【2023年版】Microsoft Teams の活用事例12選！ 目的別に解説

Teams は、通話やチャット、オンライン会議などができるプラットフォームです。円滑なコミュニケーションが図れるのはもちろんのこと、業務効率化や企業の課題解決に活用できる点が特長です。
次の章からは、業務改善やリモートワークの実現などの目的別に、実際に Teams を活用している好事例をご紹介します。

まずは、Teams を活用してコミュニケーションの活性化につなげた事例をご紹介します。社内のコミュニケーション活性化や他部署とのスムーズな連携など様々な目的で活用されていますので、参考にしてみてください。

清涼飲料水の製造や販売を行うA社では、2015年頃より Microsoft 365 を使用していました。一方で電話やチャットなどのコミュニケーション基盤は、複数のツールを使い分けていました。このままでは利便性や生産性が低下すると感じ、グループ全体の構築基盤を Teams に統一することを決めました。

決め手となったのは、メールやファイル共有などあらゆるコミュニケーション手段を一本化できることだったそうです。電話機能もパートナー会社を通じて、Teams に集約しました。Teams 電話の機能はクラウド経由で運用しているため、サーバーの運用コスト削減や災害対策ができるメリットを実感しています。

また、あらゆるコミュニケーションが Teams に集約したことで、利便性も向上しているとのことです。実際に固定電話を使った発着信が減っており、Teams を介したコミュニケーションが定着しつつあります。今後は海外の支店にも、導入したいと考えているとのことです。

B信用金庫はより高いレベルでサービス提供ができるように、IT環境の整備に力を入れています。システム部では数年前より Office 365 をテスト運用しており、Teams がリリースされた当初から試用を続けてきました。

Teams に期待をしていたのは「業務を属人化する暗黙知の解消」です。当時は社内のコミュニケーションのほとんどが内線電話で行われていたため、当事者以外に情報共有ができない環境でした。一方で顧客のニーズは多様化しており個々の対応が必要になるもののその情報は当事者しか把握しておらず、業務が属人化している課題がありました。

そこで、Teams を活用すればチーム単位でのやり取りがテキストベースで残り、全員が共通認識として理解できると感じたそうです。B信用金庫では新型コロナウイルスの流行を機に、Teams の実展開を開始しました。Teams が浸透したことで、どこでも手軽にコミュニケーションが取れるようになりました。狙い通りWeb会議やチーム単位でのコミュニケーションに役立っているとのことです。

石油製品の販売などを行っているC社は、全国に約600のサービスステーションを設置しています。以前の各サービスステーションと本社との連絡はメールや電話が主流で、頻繁に現地訪問を実施していました。しかし、電話やメールで伝達できる情報には限度があり、価格設定や重要な注意点などを各サービスステーションに周知することが課題だったそうです。

そこで、全社導入していた Microsoft 365 内の Teams が、問題解決につながるのではないかと検討を開始しました。まずは九州地方に導入し、半年間のパイロット活用を実施しました。ここで得られた経験をモデルに、順次全国へと展開をしていきました。

現在は報告書や連絡事項などのやり取りが Teams 上で行われています。多くの情報を円滑に共有できるようになったことで、情報伝達に費やす時間が減り業務効率化へとつながりました。また、多彩なチャネルを活用し活発な情報共有を行うことで、モチベーションアップやミスの削減にも一役買っているとのことです。

素材系事業や機械系事業などを展開するD社は、100年以上の歴史を持つ会社です。現場主義を貫き躍進を続けてきましたが、時代の変化とともに現場主義を守りながらの風土改革が課題となっていました。

コミュニケーションに関する様々な問題を解決するために選ばれたのが Microsoft 365 でした。中でも Teams には大きな可能性を感じたとのことで、社内研修を開始しました。約半年で全員が Teams を活用できるようになりました。

Teams が浸透するとWeb会議が10倍に増えて、大幅なコスト削減につながったそうです。それだけでなく、社内コミュニケーションが活発化し意思決定が迅速化できるようになりました。Teams は「新たな現場」として作用しており、迅速かつ伝わるコミュニケーションの実現につながりました。

総合電機メーカーのE社は、事業モデルの変革とビジネススタイルの変革という2つのDXを推進しています。

ビジネススタイルの変革のための環境整備として Microsoft 365 と Microsoft Azure を採用し、コミュニケーションの効率化と可用性の向上に取り組みました。2020年には Teams のグループ内展開・活用プロジェクトを開始し、Teams の運用をスピーディーかつ確実に行いました。ガイドラインや独自のポイントをまとめたマニュアルなどを作成し、利用者が増える工夫をしていたそうです。

当初のKPIには「利用者10万人」を長期的に達成することを掲げていましたが、早期に達成の目途が立ちました。次の段階としては、メールの一方的なコミュニケーションから脱し、Teams を中心にチームやプロジェクト単位で双方向に発信できるコミュニケーションを目指しています。

自立を目指す障碍のある人々の社会参加や就労を支援しているNPO法人Fセンターでは、就労メンバーの心身の確認をオンライン会議や電話、訪問で行っていました。この運用はスタッフに負担がかかるだけでなく、迅速な対応ができないという課題を抱えていました。

そこで Teams を導入し、まずは オンライン会議や音声通話に使用しました。次第に全員が使えるようになり、下記のように多様な目的で活用しているそうです。

• 業務報告や連絡事項の確認
• 職員、就労メンバーのスケジュール確認
• 就労メンバーとスタッフの面談

就労メンバーの中には社会での挫折を経験しコミュニケーションが苦手なケースもありますが、Teams を導入してからは苦手意識が薄れたとのことです。コミュニケーションもハードルが低くなった、必要なときに円滑なコミュニケーションが取れるようになったなど多くのメリットを実感しているとのことです。

続いて、Teams を使い業務効率化や業務改善を行った事例をご紹介します。自社の課題に応じて有効活用できることがわかる事例となっているため、ぜひ参考にしてみてください。

G病院では、病床調整に大きな課題を抱えていました。そこで、Teams を活用することを決断しました。しかし、職業上師長がパソコンの前に常時滞在することが難しく、独自のシステムを構築する必要がありました。
このシステムでは入退院に関する最低限の情報を Excel で入力するだけで、自動的に Teams に投稿できます。実際に半年間運用したところ、現状を見える化できるようになりました。

また、最低限の業務で必要な情報を素早く共有できるため、業務効率化や師長や副師長の残業時間の削減にもつながったそうです。現状の課題を Teams を使い改善し、業務効率化を実現した事例だといえるでしょう。

製品製造を行っているH社では、製品の品質の確認をする出荷判定に時間と工数がかかっていました。そこで、Teams と Power Apps を活用し業務プロセスとコミュニケーションのデジタル化に取り組みました。
開発をしたアプリでは、出荷判定に問題があったときに Teams 経由で担当者に自動通知が届きます。問題解決が難しい場合はその場で Teams 会議アイコンから通話をすることも可能です。
このアプリを活用したことで、出荷判定にかかる時間を40分も削減できました。各担当者の負担も減り、シームレスなチーム内連携にもつながっています。

ここでは、リモートワークやハイブリッドワークの実現に向けて Teams を活用している事例を紹介します。

法人向けのネットワーク・IT サービスを提供しているI社は、オフィスとリモートワーク環境がシームレスに連携できるハイブリッドワークの実現を目指していました。
その中で、2017年に Office 365 を全社導入しました。しかし当時は Office 365 と他のツールが混在しており、利便性の向上や負担の軽減とは程遠い状態だったそうです。
コロナ渦を機にWeb会議の利用が高まり、取締役会などの重要会議においても Teams を活用するようになったそうです。その結果、Teams の認知度が社内で急速に高まり、オフィス会議室で Teams を使いWeb 会議ができる Teams Rooms の導入が決まりました。
Teams と Teams Rooms の双方の活用で、ハイブリッドワークの更なる効率化を進めています。

自動車メーカーJ社は、ヨーロッパ30か国ほどで事業を展開しています。2019年時点で Microsoft 365 を導入しており、ハイブリッドワークに似た環境の構築を進めていました。
コロナ渦を機にツールに対する抵抗感が減り、従業員が有用性に気付くようになったそうです。従業員が同じ場所にいなくてもスピード感を持ち連携し、業務ができるようになりました。
現在構築しているハイブリッドワークのロードマップの中核には Teams があります。Teams を核に社内外と連携を取りながら、シームレスに業務を進めるビジョンを描いています。

ここでは、教育機関で Teams を活用している事例をご紹介します。教員同士のコミュニケーションや学習のサポートに Teams を活用する好事例となっているため、ぜひチェックしてみてください。

K市はコロナ渦でオンライン授業を可能にするために、児童1人につき端末1台を整備しました。そのときに、コミュニケーションインフラとして選定されたのが Teams でした。
まずは全教員と生徒のアカウントを用意し、教員を対象としたオンライン研修を実施しました。導入後は少しずつ活用が進んでおり、修学旅行の事前学習や個別学習で成果を出しています。
また、教員同士のつながりも強化できたそうです。Teams には教科ごとのグループがあり、そこで教材や使用などを共有する使い方をしています。生徒と教員ともに、Teams を通じて学びの質が向上した事例だといえるでしょう。

日本マイクロソフトと連携協定を締結しているL市教員委員会では、Microsoft 365 を使い出欠確認をデジタル化しました。
出欠確認システムは Forms と Teams、Power Automate を連携して実現しています。保護者は Forms 経由で出欠の連絡をして、出欠連絡は Teams 画面に自動投稿されます。出欠履歴は Excel に保存されるため、後日表示させて見直すことも可能です。
このシステムにより、朝の架電を9割削減でき年間で70時間もの対応時間を減らすことができました。

ここまで、様々な企業や教育機関の成功事例を見てきました。最後に、事例からわかる Teams の導入を成功させるポイントをご紹介します。

1つ目は、Teams を導入する目的を明確にしておくことです。Teams はチャットや通話など多彩なコミュニケーションができるプラットフォームですが、ただ導入するだけではなかなか定着しません。下記のように、どのような目的で活用するのか決めておくことが大切です。

• 社内のコミュニケーションを活発化する
• リモートワークやハイブリッドワークに対応する

目的が明確になると、導入計画や具体的な活用シーンが明確になります。事例でも自社の課題の解消を目的として Teams を使用しているため、目的を持ち導入を検討してみましょう。

2つ目は、目的に応じて浸透させる方法を決めておくことです。Teams は手軽に導入できますが、従業員がスムーズに活用できるように浸透させる必要があります。
事例のように研修を行ったり段階的な導入をしたりと、対象者全員が使用できるようにサポートをしましょう。特に規模が大きい場合は、一斉に導入を開始しても浸透までに時間がかかる可能性があります。
サポートができる範囲からスタートをして、少しずつ社内に広げていくのも一つの方法です。

3つ目は、活用時のルールを明確にしておくことです。従業員が自由に活用すると、責任の所在や管理方法がわからなくなります。どのように運用していくのか、あらかじめルールを設定して共有することが欠かせません。

特に、下記のポイントは事前に検討しておくといいでしょう。

• Teams の権限
• セキュリティ対策や情報リテラシー
• 投稿時や投稿内容の資料の作成
• チャネル作成、検索のルールや定義

活用方法によっては個人情報や機密情報を扱うため、セキュリティ対策や情報リテラシーについては十分に理解させる必要があるでしょう。

4つ目は、拡張機能を活用することです。Teams は誰でも使いやすい反面、チームの乱立や外部ユーザーの管理など運用管理が煩雑になることがあります。
そこでおすすめなのが、アブポイント社が提供する AvePoint Cloud Govarnance です。AvePoint Cloud Governance は、Teams などの Microsoft 365 の運用課題が解決できる便利なサービスです。
ユーザーの利用状況の確認や管理レポートの自動作成など、管理者の運用負担を減らせる機能が揃っています。テクバンではこのようなサードパーティ製品を幅広く取り扱っており、管理や運用について柔軟な提案ができます。

テクバンの AvePoint ソリューション導入支援サービス についてはこちらから

※本記事の内容は2023年4月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。