Microsoft 365 を導入するメリットとは？導入時の注意点も解説！

Microsoft 365 とは、オフィスアプリやクラウドサービス、情報セキュリティをまとめたサブスクリプションサービスです。
Word、Excel、PowerPoint の基本的なアプリの他、Outlook、Teams、SharePoint、OneDrive などのオンライン会議からスケジュール管理、資料の共有が可能な様々なサービスを利用できます。業務に必要なすべてが Microsoft 365 で完結するため、生産性の向上や業務効率化につながります。

また、あらかじめプランに応じたセキュリティ機能が備わっているため、リモートワークでも社内でも、安全な環境で生産性の高い仕事が行えます。

Microsoft 365 について詳しい記事はこちら
▼ Microsoft 365 とは？ Office 365 との違いや特長をわかりやすく紹介

ここからは、Microsoft 365 を導入する10のメリットを解説します。

SharePoint や OneDrive を利用して、ドキュメント管理をしている企業事例は多々あります。SharePoint や OneDrive によるドキュメント管理機能は、ファイル共有の手間の削減や瞬時に必要な情報の検索、バージョン履歴やユーザーアクセス管理に役立ちます。

SharePoint Online では、ポータルサイトを構築して、円滑なファイル共有や情報共有を可能にします。SharePoint Online はクラウドサービスのため、ユーザーはインターネット接続さえあれば、どこからでも情報にアクセスできます。

また、Teams を使えば、ドキュメントの作成・管理作業において従業員が効率的にコミュニケーションを取ることが可能です。

例えば、ドキュメントの変更について質問がある場合、Teams の機能を使って同僚にインスタントメッセージを簡単に送信できます。他のチームメンバーは、Teams チャンネルのニュースフィードでその文書を見つけ、更新や変更についてコメントできるのです。

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大の影響で、リモートワークが急速普及しました。Microsoft 365 はクラウド型パッケージサービスのため、インターネット接続さえあれば、いつでもどこでも利用できます。つまり、出張先や現場、リモートワークでも従業員の生産性を簡単に維持できるのです。

Microsoft 365 は、Word や Excel、Teams などの個別のアプリを提供しています。そのため、社員はPCだけではなくスマホやタブレットなどの端末からでも必要なアプリを利用できます。

より生産性の高いワークプレイスを実現したい場合は、標準装備以外のアプリにも目を向けましょう。

例えば、Power Apps を導入すれば、専門的なIT知識やプログラミングの知識がなくとも関連業務を効率化するアプリを作成できます。Power Apps で作成したアプリは、どのモバイルデバイスからもアクセスできます。

Planner や SharePoint 、OneDrive などの他のアプリともシームレスな連携が可能です。Microsoft 365 のアプリを活用すれば、外出先や自宅でも高い生産性を維持でき、効率よく業務を進められます。

Microsoft 365 のコミュニケーションおよびコラボレーションツールを使用すると、従業員同士はもちろん、外部パートナーとも円滑なコラボレーションができます。

従来の電子メールやチャットツールは、情報共有や電子記録の作成など特定のタスクには最適ですが、その他のコラボレーション活動には非効率です。

例えば、簡単な質問やドキュメントの共同執筆などは、Teams のインスタントメッセージやワークスペース、SharePoint Online でのサイト構築が向いています。

Microsoft 365 は豊富なコラボレーションツールを統合しており、地理的な障壁を取り除くコラボレーション環境を提供しています。主なコラボレーションツールは以下の通りです。

• プロジェクト管理
• ビデオ会議
• インスタントメッセージ
• ファイル共有
• リアルタイムのドキュメント変更

これらのコラボレーションツールはすべて、暗号化を伴う権限管理やデータ損失防止、コンテンツの有効期限、その他一般的なアクセス制限方法などの高度なセキュリティ機能を備えています。そのため、安心して社内外とコミュニケーションを取れます。

業務プロセスの管理と更新に苦労している企業は多いでしょう。Microsoft 365 の Power Platform は、ローコードでアプリの開発ができるプラットフォームです。Power Platform は、すぐに使えるオンラインフォームやワークフロー管理、データストレージ機能を提供しており、ビジネスプロセスの自動化を支援し、業務効率化を実現しします。

また、Dataverse for Teams（Teams 用の Power Apps）を活用すると、Teams の中でアプリやチャットボットの構築を行えます。開発したアプリソリューションは、部門ごとでの共有が可能です。

さらに、Microsoft 365 は多くの外部ツールと連携できるため、サービス範囲の拡大も行えます。

パートナー企業やフリーランスなどの社外パートナーとプロジェクトを進める企業は増えています。グループウェアの中には、社外メンバー分のライセンスを購入する必要がありますが、Microsoft 365 の場合、社外パートナーへのライセンス購入は不要です。

Microsoft 365 には外部共有機能が含まれており、追加費用を支払わずに、ライセンスを持たない外部パートナーや顧客との共同作業を行えます。外部パートナーとの共同作業においては、情報管理が重要です。

Microsoft 365 には、暗号化を伴う権限管理やアクセス制限などの万全なセキュリティ機能があるため、安心してコラボレーションできます。

プロジェクト管理ツールやグループウェアなどの複数ツールを導入した場合、システムごとにアクセスする手間が生じるため、従業員エンゲージメントや生産性の低下などにつながります。

Microsoft Viva を活用すれば、従業員の生産性とエンゲージメントを高められます。Microsoft Viva とは、コミュニケーション、知識、学習、リソース、分析情報を統合したプラットフォームであり、従業員同士のつながりを活性化させる Microsoft 365 のアドオンサービスです。

Microsoft Viva の機能は以下の4つです。

• Viva コネクション - Viva コネクション は、従業員一人ひとりのつながりを維持し、従業員が貢献しやすい環境を整え、会社のビジョンの実現に向けて組織をひとつにまとめます。
• Viva インサイト - Viva インサイト は、仕事の状況や生産性、健康への影響などを可視化し、分析と改善を支援します。また、各従業員に適したコンテンツを提供し、複雑なビジネス課題にデータで対処できるように支援します。
• Viva トピック - Viva トピック は、ナレッジ管理システムです。AIが組織全体のコンテンツと専門知識を自動整理します。そのため、従業員は必要な情報にすぐにアクセスできます。
• Viva ラーニング - Viva ラーニング は、Eラーニングシステムです。従業員は好きな時に、好きな場所でスキルアップに取り組めます。

Microsoft Viva を活用すれば、従業員はつながりを維持し、効率よく業務やスキルアップに取り組めるため、エンゲージメント向上に期待できます。

Microsoft Viva について詳しくはこちら

企業データは大切な資産です。サイバー攻撃により、顧客情報や個人情報などのデータが漏えいすれば、顧客からの信用が損なわれ、事業の存続が難しくなります。だからこそ、企業は適切なセキュリティ対策をしなければいけません。

Microsoft 365 には、Microsoft Defender や Enterprise Mobility + Security（以下、EMS）など、さまざまな最新のセキュリティ機能が備わっています。マルウェア対策などの基本的な機能はもちろん、データやIDの一元管理、アクセス制限も可能です。例えば、多要素認証をセットアップすると、パスワード認証よりも強力なサインインができ、サイバー攻撃による「なりすまし」を防げます。

また、Microsoft 365 にアップロードされたファイルは常時暗号化されます。Teams や Outlook などのアプリは、プライバシーとセキュリティコントロール機能が搭載されており、フィッシングやマルウェア対策ができます。SharePoint Online に保存されるドキュメントや Exchange Online のメールデータもそれぞれサービスに保存される際に暗号化されるので安心です。

このように Microsoft 365 を導入することで、高度なセキュリティ環境を構築でき、企業全体のセキュリティレベルを強化できます。

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▼Microsoft Defender（旧：Windows Defender）の機能と性能を徹底調査！

Microsoft 365 はサブスクリプションサービスのように、ユーザーごとの月額 もしくは年単位での支払いとなります。予期せぬ追加費用の支払いも発生しないため、年間支出を把握しやすいです。

また、月契約の場合は退職したユーザーの削除ができます。そのため、余分な料金の支払いが不要です。

Microsoft 356 は、数多くのソリューションをひとつに統合しています。つまり、Microsoft 365 ひとつで業務の効率化やコラボレーションの促進、セキュリティ環境の構築などを行えます。

例えば、複数のITツールを導入している場合、Microsoft 365 に置き換えるだけで大きなコスト削減につながる可能性があります。また、生産性の向上も見込めるため、適切に導入や移行を進めれば、費用対効果の向上へとつながります。

オンプレミス型やインストール型のツールの場合、導入後の更新作業やメンテナンスは自社で行わなければいけません。しかし、クラウド型の Microsoft 365 なら自動で更新作業が実施されます。そのため、工数のかかる更新作業を省略しつつ、常に最新バージョンの機能が利用可能です。

ここからは、Microsoft 365 を導入する5つのデメリットを解説します。

Microsoft 365 は、Word や Excel、Teams、プロジェクト管理など多種多様なツールを統合しており、あらゆる業務を進められます。しかし、見方を変えれば、Microsoft 365 への依存性が高まることを意味するのです。

例えば、2019年にはテレビで放映されるほどの大規模な通信障害が発生しています。通信障害が発生すると、Microsoft365 へアクセスできないため、業務が滞ってしまいます。

Windows を提供するマイクロソフト社は世界的に大きな企業ですが、たまにアクセス障害や通信障害が発生しています。そういった点では、Microsoft 365 への依存性が強いと、障害発生時に業務に支障が生じる可能性があります。

Microsoft 365 のメリットのひとつが、インターネット接続さえあれば、自宅や外出先からでも効率よく仕事を行えることです。しかし、これは Microsoft 365 のデメリットにもなります。

なぜなら、インターネット接続の不備やダウンタイムが起きれば、業務にアクセスできないからです。しかし、オフラインになる前にモバイルデバイスで作業をしたいドキュメントをダウンロードすれば、オフラインでも下記の作業を行えます。

• ファイルの作成：空白のドキュメントやブック、プレゼンテーションを開けます
• ファイルを開く：デバイスに保存されているファイルを開いて編集できます
• ファイルの保存：オフラインの状態でファイルの保存ができ、オンライン状態になると、最後の変更が自動で同期されます

Microsoft 365 は豊富な機能を備えているからこそ、うまく使いこなせないリスクがあるのです。例えば、コミュニケーションの手段が電話や電子メールの場合、いきなり Teams を社内に浸透させるのは難しいでしょう。

Microsoft 365 を導入しても、十分に使いこなせなければ、費用の無駄です。Microsoft 365 を浸透させる方法としては、普段の業務と紐づける、トップダウンにツールの使用を呼びかけてもらう、マイクロソフト社公認パートナーの社内定着支援サービスの利用などが挙げられます。

Microsoft 365 は、多くのシステムと連携して、サービスの拡張ができます。しかし、古いシステムとの連携には対応していない可能性があります。社内に浸透しているツールが Microsoft 365 と連携できない場合は、既存ツールの解約や変更などが必要になります。

また、Microsoft 365 に加入していない外部パートナーとのコラボレーションはできますが、外部パートナーが使用できる機能は限られています。

既存のシステムから Microsoft 365 へ移行する場合、従業員へのアカウント付与やデータの移行など導入までに大きな手間と時間がかかります。

また、テナント解説やドメイン開設、外部連絡先の登録など煩雑な作業が発生するため、導入でつまずくケースは少なくありません。導入でつまずきそうな場合は、導入から運用サポートまで一貫して支援してくれるマイクロソフト社認定のパートナー企業に相談するのがおすすめです。

以下では、Microsoft 365 導入時の注意点を3つ解説します。

Microsoft 365 には様々なプランがあり、プランごとに接続台数や機能が違います。例えば、一般企業向けにある3つのプランの中、最もコストの低い「Microsoft 365 Business Basic」はウェビナーの開催やデスクトップ版アプリのダウンロードができません。

また、高度なセキュリティ機能を搭載するためには、最上位プラン「Microsoft 365 Business Premium」への加入が必須です。このように、プランによって利用できる機能は違います。

そのため、まずは Microsoft 365 を導入して達成したいゴールを明確にしましょう。ゴールを明確にしたうえで、自社に最適なプランを選べば、費用対効果の高い導入ができます。

Microsoft 365 契約後でも、別のプランへのアップグレード、および特定のユーザーのみプランのアップグレードが可能です。そのため、初めは Microsoft 365 を浸透させるために機能が少ない割安プランに加入し、浸透した頃合いにアップグレードするのもおすすめです。

Microsoft 365 のプランについて詳しい記事はこちら
▼ Microsoft 365 の最適プラン選び！ 4種類を比較・解説

Microsoft 365 は、多くの社員に活用してもらうことで魅力を発揮します。しかし、ただ Microsoft 365 を導入しても、多くの社員に使ってもらえません。そこで導入前には、運用体制を整えましょう。

例えば、Microsoft 365 を導入したら、従来の電子メールではなく、Teams や Outlook で連絡をするなどのルールを決めます。まずは日常業務を Microsoft 365 に置き換えましょう。また、経営陣やマネージャーなどのトップが積極的に活用することで、社内に浸透しやすくなります。

Microsoft 365 は無料トライアルを提供しています。無料トライアルを利用すると、有料製品と同じ機能を1か月利用できます。各プランが無料トライアルを用意しているので、まずは自社に最適なプランを決めてから、無料トライアルに申し込みましょう。

無料プランで登録できるユーザー数は最大25人です。そのため、登録するユーザーは要検討しなければいけません。おすすめは、Microsoft 365 を使用する機会が最も多い部署でトライアルを申し込むことです。

無料トライアル中、社員には積極的に使用してもらい、操作性や業務の変化などをヒアリングしましょう。社員からの好意的な声が多ければ、本導入もしくは導入範囲を拡大するのがおすすめです。

無料トライアルの申し込みに必要なものは、メールアドレスや会社情報、クレジットカードなどです。無料トライアルが終了すると、自動的に有料プランが開始されます。導入をしない場合は、無料トライアル期間中に解約しましょう。

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ここまで見てきたように、Microsoft 365 は適切に導入から運用まで行えば、生産性を高められるツールです。しかし、Microsoft 365 に興味があるものの、導入や運用ができるかわからないお客様もいるでしょう。

そのような方には、マイクロソフト社認定の公式パートナーにサポートを依頼するのがおすすめです。

弊社テクバンもまた、マイクロソフト社認定パートナーとして Microsoft 365 の導入支援サービスを提供しております。業務状況を丁寧にヒアリングし、お客様に最適な支援やカスタマイズなどを行います。

ご興味のある方は、ぜひ Microsoft 365 導入支援サービスに関する資料をダウンロードしてください。

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※本記事の内容は2022年7月時点のものです。Microsoft 製品の仕様や利用環境は変更する場合があります。