の下部にある「承認」のアイコンをクリックするだけで簡単に承認要求の作成が可能。簡単かつ気軽に利用できるため、稟議書などの複雑で正式な承認ではなく、部門内での承認や意見集約などでの活用がおすすめです。

上司に有給休暇の申請をして、承認を得る場合にも活用できます。

書類を作成後、上司に内容確認を依頼する場合にも承認アプリで対応できます。

Teams 左側メニューの一番下にある三点リーダー[・・・]をクリックすると、小さなウィンドウが出て[承認]の文字を見つけることができます。表示されていない場合は、アプリ検索の欄に承認と入力し、検索すると表示されます。
詳しくは、「Teams の承認要求アプリが便利！アイコンクリックだけで回答依頼」（※リンクで誘導）をご覧ください。

Teams「承認」アプリで承認業務をデジタル化することで、作成の手間や紛失などの不安がなくなり、休暇申請や業務マイルストーンの確認などに役立ちます。

1. 1. 承認アプリを起動し、画面右上に表示されている[新しい承認要求]をクリック
   2. 新しい承認要求の作成画面が出るため、各項目に承認を得たい事項を書く
      ・要求の名前：メールの件名のように、承認者がひと目で内容のわかるよう記述
      ・承認者：承認してもらう相手を登録
      ※承認者に複数の人を登録した場合は、「すべての承認担当者からの回答が必要」の項目を右にスライドしてオンさせることができる。誰か1人の承認で良ければ、オフのままで問題ない
      ・その他の詳細：書類内容について、詳細や確認してもらう根拠などを記載。承認者と事前に意思疎通ができていれば、空欄でもOK
   3. 添付するべき書類があれば、[添付ファイルを追加]から添付する
   4. 内容を確認したら、[送信]ボタンをクリックする

1. 承認アプリで起票を行うと、承認者に通知が送られる
2. 承認要求をしたユーザーのアイコンが[アクテビティ]に表示され、承認のメッセージが届く
3. 承認者がクリックして中を開くと、申請者が登録した内容が記載されている。この画面で起票内容の確認を行うことができ、添付ファイルも開くことができる
4. 画面の下の方へスクロールしていくと、コメント欄と[拒否]および[承認]ボタンが出るため、入力・クリックする
5. 完了すると、申請者の画面では「承認されました」などと状態が更新される。承認者が複数登録された際も、視覚的にフローが表示され、次は誰に回るか把握することができる

※本記事の内容は2022年4月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。